SOMMAIRE

Article 1 – Définition des établissements distincts 7

Article 2 - CSE hôtel 8

2.1. – Composition et fonctionnement CSE hôtel 8

2.1.1 – Composition 8

2.1.2 – Durée des mandats 9

2.1.3 – Fonctionnement 9

2.1.4 – Référent CSE en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes 11

2.2 – Temps nécessaire à l’exercice des fonctions des membres des CSE hôtel 11

2.2.1 – Crédit d’heures mensuel individuel des membres titulaires 11

2.2.2 – Temps passé en réunions plénières, ordinaires et extraordinaires, du CSE 12

2.2.3 – Temps passé en déplacement des membres du CSE à l’occasion de réunion convoquée par l’employeur 12

2.2.4 – Formations des membres du CSE 12

2.3 – Moyens et ressources des CSE hôtel 12

2.3.1 – Budget de fonctionnement et budget des activités sociales et culturelles 12

2.3.2 – Transparences des comptes 13

2.3.3 – Transfert de budget 13

2.3.4 – Local du CSE 13

2.4 - Les commissions santé, sécurité, conditions de travail hôtel 13

2.4.1 – Composition et réunions plénières 13

2.4.2 – Mode de désignation et remplacement des membres de la commission SSCT hôtel 15

2.4.3 – Attributions des commissions SSCT 15

2.4.4 - Moyens 17

2.4.5 – Mode de transmission des documents 17

2.4.6 – Formation des membres de la commission SSCT hôtel 17

Article 3 - CSE Régionaux 18

3.1 – Composition et fonctionnement CSE Régionaux 18

3.1.1 – Composition 18

3.1.2 – Durée des mandats 19

3.1.3 – Fonctionnement 19

3.1.4 – Référent CSE en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes 21

3.2 – Temps nécessaire à l’exercice des fonctions des membres des CSE Régionaux 21

3.2.1 – Crédit d’heures mensuel individuel des membres titulaires 21

3.2.2 – Temps passé en réunions plénières, ordinaires et extraordinaires, du CSE régional 22

3.2.3 – Temps passé en déplacement des membres du CSE régional à l’occasion de réunions convoquées par l’employeur 22

3.2.4 – Formations des membres du CSE régional 23

3.3 – Moyens et ressources des CSE Régionaux 23

3.3.1 – Budget de fonctionnement et budget des activités sociales et culturelles 23

3.3.2 – Transparences des comptes 23

3.3.3 – Transfert des budgets des hôtels changeants de périmètre régional 23

3.3.4 – Transfert de budget 23

3.3.5 – Local du CSE 24

3.4 - Les commissions santé, sécurité, conditions de travail régionales 24

3.4.1 – Composition et réunions plénières des commissions SSCT régionales 24

3.4.2 – Mode de désignation et remplacement des membres des commissions SSCT régionales 25

3.4.3 – Attributions des commissions SSCT régionales 26

3.4.4 - Moyens 26

3.4.5 – Temps passé en déplacement des membres de la commission SSCT régionale à l’occasion de réunions convoquées par l’employeur 27

3.4.6 – Mode de transmission des documents 27

3.4.7 – Formation des membres de la commission SSCT régionale 27

3.5 – Les représentants de proximité 28

3.5.1 – Désignation 28

3.5.2 – Durée des mandats, perte du mandat et remplacement 29

3.5.3 – Attributions des représentants de proximité 30

3.5.4 – Fonctionnement 31

3.5.5 - Moyens des représentants de proximité 32

Article 4 – CSE Central 33

4.1 – Composition et fonctionnement du CSE central 33

4.1.1 – Composition 33

4.1.2 – Durée des mandats 34

4.1.3 – Fonctionnement 34

4.2 – Temps nécessaire à l’exercice des fonctions des membres du CSE central 36

4.2.1 – Réunions préparatoires 36

4.2.2 – Temps passé en réunions plénières du CSE central 36

4.2.3 – Temps passé en déplacement des membres du CSE central 36

4.3 – La commission économique 36

4.3.1 – Composition 36

4.3.2 – Désignation 36

4.3.3 - Réunion de la commission économique 36

4.4 - La commission santé, sécurité, conditions de travail centrale 37

4.4.1 – Composition et réunions plénières de la commission SSCT centrale 37

4.4.2 – Mode de désignation et remplacement des membres de la commission SSCT centrale 38

4.4.3 – Attributions de la commission SSCT centrale 39

4.4.4 - Moyens 39

4.4.5 – Temps passé en déplacement des membres de la commission SSCT centrale à l’occasion de réunions convoquées par l’employeur 39

4.4.6 – Mode de transmission des documents 40

4.4.7 – Formation des membres de la commission SSCT centrale 40

Article 5 – Dispositions finales 41

5.1 – Durée de l’accord 41

5.2 – Dénonciation de l’accord 41

5.3 – Révision de l’accord 41

5.4 – Commission paritaire d’interprétation 41

5.5 – Dépôt de l’accord 41

Entre les soussignés :

La SAS SOCIETE D’INVESTISSEMENT MULTIMARQUES (SIM), située au 6-8 rue du Bois Briard 91080 EVRY-COURCOURONNES, représentée par

D’une part,

ET :

• L’organisation syndicale CFE-CGC,

• L’organisation syndicale FO,

• L’organisation syndicale CFDT,

• L’organisation syndicale CGT,

D’autre part.

Préambule :

Les ordonnances n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et n°2017-1718 du 20 décembre 2017 ainsi que la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018 ont profondément modifié le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en créant une instance unique : le comité social et économique (CSE).

Cette loi laisse la possibilité aux entreprises et aux organisations syndicales représentatives de s’approprier ces nouvelles règles et de créer, par la voie de la négociation, leur propre cadre.

Convaincues de l’importance pour la SAS SIM d’organiser une représentation du personnel efficace, les organisations syndicales représentatives et la direction ont souhaité mettre en place des comités sociaux et économiques en cohérence avec les problématiques rencontrées.

Dans ce contexte, la direction et les organisations syndicales signataires du présent accord ont convenu de dispositions visant notamment à fixer le nombre et le périmètre des établissements distincts au sein de la SAS SIM et qui seront pourvus d’un CSE, ainsi que les moyens qui leurs sont attribués.

Le présent accord est établi en vue de l’organisation des élections des CSE d’établissement, des CSE régionaux et du CSE central au sein de la SAS SIM.

Les élections seront organisées conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, étant précisé que l’organisation matérielle du scrutin incombe à l’employeur.

Le présent accord se substitue intégralement et en tout point au protocole d’accord sur la mise en place du comité central d’entreprise de la SNC Novotel, Mercure, Pullman France du 16 avril 2008 ainsi qu’à ses avenants n°1, 2 et 3 du 26 mai 2010, 29 juin 2011 et du 20 octobre 2017 et à l’accord sur la mise en place et le fonctionnement des instances Hygiène et Sécurité de la SNC Novotel, Mercure, Pullman France du 16 avril 2008.

Ainsi, en vue de l’élection des comités sociaux et économiques (CSE) et en application des articles L.2311-2 et suivants du Code du travail, il a été convenu ce qui suit :

ARTICLE LIMINAIRE : VOTE ELECTRONIQUE

Dans le cadre des élections professionnelles et conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, les parties conviennent de mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web, par ordinateur ou via smartphone. Celui-ci sera exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Il est convenu entre les parties que le système de vote électronique sera mis en œuvre pour les élections des membres des CSE régionaux.

Pour les membres des CSE hôtels, le vote se fera à bulletin secret sous enveloppe.

Le prestataire identifié pour la mise en place du vote électronique est la société Voxaly, prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique est annexé au présent accord.

Dans l’hypothèse où un salarié rencontrerait des difficultés pour voter par voie électronique, il pourra se rapprocher de la direction de son hôtel ou de l’assistance téléphonique ouverte à cet effet, aux fins de trouver une solution matérielle pour lui permettre d’exercer son droit de vote.

De plus, les membres du bureau de vote, ainsi que les délégués syndicaux centraux et régionaux de la société, recevront une formation spécifique leur permettant d’acquérir les connaissances techniques sur le dispositif du vote électronique.

Enfin, il est convenu qu’un outil informatique (ordinateur, tablette, phablette …) sera mis à la disposition des salariés, dans un lieu permettant de garantir la confidentialité, afin que ces derniers puissent s’isoler et accéder facilement au système de vote électronique

Les modalités du vote seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Article 1 – Définition des établissements distincts

Le périmètre de la mise en place des comités sociaux et économique (CSE) correspond à celui des établissements distincts existants au sein de la SAS SIM.

Il existe au sein de la SAS SIM 23 établissements distincts à ce jour définis comme ci-dessous :

• 19 établissements distincts hôtels entrainant la mise en place d’un CSE sur chacun d’eux. Ces établissements distincts sont listés ci-après :

• Ibis Styles Paris Bercy

• Mercure La Defense V

• Mercure Marseille Eurocentre

• Mercure Montmartre

• Mercure Montparnasse

• Mercure Paris Porte D’Orleans

• Mercure Porte De Versailles Expo

• Mercure Roissy CDG

• Mercure Saxe Lafayette

• Novotel Convention CDG Roissy Wellness

• Novotel Gare De Lyon

• Novotel La Defense

• Novotel Oleron

• Novotel Paris Est

• Novotel Vaugirard

• Mgallery Versailles Chateau

• Pullman Marseille Provence

• Sofitel Biarritz Thalassa Miramar et Institut

• Site Sofitel : (Sofitel Diet. et Thalassa Quiberon et Institut Thalassa Quiberon)

• 4 établissements distincts Régionaux entrainant la mise en place de CSE sur chacun d’eux. Ces établissements distincts sont listés ci-après :

• Grand Ouest (GO)

• Rhône-Alpes Méditerranée (RAM)

• Paris Ile de France (PIF)

• Novotel Suites

Les hôtels rattachés à ces 4 établissements distincts sont listés en annexe 1.

Article 2 - CSE hôtel

2.1. – Composition et fonctionnement CSE hôtel

2.1.1 – Composition

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-1 du Code du travail ainsi que de l’article R.2314-1 du Code du travail le nombre d’élus est fonction de l’effectif au sein de chaque Comité social et économique.

Ce nombre est rappelé dans le tableau ci-dessous :

Effectif (nombre de salariés en ETP)*	Nombre de titulaires	Nombre de Suppléants
25 à 49	2	2
50 à 74	4	4
75 à 99	5	5
100 à 124	6	6
125 à 149	7	7
150 à 174	8	8
175 à 199	9	9
200 à 249	10	10
250 à 399	11	11
400 à 499	12	12

* les effectifs sont ceux déterminés par les protocoles d’accord préélectoraux.

