Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles" chez OMNITRANS (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre les soussignés :

La société OMNITRANS, Société par actions simplifiée au capital de 100 000 euros, dont le siège social se situe : 6 rue Louise Michel – 69320 FEYZIN, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro B 401 502 950

Représentée par la Société GAGNE DEVELOPPEMENT, Présidente, représentée par M. XXXX,

Ci-après désignée par « la société »,

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives dans la Société :

Le syndicat C.F.D.T., représenté par M. XXXX, délégué syndical.

Le syndicat C.G.T., représenté par M. XXXX, délégué syndical.

Le syndicat F.O., représenté par M. XXXX, délégué syndical.

D’autre part.

Sommaire

Préambule

1. Dispositions générales :

2. Cahier des charges :

   1. Confidentialité des données transmises

   2. Contenu des fichiers

   3. Garantie des exigences techniques

   4. Mise en place d'une cellule d'assistance technique

   5. Déroulement du vote

   6. Dépouillement

   7. Informations du personnel et de ses représentants

3. Durée de l’accord et date d’effet 

4. Révision de l’accord

5. Dénonciation

6. Dépôt de l’accord et publicité

PREAMBULE

Les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique ainsi que la mise en œuvre de certains dispositifs requièrent le vote du personnel (notamment : certains accords collectifs, épargne salariale, retraite et prévoyance).

La diversité des horaires de travail pratiqués dans l’entreprise, le caractère itinérant de la plupart des emplois et la nécessité de centraliser en un lieu unique les scrutins de salariés éloignés géographiquement dans le respect du secret du vote justifient le recours à un vote électronique.

La Société a donc ouvert une négociation avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise afin qu’un accord sur le vote électronique soit conclu fixant le cahier des charges qui devra être mis en œuvre par le prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique.

Il est convenu ce qui suit :

1. Dispositions générales :

• Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour tous les scrutins que l’entreprise mettra en œuvre, quel qu’en soit l’objet, notamment :

  • Consultation des salariés pour valider un accord collectif signé par une ou des organisations syndicales ayant recueilli entre plus de 30 % et 50 % des suffrages valablement exprimés au premier tour des dernières élections professionnelles,

  • Référendum pour la mise en place ou la modification de dispositif de retraite supplémentaire ou prévoyance complémentaire, épargne salariale …

  • Election des représentants du personnel au comité social et économique, y compris éventuelles élections partielles en cours de mandat,

• Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut pour tous les scrutins le vote à bulletin secret sous enveloppe.

• Concernant l’élection des représentants au comité sociale et économique :

  • Le présent accord est distinct du protocole préélectoral qui a notamment pour objet de fixer le calendrier des élections, le déroulement des opérations électorales, la composition du bureau de vote et la répartition du personnel et des sièges entre les collèges,

  • Le protocole électoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique ; Il mentionnera la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

• Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise auront la faculté de recourir, à leur frais, aux services d’un huissier de justice concernant les opérations électorales qui se déroulent en leur présence, sous réserve de désignation et d’information préalable de l’entreprise par courrier recommandé au plus tard 7 jours avant le début du scrutin.

2. Cahier des charges :

Les signataires conviennent de confier à une Entreprise prestataire l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

L’entreprise prestataire choisie in fine dans le cadre du cahier des charges suivant devra, notamment dans le cadre des élections professionnelles, réaliser une présentation du déroulement prévisionnel des modalités pratiques du processus de vote électronique auprès des délégués des organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise.

Le prestataire qui sera retenu pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral, à savoir :

• La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure

Pour chaque scrutin, le prestataire sera choisi par l’entreprise sur la base d’un cahier des charges établi en application des articles R 2314-6 et suivants du code du travail ci-après :

8. Confidentialité des données transmises

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment établissement des listes électorales), l’entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel.

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises à savoir :

- Les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

- La sécurité de l'envoi des moyens d'authentification,

- L'émargement,

- L'enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Afin de garantir le secret du vote et la sincérité des opérations électorales, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

9. Contenu des fichiers

Le « fichier des électeurs » établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer des listes d'émargement.

Le fichier "Contenu de l'urne électronique" recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

- Listes électorale : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège électoral.

- Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées le cas échéant.

- Listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs.

- Liste de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

- Liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Il est précisé que l’information sur le collège électoral ne sera renseignée que si elle est requise pour le scrutin (exemple : élections professionnelles).

En cas de contestation du scrutin, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Les destinataires des données sont :

- Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités du service RH.

- Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent.

- Pour les listes d'émargement : les membres des bureaux de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

- Pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, les syndicats, les agents habilités du service du personnel.

10. Garantie des exigences techniques

Afin de s'assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique sera, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal est mis en place pour prendre le relais en cas de panne de système.

11. Mise en place d'une cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Cette cellule comprend les représentants du prestataire.

Elle réalise la formation des membres de la délégation du personnel et des membres du bureau de vote prévue par l’article R2314-12 sur le système de vote électronique.

En présence des représentants des listes de candidats lorsqu’il s’agit d’un scrutin électoral, cette cellule d'assistance est chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

  12. Ordre de présentation des candidatures :

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique des organisations syndicales.

