PROTOCOLE D’ACCORD PRE ELECTORAL

POUR LES

ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2018

DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL

AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

DE L’ETABLISSEMENT

VERTBAUDET MAGASINS

Sommaire

Definition des parties 3

Préambule 4

ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS 4

ARTICLE 2 : EFFECTIFS DE REFERENCE ET REPARTITION DES SALARIES 4

ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL 4

Article 3.1 : Nombre de Sièges 4

Article 3.2 : nombre et composition des collèges électoraux 5

Article 3.3 : Répartition des sièges entre les collèges électoraux 5

ARTICLE 4 : DUREE DES MANDATS 5

ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES 5

Article 6 : Information DU PERSONNEL 6

Article 7 : PRESENTATION DES CANDIDATURES 6

Article 8 : Professions de foi 8

ARTICLE 9 : principe du recours au VOTE ELECTRONIQUE 8

ARTICLE 10 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE 9

Article 10.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes 9

Article 10.2 : Ordre de présentation des listes 9

Article 10.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels 9

Article 10.4 : Communication des codes de vote 9

Article 10.5 : Scellement du système et formation 9

Article 10.6 : Cellule d’assistance technique 10

Article 10.7 : Assistance aux électeurs 10

ARTICLE 11 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET 10

ARTICLE 12 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE 11

ARTICLE 13 : DEPOUILLEMENT 12

ARTICLE 14 : PROCLAMATION ET AFFICHAGE DES RESULTATS 12

ARTICLE 15 : ORGANISATION eventuelle D’UN SECOND TOUR 12

ARTICLE 16 : dureE de l’ACCORD 12

ARTICLE 17 : FORMALITE ADMINISTRATIVE 13

Definition des parties

Le présent protocole d’accord préelectoral définit les modalités d’organisation et de déroulement de la prochaine élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, ci-après dénommé CSE, au sein de Vertbaudet – Etablissement Magasins.

ENTRE :

La Société Vertbaudet – Etablissement Magasins représentée par Monsieur , DRH, dûment mandaté pour conclure les présentes,

ci-après désigné « l’Entreprise »,

d’une part,

ET :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

Organisation Syndicale CFE-CGC, représentée par

Organisation Syndicale CFDT, représentée par

Organisation Syndicale CFTC, représentée par

Organisation Syndicale FO, représentée par

ci-après désignées les « Syndicats »,

d’autre part.

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

Préambule

Le présent protocole a notamment pour objectif de fixer :

• Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE « Magasins » ;

• La répartition du personnel dans les collèges ;

• La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;

• Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.

Pour les thèmes qui ne seraient pas traités par le présent protocole, les parties signataires renvoient aux dispositions légales en vigueur et plus particulièrement aux principes généraux du droit électoral pouvant être appliqués en matière d’élections professionnelles.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.

ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections du Comité Social et Economique de l’établissement magasins aura lieu le mercredi 14 novembre 2018.

Le cas échéant, un deuxième tour sera organisé le mercredi 5 décembre 2018.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

  ARTICLE 2 : EFFECTIFS DE REFERENCE ET REPARTITION DES SALARIES

L’effectif global de référence de l’établissement Magasins, au 31 août 2018, tel qu’il résulte des dispositions légales en vigueur, est de 271,74 salariés.

Cet effectif se décompose ainsi :

• 181,74 Ouvriers/Employés

• 72 Techniciens/Agents de Maîtrise

• 18 Cadres

  ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

  Article 3.1 : Nombre de Sièges

En application des dispositions du Code du travail, et au regard de l’effectif de l’Etablissement Magasins, le nombre de sièges à pourvoir pour les élections du Comité Social et Economique est de :

11 titulaires et 11 suppléants

Article 3.2 : nombre et composition des collèges électoraux

Pour les élections du Comité Social et Economique, le personnel de l’établissement est réparti en 2 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

• 1^er collège : Ouvriers/Employés 181,74 salariés

• 2^ème collège : Techniciens/Agents de maîtrise/Cadres 90 salariés

La proportion d’hommes et de femmes composant chaque collège s’établit dans les conditions suivantes :

• 1^er collège : 16,10 hommes 165,64 femmes

• 2^ème collège : 5 hommes 85 femmes

  Article 3.3 : Répartition des sièges entre les collèges électoraux

Pour le Comité Social et Economique, la répartition des sièges entre les collèges est la suivante :

• 1^er collège : 7 titulaires – 7 suppléants

• 2^ème collège : 4 titulaires – 4 suppléants

  ARTICLE 4 : DUREE DES MANDATS

La durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique est de 4 ans.

ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES

Salariés électeurs :

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont électeurs les salariés de l’établissement des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Sont également électeurs, les salariés mis à disposition de l’établissement qui sont présents depuis au moins 12 mois continus et ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de l’entreprise.

Enfin, ne sont pas électeurs les salariés de l’établissement mis à disposition d’une entreprise utilisatrice qui ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de cette dernière.

Salariés éligibles :

Sont éligibles, au sein du collège dont ils relèvent, les électeurs au sein de l’établissement âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins, à l’exception des conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur.

Ne sont pas éligibles les salariés de l’établissement mis à disposition d’une entreprise utilisatrice qui ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de cette dernière.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Listes électorales :

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et est affichée le jeudi 18 octobre 2018.

Cette liste comportera les indications suivantes : les noms, prénoms, la date de naissance, date d’entrée dans le groupe, le collège et l’emploi occupé.

Pour les salariés qui rempliront la condition d’éligibilité à la date du 1^er tour, la mention « X » sera portée en émargement.

Si un second tour doit avoir lieu, les listes électorales sont valables pour les 1^ers et 2^ème tours.

Article 6 : Information DU PERSONNEL

Au titre du 1^er tour, la Direction adressera le lundi 24 septembre 2018 par courriel pour affichage en magasin un appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir par collège, et la proportion d’hommes et de femmes composant chaque collège électoral.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le premier jour ouvré suivant la date limite de dépôt, soit le lundi 22 octobre 2018. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du premier tour). Les postes informatiques des magasins seront accessibles sur toute la plage d’ouverture du magasin.

Les résultats du 1^er tour seront affichés le mercredi 14 novembre 2018.

En cas de 2^ème tour, la Direction adressera le jeudi 15 novembre 2018 par courriel pour affichage en magasin un nouvel appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le premier jour ouvré suivant la date limite de dépôt, soit le lundi 26 novembre 2018. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du second tour). Les postes informatiques des magasins seront accessibles sur toute la plage d’ouverture du magasin.

Article 7 : PRESENTATION DES CANDIDATURES

Monopole syndical au 1^er tour :

Il est rappelé que, conformément aux dispositions légales, les seules organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'établissement magasins, sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Etablissement et dépôt des listes de candidatures :

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront parvenir à la Direction de l’Entreprise à l'attention de Vincent PERRIN, avant le vendredi 19 octobre 2018 à 12h00 pour le premier tour, et avant le vendredi 23 novembre 2018 à 12h00 pour le second tour, au plus tard, par lettre recommandée ou remise contre récépissé.

Les listes de candidatures préciseront :

• L’organisation syndicale qui présente la liste ;

• La nature du mandat : titulaire ou suppléant ;

• Le collège auquel elles se rapprotent.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux dispositions légales. Par contre, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Dans l’hypothèse d’un second tour, ces règles demeurent applicables à l’exception, pour les listes de candidats libres, de la mention de l’organisation syndicale présentant la liste.

Sauf si de nouvelles listes sont présentées par les organisations syndicales, dans les conditions énumérées précédemment, les listes déposées par les Organisations Syndicales lors du 1^er tour sont considérées comme maintenues pour le 2^nd tour.

Représentation équilibrée des femmes et des hommes :

En vertu des dispositions légales applicables, pour chaque collège électoral, les listes de candidats (titulaires et suppléants) qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Ces règles s’appliquent aux listes de titulaires et de suppléants, et pour les deux tours des élections le cas échéant.

Lorsque l’application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à un arrondi à l’entier :

• supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Dans l’hypothèse où la représentation d’un sexe est totalement exclue, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté sans qu’il ne puisse être en première position sur la liste.

Enfin, les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

La répartition prévisionnelle et indicative des femmes et des hommes inscrits sur la liste électorale et la répartition des sièges est donnée ci-après ; cette répartition des femmes et des hommes inscrits sur les listes électorales sera actualisée lors de l’affichage des listes électorales afin de permettre aux listes de candidats de respecter leurs obligations de présentation équilibrée de candidates et de candidats.

Parmi les collèges, la répartition des hommes et des femmes est la suivante :

• 1^er collège : 1 homme – 6 femmes

• 2^ème collège : 0 homme – 4 femmes

La répartition des hommes et des femmes parmi les sièges est la suivante :

• 1^er collège : 1 titulaire H – 6 titulaires F

1 suppléant H – 6 suppléantes F

• 2^ème collège : 0 titulaire H – 4 titulaires F

0 suppléant H – 4 suppléantes F

Article 8 : Professions de foi

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs professions de foi pour qu'elles soient mises en ligne sur le site de vote par Internet. La date limite de remise de ces supports est fixée au vendredi 19 octobre 2018 à 12h00.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction leurs professions de foi jusqu'au vendredi 23 novembre 2018 à 12h00.

