Accord d'entreprise "ACCORD MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DE LA DELEGATION CSE" chez AXA PRIVATE EQUITY - ARDIAN FRANCE (Siège)

VAVAaccord relatif à la mise en place du vote electronique POUR LES ELECTIONS de la délégation du personnel au Comité social et économique

ENTRE :

La société ARDIAN France, dont le siège social est situé 20 place Vendôme – 75001 Paris, société anonyme à Directoire et Conseil de Surveillance immatriculée au RCS de PARIS, sous le numéro 403 201 882, représentée par XXXXXXXX XXXXXXXXXXX en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines

Ci-après dénommée « l’Entreprise », d’une part,

ET :

Le syndicat CFDT, représenté par XXXXXXX XXXXXXX en sa qualité de déléguée syndicale.

D’autre part.

PREAMBULE

Les dispositions de l’article L. 2314-26 du code du travail, modifié par l’Ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, autorisent le recours au vote électronique pour les élections de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les articles R. 2314-5 et suivants du code du travail issus du Décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les parties signataires du présent accord ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections de la délégation du personnel au Comité Social et Economique en vue d’améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, et permettre notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés dans un délai réduit,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

IL A ÉTÉ EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :

1. Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux suivants du droit électoral :

• la sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

• le secret et l’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote en toute indépendance et sans pression extérieure,

• la publicité du scrutin.

2. Objet et champ d’application de l’Accord

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral afférent à ce scrutin.

Le protocole d’accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) ayant la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles.

Il concerne les élections de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

3. Définition et choix du moyen de vote électronique

La mise en place du vote électronique est exclusive du vote à bulletin secret sous enveloppe.

4. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire externe choisi par l’employeur.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail modifiés par le Décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes éventuellement chargées par le Prestataire de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral et s’engage à respecter le cahier des charges annexé au présent accord, en application de l’article R2314-6 du Code du travail.

2. Expertise indépendante

Lors de la conception initiale du système utilisé et à chaque fois qu’il est procédé à une modification de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail, à savoir notamment :

- l’existence d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R2314-5 et suivants ;

- la confidentialité et la sécurité du dispositif ;

- l’accessibilité aux données et la présence de fichiers dédiés ;

- les scellements du dispositif.

Le Rapport de l’expert doit être tenu à la disposition de la CNIL en application de l’article R2314-9.

Les prescriptions de ces mêmes articles s’imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

3. Traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel recueillies dans le cadre de la mise en place du vote électronique seront collectées et traitées conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

  5. Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les membres de la délégation du personnel et les membres des bureaux de vote (président et deux assesseurs) bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

5. Déroulement des opérations de vote

   6. Établissement des fichiers d’électeurs et de candidats

La liste des électeurs établie par la Direction est transmise au prestataire qui en assure le traitement afin de l’intégrer au sein du système de vote électronique.

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi transmises à la Direction par les organisations syndicales et les salariés sont effectués dans les mêmes conditions.

7. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, le nombre de collèges et la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

8. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel poste, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Un lien vers le site de vote sécurisé sera adressé par e-mail à l’ensemble des salariés.

La cellule d’assistance technique prévue à l’article 4.4. sera accessible aux électeurs pendant l’ouverture du scrutin.

Compte tenu du recours au vote électronique, les périodes d’ouverture du scrutin électronique seront augmentées au-delà du temps de travail, de sorte que le scrutin sera ouvert 24h/24 sur un jour donné ou plusieurs journées.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral du jour, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

9. Déroulement des opérations de vote –accès au serveur de vote électronique.

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électroniques devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 1 Mo).

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères, la couleur et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. Néanmoins la fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

10. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

Lorsqu’il accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois au serveur de vote. Néanmoins il ne pourra exprimer qu’un seul vote par scrutin. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

6. Clôture et résultats

   11. Clôture

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

12. Décompte et attribution des sièges

Une fois le scrutin clôturé, le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président et ses deux assesseurs génèrent chacun une clé de chiffrement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ».  

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

13. Délai de recours et destruction des données

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant, le prestataire, procède à la destruction des fichiers support.

7. Sécurité et confidentialité

   14. Garanties de confidentialité, sincérité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Les parties rappellent que le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification, en application de l’article R2314-6.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique », en application de l’article R2314-7.

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales et a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Il est rappelé que le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le système de vote électronique est également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

15. Dispositif de secours

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

8. Dispositions finales

   16. Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Les parties conviennent d’assurer le suivi d’application du présent accord à chaque scrutin électoral.

17. Révision - Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail après information aux parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un préavis de 3 mois.

Il pourra, le cas échéant, être révisé en cours d’exécution par avenant, par les personnes habilitées en application de l’article L.2261-7-1 et dans le respect des conditions de dépôt précisées à l’article L.2261-8 du Code du travail.

18. Dépôt - Publicité

Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires.

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires, dont l’un sur support électronique, à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) compétente et au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Il sera mis à disposition du personnel auprès de la Direction et mis en ligne sur le site intranet dédié de l’entreprise.

Enfin, le présent accord sera publié en ligne, sur une base de données nationale, conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Paris, le 10 septembre 2018.

En 3 exemplaires

Pour la société ARDIAN France*
XXXXXXX XXXXXXXX

Directeur des Ressources Humaines

Pour l’organisation syndicale CFDT*

XXXXXXX XXXXXXXX

Déléguée Syndical

(*) Parapher chaque page et faire précéder la signature de la mention manuscrite « Lu et approuvé, bon pour accord »

VA