13. Déroulement du vote

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise sur chaque site dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins, le cas échéant par collège.

L'électeur doit pouvoir choisir une liste, un candidat ou un vote blanc de façon à ce que ce choix apparaisse clairement à l'écran, indépendamment de toute autre information.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver et imprimer.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

14. Dépouillement

A la clôture des opérations de vote, la cellule d'assistance technique vérifie le scellement du système.

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

Le mode électronique permet d’obtenir les résultats de façon quasi instantanée.

Un bureau de vote électronique est constitué, le cas échéant pour chaque collège électoral.

Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

Chaque bureau de vote est composé d’un Président et de deux assesseurs : les deux électeurs les plus âgés et le plus jeune, à défaut d’accord fixant une autre règle. Le Président est l’électeur le plus âgé.

Les opérations de dépouillement seront effectuées sous l’autorité du président du bureau de vote en présence des assesseurs.

L'accès aux données du fichier " Contenu de l'urne électronique" ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le Président et les deux assesseurs (le plus âgé et le plus jeune, à défaut d’accord) du Bureau de vote.

Le Président du bureau de vote vérifie l’exactitude des procès-verbaux pré-remplis, les complète et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires.

Tous les fichiers supports (copies des codes sources et exécutables des programmes et du système sous-jacent, matériels de vote, fichiers d'émargement, de résultats, sauvegardes) sont conservés par le prestataire sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière un caractère définitif.

A l’issue de ces délais, elles sont détruites.

15. Informations du personnel et de ses représentants

Les dispositifs de vote électronique sont inscrits dans le Registre des activités de traitement tenu dans la Société.

Chaque salarié est destinataire d’une notice d'information détaillée sur le déroulement du scrutin rappelant notamment que le vote est obligatoirement personnel et qu’il est donc interdit de communiquer ses codes d’accès personnels à un autre salarié ou de voter à l’aide d’un autre code que son code d’accès personnel communiqué par le prestataire.

Elle sera également mise en ligne sur le site de vote.

Il est convenu que les professions de foi des organisations syndicales présentant des candidats aux élections professionnelles notamment seront portés à la connaissance des salariés selon les mêmes modalités en amont du scrutin.

3. Durée de l’accord et date d’effet :

Le présent accord prend effet le lendemain du jour de son dépôt.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

4. Adhésion

Conformément à l’article L2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement sous réserve de le notifier par lettre recommandée aux parties signataires.

L’adhésion prendra effet à partir du jour qui suivra l’accomplissement des formalités de dépôt à la diligence de son ou de ses auteurs.

5. Révision de l’accord

Conformément à l’article L2261-7-1 du Code du travail, chacune des parties susvisées pourra solliciter la révision du présent accord selon les modalités suivantes.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres parties signataires ou adhérentes jusqu’à la fin du cycle électoral ainsi qu’aux organisations syndicales représentatives à l’issue de cette période. Cette demande devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Dans un délai de trois mois suivant la notification de la demande de révision, les parties engageront une nouvelle négociation.

L’avenant portant révision du présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et publicité requises par les dispositions légales en vigueur.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu’elles modifient et seront opposables aux signataires et aux bénéficiaires du présent accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit, à défaut, à partir du jour suivant son dépôt légal.

Il est entendu que les dispositions du présent accord demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur de nouvelles dispositions et seront maintenues dans l’hypothèse où les négociations d’un nouveau texte n’aboutiraient pas.

6. Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une des parties signataires, après un préavis de 3 mois. Une telle dénonciation devra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres parties signataires de l’accord et faire l’objet d’un dépôt auprès de la DREETS et du conseil des prud’hommes.

En cas de dénonciation par tous les signataires, employeur ou salariés, une nouvelle négociation doit s’engager dans les 3 mois, suivant le début du préavis si une des parties intéressées le demande.

L’accord reste applicable :

• Jusqu’à l’entrée en vigueur de la convention ou de l’accord remplaçant le texte dénoncé,

• A défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du délai de préavis.

7. Dépôt de l’accord et publicité

La partie la plus diligente notifiera l’accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives à l’issue de la procédure de signature.

Le présent accord a été signé par des syndicats représentatifs ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur des syndicats représentatifs.

Un exemplaire sera fourni au comité social et économique.

Le présent accord est déposé :

• Sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr afin d’être publié sur la base de données nationale,

• Au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Lyon.

Les salariés seront collectivement informés de l’accord par voie d’affichage sur les panneaux réservés aux communications destinées au personnel et il figurera sur la notice d’information remise à l’embauche sur les textes conventionnels applicables dans l’entreprise.

Fait à Feyzin, le 1^er février 2022,

En 8 exemplaires originaux, dont :

- deux pour transmission à la DREETS

- un pour transmission au Conseil de prud’hommes,

- un pour chacune des parties signataires,

- un pour affichage,

Pour la Société,

la Présidente Gagne Développement,

représentée par M. XXXX

Pour le Syndicat CFDT,

représenté par M. XXXX

Pour le syndicat FO,

Représenté par M. XXXX