Accord d'entreprise "Convention de forfait en jours à l'année" chez POLARIS (Siège)

Accord d’entreprise –

Conventions de Forfait en jours à l’année

Entre les soussignés

La Société POLARIS dont le siège social est situé 50 rue du Président Sadate, 29000 QUIMPER inscrite au RCS de Quimper sous le n° 395 185 325

Représentée par, agissant en qualité de Directeur Général.

D’une part

Et

Délégué du personnel titulaire de la Société POLARIS ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles qui se sont tenues le 7 juillet 2016 selon PV annexé aux présentes

D’autre part

Préambule

La Société POLARIS a pour activité la formulation, la production et la commercialisation de lipides fonctionnels

Compte tenu des besoins inhérents à l’activité et d’autre part de la nécessité d’adapter les pratiques organisationnelles, il a été envisagé de conclure un accord d’entreprise relatif à la conclusion de conventions de forfait en jours à l’année.

En effet, différents postes de l’entreprise correspondent à la définition donnée par le code du travail des catégories susceptibles de convenir de telles conventions.

La société a fait savoir aux représentants du personnel de son intention d’engager des négociations à ce titre.

A l’issue de plusieurs réunions de négociation qui se sont tenues les :

• 29/05/18 (présentation du projet),

• 24/09/18,

• 2/10/18,

• 23/10/18

• 29/10/18

Les parties ont convenu du présent accord, celui-ci permettant notamment de répondre aux besoins de l’entreprise.

L’effectif actuel de la société est de 48 salariés (ETP)

Il a été convenu ce qui suit

Article 1 – Champ d’application - Salariés visés

Conformément à l'article L.3121-58 du code du Travail, le mécanisme du forfait jours sur l'année peut viser les salariés suivants :

● Personnel relevant de la catégorie des cadres et disposant d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés. Il s’agit des postes d’encadrement suivants :

notamment Industrielle, Administrative et Financière, Qualité, Commerciale, Recherche & Développement, Maintenance, Achats, Administration des Ventes, Ressources Humaines Marketing,

● Personnel relevant de la catégorie des non cadres dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Il est rappelé que la convention de forfait en jours doit être prévue au contrat de travail ou dans un avenant.

Article 2 – Durée du forfait jours

• 2.1. Durée du forfait

Il pourra être convenu avec les salariés rentrant dans le champ d’application du présent accord des conventions de forfait en jours à l’année pour une durée maximale de 214 jours annuels, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent sur la totalité de l’année civile et ayant de droits à congés payés complets.

Ainsi le cas échéant pour une activité réduite il pourra être convenu d’une durée de travail annuelle inférieure.

La période de référence du forfait est l’année civile. Il est précisé qu’en cas d’entrée en vigueur en cours d’année du présent accord le plafond de jours de travail sera réduit au prorata temporis. Il en est de même pour les embauches en cours d’année.

Afin de ne pas dépasser le plafond convenu entre les parties, les salariés bénéficient de jours de repos dont le nombre peut varier d'une année sur l'autre en fonction notamment des jours chômés.

• 2.2. Conséquences des absences

Conséquences en matière de rémunération. la retenue est déterminée comme suit :

Nombre de jours au titre du forfait jours

+ nombre de jours de congés payés

+jours fériés (ne tombant pas un jour de repos hebdomadaire)

+ nombre de jours non travaillés (JNT, cf. ci-dessus)

= Total X jours

La valeur d’une journée de travail correspond à la rémunération annuelle brute divisée par le total du nombre de jours ci-dessus (Total X jours).

• Article 2.3 – Arrivée ou départ en cours d’année

Pour les salariés entrant ou sortant en cours de la période de référence ci-dessus, le nombre de jours prévus au premier alinéa est déterminé au prorata de la durée de présence au cours de la période référence augmentée du nombre de jours de CP non pris

En cas d’arrivée du salarié en cours d’année, le plafond du nombre de jours travaillés sera calculé « prorata temporis » de la façon suivante :

Nombre de jours calendaires restant – nombre de samedis et dimanches restants – nombre de jours fériés restants – prorata des jours non travaillés

Exemple : arrivée du salarié le 23 avril 2018

• Nombre de jours calendaires restants : 253 jours

• Nombre de samedis et dimanche restants : 72 jours

• Nombre de jours fériés restants : 7

• Nombre de jours non travaillés au prorata : 9 (13 × 253/365)

• Total : le salarié devra donc travailler 165 jours et aura droit à 9 jours de Jours Non Travaillés sur 2018

Cette méthode s’appliquera aussi lors de la première année civile de mise en place, non débutée un 1^ier janvier.

