AVENANT DU 16 DECEMBRE 2022 A L’ACCORD RELATIF AU DROIT SYNDICAL

AU SEIN DE L’UES AXA GROUP OPERATIONS DU 8 AVRIL 2020

Entre

L’UES AXA Group Operations en France composée de la société AXA Group Operations SAS et du GIE AXA Group Operations en France (ci-après dénommée l’entreprise ou l’UES), représentée par Madame XX, en qualité de Directrice Responsable des HRBP’s, de la Practice Transformation et Conduire du Changement..

d'une part,

et

Les Organisations Syndicales représentatives,

d'autre part,

Il est convenu des dispositions suivantes.

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation de la campagne des Bons de Financement Syndicaux pour l’année 2021, et de favoriser la participation des salariés, AXA Group Operations et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système d’attribution du Bon de Financement Syndical par voie électronique.

Conformément à l’accord cadre du 20 mai 2019 sur le Droit Syndical ainsi qu’à l’avenant du 18 septembre 2020 à l’accord cadre du 20 mai 2019 sur le Droit Syndical, la collecte pour l’année 2021 a été organisée dans le cadre d’une expérimentation du recueil du Bon de Financement Syndical par voie électronique au sein d’AXA Group Operations, à laquelle les organisations syndicales représentatives au niveau de la RSG sont éligibles.

Eu égard au succès de cette campagne 2021, les parties signataires ont décidé de reconduire la collecte dématérialisée des Bons de Financement Syndicaux pour la campagne 2022.

Dans ces conditions, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux et ayant par conséquent développé l’expertise requise pour organiser l’opération de collecte du Bon de Financement Syndical 2022.

Table des matières

Article 1 : Principes généraux 4

Article 2 : ModalitéS d’organisation des opérations 4

2.1. Sensibilisation des organisations à l’utilisation de la plateforme dématérialisée 4

2.2. Cellule d’assistance technique 4

2.3. Anonymat et confidentialité de l’attribution du bon de financement syndical 4

2.4. Existence et contenu des fichiers 4

Article 3 : Déroulement des opérations 5

3.1. Valeur du Bon de Financement syndical pour la campagne 2022 5

3.2. Établissement de la liste des effectifs éligibles à la campagne 2022 des Bons de Financement Syndicaux 5

3.3. Lieu et temps de la campagne de collecte 5

3.4. Modalités d’accès au site 6

3.5. Remise du Bon de Financement Syndical 6

3.6. Salariés en absence de longue durée 6

3.7. Salariés engagés dans un mécénat de compétences 7

Article 4 : ACCES DEDIE AUX ORGANISATIONS SYNDICALES 7

ARTICLE 5 : Documents de synthèse RSG pour 2020 7

ARTICLE 6 : PLAN DE COMMUNICATION 7

ARTICLE 7 : Clôture et Résultats 8

7.1. Clôture et résultats 8

7.2. Destruction des données 8

Article 8 : Application de l’accord 8

Article 9 : Publicité de l’accord 9

Article 1 : Principes généraux

Les parties signataires conviennent de recourir à un dispositif de collecte dématérialisée des Bons de Financement Syndicaux, dont la mise en place est confiée à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, à savoir la société VOXALY.

L’Entreprise a choisi de retenir un système de collecte garantissant :

• L’anonymat : impossibilité de relier l’attribution par les salariés de leur Bon de Financement Syndical à une organisation syndicale, excepté avec l’accord exprès du salarié ;

• L’intégrité : identité entre l’organisation syndicale choisie par le salarié et le Bon de Financement Syndical enregistré ;

• L’unicité : impossibilité d’attribuer plusieurs fois le Bon de Financement Syndical,

• La confidentialité et le secret de l’attribution du choix opéré par le salarié.

Article 2 : ModalitéS d’organisation des opérations

2.1. Sensibilisation des organisations à l’utilisation de la plateforme dématérialisée

Les organisations syndicales éligibles aux bons de financement syndicaux ont bénéficié d’une démonstration du dispositif d’attribution électronique, animée par le prestataire retenu pour la campagne 2022.

2.2. Cellule d’assistance technique

Tout au long de la campagne, une cellule d'assistance technique assurée par le prestataire, est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de collecte électronique.

2.3. Anonymat et confidentialité de l’attribution du bon de financement syndical

Les données de la campagne font l’objet d’un chiffrement dès que le salarié émet son Bon de Financement Syndical par vote électronique.

Un fichier recense l’ensemble des choix exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des salariés afin de garantir la confidentialité de la collecte.

2.4. Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées par le prestataire sont :

• Pour la liste des effectifs : noms, prénoms, matricules et adresses électroniques professionnelles des salariés,

• Pour la liste des référents des organisations syndicales : noms, prénoms et adresses électroniques professionnelles des délégués syndicaux,

• Pour les résultats : dénomination des organisations syndicales, décompte des Bons de Financement Syndicaux obtenus par chaque organisation syndicale.

