Accord d'entreprise "accord sur les moyens d'information et de communication des IRP et des OS" chez GENETHON (Siège)

Accord sur les moyens d’information et de communication des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales

Entre

L’Association GENETHON, sise 1bis, rue de l’Internationale – 91002 Évry Cedex, représentée par Monsieur , Directeur général.

Ci-après désignée « Généthon»

Et

Les membres du conseil d’entreprise

Ci-après désignées « Le conseil d’entreprise »

Préambule

Conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur, les parties signataires du présent accord ont souhaité définir les modalités d’accès et d’utilisation des technologies d’information et de communication par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel au sein de GENETHON.

L’accès à ces technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

Les outils de communication en place dans l’entreprise permettent en outre à tout salarié d’accéder librement à l’information diffusée dans l’entreprise par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel.

Les parties signataires conviennent que l'utilisation de ces moyens de communication doit se faire dans le strict respect d'une part, des dispositions légales applicables telles que celles relatives au respect de la vie privée et la loi informatique et libertés, et, d'autre part, de la charte informatique mise en place par l'entreprise.

Le présent accord révise l’accord collectif d’entreprise du 21 juillet 2008 dont les dispositions sont annulées et remplacées par celles prévues ci-après.

Article 1. Champ d’application

Cet accord bénéficie :

1. A l’ensemble des organisations syndicales, représentatives ou non, ayant constitué une section syndicale au sein de l’entreprise au sens de l’article L 2142-1 du Code du travail,

2. Aux organisations syndicales non représentatives ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise devront toutefois faire état de leur stricte dénomination statutaire dans leur communication en s’affichant comme non-représentatives dans l’entreprise, de façon à éviter toute confusion dans l’esprit des salariés.

3. A l’instance représentative du personnel étant précisé qu’au jour de la signature du présent accord, l’entreprise a mis en place un conseil d’entreprise.

Article 2. Mise à disposition d’espace de partage et de stockage de données

GENETHON met à disposition de chaque organisation syndicale et de l’instance représentative du personnel un espace informatique de partage et de stockage de données pour l’exercice exclusif de leur mandat qui respecte les normes posées par le règlement n° 2016/679, dit règlement général sur la protection des données (RGPD) en matière de sécurité et de confidentialité des données.

Article 3. Mise à disposition d’un espace dédié sur l’Intranet de GENETHON

GENETHON a mis en place un Internet qui comprend trois espaces :

1. Un espace appelé « privé » dédié aux organisations syndicales entre elles ou à destination des membres de l’instance représentative du personnel. Cet espace est accessible par un login – mot de passe personnel conformément aux dispositions du RGPD. L’accès est strictement nominatif et les accès sont autorisés par la Direction des Ressources Humaines.

2. Un espace appelé « collaboratif » qui permet d’établir des échanges entre la DRH et, pour le dossier SSE, avec la DRH et les membres du service SSE et l’Instance représentative du personnel de documents nécessaires à l’exécution de leurs mandats. Les Parties sont informées que la mise à jour de cet espace permet aux membres du Conseil d’entreprise de disposer des documents utiles à la consultation du Conseil d’entreprise conformément aux obligations posées par le code du travail. Cet espace comprend la base de données économiques et sociales.

La DRH adresse aux membres de l’instance représentative un email les informant de la mise à disposition des documents relatifs à l’information et/ou à la consultation du conseil d’entreprise visant l’ordre du jour d’une réunion convoquée par le Président et le Secrétaire de l’Instance.

De plus, cet espace collaboratif est ouvert aux salariés, dans le cadre exclusif de l’activité sociale et culturelle pour remplir des bons de commande destinés à des commandes groupées ou s’inscrire à des manifestations culturelles organisées dans ce cadre.

3. Un espace appelé « Intranet public » ou « documents à disposition » qui permet aux organisations syndicales et aux membres de l’instance représentative du personnel de communiquer à destination des salariés de l’Association.