En cas de départ en cours d’année le nombre de jours travaillés de référence sera calculé en décomptant du nombre de jours calendaires écoulés dans l’année considérée avant le départ, le nombre de samedis et dimanches, le nombre de jours fériés, le prorata des jours de JNT sur la période déjà écoulée.

Exemple : départ du salarié le 23 avril 2018

• Nombre de jours calendaires écoulés : 113 jours

• Nombres de samedis et dimanches écoulés : 32 jours

• Nombre de jours fériés écoulés : 2

• Nombre de jours de repos écoulés au prorata : 4 (13 × 113/365)

• Total : le salarié doit avoir travaillé 75 jours et avoir bénéficié de 4 jours de JNT sur 2018

Les congés spéciaux pour événements familiaux accordés par la convention collective seront déduits du nombre de jours restant à travailler au moment de l’événement.

• 2.4 Incidence de la suspension du contrat de travail

Les jours d’absence, non assimilés à du temps de travail effectif pour la durée du travail,  indemnisés ou non réduisent le nombre de jours non travaillés au titre du forfait en fonction de leur durée et selon le calcul suivant avec arrondi à la demi-journée la plus proche.

Conséquences en matières de Jours Non Travaillés :

En cas de suspension du contrat de travail, le calcul du nombre de Jours Non Travaillés sera effectué selon la règle suivante :

Nombre de jours du forfait/nombre de JNT = nombre de jour d’absence pris en compte pour déduire un JNT

Article 2.5 - Modalités de décompte des journées et demi-journées de travail

Sera considérée comme une journée de travail, toute journée au cours de laquelle le salarié se sera consacré à l'exercice de ses fonctions. La journée de travail peut également être comptabilisée par 1/2 journée.

Sera considérée comme une demi-journée de travail toute période de travail débutant à partir de, ou se terminant avant, 13h30.

S’il s’avère en fin de période annuelle que le salarié a indiqué sur son suivi plus de jours de repos au titre du forfait annuel que le nombre en résultant, il est convenu que l’excédent correspondra en réalité à une prise de congés payés (le cas échéant à du congés sans solde).

Article 3 – Régime juridique

Il est rappelé que les salariés en forfait jours ne sont pas soumis, en application de l’article L.3121-62 du code du travail, à :

• la durée légale, ou conventionnelle, hebdomadaire, du temps de travail ;

• la durée quotidienne maximale prévue à l’article L.3121-18 ;

• aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L. 3121-20 et L. 3121-22.

Il est précisé que compte tenu de la nature du forfait jours, dans le cadre de l'exécution de leur prestation de travail, les salariés ne sont pas soumis à un contrôle de leurs horaires de travail.

Cependant, et sans que cela remette en cause leur autonomie, il pourra être prévu dans l’année des périodes de présence nécessaires au bon fonctionnement du service ou de l'entreprise.

Article 4 – Garanties

• 4.1. Temps de repos.

Repos quotidien

En application des dispositions de l’article L.3131-1 du code du travail, la durée du repos quotidien est au minimum de 11 heures consécutives sauf dérogation dans les conditions fixées par les dispositions législatives et conventionnelles en vigueur.

Il est précisé que conformément aux dispositions de l’article L3131-2 du code du travail le repos quotidien pourra être abaissé à 9 h dans des cas exceptionnels (notamment de déplacement induisant un éloignement entre le domicile et le lieu de travail ).

Repos hebdomadaire

En application des dispositions de l’article L.3132-2 du code du travail, et bien que le temps de travail peut être réparti sur certains ou sur tous les jours ouvrables de la semaine, en journées ou demi-journées de travail, le salarié doit bénéficier d'un temps de repos hebdomadaire de 24 heures consécutives auxquelles s'ajoutent les heures de repos quotidien ci-dessus prévues. Il est rappelé que sauf dérogations le jour de repos hebdomadaire est le dimanche.

Il est précisé que la durée du repos hebdomadaire devra être de 2 jours consécutifs. Il ne peut y être dérogé qu’exceptionnellement en cas de circonstances identifiées (déplacements professionnels, notamment à l’étranger ; salons ou manifestations professionnels ; projets spécifiques urgents…).