Les établissements distincts de plus de 100 salariés ETP bénéficieront d’un élu titulaire et d’un élu suppléant supplémentaire.

Ainsi, les CSE des hôtels de plus de 100 salariés ETP seront composés de :

Effectif (nombre de salariés en ETP)*	Nombre de titulaires	Nombre de Suppléants
100 à 124	7	7
125 à 149	8	8
150 à 174	9	9
175 à 199	10	10
200 à 249	11	11
250 à 399	12	12
400 à 499	13	13

En tout état de cause, il est rappelé que le nombre d’élu doit être entériné lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral et répondre aux conditions de signatures de ce dernier.

En cas de départ définitif d’un élu titulaire du CSE, ce dernier sera remplacé par un suppléant conformément aux dispositions de l’article L.2314-37 du Code du travail, à savoir par un suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale que celle de ce titulaire. La priorité est donnée au suppléant élu de la même catégorie.

S'il n'existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l'organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation. Dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.

A défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu n'appartenant pas à l'organisation du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix. Le suppléant devient titulaire jusqu'au retour de celui qu'il remplace ou jusqu'au renouvellement de l'institution.

Conformément à l’article L.2314-2 du Code du travail et sous réserve des dispositions applicables dans les entreprises de moins de trois cents salariés, prévues à l'article L. 2143-22, chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise ou l'établissement peut désigner un représentant syndical au comité. Il assiste aux séances avec voix consultative. Il est choisi parmi les membres du personnel de l'entreprise et doit remplir les conditions d'éligibilité au comité social et économique fixées à l'article L. 2314-19.

Il est rappelé que le même salarié ne peut siéger simultanément au CSE hôtel en qualité de membre élu et de représentant syndical auprès de celui-ci, les pouvoirs attribués à l’un et à l’autre étant différents.

Le mandat du représentant syndical prend fin lors du renouvellement des membres du CSE hôtel.

2.1.2 – Durée des mandats

Conformément à l’article L.2324-3 du Code du travail, les membres des CSE sont élus pour une durée de 4 ans.

2.1.3 – Fonctionnement

2.1.3.1 – Présidence du CSE

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant, dûment mandaté, lequel pourra se faire assister d’au maximum 3 personnes lors des réunions, celles-ci disposant alors d’une voix consultative.

2.1.3.2 – Secrétaire et trésorier du CSE

Le CSE désigne au cours de la première réunion suivant son élection, un secrétaire et un trésorier parmi ses membres titulaires. Un secrétaire adjoint ainsi qu’un trésorier adjoint pourront également être désignés parmi les membres titulaires.

A cette fin, les candidatures des élus titulaires au CSE hôtel devront parvenir au président du CSE hôtel, par courrier RAR ou par mail, au moins 3 jours avant la date de réunion.

2.1.3.3 – Périodicité des réunions plénières ordinaires

Le CSE se réunit une fois tous les mois sur convocation de l’employeur ou de son représentant.

Par exception, et sous réserve d’un accord intervenant entre la majorité des membres du CSE présents et le président du comité, la réunion du CSE peut être annulée (en période de congés de la majorité des membres du comité ou en l’absence de sujets à l’ordre du jour).

En tout état de cause, le nombre de réunions du CSE ne peut être inférieur à 10 sur une période annuelle.

2.1.3.4 – Réunions plénières extraordinaires

En dehors des réunions plénières ordinaires, une réunion extraordinaire peut être organisée à la demande de la majorité des membres du CSE.

L’employeur ou son représentant peut également prendre l’initiative d’une réunion extraordinaire lorsqu’il l’estime nécessaire ou si les circonstances l’exigent.

2.1.3.5 – Participation des suppléants aux réunions plénières

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-1 du Code du travail, les membres suppléants ne sont habilités à participer aux réunions du comité social et économique de l’établissement que dans la mesure où ils remplacent un membre titulaire empêché ou indisponible. Le remplacement du membre titulaire absent s’effectue dans ce cas conformément aux dispositions de l’article L. 2314-37 du Code du travail.

Il est précisé que l’ensemble des suppléants sera néanmoins destinataire des convocations, ordres du jour et documents transmis aux membres titulaires. La convocation précisera que les suppléants assisteront à la réunion uniquement en cas de remplacement d’un titulaire.

Toutefois, l’ensemble des suppléants pourront être présents à la 1^ère réunion du CSE qui suivra les élections de membres de cette instance.

2.1.3.6 – Mode de transmission des documents

Avec l’accord des membres du CSE, les documents (convocation, ordre du jour, pièces jointes ou autres éléments) seront transmis par voie électronique (email) au plus tard 8 jours avant la réunion et 3 jours en cas de circonstances exceptionnelles.

Ainsi, lors de la première réunion du CSE, le président de l’instance sollicitera les membres afin qu’ils communiquent chacun leur adresse mail, sur laquelle ils souhaitent recevoir les communications destinées aux membres du CSE. Pour garantir la bonne transmission des documents requis aux élus, ceux-ci devront avertir le président du CSE de tout changement d’adresse mail.

Dans le cas où un membre du CSE ne dispose pas d’une adresse mail aisément consultable, la remise en main propre des documents, contre signature, sera privilégiée.

2.1.3.7 – Règlement Intérieur

L’organisation interne du CSE et ses modalités de fonctionnement pratiques relèvent du règlement intérieur dont se dotera le comité par le vote d’une résolution en séance, conformément à l’article L. 2315-25 du Code du travail.

2.1.3.8 – Limitation des mandats successifs

Il est rappelé que conformément aux dispositions légales, les élus du CSE ne pourront exercer plus de trois mandats consécutifs.

2.1.4 – Référent CSE en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes

Un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes sera désigné par le CSE hôtel parmi ses membres titulaires sous la forme d'une résolution adoptée selon les modalités définies à l'article L. 2315-32, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité.

2.2 – Temps nécessaire à l’exercice des fonctions des membres des CSE hôtel

2.2.1 – Crédit d’heures mensuel individuel des membres titulaires

• Le crédit d’heure

Chaque membre titulaire du comité social et économique bénéficie d’un crédit d’heures mensuel défini à l’article R.2314-1 du Code du travail.

Le droit à heures de délégation des membres du CSE s’exerce dans les conditions légales. Les membres du CSE bénéficieront de l’annualisation et de la mutualisation des heures de délégation. Ainsi le crédit d’heure des membres du CSE pourra être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois sans que cela ne puisse conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heure de délégation dont il bénéficie initialement.

Il est convenu que la période de 12 mois, permettant l’annualisation du crédit d’heure, est calculée sur 12 mois glissants.

De même, la répartition des heures entre les membres du CSE ne pourra conduire l’un d’eux à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit mensuel d’heure de délégation dont il bénéficie initialement.

En application des articles R2315-5 et R2315-6 du code du travail, en cas de cumul du crédit d’heure le représentant devra informer son employeur au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation.

2.2.2 – Temps passé en réunions plénières, ordinaires et extraordinaires, du CSE

Le temps passé aux réunions plénières, ordinaires et extraordinaires, convoquées par l’employeur, ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation des membres du comité social et économique quelle que soit la durée annuelle globale de ces réunions. Ce temps passé en réunion est considéré comme temps de travail effectif et payé comme tel.

2.2.3 – Temps passé en déplacement des membres du CSE à l’occasion de réunion convoquée par l’employeur

Les réunions des CSE d’établissement se dérouleront sur l’hôtel couvert par le comité.

Par exception, et en cas d’impossibilité d’organiser la réunion sur l’établissement les réunions pourront se tenir en dehors de l’hôtel. Lorsque le temps de déplacement nécessaire pour se rendre à une réunion organisée à l’initiative de la Direction dépasse le temps de trajet habituel (domicile-travail), ce dépassement est considéré comme du temps de travail effectif. Afin de respecter les dispositions légales relatives à la durée de travail, notamment en matière d’amplitude horaire, de repos quotidien et hebdomadaire, le planning de travail des membres du comité sera aménagé sur la période qui entoure les réunions du CSE convoquées par l’employeur.

La direction communiquera lors de la réunion du CSE précédente, le lieu ainsi que la date de la réunion du CSE suivante aux différents membres du comité afin que ceux-ci puissent s’organiser.

Il est à noter que la date et le lieu de la réunion CSE pourront être modifiés par la Direction au plus tard 7 jours avant la réunion du CSE.

2.2.4 – Formations des membres du CSE

Les membres du CSE bénéficient, en application de l’article L.2315-63 du Code du travail et pour la durée de leur mandat, d’une formation économique d’une durée de cinq jours. Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-16 du Code du travail, le temps passé en formation est rémunéré comme du temps de travail effectif.

Le coût pédagogique de la formation, les frais de déplacement et d’hébergement sont pris en charge sur le budget de fonctionnement des Comités Sociaux et Economiques d’établissement selon les règles et à hauteur des montants éventuellement définis par ces Comités.

2.3 – Moyens et ressources des CSE hôtel

2.3.1 – Budget de fonctionnement et budget des activités sociales et culturelles

Le CSE bénéficie de 2 budgets l’un pour son propre fonctionnement et le second pour les œuvres sociales et culturelles.

2.3.2 – Transparences des comptes

Les comptes annuels de chaque Comité Social et Economique sont établis, présentés et approuvés conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables à la taille du CSE.

Le président du CSE, tout comme l’ensemble des membres du comité et des salariés, a accès aux archives et aux documents comptables du CSE conformément aux dispositions légales.

2.3.3 – Transfert de budget

Le Comité Social et Economique décide librement de l’utilisation de ses subventions.

Dans les conditions fixées par les articles L2312-84, L2315-61 et R. 2315-31-1 du code du travail, en cas de reliquat budgétaire les membres du CSE pourront décider, par délibération, de transférer tout ou partie de cet excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement ou du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles dans la limite de 10 % de cet excédent, plafond applicable à ce jour.

2.3.4 – Local du CSE

La Direction s’engage à mettre à disposition de chaque CSE un local avec le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions.

2.4 - Les commissions santé, sécurité, conditions de travail hôtel

2.4.1 – Composition et réunions plénières

2.4.1.1 - Composition de la commission SSCT hôtel

Dans les établissements d’au moins 100 salariés ETP, une commission SSCT hôtel sera créée et interviendra à la suite de la mise en place d’un CSE hôtel.

Elle sera composée de 3 membres dont 1 membre du collège agents de maîtrise/cadres, et sera présidée par l’employeur ou son représentant.

Pour les établissements d’au moins 250 salariés ETP, elle sera composée de 4 membres dont 1 membre du collège agents de maîtrise/cadres.