Article 3 : Déroulement des opérations

3.1. Valeur du Bon de Financement syndical pour la campagne 2022

Pour la campagne des Bons de Financement syndicaux 2022, la valeur du bon est de 55,70 €.

3.2. Établissement de la liste des effectifs éligibles à la campagne 2022 des Bons de Financement Syndicaux

Sont éligibles, les salariés AXA Group Operations France :

• En CDD ou CDI,

• Ayant 6 mois minimum d’ancienneté effective dans le groupe (au sein d’une ou de plusieurs entreprises du périmètre de l’accord du 8 juillet 2019 relatif à la RSG et son avenant du 11 septembre 2019), ancienneté appréciée au 30 septembre 2022,

• Ayant reçu au moins un bulletin de paie dans les 6 mois précédant le mois de remise des bons,

• Entrés au plus tard le 9 juillet 2022 et présent le 9 janvier 2023.

La liste des salariés destinataires est arrêtée au 30 septembre 2022 sur la base des informations enregistrées dans Pléiades à cette date.

Les mobilités inter-sociétés sont également arrêtées au 30 septembre 2022.

La liste des effectifs éligibles et donc amenés à participer à la campagne 2022 des Bons de Financement Syndicaux est établie par l’Entreprise qui en assure un contrôle de conformité. Cette liste est transmise au prestataire pour intégration sur son système de collecte électronique.

3.3. Lieu et temps de la campagne de collecte

La collecte du Bon de Financement Syndical se tient sur 4 semaines, du lundi 9 janvier 2023, 9 heures, jusqu’au vendredi 3 février 2023, 16 heures.

L’accès à la collecte dématérialisée est définitivement stoppé le vendredi 3 février 2023 à 16 heures.

Les collaborateurs ont la possibilité d’attribuer leur Bon de Financement Syndical à tout moment pendant la période d’ouverture de la campagne, depuis leur ordinateur professionnel, sur site ou à distance, en se connectant sur le site sécurisé dédié via l’URL suivante : https://axagobfs.vote.voxaly.com

Le système de collecte électronique doit pouvoir être scellé de l'ouverture à la clôture de la campagne et est périodiquement contrôlé par le prestataire durant toute la durée de celle-ci et jusqu’à sa clôture.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de la plateforme dématérialisée par les salariés. L’Entreprise, par l’intermédiaire du prestataire, établit ainsi une notice d’attribution du Bon de Financement Syndical précisant les conditions et règles de fonctionnement de la participation en ligne, laquelle est portée à la connaissance des salariés au jour de l’ouverture de la campagne.

3.4. Modalités d’accès au site

Le mode de distribution général retenu est la dématérialisation des Bons de financement Syndicaux.

Chaque salarié éligible au Bon de Financement Syndical reçoit par courrier électronique, le jour de l’ouverture de la campagne, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

A l’aide de ses identifiants, le salarié peut se connecter sur le site sécurisé et attribuer son Bon de Financement Syndical en toute confidentialité.

Les collaborateurs qui auraient égaré leurs codes d’accès ont la possibilité d’en demander le renvoi via l’adresse URL du site dédié ou en contactant l’assistance technique VOXALY.

L’identification du salarié est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

3.5. Remise du Bon de Financement Syndical

Lorsque le salarié accède, sur la plateforme dédiée, à la liste des organisations syndicales éligibles, il choisit l’organisation syndicale à laquelle il remet son Bon de Financement Syndical. Son choix apparait clairement à l’écran et peut être modifié avant validation.

L’attribution du bon de financement syndical, après validation, fait l’objet d’un accusé de réception que le salarié a la possibilité de conserver.

Après validation, le salarié conserve la possibilité d’accéder à la plateforme d’attribution du Bon de Financement Syndical afin de récupérer une copie de son accusé de réception, sans possibilité toutefois de modifier son choix.

3.6. Salariés en absence de longue durée

Les Parties conviennent de conserver un adressage par courrier du Bon de Financement Syndical à chaque salarié en absence de longue durée, remis sous enveloppe AXA et envoyé au domicile des salariés au plus tard la semaine précédant le début de la campagne.

Les Bons de Financement Syndicaux papier devront être retournés à la Direction au plus tard le jour de clôture de la collecte.

Chaque organisation syndicale éligible a la possibilité de faire adresser une communication dédiée à l’ouverture de la campagne de collecte dématérialisée des Bons de Financement Syndicaux (une feuille ou 2 pages recto/verso) à l’ensemble des collaborateurs éligibles en absence de longue durée.

Les parties conviennent que les organisations syndicales prennent en charge le coût de la réalisation/impression de la communication dédiée évoquée ci-dessus et des enveloppes T, annexés aux courriers postaux.

L’Entreprise prend en charge de son côté le coût de l’envoi postal des lettres-bons adressées aux collaborateurs absents de longue durée, à leur domicile.

Les communications et enveloppes T devront être déposées auprès des Relations sociales d’Enjoy au plus tard le 4 janvier 2023.