• 4.2. Contrôle.

Le forfait jours fait l’objet d’un contrôle des jours ou demi-journées travaillés.

cette fin le salarié devra remplir mensuellement le document de contrôle élaboré, à cet effet, par l’employeur et l’adresser après avoir été visé par le supérieur hiérarchique au Responsable des Ressources Humaines.

Devront être identifiés dans le document de contrôle :

• La date des journées ou de demi-journées travaillées ;

• La date des journées ou demi-journées de repos prises. Pour ces dernières la qualification de ces journées devra impérativement être précisée : congés payés, congés conventionnels, repos hebdomadaire, jour de repos…

Le cas échéant, il appartiendra au salarié de signaler à son supérieur hiérarchique toute difficulté qu’il rencontrerait dans l’organisation ou la charge de son travail et de solliciter un entretien auprès de lui en vue de déterminer les actions correctives appropriées, et ce sans attendre l’entretien annuel prévu ci-dessous et s’en qu’il s’y substitue.

• 4.3. Entretien annuel

En application de l’article L.3121-64, le salarié aura annuellement d’un entretien avec son supérieur hiérarchique au cours duquel seront évoquées :

• l'organisation du travail dans l’entreprise;

• la charge de travail de l'intéressé ;

• l'amplitude de ses journées d'activité ;

• l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale ;

Cet entretien pourra avoir lieu en même temps que l’entretien annuel d’évaluation, dès lors que les points ci-dessus seront abordés.

Lors de cet entretien le supérieur hiérarchique et le salarié devront avoir copie du compte rendu de l’entretien précédent.

Il est précisé que les salariés relevant du forfait jours pourront, à leur demande, lors de la première année de conclusion de la convention individuelle de forfait bénéficier deux fois de cet entretien.

Article 6 – Utilisation des Jours Non Travaillés

Les Jours Non Travaillés seront gérés comme des jours d’absences (ex : congés payés) et devront faire l’objet d’une demande d’absence soumis à l’employeur.

Article 6 – Renonciation à des jours de repos

Les jours de repos sont à prendre sur la période sauf cas exceptionnels qui seront gérés suivants l'accord entre le salarié et l'employeur qui sera établi par écrit.

Dans cette hypothèse un avenant à la convention de forfait sera établi entre le salarié et l’entreprise. Il est précisé qu’en application des dispositions de l’article L.3121-59 du code du travail, cet avenant est valable pour une l’année en cours et ne peut être reconduit de manière tacite.

Le taux majoration applicable à la rémunération en cas de renonciation est fixé à 10 %.

Compte tenu de la renonciation le nombre maximal de jours travaillés par période de référence est de : 235 jours.

• Article 6.1 – Conclusions de convention de forfait en jours réduite

Par accord écrit des parties, sous forme de contrat de travail ou d’avenant, il pourra être prévu des forfaits jours d’une durée inférieure à 214 jours notamment pour les salariés qui travaillent moins de 5 jours par semaine.

Les salariés concernés bénéficieront à due proportion des mêmes droits et avantages que les salariés travaillant à temps complet.

Ils seront rémunérés au prorata du nombre de jours fixé par leur convention individuelle de forfait et leur charge de travail devra tenir compte de la réduction convenue.

Article 7 – Caractéristiques principales des conventions individuelles

Il est rappelé qu’en application de l’article L.3121-55 la mise en œuvre du forfait jours doit faire l’objet d’une convention individuelle écrite avec le salarié.

Cette convention précisera, notamment :

• le nombre de jours,

• La possibilité pour le salarié de renoncer, en cas de situation exceptionnelle avec l’accord de l’employeur, à des jours de repos. La convention rappellera que cette renonciation doit faire l’objet d’un avenant indiquant le nombre de jours concernés, la majoration prévue, et la période de validité de l’avenant. La convention rappellera à ce titre que l’avenant n’est valable que pour l’année en cours et ne peut être reconduit de manière tacite.

• que le salarié en application de l’article L.3121-62 du code du travail, n’est pas soumis à la durée légale, ou conventionnelle, hebdomadaire, du temps de travail, à la durée quotidienne maximale prévue à l’article L.3121-18 ; aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L. 3121-20, et L. 3121-22.

• que le salarié a droit aux respects des temps de repos quotidien et hebdomadaires.