2.4.1.2 - Membre de droit à la commission SSCT hôtel

Les membres prévus par la législation en vigueur participent avec voix consultative aux réunions de la commission SSCT hôtel :

• Le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail ;

• L’agent de contrôle de l’inspection du travail ;

• L’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale

• Le responsable interne du service sécurité (ex : directeur technique de l’hôtel).

2.4.1.3 – Secrétaire de la commission SSCT hôtel

La commission SSCT désigne un secrétaire parmi les membres de la commission SSCT hôtel.

Cette désignation se fait par vote des membres élus de la commission SSCT hôtel, présents lors de la première réunion plénière de la commission. A défaut d’autre règle décidée dans le règlement intérieur du CSE, en cas d’égalité des voix, le candidat le plus âgé est élu.

Le secrétaire aura la responsabilité d’établir en séance un compte-rendu de chaque réunion plénière, qu’il sera chargé de présenter lors de la réunion du CSE hôtel consécutive à celle de la commission SSCT, afin de communiquer aux membres du CSE la position de la commission SSCT sur les sujets évoqués. Le secrétaire de la commission SSCT devra communiquer le procès-verbal aux membres du CSE hôtel en amont de la réunion CSE.

Il transmettra également ce compte-rendu à l’employeur ou son représentant (Président de la commission SSCT hôtel).

Le secrétaire de la commission SSCT doit être un membre élu titulaire au CSE hôtel.

2.4.1.4 - Réunions plénières

La commission SSCT hôtel se réunit 4 fois par an à l’initiative de l’employeur ou de son représentant.

Elle peut également être réunie sur initiative de l’employeur ou de son représentant si un projet le nécessite, la veille de la réunion du CSE hôtel.

Les réunions de la commission SSCT hôtel ont vocation à détailler les sujets relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail de façon à ce que le CSE, sur la base du travail effectué par la CSSCT, puisse les traiter de façon plus synthétique et rapide lors de ses réunions trimestrielles où ces thèmes sont abordés.

Les réunions plénières sont présidées par l’employeur ou son représentant (Président de la commission SSCT). L’employeur ou son représentant peut se faire assister de 3 personnes et de toute personne compétente sur un thème traité par la commission sans pouvoir dépasser le nombre de membres de la commission SSCT présents lors de la réunion.

Le temps passé par les membres de la commission SSCT en réunions plénières convoquées par l’employeur est considéré comme du temps de travail effectif, rémunéré comme tel et n’est pas déduit des crédits d’heures de délégation prévus par le présent accord.

Le temps passé par les membres de la commission SSCT en réunions plénières extraordinaires de la commission SSCT convoquées par l’employeur est considéré comme du temps de travail effectif, rémunéré comme tel et n’est pas déduit des crédits d’heures de délégation prévus par le présent accord.

Le secrétaire de la commission SSCT transmettra au Président de la commission SSCT la liste des points à aborder au plus tard 15 jours avant la réunion. Le Président complètera le cas échéant et enverra un récapitulatif des points à aborder et des éventuelles pièces jointes dès que possible et en tout état de cause 8 jours avant la réunion et 3 jours en cas de circonstances exceptionnelles, à l’ensemble des membres de la commission.

2.4.2 – Mode de désignation et remplacement des membres de la commission SSCT hôtel

Les élus titulaires au CSE hôtel désigneront les membres de la commission santé sécurité et conditions de travail, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée prenant fin avec celle du mandat des membres élus de chaque CSE hôtel.

En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin. Si le partage persiste, le candidat ayant obtenu le plus de voix à l’élection du CSE de l’hôtel concerné est proclamé élu.

Le vote s’effectuera à bulletin secret.

Les membres de la commission SSCT hôtel peuvent être des élus titulaires ou suppléants au CSE hôtel. Le secrétaire de la commission SSCT doit être un membre élu titulaire au CSE hôtel.

Cette désignation interviendra lors de la première réunion du CSE hôtel suivant les élections.

A cette fin, les candidatures des élus titulaires à la commission devront parvenir au président du CSE hôtel, par courrier RAR, au moins 3 jours avant la date de réunion.

En cas de démission ou de départ de l’entreprise en cours de mandat d’un membre du CSE hôtel également membre de la commission SSCT hôtel, ce dernier sera remplacé selon les mêmes règles que celle appliquées pour sa nomination.

En cas de suspension du contrat de travail de plus de trois mois, un remplacement peut être organisé, dans les mêmes conditions. Celui-ci est effectué, sous réserve de la renonciation temporaire et expresse du membre de la commission de son crédit d’heures au bénéfice de son remplaçant, pour la durée de son absence, jusqu’à son retour, ou jusqu’à ce qu’il demande à exercer de nouveau son mandat.

Il est convenu entre les parties que cette dite renonciation sera transmise par voie électronique (email) au Président de la commission en précisant l’identité du remplaçant.

2.4.3 – Attributions des commissions SSCT

Conformément à l’article L 2315-38 du Code travail le CSE hôtel entend déléguer à la commission SSCT hôtel plusieurs de ses attributions, à l’exception :

• du recours à un expert du CSE prévu aux articles L. 2315-94 1° et 2° du Code du Travail ;

• et des attributions consultatives du comité.

1- D’une part la commission a vocation à préparer les consultations du comité social et économique portant sur les sujets SSCT.

2- D’autre part la commission procède à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L. 4161-1 du Code du travail.

Elle contribue notamment à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l'adaptation et à l'aménagement des postes de travail afin de faciliter l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle.

Elle peut en outre susciter toute initiative qu'elle estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes définis à l'article L. 1142-2-1 du Code du travail.

3- Contribuer à la promotion de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, notamment par la réalisation d’enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel.

Il est rappelé que ces enquêtes auront pour objet de cerner les causes de l’accident ou la maladie professionnelle, afin d’éviter la répétition de l’accident ou de la maladie.

L’enquête est menée par une délégation, composée du chef d’établissement, ou son représentant, et d’un membre de la commission SSCT.

Une fois l’enquête terminée, un compte-rendu d’enquête est transmis au CSE hôtel et la commission SSCT hôtel, pourra faire des propositions au CSE hôtel en matière de prévention des risques évalués dans le cadre du plan de prévention des risques.

Le CSE hôtel pourra en outre demander à la commission SSCT hôtel toutes précisions utiles.

Il est rappelé que les membres de la commission SSCT hôtel devront être informés des accidents du travail dès leur survenance.

4- Assurer les visites d’inspections des locaux de travail

La commission SSCT hôtel procède à intervalle régulier à l’inspection de l’hôtel auquel elle est rattachée. Cette inspection intervient 4 fois par an.

Les visites se dérouleront à la suite des réunions de la commission SSCT hôtel en présence du directeur d’hôtel ou de son représentant.

Au cours de cette visite, si la commission SSCT hôtel constate une infraction à la sécurité, elle la signale au directeur de l’hôtel, et la mentionne dans le compte rendu de l’inspection qu’il rédige suite à la visite.

Le compte rendu de visite sera transmis au CSE hôtel. La commission SSCT hôtel aura pour mission de faire des propositions au CSE hôtel en matière de prévention des risques évalués dans le cadre du plan de prévention des risques.

Le CSE hôtel pourra en outre demander à la commission SSCT toutes précisions utiles.

Ce compte rendu devra être transmis au président du CSE au plus tard dans le mois suivant la visite de l’hôtel.

5- L’exercice du droit d'alerte dans les conditions prévues aux articles L. 2312-59 et L. 2312-60 du code du travail.

2.4.4 - Moyens

Les membres de la commission SSCT disposeront de 5 heures de délégation mensuelle en sus de leur crédit en tant que membre du CSE hôtel le cas échéant.

Le droit à heures de délégation des membres de la commission SSCT s’exerce dans les conditions légales. Les membres bénéficieront de l’annualisation et de la mutualisation des heures de délégation. Ainsi le crédit d’heure des membres de la commission SSCT pourra être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois sans que cela ne puisse conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heure de délégation dont il bénéficie initialement.

Il est convenu que la période de 12 mois, permettant l’annualisation du crédit d’heure, est calculée sur 12 mois glissants.

De même, la répartition des heures entre les membres de la commission ne pourra conduire l’un d’eux à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit mensuel d’heure de délégation dont il bénéficie initialement.

En application des articles R2315-5 et R2315-6 du code du travail, en cas de cumul du crédit d’heure le représentant devra informer son employeur au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation.

La commission SSCT hôtel dispose éventuellement d’un budget attribué par le CSE hôtel.

Les frais engagés pour la commission sont alors imputés sur ce budget.

2.4.5 – Mode de transmission des documents

Avec l’accord des membres de la commission SSCT, les documents (convocation, ordre du jour, pièces jointes ou autres éléments) seront transmis par voie électronique (email) sous un délai de 8 jours.

2.4.6 – Formation des membres de la commission SSCT hôtel

Les membres du CSE hôtel bénéficient, en application de l’article L. 2315-40 du Code du travail pour la durée de leur mandat, d’une formation d’une durée de :

• cinq jours dans les établissements d'au moins trois cents salariés ;

• trois jours dans les établissements de moins de trois cents salariés. 

Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-16 du Code du travail, le temps passé en formation est rémunéré comme du temps de travail.

Le financement de la formation est pris en charge par l’employeur conformément aux articles R. 2315-20 à R. 2315-22 du Code du travail.

Article 3 - CSE Régionaux

3.1 – Composition et fonctionnement CSE Régionaux

3.1.1 – Composition

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-1 du Code du travail ainsi que de l’article R.2314-1 du Code du travail le nombre d’élus est fonction de l’effectif au sein de chaque Comité social et Economique Régional.

A la date de signature du présent accord, l’effectif des 4 CSE régionaux, en équivalent temps plein, sont de :

• 768,15 pour le CSE RAM

• 716,55 pour le CSE PIF

• 562,67 pour le CSE GO

• 226,44 pour le CSE Novotel Suites

Les parties conviennent de maintenir les effectifs pour toute la durée du mandat, à savoir 4 ans.

Ainsi, les CSE régionaux devrait ainsi être composé de :

CSE	Nombre de titulaires	Nombre de Suppléants
CSE RAM	14	14
CSE PIF	14	14
CSE GO	13	13
CSE Novotel Suites	10	10

Les parties conviennent d’adapter le nombre d’élus en fonction des CSE régionaux et donc, pour certains, de réduire le nombre de titulaires et de suppléants, tout en augmentant le volume total mensuel d’heures de délégation prévu à l’article 3.2.1.

Ainsi, les CSE régionaux seront composé de :

Effectif (nombre de salariés en ETP)	Nombre de titulaires	Nombre de Suppléants
CSE RAM	12	12
CSE PIF	12	12
CSE GO	10	10
CSE Novotel Suites	7	7

En tout état de cause, il est rappelé que le nombre d’élu doit être entériné lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral et répondre aux conditions de signatures de ce dernier.