3.7. Salariés toujours présents aux effectifs dont le contrat de travail est suspendu et qui ne disposent plus de leur matériel professionnel (notamment, les salariés engagés dans un mécénat de compétences ou en congé de fin de carrière)

Par ailleurs, un canal de communication annexe est mis en place par l’Entreprise et est dédié à l’information des collaborateurs éligibles, présents aux effectifs dont le contrat de travail est suspendu et qui ne disposent plus de leur matériel professionnel.

Ceux-ci sont informés, en amont de l’ouverture de la campagne 2022 des Bons de Financement Syndicaux, et tout au long de la campagne, de leur faculté à y participer dans les mêmes conditions que l’ensemble des autres salariés AXA GROUP OPERATIONS France.

Article 4 : ACCES DEDIE AUX ORGANISATIONS SYNDICALES

Les parties conviennent que les organisations syndicales éligibles aux Bons de Financement Syndicaux ont accès, via la plateforme dématérialisée d’attribution des Bons de financement Syndicaux, tout au long de la campagne, au taux de participation global, ainsi qu’aux résultats partiels propres à leur organisation syndicale.

ARTICLE 5 : Documents de synthèse RSG pour 2020

Dans le cadre du dispositif de transparence concernant l’utilisation effective des sommes mises à disposition, et conformément à l’accord relatif au Droit Syndical au sein de l’UES AXA Group Operations, les documents de synthèse mentionnés à l’article 7.1 dudit accord sont affichés sur les panneaux de chaque organisation syndicale représentative concernée dans l’entreprise et mis à disposition des salariés auprès du service du personnel dont ils relèvent.

ARTICLE 6 : PLAN DE COMMUNICATION

Les parties conviennent de mettre en place les actions de communication suivantes :

• Un mail est adressé aux salariés éligibles en début, milieu et fin de campagne,

• Deux articles dédiés déposés sur l’intranet (ONE) en début et fin de campagne,

• Une annonce informative au sujet de la campagne affichée sur les écrans du site d’ENJOY, quelques jours avant le début de la campagne, et tout au long de la collecte,

• Une communication de lancement d’une feuille (2 pages recto/verso) par organisation syndicale éligible, exclusivement dédiée à la campagne 2022 des Bons de Financement Syndicaux, transmise par voie électronique par la Direction à l’ensemble des salariés éligibles, et insérée aux envois postaux pour les salariés éligibles en absence de longue durée.

  Il est également précisé que toute communication via l’outil YAMMER par l’une des organisations syndicales représentative est interdite, sauf à ce que l’organisation syndicale concernée démontre que les salariés constituant le groupe fermé aient expressément donné leur accord à la réception des messages de cette organisation syndicale via l’application.

ARTICLE 7 : Clôture et Résultats

7.1. Clôture et résultats

La collecte prend fin le 3 février 2023 à 16 heures. La comptabilisation s’effectue le lundi 6 février 2023, à 10 heures, à l’occasion d’une réunion dédiée.

Dès la clôture de la campagne, les résultats sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Par ailleurs, les opérations de clôture et de dépouillement sont assurées par un représentant de la société prestataire, afin d’en assurer le bon déroulement et d’intervenir en cas d’éventuelles anomalies techniques constatées.

Les Bons de Financement Syndicaux transmis par courrier sont également décomptés et consolidés avec les résultats de la collecte dématérialisée.

L’ensemble de ces opérations donne lieu à l’établissement de procès-verbaux.

Le système d’attribution électronique reste scellé à l’issue de la collecte afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture de la campagne. La procédure de décompte des Bons de Financement Syndicaux enregistrés doit pouvoir être déroulée à nouveau.

7.2. Destruction des données

Le prestataire conserve sous scellés pendant 1 mois, suivant la clôture de la collecte, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels d’attribution des bons de financement syndicaux, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ce délai, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Article 8 : Application de l’accord

Le présent avenant est conclu pour la campagne 2022 des Bons de Financement Syndicaux au sein de l’UES AXA Group Operations.

Les dispositions du présent avenant cesseront ainsi de s’appliquer au terme de la campagne des Bons de Financement Syndicaux, et au plus tard le 6 février 2022.

A son terme, le présent avenant cessera automatiquement et de plein droit de produire tout effet. II ne pourra donc en aucun cas être prolongé par tacite reconduction.

Article 9 : Publicité de l’accord

Le présent accord fait l’objet, dans le respect des articles L 2231-5 et L 2231-6 du Code du travail, d’un dépôt :

• Par voie électronique, via la plateforme TéléAccords (https ://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), à la Direction Régionale et Interdépartementale de l'Economie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DRIEETS).

• Auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Fait à Paris, le 16 décembre 2022

Pour l’UES AXA Group Operations :

Nom-Prénom	Titre	Signature
XX	XX

Pour les Organisations Syndicales Représentatives

Nom-Prénom	Organisation Syndicale	Signature
XX	CFDT
XX XX	CFE-CGC
XX	CGT
XX XX	UDPA-UNSA