ACCORD VOTE ELECTRONIQUE ELECTIONS CSE 2023

ENTRE :

La SNC Avancial, Société en Nom Collectif dotée d’un capital de 500 000 €, dont le siège est situé à ST DENIS (93210), Immeuble CAP LENDIT, 1 place aux Etoiles 93210 St Denis, immatriculée au R.C.S. de Bobigny sous le numéro 401 589 775,

Représentée par, XXX, Directrice Générale de la SNC ; ci-après dénommée « Avancial »,

D’une part,

ET :

XXX, Délégué Syndical UNSA,

D’autre part,

La SNC Avancial et l’UNSA sont collectivement désignés ci-après, « Les parties »

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

Article 1 : Modalités d’organisation des élections 3

1.1 Etablissement des fichiers 4

1.2 Modalités des élections 4

1.3 Bulletins de vote 5

Article 2 : Déroulement des opérations de vote 5

2.1 Scellement 5

2.2 Modalités d’accès au serveur de vote 6

2.3 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 7

2.4 - Délégué de liste 7

2.5 - Opérations de dépouillement 7

Article 3 : Durée, dépôt et publicité de l’accord 7

PREAMBULE

Dans le cadre du renouvellement du Comité Social et Economique, AVANCIAL a étudié la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, conformément aux dispositions prévues par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004).

La société AVANCIAL a ainsi pris contact avec un « prestataire fournisseur », spécialisé dans le développement du vote électronique et a décidé de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivants, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007. Il répond aux critères en termes de Cybersécurité d’Avancial et il est en conformité avec la délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique.

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs d’Avancial voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, la société AVANCIAL a décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet de la présente décision.

Un cahier des charges, ainsi qu’un rapport d’audit de conformité CNIL seront transmis aux représentants du personnel. Un cahier des charges sera consultable par tous les salariés sur le SharePoint d’Avancial. Les membres du CSE auront une présentation de l’outil de vote électronique.

Article 1 : Modalités d’organisation des élections

Dans le cadre de l’élection des membres du Comité Social et Economique, la société proposera un protocole électoral aux organisations syndicales représentatives au sein de sa convention collective et définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les collèges.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « prestataire fournisseur », mandaté par la Direction.

1.1 Etablissement des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

- pour les listes électorales : civilité, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, âge, collège, site ;

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

- pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, site, horodatage du vote ;

- pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, site, date de naissance (cette donnée n’apparaîtra pas, elle servira uniquement pour traiter les égalités lors de l’affectation des sièges);

- pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

1.2 Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel équipement informatique (ordinateur professionnel ou personnel, smartphone ou tablette) disposant d’une connexion Internet, quel que soit lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les électeurs seront libres de voter sur le temps de travail.

Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail…). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis aux électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

1.3 Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une même page soit dans un ordre aléatoire différent à chaque connexion, soit par ordre d’arrivée auprès de la DRH.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 2 : Déroulement des opérations de vote

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de la technique de vote par les salariés. La Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au jeudi de 10h00 à 17h00 -, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la DRH ; le « prestataire fournisseur » (par mail ou téléphone 24/7) afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

2.1 Scellement

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, la veille ou quelques jours avant le début du scrutin, le prestataire formera sur le dispositif de scellement. La cérémonie de scellement est une réunion publique pendant laquelle le système de vote sera scellé, entraînant l'impossibilité de modifier la configuration du vote ou les listes électorales.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

- figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),

- remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,

- créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote

La présence des membres du bureau de vote est nécessaire à cette réunion.

Cette réunion se déroule en 3 phases :

1 - Test intégral de la plateforme et vote à blanc

2 - Vérification de la configuration des votes

3 - Scellement de la plateforme de vote

2.2 Modalités d’accès au serveur de vote

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi de l’identifiant et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés et 2 canaux distincts.

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections par mail un identifiant personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » et qui n’est pas communiqué à l’entreprise.

Cet identifiant est couplé à une information non triviale permettant à l’électeur d’obtenir un code à usage unique sur son téléphone par SMS ou serveur vocal. L’information non triviale, transmise par la DRH, est chiffrée lors de l’import des données. Elle consiste en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse. La plateforme demandera ensuite aux collaborateurs leur numéro de téléphone lors de la première connexion. Il ne sera utilisé qu’à la seule fin de transmettre le code secret. Il sera supprimé à l’issue des délais de recours et d’archivage règlementaires.

Les salariés absents pour arrêt maladie, congé maternité, congé sabbatique, congé parental, recevront leur identifiant par courrier à leurs domiciles, la suite du processus restera la même que pour les autres électeurs.

Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de l’identifiant et de l’information non triviale. Le code à usage unique délivré sera renouvelé à chaque connexion.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur de l’identifiant, de l’information non triviale et du code à usage unique. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

En cas de perte ou de non-réception de l’identifiant, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire.

La saisie de ces trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ces trois critères d’authentification, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté :

• Pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège.

Il pourra alors procéder à son choix :

• Choisir une liste complète,

• Raturer des candidats,

• Voter blanc.

À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.

2.3 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, l’évolution du scrutin (statistiques de participation en temps réel), la liste d’émargement en ligne, les taux de participation et de surveiller le système de vote et son intégrité.

2.4 - Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste/observateur.

Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.

2.5 - Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote (Président, Assesseur).

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats. Les procès-verbaux seront générés automatiquement avec la possibilité de les signer numériquement. Ils pourront ensuite directement être télétransmis à l’inspection du travail.

Article 3 : Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, soit jusqu’aux prochaines élections.

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé par la Direction de le Société sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » de la Direction Régionale Interdépartementale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DRIEETS), accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire de l’accord signé sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes.

Le présent accord sera remis à chacune des parties.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels d’AVANCIAL.

Fait à Saint-Denis, le 29 juin 2023.

Pour AVANCIAL SNC
XXX

Directrice Générale