En cas de départ définitif d’un élu titulaire du CSE, ce dernier sera remplacé par un suppléant conformément aux dispositions de l’article L.2314-37 du Code du travail, à savoir par un suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale que celle de ce titulaire. La priorité est donnée au suppléant élu de la même catégorie.

S'il n'existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l'organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation. Dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.

A défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu n'appartenant pas à l'organisation du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix. Le suppléant devient titulaire jusqu'au retour de celui qu'il remplace ou jusqu'au renouvellement de l'institution.

Conformément à l’article L.2314-2 du Code du travail et sous réserve des dispositions applicables dans les entreprises de moins de trois cents salariés, prévues à l'article L. 2143-22, chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise ou l'établissement peut désigner un représentant syndical au comité. Il assiste aux séances avec voix consultative. Il est choisi parmi les membres du personnel de l'entreprise et doit remplir les conditions d'éligibilité au comité social et économique fixées à l'article L. 2314-19.

Il est rappelé que le même salarié ne peut siéger simultanément au CSE régional en qualité de membre élu et de représentant syndical auprès de celui-ci, les pouvoirs attribués à l’un et à l’autre étant différents.

Le mandat du représentant syndical prend fin lors du renouvellement des membres du CSE régional.

3.1.2 – Durée des mandats

Conformément à l’article L.2324-3 du Code du travail, les membres des Comités sociaux et économique régionaux sont élus pour une durée de 4 ans.

3.1.3 – Fonctionnement

3.1.3.1 – Présidence du CSE

Le CSE régional est présidé par l’employeur ou son représentant, dûment mandaté, lequel pourra se faire assister d’au maximum 3 personnes lors des réunions, celles-ci disposant alors d’une voix consultative.

3.1.3.2 – Secrétaire et trésorier du CSE

Le CSE régional désigne au cours de la première réunion suivant son élection, un secrétaire et un trésorier parmi ses membres titulaires. Un secrétaire adjoint ainsi qu’un trésorier adjoint pourront également être désignés parmi les membres titulaires.

A cette fin, les candidatures des élus titulaires au CSE régional devront parvenir au président du CSE régional, par courrier RAR, au moins 3 jours avant la date de réunion.

3.1.3.3 – Périodicité des réunions plénières ordinaires

Le CSE régional se réunit une fois tous les mois sur convocation de l’employeur ou de son représentant.

Par exception, et sous réserve d’un accord intervenant entre la majorité des membres du CSE régional présents et le président du comité, les réunions du CSE régional peuvent être annulées (en période de congés de la majorité des membres du comité ou en l’absence de sujets à l’ordre du jour).

En tout état de cause, le nombre de réunions du CSE régional ne peut être inférieur à 10 sur une période annuelle.

3.1.3.4 – Réunions plénières extraordinaires

En dehors des réunions plénières ordinaires, une réunion extraordinaire peut être organisée à la demande de la majorité des membres du CSE régional.

L’employeur ou son représentant peut également prendre l’initiative d’une réunion extraordinaire lorsqu’il l’estime nécessaire ou si les circonstances l’exigent.

3.1.3.5 – Participation des suppléants aux réunions plénières

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-1 du Code du travail, les membres suppléants ne sont habilités à participer aux réunions du comité social et économique régional que dans la mesure où ils remplacent un membre titulaire empêché ou indisponible. Le remplacement du membre titulaire absent s’effectue dans ce cas conformément aux dispositions de l’article L. 2314-37 du Code du travail.

Il est convenu entre les parties au présent accord qu’un suppléant élu, sur la liste de chacune des organisations syndicales représentatives au sein du CSE régional, peut participer à 6 réunions par an du CSE régional, à condition qu’un titulaire de la même étiquette syndicale ait été également élu.

Le suppléant ainsi habilité à participer, sans voix consultative, à ces 6 réunions par an du comité sera désigné par l’organisation syndicale représentative.

L’organisation syndicale devra faire parvenir l’information au président du CSE Régional au plus tard 10 jours avant la réunion

Les parties conviennent que l’ensemble des suppléants élus pourront assister à la première réunion du CSE régional. Cette première réunion ne sera pas comptabilisée dans les 6 réunions citées ci-dessus.

Il est précisé que l’ensemble des suppléants sera néanmoins destinataire des convocations, ordres du jour et documents transmis aux membres titulaires. La convocation précisera que les suppléants assisteront à la réunion uniquement en cas de remplacement d’un titulaire.

3.1.3.6 – Mode de transmission des documents

Avec l’accord des membres du CSE, les documents (convocation, ordre du jour, pièces jointes ou autres éléments) seront transmis par voie électronique (email) au plus tard 8 jours avant la réunion et 3 jours en cas de circonstances exceptionnelles.

Ainsi, lors de la première réunion du CSE régional, le président de l’instance sollicitera les membres afin qu’ils communiquent chacun leur adresse mail, sur laquelle ils souhaitent recevoir les communications destinées aux membres du CSE régional. Pour garantir la bonne transmission des documents requis aux élus, ceux-ci devront avertir le président du CSE régional de tout changement d’adresse mail.

Dans le cas où un membre du CSE régional ne dispose pas d’une adresse mail aisément consultable, la remise en main propre des documents, contre décharge, sera privilégiée.

3.1.3.7 – Règlement Intérieur

L’organisation interne du CSE régional et ses modalités de fonctionnement pratiques relèvent du règlement intérieur dont se dotera le comité par le vote d’une résolution en séance, conformément à l’article L. 2315-25 du Code du travail.

3.1.3.8 – Limitation des mandats successifs

Il est rappelé que conformément aux dispositions légales, les élus du CSE régional ne pourront exercer plus de trois mandats consécutifs.

3.1.4 – Référent CSE en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes

Un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes sera désigné par le CSE régional parmi ses membres titulaires sous la forme d'une résolution adoptée selon les modalités définies à l'article L. 2315-32, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité.

3.2 – Temps nécessaire à l’exercice des fonctions des membres des CSE Régionaux

3.2.1 – Crédit d’heures mensuel individuel des membres titulaires

Chaque membre titulaire du comité social et économique bénéficie d’un crédit d’heures mensuel défini à l’article R.2314-1 du Code du travail.

Néanmoins, les organisations syndicales et la direction ont convenu de diminuer le nombre d’élus des CSE régionaux, ce qui a pour conséquence d’augmenter le nombre mensuel d’heures de délégation de chaque élu titulaire des dits CSE.

Ce nombre est rappelé dans le tableau ci-dessous :

Effectif (nombre de salariés en ETP)	Nombre de titulaires	Nombre mensuel d’heures de délégation	Total heures de délégation
CSE RAM	12	28	336
CSE PIF	12	28	336
CSE GO	10	32	320
CSE Novotel Suites	7	32	224

Le droit à heures de délégation des membres du CSE régional s’exerce dans les conditions légales. Les membres du CSE régional bénéficieront de l’annualisation et de la mutualisation des heures de délégation. Ainsi le crédit d’heure des membres du CSE régional pourra être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois sans que cela ne puisse conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heure de délégation dont il bénéficie initialement

Il est convenu que la période de 12 mois, permettant l’annualisation du crédit d’heure, est calculée sur 12 mois glissants.

De même, la répartition des heures entre les membres titulaires du CSE régional ne pourra conduire l’un d’eux à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit mensuel d’heure de délégation dont il bénéficie initialement.

En application des articles R2315-5 et R2315-6 du code du travail, en cas de cumul du crédit d’heure le représentant devra informer son employeur au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation.

3.2.2 – Temps passé en réunions plénières, ordinaires et extraordinaires, du CSE régional

Le temps passé en réunions plénières, ordinaires et extraordinaires, convoquées par l’employeur, y compris, ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation des membres du comité social et économique régional quelle que soit la durée annuelle globale de ces réunions. Ce temps passé en réunion est considéré comme temps de travail effectif et payé comme tel.

3.2.3 – Temps passé en déplacement des membres du CSE régional à l’occasion de réunions convoquées par l’employeur

Lorsque le temps de déplacement nécessaire pour se rendre à une réunion organisée à l’initiative de la Direction dépasse le temps de trajet habituel (domicile-travail), ce dépassement est considéré comme du temps de travail effectif ne s’imputant pas sur le crédit d’heure.

Afin de respecter les dispositions légales relatives à la durée de travail, notamment en matière d’amplitude horaire, de repos quotidien et hebdomadaire, le planning de travail des membres du CSE régional sera aménagé sur la période qui entoure les réunions du CSE régional convoquées par l’employeur.

Afin de se rendre aux réunions convoquées par l’employeur les membres du CSE régional devront, afin que les frais soient pris en charge par l’employeur, respecter la politique voyage applicable dans le groupe.

3.2.4 – Formations des membres du CSE régional

Les membres du CSE régional bénéficient, en application de l’article L.2315-63 du Code du travail et pour la durée de leur mandat, d’une formation économique d’une durée de cinq jours. Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-16 du Code du travail, le temps passé en formation est rémunéré comme du temps de travail effectif.

Le coût pédagogique de la formation, les frais de déplacement et d’hébergement sont pris en charge sur le budget de fonctionnement des Comités Sociaux et Economiques régionaux selon les règles et à hauteur des montants éventuellement définis par le Comité.

3.3 – Moyens et ressources des CSE Régionaux

3.3.1 – Budget de fonctionnement et budget des activités sociales et culturelles

Le CSE régional bénéficie de deux budgets l’un pour son propre fonctionnement et le second pour les œuvres sociales et culturelles.

3.3.2 – Transparences des comptes

Les comptes annuels de chaque Comité Social et Economique régional sont établis, présentés et approuvés conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables à la taille du CSE.

Le président du CSE régional, tout comme l’ensemble des membres du comité et des salariés, a accès aux archives et aux documents comptables du CSE régional conformément aux dispositions prévues dans le règlement intérieur du CSE.

3.3.3 – Transfert des budgets des hôtels changeants de périmètre régional

A l’occasion des changements de périmètres géographiques opérés dans le cadre du présent accord, il sera procédé au transfert du budget des hôtels concernés vers le nouveau CSE régional. La quote-part du budget transférable représentera la proportion du budget restant en fonction du nombre d’ETP sur l’hôtel concerné par le changement de périmètre.

3.3.4 – Transfert de budget

Le Comité Social et Economique régional décide librement de l’utilisation de ses subventions.

Dans les conditions fixées par les articles L2312-84, L2315-61 et R. 2315-31-1 du code du travail, en cas de reliquat budgétaire les membres du CSE pourront décider, par délibération, de transférer tout ou partie de cet excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement ou du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles dans la limite de 10 % de cet excédent, plafond applicable à ce jour.

