Accord d'entreprise "VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DE LA SOCIETE AWP HEALTH & LIFE" chez AWP HEALTH & LIFE (Siège)

VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

AU SEIN DE LA SOCIETE AWP HEALTH & LIFE

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et favoriser la participation des salariés, les Parties ont souhaité mettre en place un dispositif de vote électronique au sein de la Société pour les élections professionnelles.

En conséquence, elles ont souhaité définir dans le présent accord le principe et les modalités du vote électronique dans le cadre des opérations électorales.

Les Parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre des processus électoraux.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs ;

• s’assurer de l’intégrité du vote ;

• s’assurer de l’unicité du vote ;

• s’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote ;

• s’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique ;

• permettre la publicité du scrutin ;

• inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

C’est dans ce contexte que les Parties sont convenues de ce qui suit :

Titre I : Caractéristiques du système électronique retenu

Article 1.1 – Principe du recours au vote électronique

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel.

Les parties s’accordent à considérer que l’organisation du scrutin sera effectué par l’intermédiaire de moyens informatiques dans les conditions définies par le présent accord.

Le principe du recours au vote électronique, tant pour le premier tour que le cas échéant, pour le second tour, devra être prévu dans le protocole préélectoral ou, le cas échéant, dans la décision unilatérale de l’employeur relative aux modalités des élections, sur la base des dispositions du présent accord. A défaut, il ne pourra être mis en place.

Lorsqu’il est mis en place, le vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe excepté le vote par correspondance qui reste possible pour les salariés se trouvant dans l’impossibilité de faire usage du vote électronique.

Article 1.2 - Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que la conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire mandaté par la Direction de la Société dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et les dispositions légales et règlementaires (en particulier, au jour de la signature des présentes, les articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail).

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il sera également mis à disposition sur l'intranet de l'entreprise.

L’identité du prestataire retenu sera indiquée dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 1.3 – Principes généraux – Cahier des charges

Conformément aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail, le système de vote électronique retenu devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, les collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) et le contenu de l’urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement nommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

L’ensemble de ces prescriptions forme le cahier des charges que le prestataire retenu s’engagera à respecter.

Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système électronique proposé par le prestataire sera préalablement soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier que le dispositif est de nature à garantir le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail et notamment l’intégrité des données, la sincérité et l’unicité du vote, sa confidentialité et la sécurité des opérations.

Cette opération d’expertise sera réitérée préalablement à chaque modification substantielle dans la conception du système de vote ainsi que préalablement à chaque scrutin recourant au vote électronique.

Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Article 1.4 – Cellule d’assistance technique et de sécurité

Conformément à l’article R. 2314-10 du Code du travail, en cas de recours au vote électronique, une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant des représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Conformément aux dispositions du Code du travail, elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 1.5 – Etablissement des fichiers et stockage des données

Le traitement « fichier des électeurs » sera réalisé à partir des listes électorales établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire sera effectué sous la responsabilité de l'employeur.

Le traitement « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé " contenu de l'urne électronique " recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement et ne devront pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données du vote feront l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur et avant sa transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». Le chiffrement des données sera garanti par le système mis en place pendant toute la durée du processus électoral.

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

- pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège, ainsi que leur affectation personnelle ;

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, affectation personnelle et, le cas échéant, coordonnées ;

- pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

- pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

- pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tels que mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats, la Direction des ressources humaines ;

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

- pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin ;

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, la Direction des ressources humaines ;

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, la Direction des ressources humaines.

Les listes de candidats seront transmises par l’employeur au prestataire pour être intégrées dans le système de vote électronique. L’intégration et le contrôle des candidatures seront effectués sous la responsabilité de l'employeur.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, au terme du protocole d’accord préélectoral, ou à défaut, au terme de la décision de l’employeur, il pourra être décidé de révéler le nombre de votant à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La mise en œuvre du système de vote électronique sera opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, du prestataire. Toutes les mesures seront prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Dans la perspective de procéder au dépouillement trois clés de chiffrement différentes seront éditées.

Article 1.6 – Registre des traitements des données personnelles

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée sur le registre interne des traitements des données à caractères personnels par la société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

Par ailleurs, le rapport de l’expert établi conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés ainsi que le registre interne des traitements de données à caractères personnels.