Cet espace dédié, sur l’Intranet de l’entreprise, est consultable librement par les salariés.

Cet espace pourra être augmenté en cas de reportages photos réalisés lors des activités sociales et culturelles organisées par l’instance représentative du personnel.

Ce canal de communication peut être privilégié par les organisations syndicales ou par les membres de l’instance représentative du personnel pour remplacer les supports de communication traditionnels dévolus aux organisations syndicales (tract syndical, informations de nature syndicale diffusées sur le panneau d’affichage) et à l’instance représentative du personnel (procès-verbaux de réunions de l’instance représentative du personnel, informations diffusées habituellement sur le panneau d’affichage selon les dispositions prévues par le code du travail). Toutefois, les Parties reconnaissent que les moyens traditionnels ne sont pas supprimés et restent à la disposition des organisations syndicales et des membres de l’instance représentative du personnel si elles souhaitent y recourir.

Cet espace est exclusivement dédié à la communication d’informations syndicales ou relevant des strictes attributions de l’instance représentative du personnel. Il ne peut pas servir de support à des forums de discussions ni être utilisés pour délivrer des messages individualisés aux salariés sur leurs postes de travail.

Concernant les modalités de diffusion d’informations sur l’Intranet, chaque organisation syndicale et chaque membre de l’instance représentative du personnel désignera nominativement un « utilisateur habilité » qui transmettra à la DRH le contenu des publications qu’elle souhaite diffuser via l’Intranet de l’entreprise, en utilisant des fichiers de format protégé non modifiable non imprimable.

L’utilisateur habilité ainsi désigné mettra en ligne ces fichiers et les transmettra simultanément à l’employeur selon les règles de diffusion des communications syndicales destinées à l’affichage prévues par le code du travail.

Préalablement à la mise en ligne de documents sur l’Intranet de l’entreprise, l’auteur de la communication est tenu de vérifier qu’il dispose bien des droits de publication desdits documents.

En tout état de cause, ces trois espaces sont strictement internes à l’entreprise et ne peuvent contenir de liens vers des sites externes autres que ceux, le cas échéant, de l’union locale, de la confédération nationale et de la fédération de branche du syndicat.

Toutefois, espace appelé « Intranet public » ou « documents à disposition » peut contenir des liens vers des sites externes, dès lors que ces derniers sont en lien avec l’activité sociale et culturelle du conseil d’entreprise permettant aux salariés d’y avoir accès.

Les informations et documents obtenus par l’intermédiaire de cet outil, qui relèvent de l’information interne et qui sont la propriété exclusive de l’entreprise, ne peuvent en aucun cas être utilisés à des usages externes. Ils ne peuvent être reproduits et/ou communiqués à des tiers sans l’autorisation expresse de la direction des ressources humaines et leurs contenus ne peuvent être divulgués.

Les communications faites au sein de l’entreprise par l’intermédiaire de l’Intranet, quel que soit l’espace utilisé, doivent intervenir dans le respect des règles régissant son utilisation, telles que prévues par le Règlement intérieur et la Charte relative à l’utilisation des ressources informatiques.

GENETHON s’engage à paramétrer l’Intranet de façon à garantir l’intégrité, la sécurité et la confidentialité des données qui seront échangées sur cet Intranet quel que soient les espaces conformément aux dispositions posées par le RGPD en matière de sécurité, d’intégrité et de confidentialité des données.

Article 4. Maintenance des espaces dédiés sur l’Intranet de GENETHON

Les espaces mis à disposition des organisations syndicales et des instances représentatives du personnel font l’objet des mêmes conditions de maintenance informatique que l’ensemble du site Intranet de GENETHON.

Article 5. La Communication par la messagerie électronique (e-mail) de GENETHON

Les communications faites au sein de l’entreprise par l’intermédiaire de l’e-mail doivent intervenir dans le respect des règles régissant son utilisation, telles que prévues par le Règlement intérieur et la Charte Informatique incluant les dispositions spécifiques relatives à l’utilisation des ressources informatiques.