3.3.5 – Local du CSE

La Direction s’engage à mettre à disposition de chaque CSE un local avec le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions.

3.4 - Les commissions santé, sécurité, conditions de travail régionales

3.4.1 – Composition et réunions plénières des commissions SSCT régionales

Dans les établissements d’au moins 100 salariés, une commission SSCT régionale sera créée et interviendra à la suite de la mise en place d’un CSE régional.

Elle sera composée de 4 membres dont 1 membre du collège agents de maîtrise/cadres, et sera présidée par l’employeur ou son représentant.

3.4.1.1 - Membre de droit aux commissions SSCT régionales

Les membres prévus par la législation en vigueur participent avec voix consultative aux réunions de la commission SSCT régional :

• Le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail ;

• L’agent de contrôle de l’inspection du travail ;

• L’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale

• Le responsable interne du service sécurité

3.4.1.2 - Secrétaire des commissions SSCT régionales

La commission SSCT régionale désigne un secrétaire parmi les membres de la commission SSCT régionale.

Cette désignation se fait par vote des membres élus de la commission SSCT régionale, présents lors de la première réunion plénière de la commission. A défaut d’autre règle décidée dans le règlement intérieur du CSE, en cas d’égalité des voix, le candidat le plus âgé est élu.

Le secrétaire aura la responsabilité d’établir en séance un compte-rendu de chaque réunion plénière, qu’il sera chargé de présenter lors de la réunion du CSE Régional consécutive à celle de la commission SSCT, afin de communiquer aux membres du CSE Régional la position de la commission SSCT sur les sujets évoqués. Le secrétaire de la commission SSCT devra communiquer le procès-verbal aux membres du CSE régional en amont de la réunion CSE.

Il transmettra également ce compte-rendu à l’employeur ou son représentant (Président de la commission SSCT régionale).

Le secrétaire de la commission SSCT régionale doit être un membre élu titulaire au CSE régional.

3.4.1.3 - Réunions plénières

La commission SSCT régionale se réunit 4 fois par an à l’initiative de l’employeur ou de son représentant (Président de la commission SSCT régionale).

Les réunions plénières sont présidées par l’employeur ou son représentant. L’employeur ou son représentant peut se faire assister par 3 personnes et de toute personne compétente sur un thème traité par la commission sans pouvoir dépasser le nombre de membres de la commission SSCT régionale présents lors de la réunion.

Le temps passé par les membres de la commission SSCT régionale en réunions plénières convoquées par l’employeur est considéré comme du temps de travail effectif, rémunéré comme tel et n’est pas déduit des crédits d’heures de délégation prévus par le présent accord.

Le temps passé par les membres de la commission SSCT régionale en réunions plénières extraordinaires de la commission SSCT régionale convoquées par l’employeur est considéré comme du temps de travail effectif, rémunéré comme tel et n’est pas déduit des crédits d’heures de délégation prévus par le présent accord, ni dans le plafond ci-dessus défini. 

Le secrétaire de la commission SSCT régionale transmettra au Président de la commission SSCT régionale la liste des points à aborder au plus tard 15 jours avant la réunion. Le Président complètera le cas échéant et enverra un récapitulatif des points à aborder et des éventuelles pièces jointes dès que possible et en tout état de cause 8 jours avant la réunion et 3 jours en cas de circonstances exceptionnelles, à l’ensemble des membres de la commission régionale.

3.4.2 – Mode de désignation et remplacement des membres des commissions SSCT régionales

Les élus titulaires au CSE régionaux désigneront en leur sein, les membres de la commission santé sécurité et conditions de travail régionale, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée prenant fin avec celle du mandat des membres élus de chaque CSE régional.

En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin. Si le partage persiste, le candidat ayant obtenu le plus de voix à l’élection du CSE régional concerné est proclamé élu.

Le vote s’effectuera à bulletin secret.

Les membres de la commission SSCT régionale peuvent être des élus titulaires ou suppléants au CSE régional. Le secrétaire de la commission SSCT doit être un membre élu titulaire au CSE régional.

Cette désignation interviendra lors de la première réunion du CSE régional suivant les élections.

A cette fin, les candidatures des élus titulaires à la commission devront parvenir au président du CSE régional, par courrier RAR, au moins 3 jours avant la date de réunion.

En cas de démission ou de départ de l’entreprise en cours de mandat d’un membre du CSE régional également membre de la commission SSCT régionale, ce dernier sera remplacé selon les mêmes règles que celle appliquées pour sa nomination.

En cas de suspension du contrat de travail de plus de trois mois, un remplacement peut être organisé, dans les mêmes conditions. Celui-ci est effectué, sous réserve de la renonciation temporaire et expresse du membre de la commission de son crédit d’heures au bénéfice de son remplaçant, pour la durée de son absence, jusqu’à son retour, ou jusqu’à ce qu’il demande à exercer de nouveau son mandat.

Il est convenu entre les parties que cette dite renonciation sera transmise par voie électronique (email) au Président de la commission SSCT régionale concernée en précisant l’identité du remplaçant.

3.4.3 – Attributions des commissions SSCT régionales

Conformément à l’article L 2315-38 du Code travail le CSE régional entend déléguer à la commission SSCT régionale plusieurs de ses attributions, à l’exception :

• du recours à un expert du CSE prévu aux articles L. 2315-94 1° et 2° du Code du Travail ;

• et des attributions consultatives du comité.

1- D’une part la commission a vocation à préparer les consultations du comité social et économique régional portant sur les sujets SSCT.

2- D’autre part la commission procède à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L. 4161-1 du Code du travail.

Elle contribue notamment à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l'adaptation et à l'aménagement des postes de travail afin de faciliter l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle.

Elle peut en outre susciter toute initiative qu'elle estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes définis à l'article L. 1142-2-1 du Code du travail.

3- Elle contribue à la prévention et à la protection de la santé physique et mentale et de la sécurité des travailleurs de l’établissement.

4- L’exercice du droit d'alerte dans les conditions prévues aux articles L. 2312-59 et L. 2312-60 du code du travail.

3.4.4 - Moyens

Les membres de la commission SSCT régionale disposeront de 5 heures de délégation mensuelle en sus de leur crédit en tant que membre du CSE régional le cas échéant.

Le droit à heures de délégation des membres de la commission SSCT régional s’exerce dans les conditions légales. Les membres bénéficieront de l’annualisation et de la mutualisation des heures de délégation. Ainsi le crédit d’heure des membres de la commission SSCT régional pourra être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois sans que cela ne puisse conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heure de délégation dont il bénéficie initialement.

Il est convenu que la période de 12 mois, permettant l’annualisation du crédit d’heure, est calculée sur 12 mois glissants.

De même, la répartition des heures entre les membres de la commission ne pourra conduire l’un d’eux à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit mensuel d’heure de délégation dont il bénéficie initialement.

En application des articles R2315-5 et R2315-6 du code du travail, en cas de cumul du crédit d’heure le représentant devra informer son employeur au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation.

La commission SSCT régionale dispose éventuellement d’un budget attribué par le CSE régional concerné.

Les frais engagés pour la commission sont alors imputés sur ce budget.

3.4.5 – Temps passé en déplacement des membres de la commission SSCT régionale à l’occasion de réunions convoquées par l’employeur

Lorsque le temps de déplacement nécessaire pour se rendre à une réunion organisée à l’initiative de la Direction dépasse le temps de trajet habituel (domicile-travail), ce dépassement est considéré comme du temps de travail effectif ne s’imputant pas sur le crédit d’heure.

Afin de respecter les dispositions légales relatives à la durée de travail, notamment en matière d’amplitude horaire, de repos quotidien et hebdomadaire, le planning de travail des membres de la SSCT régionale sera aménagé sur la période qui entoure les réunions de la SSCT régionale convoquées par l’employeur.

Afin de se rendre aux réunions convoquées par l’employeur les membres de la SSCT régionale devront, afin que les frais soient pris en charge par l’employeur, respecter la politique voyage applicable dans le groupe.

3.4.6 – Mode de transmission des documents

Avec l’accord des membres de la commission SSCT régionale, les documents (convocation, ordre du jour, pièces jointes ou autres éléments) seront transmis par voie électronique (email) sous un délai de 8 jours.

3.4.7 – Formation des membres de la commission SSCT régionale

Les membres du CSE régional bénéficient, en application de l’article L. 2315-40 du Code du travail pour la durée de leur mandat, d’une formation d’une durée d’une durée de :

• cinq jours dans les entreprises d'au moins trois cents salariés ;

• trois jours dans les entreprises de moins de trois cents salariés. 

Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-16 du Code du travail, le temps passé en formation est rémunéré comme du temps de travail.

Le financement de la formation est pris en charge par l’employeur conformément aux articles R. 2315-20 à R. 2315-22 du Code du travail.

3.5 – Les représentants de proximité

3.5.1 – Désignation

3.5.1.1 - Eligibilité au mandat de représentant de proximité

Les candidats présentés devront nécessairement être salariés de l’hôtel pour lequel un représentant de proximité est à désigner. Ils devront également remplir les conditions d’éligibilité prévues pour les membres du CSE, telles que définies par l’article L.2314-19 du Code du travail.

3.5.1.2 - Processus de désignation

Conformément à l’article L.2313-7 du Code du travail, et afin de garantir un dialogue de proximité, il est convenu entre les parties de la mise en place de représentants de proximité au sein des hôtels couverts par un comité social et économique régional.

Un représentant de proximité sera instauré dans chaque hôtel couvert par un CSE Régional (ces hôtels étant listés en annexe 1) il sera désigné en application des règles ci-dessous :

1. Membre titulaire du CSE de droit représentant de proximité de son hôtel

Il est convenu que les élus titulaires du comité social et économique bénéficieront d’un droit prioritaire à la fonction de représentant de proximité au sein de l’hôtel dont ils sont salariés.

Ainsi, chaque élu titulaire au CSE régional sera désigné de droit représentant de proximité au sein de l’hôtel dont il est salarié, dès lors qu’il sera le seul élu titulaire rattaché à cet hôtel.

Dans l’hypothèse où plusieurs élus titulaires au CSE régional seraient salariés du même hôtel, le comité social et économique sera amené à désigner l’un d’eux comme représentant de proximité.

En cas de pluralité de candidatures sur un même hôtel. Sauf désistement, la désignation se fera, à bulletin secret, à la majorité des voix des élus titulaires présents au comité social et économique régional. En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin. Si le partage persiste, le candidat ayant obtenu le plus de voix à l’élection constitutive du CSE régional est proclamé élu. En cas d’égalité, le candidat le plus âgé sera désigné représentant de proximité.