Il est précisé que les professions de foi acceptées seront constituées d’un fichier PDF comportant 2 pages au maximum.

ARTICLE 9 : principe du recours au VOTE ELECTRONIQUE

Conformément à l’accord collectif d’entreprise du 25 juin 2018 dénommé Accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections du Comité Social et Economique, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

Le vote électronique constituera la seule et unique modalité de vote. Par conséquent, aucun vote physique ne sera organisé.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN. Le système de vote électronique proposé est conforme :

• Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail ;

• A la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

ARTICLE 10 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 10.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste du scrutin pour lequel il est appelé à voter.

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Article 10.2 : Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs par ordre alphabétique afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Article 10.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Article 10.4 : Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

Seront renseignés dans ce courrier les codes confidentiels et personnels de l’électeur ainsi que les explications nécessaires au vote électronique.

Article 10.5 : Scellement du système et formation

Pour répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet.

Cette formation sera assurée physiquement ou à distance par conférence téléphonique et/ou web-formation.

Une intervention consistera à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole ainsi que les représentants des listes de candidats sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’entreprise prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• pour les membres du bureau de vote, par une formation à leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

  Article 10.6 : Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Article 10.7 : Assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 11 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du mercredi 7 novembre 2018 à 8h00 au mercredi 14 novembre 2018 à 16h00.

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du mercredi 28 novembre 2018 à 8h00 au mercredi 5 décembre 2018 à 16h00.

Disposant d’une connexion à internet (à son domicile, dans un cyber café, au sein du magasin, au sein de l’entreprise…), l’électeur pourra se connecter sur le site de vote en ligne grâce à l’adresse du site internet sécurisé qui lui a été fournie dans son matériel de vote. Cette connexion est possible à partir d’un poste de travail individuel ou collectif, et ce, 24 heures sur 24, pendant toute la durée d’ouverture du scrutin.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

ARTICLE 12 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Un bureau de vote est constitué pour chaque collège électoral.

Le bureau de vote se compose de trois électeurs appartenant au collège concerné :

• les deux électeurs les plus âgés du collège électoral acceptant la fonction ;

• l’électeur le plus jeune du collège électoral acceptant la fonction.

La Présidence du bureau de vote revient à l’électeur le plus âgé. Néanmoins, les signataires conviennent, par référence aux usages électoraux, que la présidence du bureau de vote ne peut être occupée par un candidat.

Les deux autres membres du bureau de vote disposent de la qualité d’assesseur.

Dans l’hypothèse où un membre du collège électoral refuse d’occuper les fonctions au sein du bureau de vote qui lui sont dévolues en application du critère d’âge (salarié le plus âgé ou le plus jeune), les fonctions seront alors proposées au salarié du collège électoral qui répond immédiatement, après le salarié ayant opposé son refus, au critère d’âge.

Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement de scrutin.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote, d’un représentant de chaque organisation syndicale signataire du présent protocole, et d’un représentant de la Direction.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

ARTICLE 13 : DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.

ARTICLE 14 : PROCLAMATION ET AFFICHAGE DES RESULTATS

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

Les résultats du 1^er tour seront affichés le mercredi 14 novembre 2018.

Les résultats du 2^nd tour éventuel seront affichés le mercredi 5 décembre 2018.

ARTICLE 15 : ORGANISATION eventuelle D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants:

• carence totale ou partielle de candidats au premier tour,

• quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valablement exprimés inférieur à la moitié des inscrits).

  ARTICLE 16 : dureE de l’ACCORD

Le présent protocole, qui n’est pas tactitement reconductible, ne produit effet qu’à l’occasion de l’élection des membres du comité social et économique de l’établissement Vertbaudet Magasins pour lequel il a été établi et les éventuelles élections partielles qui pourraient postérieurement intervenir.

ARTICLE 17 : FORMALITE ADMINISTRATIVE

Un exemplaire du présent protocole sera adressé à l’Inspecteur du travail du Siège Social de l’Entreprise, s’il le demande, conformément à l’article L. 2314-12 du nouveau Code du travail.

Fait à Tourcoing, le 20 septembre 2018

En 10 exemplaires

Pour la Direction Monsieur DRH

Pour les Organisations Syndicales CFDT Madame CFTC Madame CFE-CGC Monsieur FO Monsieur Monsieur