Accord d'entreprise "ACCORD SUR ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE" chez REP INTERNATIONAL (Siège)

ACCORD 2021 SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

REP INTERNATIONAL

Entre les soussignés :

La société REP INTERNATIONAL, SAS au capital de 2 500 000 Euros identifiée sous le numéro 400 131 801 RCS Lyon, située à Corbas (69960), Z.I. 15, rue du Dauphiné et représentée par Monsieur XXXXXXXXXX agissant en qualité de Président Directeur Général.

Ci-après dénommée « l’entreprise »

D’UNE PART,

ET

Les Délégués Syndicaux des organisations syndicales représentatives au sens de l’article L 2122-1 du code du Travail : 

Monsieur XXXXXXXXXX, délégué syndical CGT

Monsieur XXXXXXXXXX, délégué syndical CFE-CGC

D’AUTRE PART,

Ci-après désignées « Les Parties signataires »

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L’ordonnance 2017-1386 du 22 septembre 2017 autorise le recours au vote électronique pour l’élection du Comité Social et Economique.

Le décret n° 201-1819 du 29 décembre 2017 précise les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ainsi que l’expérience du vote électronique en 2018, ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux :

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de la société Rep International.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

Ainsi, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la société, dans le respect d’un cahier des charges, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du code du travail issu du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 et par l’arrêté du 25 avril 2007.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise et protection des données

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

En outre, la société s’engage à respecter les nouvelles recommandations de la CNIL issues de la Délibération 2019-053 du 25-4-2019 relatives au respect des principes de protection des données personnelles.

6. Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

4. Déroulement des opérations de vote

   7. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

8. Modalités relatives au déroulement des élections et à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimum les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour du scrutin que les élections auront lieu sur un ou plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter, et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera pas de réduction de salaire.

Par ailleurs pendant la période du scrutin l’entreprise mettra à disposition des salariés électeurs des micro-ordinateurs en libre-service avec une connexion au site sécurisé des élections.

Dans le cadre du protocole électorale, des plages d’horaires seront définies avec la présence de personnes qui pourront assister les personnes demandeuses d’un accompagnement spécifique dans le déroulement du vote, et qui se seront inscrites sur des listes d’ordre de passage.

Les salariés seront informés par mail et par voir d’affichage de la date et, de l’heure d’ouverture et de fermeture des bureaux de vote, et ce notamment pour augmenter le taux de participation.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin ; néanmoins, le nombre de votants dans chacune des urnes sera disponible en permanence par les scrutateurs/observateurs définis désignés dans le protocole électoral.

9. Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 4 Mo).

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

10. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

11. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2314-8 et R2314-15 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

5. Modalités de suivi de l’application de l’accord

Il est convenu que les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et la direction se réuniront après les élections pour objet de dresser le bilan du dispositif prévu au présent accord et d’envisager son éventuelle révision.

6. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé pendant sa période d’application au cas où ses modalités de mise en œuvre n’apparaitraient plus conformes aux principes ayant servi à son élaboration, ou, plus généralement, pour adapter le dispositif aux nouvelles données de l’entreprise. La demande de révision, qui peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une des parties signataires, doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en mains propres contre signature aux autres signataires. L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de 3 mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

Dans ce cas, un avenant sera conclu entre les parties, qui se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera, et sera déposé dans les mêmes conditions que l’accord initial.

7. Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et applicable seulement pour la durée des mandats des membres CSE dont l’élection se déroule en juin 2021. L’accord sera donc applicable aux éventuelles élections partielles qui interviendraient pendant la mandature.

Conformément à l’article L 2231- 6 du code du travail, le présent accord sera déposé en version électronique à l’Unité Territoriale du Rhône de la DIRECCTE Auvergne Rhône Alpes par le biais de la plateforme de télé-procédure TéléAccords (www.téléaccords.travail-emploi.gouv.fr), ainsi qu’en un exemplaire en version papier au Greffe du conseil des Prud’hommes de Lyon par lettre recommandée avec accusé de réception à l’initiative de la direction.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord. Un exemplaire sera également communiqué aux représentants du personnel de l’entreprise.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par affichage.

Fait le 23 mars 2021, à Corbas en 5 exemplaires.

La Direction	La délégation CGT	La délégation CFE-CGC
XXXXXXXXXX	XXXXXXXXXX	XXXXXXXXXX