2. Membre suppléant du CSE de droit représentant de proximité de son hôtel

Après application de cette règle, et dans l’hypothèse où certains hôtels ne seraient pas représentés par un élu titulaire au comité social et économique régional, il est convenu qu’un suppléant au comité social et économique régional sera désigné de droit représentant de proximité au sein de l’hôtel dont il est salarié, dès lors qu’il est le seul membre élu au CSE régional au sein de cet hôtel.

Dans l’hypothèse où plusieurs élus suppléants au comité social et économique régional seraient salariés du même hôtel, le comité social et économique régional sera amené à désigner l’un d’eux comme représentant de proximité.

En cas de pluralité de candidatures, sauf désistement, la désignation se fera, à bulletin secret, à la majorité des voix des élus titulaires présents au comité social et économique régional. En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin. Si le partage persiste, le candidat ayant obtenu le plus de voix à l’élection constitutive du CSE régional est proclamé élu. En cas d’égalité, le candidat le plus âge sera désigné représentant de proximité.

3. Appel à candidature à des salariés non élus au CSE

Après application des deux précédentes règles, s’il était constaté que des hôtels restent non représentés soit par un élu titulaire, soit par un élu suppléant, il est convenu que le processus de désignation sera ouvert à l’ensemble des salariés de l’hôtel sur lequel un représentant de proximité reste à désigner.

En cas de pluralité de candidatures pour le siège de représentant de proximité sur un hôtel donné, la désignation se fera, à bulletin secret, à la majorité des voix des élus titulaires présents au comité social et économique régional. En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin. Si le partage persiste, le candidat le plus âge sera désigné représentant de proximité.

Il est convenu que les représentants de proximité seront désignés lors d’une ou plusieurs réunions du comité social et économique régional par les membres titulaires présents du comité social et économique régional.

Après application de l’ensemble des règles susvisées, et en cas d’absence de candidat au siège de représentant de proximité sur un hôtel, il est précisé que le siège restera vacant.

3.5.2 – Durée des mandats, perte du mandat et remplacement

3.5.2.1 - Durée des mandats

Le mandat des représentants de proximité prend effet suite à la réunion du CSE qui entérine leur désignation. Sauf en cas de perte du mandat, les représentants de proximité sont désignés pour la durée du mandat des membres du CSE régional.

Le mandat de représentant de proximité prend fin au terme des mandats des membres élus du CSE régional l’ayant désigné.

Il est précisé que les représentants de proximité ne pourront exercer plus de trois mandats consécutifs.

3.5.2.2 - Cessation anticipée du mandat de représentant de proximité et règle de remplacement

La mutation définitive du représentant de proximité en dehors de l’établissement au sein duquel il exerce ses attributions emporte la fin de son mandat, que son nouvel établissement soit rattaché ou non au même CSE régional.

En cas de cessation anticipée du mandat de représentant de proximité (départ pour une autre société du Groupe AccorInvest, mobilité définitive au sein d’un autre établissement de la SAS SIM, départ à la retraite, démission, licenciement, perte des conditions requises pour être éligible, etc.) ou de démission du mandat, le représentant de proximité sera remplacé par un autre représentant, pour la durée du mandat restant à courir jusqu’à la prochaine élection des membres du CSE régional. Il sera désigné selon les modalités prévues par l’article 3.5.1.2 du présent accord.

Il est précisé que le processus de remplacement du représentant de proximité dont le mandat s’achève dans l’une des hypothèses susvisées devra être mis en place sous trois mois.

Dès lors que la cessation anticipée du mandat interviendra moins de 6 mois avant son expiration naturelle, lié à la fin des mandats des membres du CSE régional, il est précisé que la procédure de remplacement du représentant de proximité n’aura pas à être déployée.

3.5.3 – Attributions des représentants de proximité

Les parties conviennent que le CSE régional déléguera aux représentants de proximité plusieurs de ses attributions.

Les attributions de chaque représentant de proximité, au sein de l’hôtel auquel est rattaché son mandat, sont les suivantes :

1- Présenter au directeur toute réclamation relative aux salaires, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant la protection sociale, la santé et la sécurité, ainsi que des conventions et accords applicables dans l'entreprise.

Ces réclamations peuvent être d'ordre individuel ou collectif. Dans tous les cas, les salariés conservent toujours la possibilité d'adresser eux-mêmes leurs réclamations à l'employeur.

Afin de faciliter les échanges, il sera instauré un cahier de consignation des réclamations, visant à consigner les demandes portées par le représentant de proximité. Le représentant de l’employeur, après échange avec le représentant de proximité lors d’une réunion organisée dans le cadre de l’article 3.5.4, consignera sa réponse par écrit dans ce cahier.

2- Contribuer à la promotion de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, notamment par la réalisation d’enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel.

Il est rappelé que ces enquêtes auront pour objet de cerner les causes de l’accident ou la maladie professionnelle, afin d’éviter la répétition de l’accident ou de la maladie.

L’enquête est menée par une délégation, composée du chef d’établissement, ou son représentant, et du représentant de proximité.

Une fois l’enquête terminée, un compte-rendu d’enquête est transmis à la commission SSCT régionale, qui pourra faire des propositions au CSE régional en matière de prévention des risques évalués dans le cadre du plan de prévention des risques.

La commission pourra en outre demander aux représentants de proximité toutes précisions utiles.

En l’absence de représentant de proximité désigné sur un établissement, il est précisé qu’un membre de la commission SSCT régionale pourrait être mandaté par le Comité pour effectuer les enquêtes qui seraient nécessaires suite aux accidents du travail ou maladie professionnelle constatées sur l’hôtel dépourvu de représentant de proximité.

Il est rappelé que les représentants de proximité devront être informés des accidents du travail dès leur survenance.

3- Assurer les visites d’inspections des locaux de travail

Le représentant de proximité procède à intervalle régulier à l’inspection de l’hôtel auquel il est rattaché. Cette inspection intervient 4 fois par an.

Le représentant de proximité averti au préalable le directeur d’hôtel quant à son intention de réaliser une inspection des locaux de travail, de manière que le jour de la visite soit fixé avec le directeur, qui participe à cette inspection.

Lors de ces inspections, un bureau ou une salle sera mise à la disposition du représentant de proximité, si celui-ci en fait la demande auprès du directeur de l’hôtel.

L’inspection se fera en deux temps, aucun ordre n’étant imposé par le présent accord :

• Une visite de l’hôtel sera réalisée avec le directeur de l’hôtel qui pourra être assisté éventuellement d’une ou deux personnes.

• Le représentant de proximité pourra également consulter les différents registres mis à sa disposition par le directeur de l’hôtel.

Au cours de cette visite si le représentant de proximité constate une infraction à la sécurité, il la signale au directeur de l’hôtel, et la mentionne dans le compte rendu de l’inspection qu’il rédige suite à la visite.

Le compte rendu de visite sera transmis à la commission SSCT régionale du CSE régional auquel l’hôtel est rattaché qui aura pour mission de consolider les informations reçues et de faire des propositions au CSE régional en matière de prévention des risques évalués dans le cadre du plan de prévention des risques.

La commission pourra en outre demander aux représentants de proximité toutes précisions utiles.

Ce compte rendu devra être transmis par le représentant de proximité au directeur de l’hôtel concerné au plus tard dans le mois suivant la visite de l’hôtel.

En l’absence de représentant de proximité désigné sur un établissement, il est précisé qu’un membre du CSE régional ou de la commission SSCT régionale pourrait être mandaté par le Comité pour effectuer une visite annuelle d’inspection de l’hôtel.

4- L’exercice du droit d'alerte dans les conditions prévues aux articles L. 2312-59 et L. 2312-60 du code du travail.

3.5.4 – Fonctionnement

Afin de mener à bien sa mission relative aux réclamation salariales, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant la protection sociale, la santé et la sécurité, ainsi que des conventions et accords applicables dans l’entreprise le représentant de proximité rencontrera le directeur d’hôtel lors d’une réunion fixée tous les deux mois, sur demande du représentant de proximité. La date de la réunion sera fixée par le directeur après concertation avec le représentant de proximité.

En amont de la réunion, le représentant de proximité devra transmettre au directeur une note écrite indiquant les points et questions qu’il souhaite aborder en réunion. Pour des raisons tenant au bon fonctionnement et à la préparation de ladite réunion, cette note devra être transmise au plus tard 48 heures ouvrées avant la réunion.

Suite à la réunion, les réponses apportées par la direction seront consignées dans un cahier de consignation des réclamations.

Ce cahier sera tenu à la disposition du représentant de proximité. Les collaborateurs pourront demander à le consulter.

Le temps passé à ces réunions bimestrielles n’est pas décompté du crédit d’heure dont disposent les représentants de proximité, et il constitue du temps de travail effectif.

Il est précisé que les représentants de proximité qui ne disposeraient pas d’un mandat de membre du CSE régional ne participent pas aux réunions du CSE régional.

3.5.5 - Moyens des représentants de proximité

Seuls les représentants de proximité ne disposant pas de crédit d’heure au titre de leur mandat de membre du CSE régional bénéficieront de 8 heures de délégation par mois.

Le crédit d’heure est un crédit mensuel qui ne peut faire l’objet d’un report sur le mois suivant. Par ailleurs, il s’agit d’un crédit personnel qui ne peut être partagé avec d’autres représentants du personnel.

Par ailleurs, les représentants de proximité bénéficieront d’un panneau d’affichage dédié à l’affichage de leurs communications envers les salariés.

Article 4 – CSE Central

Les dispositions ci-après se substituent aux autres accords déjà conclus sur le même thème notamment au sein du protocole d’accord sur la mise en place du comité central d’entreprise de la SNC Novotel, Mercure, Pullman France du 16 avril 1998 ainsi qu’à ses avenants n°1, 2 et 3 du 26 mai 2010, 29 juin 2011 et du 20 octobre 2017.

4.1 – Composition et fonctionnement du CSE central

4.1.1 – Composition

Compte tenu de la pluralité des CSE d’établissement, un CSE central sera mis en place.

Par dérogations aux dispositions règlementaires en la matière, le CSE central sera composé de 34 titulaires (soit 25 du collège employé et 9 du collège agent de maîtrise – cadre) et de 34 suppléants (soit 25 du collège employé et 9 du collège agent de maîtrise – cadre). Ces dispositions ne sont valables qu’en l’absence des membres suppléants aux réunions du CSEC sauf dans la mesure où ceux-ci remplacent un membre titulaire empêché ou indisponible (cf. article 4.1.3.5).

