Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE SUR L'USAGE DU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE, DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES" chez MUTUALITE RETRAITE COTE D'ARMOR (Siège)

Entre :

La Mutualité Retraite des Côtes d’Armor

7 rue des Champs de Pies, à Saint Brieuc

Représentée par XXXXXXXX

Agissant en qualité de XXXXXXX

d’une part,

Et

L’organisation syndicale qui ont fait la preuve de leur représentativité dans le champ d’application de l’accord, à savoir :

• l’organisation syndicale CFDT, représentée par XXXXXXXXX, en sa qualité de déléguée syndicale

d’autre part,

A été conclu l’accord suivant :

Préambule

La Direction et l’organisation syndicale CFDT ont décidé l’usage exclusif du vote par voie électronique dans le cadre des prochaines élections professionnelles du Comité Social et Economique (CSE) en 2020.

Notre entreprise est multi-sites et ces derniers sont géographiquement éloignés (Louannec, Cavan, Plouisy, Eréac, Saint Brieuc, Saint Jacut de la Mer, Trélévern, Ploumagoar, Trédrez, Louargat). Compte tenu de notre organisation du travail, le système de vote électronique offre de meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des membres du CSE.

Le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission, en déplacement, ou absents,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Ainsi, en vue des prochaines élections des membres du CSE en mai 2020, les parties ont décidé, comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004 et le décret 2007-60 du 25 avril 2007, d’opter pour une solution de vote électronique.

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Mutualité Retraite des Côtes d’Armor (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’entreprise), ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des membres du CSE lors de l’année 2020.

Article 2 – Recours à un prestataire extérieur

La MRCA a confié la conception et la mise en place du système de vote électronique à un prestataire de service externe, à savoir AKG SOLUTIONS (ci-après dénommé « le prestataire »).

Le prestataire s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du Code du travail. Le rapport d’expertise est annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Article 3 - Modalités d’organisation du vote

3.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse postale ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

3.2 Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Avant toute opération de vote :

• le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique

• les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver

3.3 Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 et R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Les membres du bureau auront également la possibilité de consulter la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage et détruire toutes les données du client.

3.4 Assistance

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

3.5 Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (15822.01 et 15823.02). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

Article 4 – Entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa date de signature.

Article 5 – Durée de l’accord

L’accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée des processus électoraux des élections professionnelles du Comité Social et Economique au titre de l’année 2020. Il prendra fin à l’expiration dudit processus.

Article 6 – Révision et dénonciation

Chaque partie signataire pourra demander la révision de tout ou partie ou dénoncer le présent accord selon les modalités fixées par la législation en vigueur.

Article 7 – Formalités de dépôt, de publicité et notification

Conformément à l’article L 2231-5 du Code du Travail, le texte du présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Le présent accord sera mis à disposition du personnel auprès de la Direction des Ressources Humaines. Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.

Conformément à la règlementation en vigueur, le présent accord sera déposé par l’entreprise sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail ; portail teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire sera également adressé au greffe du Conseil des Prud’hommes de Rennes.

Fait à Saint Brieuc, en cinq exemplaires, le 12 mars 2020

Annexe : Cahier des charges VOTEO AKG Solutions

XXXXXXXXXXXX

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XXXXXXXXX

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