Accord d'entreprise "ACCORD SUR L'ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE" chez PROCIVIS OUEST SERVICES

ACCORD SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

L’UES PROCIVIS OUEST, reconnue par jugement devenu définitif et ayant de ce fait autorité de la chose jugée, du Tribunal d’Instance d’ANGERS, du 18 mai 2010, et ayant fait l’objet en dernier lieu d’un avenant confirmant son périmètre par accord collectif entre l’ensemble des entités intéressées en date du 19 mars 2019, régulièrement déposé,

Représentée par PROCIVIS OUEST SERVICES, Groupement d’Intérêt Economique au capital de 1 500 euros, dont le siège social est situé 14-16 place Mendès France à ANGERS (49000), immatriculé auprès du Registre du Commerce et des Sociétés d’ANGERS sous le numéro 403.328.842

ci-après désigné « l’UES»,

d’une part,

ET :

L’organisation syndicale nationale représentative au sein de l’UES Procivis Ouest - La CFTC

ci-après désignées le « Syndicat »,

d’autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’UES, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote: identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• S’assurer de l’unicité du vote: impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique : exercice du droit de vote sans pression extérieure,

• Permettre la publicité du scrutin.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés des structures et entités membres de l’UES telle qu’elle ressort du périmètre acté par l’accord collectif du 19.03.19 précité  (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’UES) appelés à voter aux élections des membres des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Parallèlement au présent accord, l’UES invitera les organisations syndicales représentatives et celles intéressées à négocier et signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections. Il est dès lors précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres du Comité Social et Economique au sein du périmètre de l’UES, en ce compris les éventuelles élections partielles qui viendraient à être organisées en cours de mandat.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir pour la première fois au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

A cet effet, le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’UES prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. En outre, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits et le prestataire devra s’y engager et en justifier à l’UES

En cas de contestation des élections, ces pièces seront tenues à la disposition du juge, le prestataire devant s’y engager (Arrêté SOCT0751067A du 25-4-2007 art. 5).

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Le prestataire s’engagera à apporter les solutions techniques pour y remédier. Si des données personnelles des électeurs ont été à l’occasion de ce dysfonctionnement ou de cette attaque, de manière accidentelle ou illicite, détruites, perdues, altérées, divulguées ou s’il a été constaté un accès non autorisé à des données, le prestataire devra prévenir l’UES et le bureau de vote ; il devra, en outre, signaler cette situation de violation de données personnelles à la CNIL dans les 72 heures en ligne via le site internet de la CNIL et en justifier auprès de l’UES et du bureau de vote. L’UES devra de son côté en informer les représentants du personnel, le délégué syndical et les salariés.

5. Expertise indépendante et formalités de déclaration au registre

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'UES ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au registre de traitement des données personnelles.

6. Gestion des données à caractère personnel et RGPD

Sur ce point, il est rappelé que l’UES est le responsable de traitement des données à caractère personnel des salariés de ses membres, notamment dans le cadre des élections professionnelles, et ce dans le cadre des dispositions de l’article 24 du Règlement général de protection des données personnelles 2016/679 (RGPD).

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par les dispositions légales et réglementaires en vigueur, à savoir, à ce jour, la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, modifiée en dernier lieu par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018, et le règlement européen n° 2016/679.

Dans le cadre du recours à un prestataire pour la mise en œuvre du vote électronique, des données personnelles seront transférées à celui-ci, imposant que ledit prestataire s’engage à respecter la réglementation den matière de protection des données personnelles, et notamment les dispositions de l’article 14 du RGPD.

Par suite, le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences légales et réglementaires en vigueur, à savoir, à ce jour, celles du règlement européen n° 2016/679, et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Conformément aux dispositions légales, les salariés utilisateurs du système de vote électronique pourront faire valoir leur droit d’accès, de rectification, d’opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire qui devra s’engager en ce sens, et en justifiant de leur identité.

7. Information et formation

L’UES met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel, le délégué syndical, et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

4. Déroulement des opérations de vote

   8. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’UES et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

A cet effet, les Parties signataires précisent que les dispositions du présent accord ne pourront être dérogées par le ou les protocoles préélectoraux.

9. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel connecté à Internet en se connectant au site de vote (PC, Smartphone, tablette…).

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

10. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

11. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections, selon un mode de transmission sécurisé :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral). Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. Son choix entre les listes de candidats devra apparaître clairement à l'écran et pourra être modifié avant validation, laquelle rendra le vote définitif et empêchera toute modification. La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver (Arrêté SOCT0751067A du 25-4-2007 art. 6).

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

12. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

13. Opérations de dépouillement

Le Prestataire choisi devra s’engager à ce que Le dépouillement et le décompte des voix soient réalisés conformément aux conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

5. Durée, dépôt et publicité de l’accord

   14. Section 5.01 Durée, Révision et Dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée du protocole d’accord pré-électoral, lié aux prochaines élections professionnelles. Il prendra effet à compter du lendemain de son dépôt et pour une durée de 4 ans correspondant au mandat des élus du CSE, couvrant ainsi toutes élections partielles susceptibles d’intervenir en cours de mandat.

15. Publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure Téléaccords : https://wwwteleaccords.travail-emploi.gouv.fr; il sera également déposé auprès des services de la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la formation professionnelle d’Angers et un exemplaire au secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes d’ANGERS. Cet accord figurera sur les tableaux d’affichage et une copie sera remise au représentant syndical et aux représentants du personnel.

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Changé, le 24/04/2019