Chaque organisation syndicale, l’instance représentative du personnel et les commissions de l’instance représentative du personnel bénéficient d'une adresse électronique spécifique.

Cette adresse e-mail spécifique permet:

• à chaque organisation syndicale de communiquer, dans ce cadre, avec les autres organisations syndicales ;

• à chaque membre de l’instance représentative du personnel de communiquer avec les autres membres de l’instance représentative du personnel ;

• et enfin à chaque organisation syndicale ou à chaque membre de l’instance représentative du personne de communiquer avec la direction des ressources humaines.

L'usage de cette adresse de messagerie électronique peut se faire depuis le poste informatique du local syndical ou encore depuis l’ordinateur mis à la disposition des organisations syndicales ou des membres du Conseil d’entreprise via un accès sécurisé spécifique.

La diffusion collective d’informations par le moyen de la messagerie électronique vers les e-mails professionnels des salariés de GENETHON par les organisations syndicales et les membres de l’instance représentative du personnel n’est pas autorisée sauf dans les cas suivants :

• Diffusion d’informations à l’ensemble du personnel sur les activités sociales et culturelles de l’instance représentative du personnel ;

• Communication sur les dates de réunion de l’instance représentative du personnel avec la Direction

• Information sur la mise en ligne des PV de réunions à cette instance.

Les organisations syndicales et les membres de l’instance présentative du personnel s’engagent également à préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message et toute communication ultérieure qui pourrait leur être envoyée sur leur mail professionnel. Pour cela, ils s’engagent à faire apparaître dans le corps du mail une mention leur permettant d’exercer ce droit. Le principe de « chaîne », c'est-à-dire « la diffusion collective démultipliée par le biais du receveur d'informations », est systématiquement interdit et strictement sanctionné. Ainsi, la réponse adressée à un salarié « ne pourra être qu'individuelle ».

Il est convenu que ces messages ont un caractère confidentiel entre les parties. L'utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales ou par les membres de l’instance représentative du personnel doit rester compatible avec le maintien de la fluidité nécessaire au bon fonctionnement du réseau informatique.

Les envois individuels et collectifs de tracts aux salariés par la messagerie ne sont pas autorisés. Ces tracts sont disponibles sur le site de l'organisation syndicale ou de l’instance représentative du personnel ou encore sur l’espace « Intranet public ».

Les organisations syndicales et les membres de l’instance présentative du personnel s’engagent à ne pas utiliser la messagerie électronique pour toute communication ayant un caractère revendicatif ou de nature à troubler l’ordre de l’entreprise.

Article 6. Réseau social – « Teams » de Microsoft

Les communications faites au sein de l’entreprise doivent intervenir dans le respect des règles régissant son utilisation, telles que prévues par le Règlement intérieur et la Charte informatique incluant et les dispositions spécifiques relatives à l’utilisation des ressources informatiques.

Dans le cadre de l’utilisation des outils Microsoft et notamment Teams via le réseau informatique de l’Association, les Parties reconnaissent que l’utilisation de cet outil est uniquement faite à des fins professionnelles. L’utilisation de Teams est également acceptée pour permettre aux organisations syndicales ou aux membres de l’instance présentative du personnel de se réunir entre eux.

Article 7. Règles à respecter à l’occasion de toute communication faite via les outils numériques mis à disposition par GENETHON

L’utilisation par les organisations syndicales et les membres de l’instance représentative du personnel des outils numériques mis à leur disposition (Intranet, messagerie électronique, TEAMS) doit satisfaire l’ensemble des conditions suivantes:

• Etre compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’entreprise conformément aux dispositions prévues dans l’annexe du règlement Intérieur relative à l’utilisation des ressources informatiques ;

• Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise ; à cet effet, les Parties sont informées que des dispositions sont en cours de réflexion quant à l’utilisation de la bande passante informatique. Dès lors, les organisations syndicales et les membres de l’Instance représentative du personnel s’engagent à respecter les normes futures qui seront décidées pour l’ensemble de l’Association.

• Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message dont les modalités devront être prévues dans les mails envoyés à leur attention par les organisations syndicales et les membres de l’instance représentative du personnel.

Le contenu des informations transmises via ces canaux de communication dématérialisés reste en outre soumis aux dispositions de la Loi du 29 juillet 1881 relative à la liberté de la presse et ne doit donc pas contenir d’injures, de diffamations, provocation à la discrimination et à la haine raciale, l’apologie de crimes de guerre, crimes contre l’humanité, crimes ou délit de collaboration avec l’ennemi, d’actes de terrorisme, les propos discriminatoires à caractère sexiste ou homophobe, les fausses nouvelles.

Ce contenu doit également respecter la vie privée des personnes, notamment la confidentialité des échanges ainsi que le droit à l’image.

En tout état de cause, ce contenu doit être conforme à la mission de son auteur et contenir exclusivement soit des informations de nature syndicale s’il émane d’une organisation syndicale soit des informations relevant des missions de l’institution représentative du personnel concernée.

Dès lors, les informations diffusées ne peuvent présenter un caractère politique manifestement étranger à l’exercice de l’activité syndicale et des compétences d’attribution de l’instance représentative du personnel.

Qu’il soit représentant du personnel et/ou représentant syndical, l’auteur du contenu diffusé via les outils numériques mis à disposition par GENETHON est tenu :

• Au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication ;

• A une obligation de discrétion à l'égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur.

L’utilisation du logo de GENETHON dans le cadre de ces communications n’est pas autorisée.

GENETHON ne saurait être tenu responsable des violations aux règles prévues dans le présent accord. GENETHON se réserve le droit d’interdire ou de faire cesser la diffusion d’un contenu contrevenant l’une ou plusieurs de ces règles.

Article 8. Utilisation litigieuse ou abusive des outils de communication et d’information

Tout litige sur le contenu ou sur la forme des documents publiés sous forme électronique via l’Internet, la messagerie électronique, Teams ou tout autre outil à venir, est porté à la connaissance des délégués syndicaux de l’Association ou à la connaissance de l’instance représentative du personnel qui devra se réunir dans les plus brefs délais, pour être réglé le plus rapidement possible.

Toute utilisation abusive ou non conforme aux dispositions du présent accord et de tout accord au niveau de l’Association où les faits se seront déroulés fera l'objet d'un examen qui pourra conduire à un rappel à l'ordre par la direction des ressources humaines ou, en cas de récidive à une fermeture immédiate de l'accès au site et aux moyens de communication confiés à l'organisation syndicale ou à l’instance représentative du personnel.

Article 9. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 10. Notification

Conformément à l’article L 2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des membres du Conseil d’entreprise puis mis en ligne sur le site intranet de GENETHON.

Article 11. Révision et dénonciation

Article 11.1 Révision

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales prévues par les articles L.2261-7-1 et suivants du code du travail.

Article 11.2 Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois dans les conditions prévues à l’article L.2261-9 et suivants du code du travail.

Article 12. Entrée en vigueur - Publicité

Cet accord sera déposé :

- auprès de la DIRECCTE dans le ressort de laquelle il a été conclu selon les modalités prévues aux articles D.2231-4 et D.2231-7 du code du travail. Il sera déposé sur la plate-forme « TéléAccords », sous forme dématérialisée (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

- au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes d’Evry.

Une version anonyme de cet accord sera publiée sur la base de données nationale (legifrance.fr) conformément à l’article L2231-5-1 du Code du travail.

Le présent accord entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt.

Fait à Evry le 8 février 2021

Pour GENETHON, Monsieur , Directeur Général	Les membres du Conseil d’entreprise,