Chaque CSE d'établissement désignera un ou des membres titulaires ou suppléants au CSE central. La répartition par établissement des différentes catégories de personnel est la suivante :

	Titulaires	Suppléants
CSE d’établissement	Employé	C-AM	Employé	C-AM
CSE PIF	2	2	2	2
CSE GO	2	2	2	2
CSE RAM	3	1	3	1
CSE Novotel suites	1	1	1	1
Mercure Marseille Eurocentre	1		1
Mercure Saxe Lafayette	1		1
Mercure Montparnasse	1		1
Mercure Porte de Versailles Expo	1		1
Mercure Porte d’Orléans	1		1
Mercure la Défense V	1		1
Mercure Roissy	1			1
Mercure Montmartre	1		1
Novotel Gare de Lyon	1		1
Novotel La Défense	1		1
Novotel Paris Est	1		1
Novotel Vaugirard	1		1
Novotel Convention Wellness		1		1
Mgallery Versailles		1	1
Pullman Marseille Aéroport	1		1
Ibis Styles Bercy	1		1
Sofitel Miramar Biarritz	1		1
Site Quiberon	1	1	1	1
Novotel Thalassa Oléron	1		1

A cette fin, un vote à bulletin secret sera institué lors de la première réunion de chaque CSE (hôtel et régionaux) étant rappelé que seuls les membres titulaires disposent du droit de vote. La désignation s’effectue par scrutin uninominal à un tour. En cas d’égalité de voix, le candidat le plus âgé est désigné. Ce point sera inscrit de droit à l’ordre du jour de la 1^ère réunion du CSE.

Il est précisé que seuls peuvent être désignés comme titulaires au CSE central les membres titulaires des CSE. Les membres suppléants du CSE central peuvent être choisis parmi les membres titulaires ou suppléants des CSE.

Le résultat du vote sera consigné dans le procès-verbal de chaque CSE et affiché.

L'élection des membres du CSE central a lieu tous les quatre ans, après l'élection générale des membres des comités sociaux et économiques d'établissement.

Il est entendu que toute sortie d’un établissement du périmètre juridique de la SAS SIM, notamment du fait d’une cession, met un terme à la représentation de l’établissement concerné au sein du CSE central.

Les fonctions des membres du CSE central prennent fin par la démission, la rupture du contrat de travail, la perte des conditions requises pour être éligible, par la perte de la qualité de membre du CSE, ou encore par la mobilité au sein d’un hôtel n’entrant pas dans le périmètre du CSE au sein duquel il avait été élu . Les membres du CSE central conservent leur mandat en cas de changement de catégorie professionnelle.

Des désignations partielles devront être mises en place dès lors qu’un collège n’est plus représenté ou que la délégation des membres du CSE central est réduite de plus de la moitié des membres titulaires, sauf si ces événements interviennent moins de six mois avant la fin des mandats des membres du CSE central.

4.1.2 – Durée des mandats

Il est rappelé que la durée des mandats des élus du CSEC est de 4 ans.

Les mandats des élus du CSEC prennent fin en même temps que les mandats des élus des CSE d’établissement.

4.1.3 – Fonctionnement

4.1.3.1 – Présidence des CSEC

Le CSE central est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de trois collaborateurs qui ont une voix consultative.

4.1.3.2 – Secrétaire du CSEC

Il sera procédé à la désignation d’un secrétaire du CSE central, parmi ses membres titulaires.

Il sera assisté dans ses missions, et remplacé en cas d’empêchement ou d’indisponibilité, par un secrétaire adjoint, également désigné parmi les membres titulaires du CSE central.

4.1.3.3 – Périodicité des réunions plénières ordinaires

Le CSE central tiendra deux réunions ordinaires annuelles, organisées sur convocation de l’employeur.

4.1.3.4 – Réunions plénières extraordinaires

En dehors des réunions plénières ordinaires, une réunion extraordinaire peut être organisée à la demande de la majorité des membres du CSEC.

L’employeur ou son représentant peut également prendre l’initiative d’une réunion extraordinaire lorsqu’il l’estime nécessaire ou si les circonstances l’exigent.

4.1.3.5 – Participation des suppléants aux réunions plénières

Les membres suppléants ne sont habilités à participer aux réunions du comité social et économique central que dans la mesure où ils remplacent un membre titulaire empêché ou indisponible.

Il est précisé que l’ensemble des suppléants sera néanmoins destinataire des convocations, ordres du jour et documents transmis aux membres titulaires. La convocation précisera que les suppléants assisteront à la réunion uniquement en cas de remplacement d’un titulaire.

4.1.3.6 – Règlement Intérieur

Le CSE central détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et de ses rapports avec les salariés de l’entreprise, conformément à l’article L2316-14 du Code du travail.

4.1.3.7 – Mode de transmission des documents

Les parties conviennent que la voie électronique (email) est le mode privilégié de transmission des documents.

4.1.3.8 – Budget de fonctionnement et budget des activités sociales et culturelles

Dans les entreprises comportant plusieurs comités sociaux et économiques d'établissement, la détermination du montant global de la contribution patronale versée pour financer les activités sociales et culturelles du comité est effectuée au niveau de l'entreprise dans les conditions prévues à l'article L. 2312-81.

Les parties au présent accord conviennent de fixer la répartition de la contribution entre les comités d'établissement au prorata de la masse salariale de chaque établissement.

4.2 – Temps nécessaire à l’exercice des fonctions des membres du CSE central

4.2.1 – Réunions préparatoires

Le temps passé aux réunions préparatoires de l’instance par les membres élus du Comité Social et Economique Central, hors présence de l’employeur ou de son représentant, est imputé du crédit d’heures de délégation prévu par le présent accord.

4.2.2 – Temps passé en réunions plénières du CSE central

Le temps passé en réunions plénières, ordinaires et extraordinaires, convoquées par l’employeur, y compris aux réunions des commissions, ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation des membres du comité social et économique central quelle que soit la durée annuelle globale de ces réunions. Ce temps passé en réunion est considéré comme temps de travail effectif et payé comme tel.

4.2.3 – Temps passé en déplacement des membres du CSE central

Lorsque le temps de déplacement nécessaire pour se rendre à une réunion organisée à l’initiative de la Direction dépasse le temps de trajet habituel (domicile hôtel), ce dépassement est considéré comme du temps de travail effectif ne s’imputant pas sur le crédit d’heure.

Afin de respecter les dispositions légales relatives à la durée de travail, notamment en matière d’amplitude horaire, de repos quotidien et hebdomadaire, le planning de travail des membres du CSE central sera aménagé sur la période qui entoure les réunions du CSE central convoquées par l’employeur.

4.3 – La commission économique

4.3.1 – Composition

La commission économique sera composée de deux membres titulaires du CSEC par organisation syndicale.

4.3.2 – Désignation

La désignation des membres de la commission économique s’effectuera lors de la première réunion du CSEC suivant les élections.

4.3.3 - Réunion de la commission économique

La commission économique se réunira la veille de la réunion ordinaire du CSEC. Par conséquent, la commission aura vocation à se réunir deux fois par an.

4.4 - La commission santé, sécurité, conditions de travail centrale

4.4.1 – Composition et réunions plénières de la commission SSCT centrale

4.4.1.1 - Composition

Au regard des effectifs de la société SAS SIM une commission santé, sécurité et condition de travail est mise en place au sein du comité social et économique central.

Elle sera composée de 3 membres dont 1 membre du collège agents de maîtrise/cadre.

La création de la commission SSCT centrale interviendra à la suite de la mise en place du CSE central.

4.4.1.2 - Membre de droit à la commission SSCT centrale

Les membres prévus par la législation en vigueur participent avec voix consultative aux réunions de la commission SSCT centrale :

• Le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail ;

• L’agent de contrôle de l’inspection du travail ;

• L’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale

• Le responsable interne du service sécurité

4.4.1.3 – Secrétaire de la commission SSCT centrale

La commission SSCT centrale désigne un secrétaire parmi les membres de la commission SSCT centrale.

Cette désignation se fait par vote des membres élus de la commission SSCT centrale, présents lors de la première réunion plénière de la commission. En cas d’égalité des voix, le candidat le plus âgé est élu.

Dans la mesure du possible, ce secrétaire sera le secrétaire du CSE central.

Le secrétaire aura la responsabilité d’établir en séance un compte-rendu de chaque réunion plénière, qu’il sera chargé de présenter lors de la réunion du CSE Central consécutive à celle de la commission SSCT, afin de communiquer aux membres du CSE central la position de la commission SSCT sur les sujets évoqués.

Il transmettra également ce compte-rendu à l’employeur ou son représentant (Président de la commission SSCT centrale).

4.4.1.4 - Réunions plénières

La commission SSCT centrale se réunit, au minimum, 2 fois par an préalablement aux deux réunions ordinaires du CSE central prévues à l’article 4.1.3.3 du présent accord et à l’initiative de l’employeur ou de son représentant (Président de la commission SSCT centrale).

Elle se réunira également à chaque fois que le CSEC sera amené à émettre un avis sur des projets ayant des impacts sur la santé et/ou les conditions de travail au sein de la société SAS SIM.

Les réunions plénières sont présidées par l’employeur ou son représentant. L’employeur ou son représentant peut se faire assister par 3 personnes et toute personne compétente sur un thème traité par la commission.

Le temps passé par les membres de la commission SSCT centrale en réunions plénières convoquées par l’employeur est considéré comme du temps de travail effectif, rémunéré comme tel et n’est pas déduit des crédits d’heures de délégation prévus par le présent accord.

Le temps passé par les membres de la commission SSCT centrale en réunions plénières extraordinaires de la commission SSCT convoquées par l’employeur est considéré comme du temps de travail effectif, rémunéré comme tel et n’est pas déduit des crédits d’heures de délégation prévus par le présent accord.

Le secrétaire de la commission SSCT centrale transmettra au Président de la commission SSCT centrale la liste des points à aborder au plus tard 15 jours avant la réunion. Le Président complètera le cas échéant et enverra un récapitulatif des points à aborder et des éventuelles pièces jointes dès que possible et en tout état de cause 8 jours avant la réunion et 3 jours en cas de circonstances exceptionnelles, à l’ensemble des membres de la commission.

4.4.2 – Mode de désignation et remplacement des membres de la commission SSCT centrale

Les élus titulaires au CSE central désigneront en leur sein, les membres de la commission santé sécurité et conditions de travail centrale, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée prenant fin avec celle du mandat des membres élus du CSE central.

En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin. Si le partage persiste, le candidat le plus âgé sera proclamé élu.

Le vote s’effectuera à bulletin secret.

Les membres de la commission SSCT centrale peuvent être des élus titulaires ou suppléants au CSE central.

Le secrétaire de la commission SSCT centrale doit être un membre élu titulaire au CSEC.

Cette désignation interviendra lors de la première réunion du CSE central suivant les élections.

