Accord d'entreprise "ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE ELECTRONIQUE AUX ÉLECTIONS DES MEMBRES DES COMITÉS SOCIAUX ET ÉCONOMIQUES DE METRO FRANCE" chez METRO ON LINE-MAKRO ON LINE METRO.... - METRO FRANCE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE ELECTRONIQUE AUX ÉLECTIONS DES MEMBRES DES COMITÉS SOCIAUX ET ÉCONOMIQUES DE METRO FRANCE

Préambule 

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés et son accès au vote, la Direction des Ressources Humaines METRO France a étudié la solution du vote électronique suggérée par la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique.

La Société a également recherché une solution fiable et sécurisée dans le respect des différentes législations en vigueur.

La Direction des Ressources Humaines a identifié la Société XXXX, spécialisée dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux (le « Prestataire ») et a repris la même solution que celle mise en œuvre dans le cadre des élections professionnelles précédentes.

Les parties se sont entendues sur les points ci-après détaillés.

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ARTICLE 1 - OBJET DE L’ACCORD

Les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux prochaines élections des représentants du personnel de la Société (membres du Comité Social et Economique) qui se dérouleront en mars 2023, le vote électronique pour tous les électeurs.

Les parties signataires conviennent par ailleurs d’en confier la conception et la mise en place, l’organisation matérielle et technique à un prestataire extérieur, choisi par METRO France en concertation avec les organisations syndicales signataires du présent accord, dans le respect des prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-9 à R.2314-21 et R.2324-5 à R.2324-17 du code du travail.

ARTICLE 2 - PRINCIPES GENERAUX

Le système retenu par la Société et développé par le Prestataire repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat et le secret : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• La sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté de vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieur.

ARTICLE 3 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

3.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections professionnelles, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral national, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier et les modalités opératoires de vote et de dépouillement.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales, ainsi que la répartition des sièges dans chaque établissement METRO France.

3.2 Respect de la règlementation informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales, l’entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir des extractions des fichiers de gestion du personnel de la Société.

Les données transmises sont strictement nécessaires à la réalisation des élections professionnelles et font l’objet de mesures de protection qui ont été contractualisées avec le prestataire. Les données seront hébergées et traitées exclusivement en France métropolitaine pour une durée qui n’excédera pas quinze (15) jours au-delà des délais de recours légaux.

Il ressort de l’Analyse d’Impact sur la Protection des Données (AIPD) que la réalisation des élections professionnelles par vote électronique dans les conditions convenues n’engendre pas de « risques élevés » pour les droits et libertés des collaborateurs de METRO France.

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord seront tenues informées par la Société de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés.

3.3 Formation au système de vote électronique  

Les délégués syndicaux centraux, membres du bureau de vote électronique centralisateur et les membres des bureaux de vote électronique locaux bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Les parties conviennent que la réunion à prévoir avec le prestataire avant le premier tour, au cours de laquelle sera présenté le système de vote conçu tient lieu de formation pour les besoins du présent article.

Toutefois, le représentant du Prestataire se tient à la disposition pour tout complément d’information.

3.4 Expertise indépendante

Le système conçu par XXXX sera soumis à une expertise judicaire indépendante.

3.5 Cellule d’assistance technique

La Société met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle comprend des représentants de la Société, des représentants du Prestataire et le cas échant, des représentants des listes de candidats.

La cellule d’assistance technique :

1. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par quatre (4) clés saisies à cet effet ;

2. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

3. Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 4 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

4.1 Etablissement des listes électorales et transmission  

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de la Société.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Les organisations syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront transmises à la Société.

4.2 Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs de l’entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote. Il n’est possible que par l’activation conjointe de quatre (4) des clés de chiffrement.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin par le biais des correspondances adressés par le prestataire.

Tout électeur en situation de handicap et se trouvant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. 

4.3 Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra, pour chaque tour des élections :

• A son domicile, par courrier simple, l’adresse du site et les moyens d’authentification associés. L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

• Sur son adresse mail professionnelle, par mail, le mot de passe.

A l’aide de ses identifiants (identifiant/code d’accès et mot de passe), l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses identifiants personnels imprimés sur le courrier et du mot de passe reçu sur son adresse mail professionnel, et le cas échéant, un code secret/code DEFI non imprimé sur son courrier. La nature de ce code secret serait précisée dans le protocole pré-électoral.

Une hotline électeurs sera mise à disposition des salariés par la Société XXXX afin de répondre à toute problématique sur les modalités de connexion. Les horaires d’ouverture de cette hotline 24h sur 24, 7 jours sur 7.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Les salariés pourront voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet. Ils pourront également se rendre sur leur lieu de travail s’ils le souhaitent.

4.4 Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

4.5 Programmation du site

Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.

ARTICLE 5 - CLOTURE ET RESULTATS 

5.1 Clôture

Dès la clôture du scrutin par Internet, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

5.2 Décompte et attribution des sièges

Le décompte des résultats n’est possible que par l’activation conjointe de quatre (4) clés de déchiffrement. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les acteurs du scellement/descellement du système de vote en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne, y compris le personnel du prestataire retenu.

Les membres du bureau de vote saisissent chacun une clé de déchiffrement distincte, lors de la saisie dans l’interface du prestataire retenu.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

5.3 Délais de recours et destruction des données

Le Prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le Prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 6 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE

6.1 Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

6.2 Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, âge, collège.

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification, établissement de rattachement, coordonnées.

• Pour les listes des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, collège, établissement de rattachement.

• Pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, Service de la DRH ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, Service de la DRH.

Les listes d’émargement ne seront communiquées et consultables qu’après la clôture des scrutins par le bureau de vote.

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, Service de la DRH.

Le taux de participation sera communiqué pendant la période des élections et après la clôture des scrutins.

6.3 Le dispositif de secours

Le système de vote électronique mis en place par le Prestataire comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de la Société, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 7 - APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour la durée des élections du Comité Social et Economique METRO France.

Il cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive ; c’est-à-dire après épuisement, le cas échéant, des délais et voies de recours.

ARTICLE 8 - REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord est révisable au gré des parties, conformément aux dispositions légales en vigueur au jour de la procédure de révision.

Tout signataire introduisant une demande de révision devra l’accompagner d’un projet sur les points révisés.

De même, le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires ou adhérentes, conformément aux dispositions en vigueur.

ARTICLE 9 - PUBLICITE DE L’ACCORD

A l’expiration du délai d’opposition, le présent accord sera déposé, conformément aux dispositions légales, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et déposé au Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, il sera également notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

En outre, conformément à l’article R.2262-2 du Code du travail, un exemplaire sera remis au Comité Central d’Entreprise (futur Comité Social et Economique Central) et à chaque Comité d’établissement (futur CSE d’établissement) ainsi qu’aux délégués syndicaux et aux salariés mandatés.

Liste des annexes au présent accord :

• Annexe technique du prestataire XXXX

Fait à Nanterre, le 13 janvier 2023. En 8 exemplaires originaux, dont un pour chaque partie.

Pour la Direction, XXXX, Directeur des Ressources Humaines METRO FRANCE

XXXX, Délégué Syndical Central,

XXXX, Délégué Syndical Central,

XXXX, Déléguée Syndicale Central,

XXXX, Délégué Syndical Central,

XXXX, Délégué Syndical Central.