Article 1.7 - Information

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés et les membres des bureaux de vote.

Notamment, la Direction établira conjointement avec le prestataire une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales qui sera remise à chaque salarié avant le premier tour du scrutin. Cette notice d’information sera envoyée avec le courrier électronique contenant les codes d’accès, accompagnée d’un mode d’emploi. Elle précisera notamment les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique.

Enfin, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Titre II : Modalités des opérations électorales

Article 2.1 – Opérations électorales

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

En cas de recours au vote électronique, le protocole préélectoral ou, le cas échéant, la décision unilatérale de l’employeur relative aux modalités des élections, mentionnera la conclusion du présent accord et, s’il a été arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les opérations électorales par voie électronique auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier et aux heures d’ouverture et de fermeture du scrutin définis dans le protocole préélectoral.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter pendant la période de vote :

• depuis leur poste de travail pendant leur temps de travail dans la plage d’ouverture du scrutin,

• à distance, depuis un quelconque poste informatique, pendant l’intégralité de la plage d’ouverture du scrutin à partir d’un poste connecté à internet depuis leur domicile ou leur lieu de villégiature.

Les salariés seront informés par e-mail de l’ouverture et de la fermeture des périodes de vote.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs e-mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter.

Article 2.2 – Bulletins de vote

Le prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Le prestataire reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction des ressources humaines avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes dont la taille sera uniforme pour toutes les listes et définie préalablement dans le protocole d’accord préélectoral.

Les listes seront présentées sur une seule et même page par ordre de réception à la Direction des ressources humaines.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisées soit d’un type uniforme pour toutes les listes.

De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Article 2.3 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour ainsi que l’heure de clôture du scrutin.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

Le code d’accès personnel et le mot de passe resteraient inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé. A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et d’une donnée personnelle. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

L’électeur accèdera donc au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

Lorsque l’électeur aura exprimé son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran. Il pourra être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Article 2.4– Dépouillement des votes, proclamation et affichage des résultats

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

A l'heure fixée pour la clôture du scrutin par voie électronique, le contenu des urnes et les listes d’émargement électroniques seront figés, horodatées et scellés dans le serveur. La cellule d’assistance technique contrôlera, avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote. Le protocole d’accord préélectoral déterminera le cas échéant les membres du bureau de vote ayant connaissance de ces clés.

Le dépouillement des votes par correspondance n’interviendra qu’après la clôture du vote électronique. Il ne sera ainsi procédé au dépouillement des votes par correspondance qu’après s’être assuré, à l’aide de la liste d’émargement des électeurs ayant voté par voie électronique, que l’électeur n’a pas déjà voté électroniquement.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement.

Les membres du bureau de vote procèderont à une édition sécurisée de la liste d’émargement et du décompte des voix afin d’être porté aux procès-verbaux.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, si une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours, ou si une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Titre III : Dispositions finales

Article 3.1 - Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur dès sa conclusion.

Il produira ses effets, le cas échéant, pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique qui se tiendront prochainement au sein de la Société.

Il sera également applicable, le cas échéant, pour toutes les élections professionnelles à venir au sein de la Société, y compris les éventuelles élections partielles se déroulant en cours de mandat.

Article 3.2 – Clause de rendez-vous

Les parties conviennent, en application de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, qu’elles se réuniront pour faire le point sur l’application du présent accord dans le temps, soit à l’initiative de la Direction, soit sur demande écrite des organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise.

Article 3.3 – Dénonciation, révision et suivi de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par chaque partie signataire dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail, sous réserve d’un préavis de trois mois.

Il pourra également être révisé selon les modalités des articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

En cas de difficulté particulière dans l’application ou l’interprétation du présent accord, la Direction et les organisations syndicales signataires se rencontreront soit à l’initiative de la Direction, soit sur demande écrite des organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise.

Article 3.4 – Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera notifié dès sa signature à l’organisation syndicale représentative au niveau de la Société.

Le présent accord sera déposé, à l’initiative de la Direction, auprès de la DIRECCTE compétente via la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail  www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes compétent.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera également rendu public et versé dans une base de données nationale dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Un exemplaire de l’accord sera également remis au greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de sa conclusion.