A cette fin, les candidatures des élus titulaires à la commission devront parvenir à la Direction des Affaires Sociales du CSE central, par courrier RAR, au moins 3 jours avant la date de réunion.

En cas de démission ou de départ de l’entreprise en cours de mandat d’un membre du CSE central également membre de la commission SSCT centrale, ce dernier sera remplacé selon les mêmes règles que celle appliquées pour sa nomination.

En cas de suspension du contrat de travail de plus de trois mois, un remplacement peut être organisé, dans les mêmes conditions. Celui-ci est effectué, sous réserve de la renonciation temporaire et expresse du membre de la commission de son crédit d’heures au bénéfice de son remplaçant, pour la durée de son absence, jusqu’à son retour, ou jusqu’à ce qu’il demande à exercer de nouveau son mandat.

Il est convenu entre les parties que cette dite renonciation sera transmise par voie électronique (email) au Président de la commission en précisant l’identité du remplaçant.

4.4.3 – Attributions de la commission SSCT centrale

Conformément à l’article L 2315-38 du Code travail le CSE central entend déléguer à la commission SSCT centrale plusieurs de ses attributions, à l’exception :

• du recours à un expert du CSE prévu aux articles L. 2315-94 1° et 2° du Code du Travail ;

• et des attributions consultatives du comité.

La commission SSCT centrale exerce ses attributions sur les domaines de la santé, de la sécurité et des conditions de travail relevant du périmètre global de la SAS SIM.

Elle a vocation à préparer les consultations du comité social et économique central portant sur les sujets SSCT.

La commission procède à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L. 4161-1 du Code du travail.

Elle contribue notamment à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l'adaptation et à l'aménagement des postes de travail afin de faciliter l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle.

Elle peut en outre susciter toute initiative qu'elle estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes définis à l'article L. 1142-2-1 du Code du travail.

4.4.4 - Moyens

La commission SSCT centrale dispose éventuellement d’un budget attribué par le CSE central.

Les frais engagés pour la commission sont alors imputés sur ce budget.

4.4.5 – Temps passé en déplacement des membres de la commission SSCT centrale à l’occasion de réunions convoquées par l’employeur

Lorsque le temps de déplacement nécessaire pour se rendre à une réunion organisée à l’initiative de la Direction dépasse le temps de trajet habituel (domicile-travail), ce dépassement est considéré comme du temps de travail effectif ne s’imputant pas sur le crédit d’heure.

Afin de respecter les dispositions légales relatives à la durée de travail, notamment en matière d’amplitude horaire, de repos quotidien et hebdomadaire, le planning de travail des membres de la SSCT centrale sera aménagé sur la période qui entoure les réunions de la SSCT centrale convoquées par l’employeur.

Afin de se rendre aux réunions convoquées par l’employeur les membres de la SSCT centrale devront, afin que les frais soient pris en charge par l’employeur, respecter la politique voyage applicable dans le groupe.

4.4.6 – Mode de transmission des documents

Les parties conviennent que la voie électronique (email) est le mode privilégié de transmission des documents.

4.4.7 – Formation des membres de la commission SSCT centrale

Les membres du CSEC bénéficient, en application de l’article L. 2315-40 du Code du travail pour la durée de leur mandat, d’une formation d’une durée de :

• cinq jours dans les entreprises d'au moins trois cents salariés ;

• trois jours dans les entreprises de moins de trois cents salariés. 

Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-16 du Code du travail, le temps passé en formation est rémunéré comme du temps de travail.

Le financement de la formation est pris en charge par l’employeur conformément aux articles R. 2315-20 à R. 2315-22 du Code du travail.

Article 5 – Dispositions finales

5.1 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la mise en place du CSE à venir et au cycle électoral en résultant.

5.2 – Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes à l’issue d’un préavis de 3 mois et par lettre recommandée avec accusé de réception adressée aux autres parties signataires et à la Direccte.

5.3 – Révision de l’accord

Chaque partie signataire ou adhérente du présent accord peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, notamment en cas d’évolution de l’encadrement législatif et réglementaire de l’objet du présent accord.

Toute demande de révision doit être notifiée par lettre avec accusé de réception aux autres parties signataires de l’accord, la notification devant préciser les dispositions visées par la demande de révision et, le cas échéant, comporter une proposition de disposition de remplacement. La négociation de révision s’engage dans un délai de trois mois maximums. Dans l’attente de l’issue de la négociation de révision, les dispositions de l’accord visées par la demande continuent à s’appliquer.

5.4 – Commission paritaire d’interprétation

Les parties conviennent d’instituer une commission d’interprétation du présent accord ayant pour rôle de donner un avis sur les difficultés d'interprétation de la présente convention et de ses avenants.

La commission est composée d’un représentant de chacune des organisations syndicales de salariés signataires du présent accord et de deux représentants de la SAS SIM. Les membres de la commission de suivi seront choisis de préférence parmi les personnalités ayant participé à l'élaboration de la convention.

La commission d’interprétation peut être saisie par l’une des organisations syndicales signataires ou par la direction. La lettre de saisine de la commission doit désigner la disposition conventionnelle appelant interprétation et les raisons justifiant la saisine. La direction devra réunir la commission nationale dans un délai maximum de 1 mois.

Lorsque la commission donnera un avis à l'unanimité des organisations représentées, le texte de cet avis, signé par les commissaires, aura la même valeur conventionnelle que les clauses du présent accord.

5.5 – Dépôt de l’accord

La direction procédera aux formalités de dépôt du présent accord conformément aux dispositions légales et réglementaires. Ainsi, l’accord sera déposé en deux exemplaires dont une version sur support électronique, auprès de la Direccte d’Evry et au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes d’Evry.

Il entrera en vigueur dès sa signature.

Fait à Evry, le 28 juin 2019, en 7 exemplaires originaux.

Pour la SAS SIM :

Pour les organisations syndicales :

L’organisation syndicale CFE-CGC,

L’organisation syndicale FO,

L’organisation syndicale CFDT,

L’organisation syndicale CGT,

Annexe 1 :

Tableau récapitulatif des hôtels composant chaque CSE régional, composant un établissement distinct

CSE GRAND OUEST (GO)
MERCURE BORDEAUX CENTRE
MERCURE LA GRANDE MOTTE
MERCURE LILLE CENTRE
MERCURE NANTES CENTRAL
MERCURE RENNES C PARLEME.
MERCURE RENNES CENTRE G.
MERCURE ROUEN CENTRE
MERCURE TOULOUSE ATRIA
MERCURE TOULOUSE ST GEORG
MERCURE TOULOUSE WILSON
NOVOTEL BORDEAUX CENTRE
NOVOTEL LILLE CENTRE GARE
NOVOTEL LILLE CENTRE GR.P
NOVOTEL ROUEN SUD
NOVOTEL TOULOUSE AEROPORT
NOVOTEL TOULOUSE CENTRE

CSE PARIS ILE DE FRANCE (PIF)
MERCURE CUSSET OPERA
MERCURE GARE DE LYON
MERCURE MASSY GARE TGV
MERCURE ORLY
MERCURE PARIS ARC TRIOMPHE ETOILE
MERCURE PARIS LA DEFENSE GRANDE ARC
MERCURE SAINT QUENTIN
NOVOTEL CERGY PONTOISE
NOVOTEL GARE MONTPARNASSE
NOVOTEL MASSY PALAISEAU
NOVOTEL ORGEVAL
NOVOTEL PARIS CHARENTON
NOVOTEL PONT DE SEVRES
NOVOTEL ROISSY
NOVOTEL RUEIL MALMAISON
NOVOTEL SACLAY
NOVOTEL ST QUENTIN

CSE RHONE-ALPES MEDITERRANEE (RAM)
MERCURE CANNES MANDELIEU
MERCURE LYON LUMIERE
MERCURE NANCY CENTRE
MERCURE NICE GRIMALDI
MERCURE NICE PROMENADE DES ANGLAIS
MERCURE STRASBOURG CENTRE
MERCURE STRASBOURG GARE
MGALLERY CARLTON LYON
MGALLERY GRAND HOTEL AIX ROI RENE
NOVOTEL AIX BEAUMANOIR
NOVOTEL AIX PONT DE L ARC
NOVOTEL ANNECY ATRIA
NOVOTEL GENEVE AEROPORT
NOVOTEL GRENOBLE CENTRE
NOVOTEL LYON GERLAND
NOVOTEL LYON NORD
NOVOTEL MARSEILLE EST
NOVOTEL MARSEILLE VX PORT
NOVOTEL METZ CENTRE
NOVOTEL NICE CAP 3000
NOVOTEL STRASBOURG CENTRE

CSE NOVOTEL SUITES
SUITE NOVOTEL CALAIS COQL
SUITE NOVOTEL CANNES
SUITE NOVOTEL CDG ROISSY
SUITE NOVOTEL LILLE EUROP
SUITE NOVOTEL MARSEI EURO
SUITE NOVOTEL MONTREUIL
SUITE NOVOTEL PTE LA CHAP
SUITE NOVOTEL RUEIL
SUITE NOVOTEL SAINT DENIS
SUITE NOVOTEL VELIZY
SUITENOVOTEL ISSY LES MOULINEAUX

Annexe 2 :

Exemple de cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique

EXEMPLE DE CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue un exemple de cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections des représentants du personnel

aux élections professionnelles de la SAS SIM

Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Relations Sociales ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

1. Fonctionnalités générales.

   1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles : représentants du personnel au Comité Social et Economique.

4. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit à la SAS SIM les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2. Scénario de vote

   5. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant de pouvoir voter

• une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• la confirmation par l’électeur du choix effectué,

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

  3. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la SAS SIM.

8. Étapes

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.

  4. Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de chaque établissement.

9. Étapes

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• La constatation de la clôture du site,

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.

  5. Dépouillement des urnes électroniques

     10. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  6. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

7. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Relations Sociales.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

8. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

9. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

1. Autres prestations à fournir

   10. Préparation de l’élection

       11. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par la Direction. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par la Direction, par établissement et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par la Direction et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• Le matricule de l’électeur,

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),

• Le collège de l’électeur,

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),

• La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres),

  12. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

  13. Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la Direction et lui-même.

14. Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique.

Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

15. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

16. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• d’un code secret qu’il est seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

17. Envoi des moyens d’authentification.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

18. Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par la Direction, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à la Direction, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

19. Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Relations Sociales de la SAS SIM au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de la SAS SIM ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

  20. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Relations Sociales de la SAS SIM un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

21. Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

11. Phase de test et de recette du système de vote électronique

    22. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le Président(e) et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

23. Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote.

  12. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Relations Sociales dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

  24. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à la Direction sur support numérique à l’issue de l’élection.

25. Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

26. Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de la SAS SIM les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;

14. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

    27. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

28. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

29. Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.