Article 8 – Exercice du droit à la déconnexion

La loi Travail du 8 août 2016 a consacré un droit à la déconnexion des salariés, et a renvoyé à la négociation collective au niveau de l’entreprise le soin d’en déterminer les modalités.

L’article L3121-64 du code du travail prévoit que les accords relatifs aux conventions de forfait en jours à l’année doivent prévoir les modalités selon lesquelles le salarié peut exercer son droit à la déconnexion prévu au 7° de l'article L. 2242-8 du code du travail.

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail. C’est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de l’entreprise.

• 8.1: Salariés concernés

Le droit à la déconnexion, en particulier, s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise, cadres et non-cadres et quels que soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de la durée du travail.

Le présent article a plus particulièrement pour objet de rappeler ces principes pour le personnel concerné par la conclusion d’une convention de forfait en jours à l’année.

• 8.2 Les outils numériques concernés

Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise.

Sont ainsi visés :

• les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…

• et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet…

• 8.3 : Règles de bon usage des outils numériques

L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles.

En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs de l’entreprise.

Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…).

Pour l’ensemble de ces raisons, l’entreprise a décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.

Ainsi qu’il l’a été rappelé ci-dessus, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous.

Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L.4121-1 du code du travail) « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).

Lors de leur activité professionnelle, chaque salarié s’engage à se conformer aux règles de bon usage des outils numériques suivantes :

• Désactiver les alertes sonores et visuelles lors de l’arrivée des nouveaux messages (mail, sms…) afin de limiter le nombre d’interruptions dans l’exécution des tâches ;

• Se réserver des plages horaires consacrées à la consultation et au traitement des messages ;

• Actionner le « gestionnaire d’absences du bureau » et indiquer le nom d’une personne à contacter dans le message d’absence du bureau ;

• Favoriser les échanges directs (téléphone, réunion physique) lorsque les sujets à aborder sont complexes ou susceptibles de situations conflictuelles ;

• Cibler avec précision le ou les destinataires et utiliser avec modération les fonctions de mise en copie ;

• Limiter au strict nécessaire l’insertion des pièces jointes ; 

• Préciser si le dossier est urgent et indiquer son délai maximal de traitement ;

• Ne pas écrire en majuscules car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur

• Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges :

1. S’identifier et identifier son destinataire

• S’identifier avec clarté

• Respecter les formes de politesse

2. Personnaliser l’échange

• Faciliter les échanges informels

• Adapter son message et sa forme à la personnalité de son interlocuteur

• 8.4 : Droit à la déconnexion

8.4.1 Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Le présent accord consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié visé par le présent accord.

Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les TIC mis à sa disposition par l’entreprise ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :

• des périodes de repos quotidien,

• des périodes de repos hebdomadaire,

• des absences justifiées pour maladie ou accident,

• et des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, JNT,…).

Ainsi, en dehors des périodes d’astreintes, aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux SMS adressés durant les périodes visées ci-dessus.

De même, pendant ces mêmes périodes aucun salarié n’est tenu, en dehors des périodes d’astreintes, de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.

En cas de circonstances très exceptionnelles, résultant d’une situation d’urgence, des exceptions au droit à la déconnexion pourront êtres mises en œuvre.

8.4.2 Dispositifs de formation et de sensibilisation

En outre, il sera mis en place une action de formation-sensibilisation relative à l’utilisation des TIC afin que les collaborateurs et les managers puissent mieux appréhender les bonnes pratiques relatives à l’utilisation de ces outils et les risques liés à leur usage.

Article 9 – Durée, entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du 3 décembre 2018. Chaque partie signataire du présent accord peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités définies ci-après.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres Parties signataires et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la notification de la demande de révision répondant aux conditions indiquées ci-dessus, les parties engageront une nouvelle négociation.

L’avenant portant révision du présent accord fera l’objet d’un dépôt légal dans les formes indiquées à l’article 9.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celle du présent accord qu’elles modifient et seront opposables aux signataires du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit, à défaut, à partir de jour qui suivra son dépôt légal.

Article 10 – Publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Cette plateforme nationale appelée « TéléAccords » est accessible depuis le site internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le dépôt est accompagné d’une copie du procès-verbal des résultats des dernières élections professionnelles.

Un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Quimper.

Fait à La Forêt Fouesnant

Le 09 novembre 2018

En 4 exemplaire originaux

Pour la Société

Pour le personnel

Annexe : PV des élections des délégués du personnel du 7 juillet 2016