Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au vote électronique société Sanofi-aventis France" chez SANOFI-AVENTIS FRANCE (Siège)

Accord d’entreprise relatif au Vote Electronique

Société Sanofi-aventis France

ENTRE :

La Société sanofi-aventis France (ci-après dénommée « l’entreprise »), représentée par , en qualité de Directeur des Affaires Sociales Sanofi- aventis France, dûment mandatée et habilitée,

D’une part,

ET :

Les Organisations syndicales de salariés qui ont fait preuve de leur représentativité dans le champ d’application de l’accord :

CFDT, représentée par ,

Dûment mandatée et habilitée,

CFE-CGC, représentée par ,

Dument mandaté et habilité,

CGT, représentée par ,

Dûment mandatée et habilitée,

PHARMACADRES, représentée par ,

Dûment mandaté et habilité,

UNSA, représentée par ,

Dûment mandaté et habilité,

USAPIE, représentée par ,

Dûment mandaté et habilité,

D’autre part,

Préambule 

Dans le cadre des élections professionnelles du Comité social et économique, les parties signataires ont souhaité mettre en place le vote électronique.

Le vote électronique s’inscrit dans le cadre du dispositif de la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les élections seront organisées au sein de l’entreprise par un prestataire spécialisé dans les technologies internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet.

Cette société spécialisée se verra confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions règlementaires.

Le système du vote électronique et les outils mis en place à cet effet assurent la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le présent accord d’entreprise précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales dans le cadre du recours au vote électronique pouvant désormais être privilégié par rapport à d’autres modalités applicables.

Article 1 – Modalités d’organisation des opérations

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le calendrier, la définition des collèges, le nombre de sièges et leur répartition entre les collèges, les critères des électeurs et des éligibles, l’établissement et l’affichage des listes électorales, le dépôt des candidatures, la propagande électorale, la constitution des bureaux de vote.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion de l’accord d’entreprise relatif au vote électronique, ainsi que l’entreprise prestataire spécialisée choisie.

L’entreprise prestataire spécialisée choisie présentera aux Organisations syndicales le site de vote et ses modalités. Elle répondra aux questions relatives aux modalités du vote électronique.

Elle mettra également mis à la disposition des Organisations syndicales des codes d’accès à un site internet de démonstration.

Article 1.1 : Etablissement des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant coordonnées ;

• pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats, membres de la DRH, candidats au second tour (dans l’hypothèse où un second tour aurait lieu) ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, membres de la DRH, candidats au second tour (dans l’hypothèse où un second tour aurait lieu) ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, membres de la DRH, candidats au second tour (dans l’hypothèse où un second tour aurait lieu) ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou membres de la DRH, candidats au second tour (dans l’hypothèse où un second tour aurait lieu), le Centre de traitement des élections professionnelles( CTEP via l’envoi des PV) .

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des autorités administratives et judiciaires compétentes ainsi qu’aux différentes parties concernées.

Article 1.2 : Modalités de diffusion de la propagande électorale

A l’occasion du vote électronique, les Organisations syndicales présentant une liste de candidats (ou les candidats sans étiquette syndicale qui se présenteraient au second tour dans l’hypothèse où celui-ci aurait lieu) auront la possibilité, selon les modalités arrêtées dans le protocole d’accord préélectoral, de diffuser leurs tracts.

Le nombre et le rythme de diffusion des tracts seront fixés par l’accord de l’entreprise ou selon des modalités spécifiques fixées dans le protocole préélectoral.

Par ailleurs, les Organisations syndicales présentant une liste (et/ou des candidats sans étiquette syndicale qui se présenteraient au second tour dans l’hypothèse où celui-ci aurait lieu) pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines, dans des délais fixés par le protocole d’accord pré-électoral, « leur profession de foi » sous forme informatique (PDF de 3 Mo maximum), pour qu’elle soit mise en ligne sur le site vote électronique avec leur logo fourni au format adapté (GIF ou JPEG).

1.3 : Bulletins de vote

L’entreprise prestataire spécialisée assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Elle prend également en charge la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre précisé dans le protocole d’accord préélectoral.

Un module spécifique supplémentaire est intégré au site de vote. Il s’agit d’une page intermédiaire, sur laquelle s’affichent simultanément les logos de toutes listes candidates. Cette page constitue un passage obligatoire avant l’accès au vote.

L’écran permet également l’accès aux « professions de foi » (en plus de la diffusion des tracts prévue ci-dessus) des Organisations syndicales ou des candidats au second tour le cas échéant, qui les auront fournies dans les conditions prévues par le protocole d’accord préélectoral.

Enfin, l’entreprise prestataire spécialisée s’assurera que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes (tels que définis dans le protocole d’accord préélectoral), afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre.

Article 2 – Déroulement des opérations de vote

Afin de faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, une notice explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne sera envoyée par courrier électronique ou, le cas échéant, par courrier postal aux électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Cette notice sera envoyée à la date choisie dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 2.1 : Modalités des élections

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections se dérouleront sur une période de plusieurs jours, et avec des modalités à définir dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les salariés seront informés par courriel de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote (avec rappel du lien du site de vote Elections SAF dans le mail).

Par ailleurs, à tout moment pendant la période de vote et en concertation avec les Organisations syndicales, la DRH pourra envoyer un courriel à l’ensemble des salariés pour les inciter à prendre part aux élections afin d’augmenter le taux de participation. Une communication complémentaire sera également prévue par un message d’actualité publié sur l’intranet de l’entreprise.

Article 2.2 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur se verra attribuer, par courrier électronique et par courrier postal, un code identifiant généré de manière aléatoire par l’entreprise prestataire spécialisée ainsi qu’un mot de passe : ces paramètres de connexion seront communiqués aux électeurs selon des modalités déterminées par la Direction en accord avec les Organisations syndicales. La date d’envoi des codes identifiants sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de satisfaire aux nouvelles recommandations de la CNIL, chaque électeur se verra également attribuer un code secret, qui ne sera pas envoyé par courrier avec les codes susmentionnés.

Seule l’entreprise prestataire spécialisée aura connaissance des identifiants, des mots de passe et des codes secrets. L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant, du mot de passe et du code secret. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code identifiant et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par l’entreprise prestataire spécialisée.

Une fois connecté, pour une meilleure visualisation des listes des candidats, un message sur la page d’accueil précisera à l’électeur que :

• Il peut se mettre en mode plein écran en appuyant sur la touche F11 ;

• Il peut se mettre en mode portrait sur un iPad.

L’électeur se verra ensuite présenter les bulletins de vote correspondants à son collège pour l’élection des membres titulaires et suppléants du Comité Social et économique.

A la fin de chaque vote, le système confirme que le vote a bien été effectué. Une fois que l’électeur a voté, il reçoit un accusé de réception qui peut être imprimé et/ou enregistré.

Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre le représentant désigné par la DRH afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Article 2.3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, et tel que le prévoit le système de vote mis en place et breveté par l’entreprise prestataire choisie, Election-Europe, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 2.4 : Dépouillement des bulletins de vote électronique

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote. Les opérations de dépouillement se dérouleront sur le site de CSVB.

Les membres du bureau de vote éditeront les procès-verbaux et proclameront les résultats.

Les données seront conservées cryptées par l’entreprise prestataire spécialisée pendant les quinze jours suivant la proclamation des résultats.

En cas de contestation, ces données seront conservées jusqu’à la fin de la procédure.

Article 3 – Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour l’organisation des élections professionnelles prévues dans le cadre de la mise en place du Comité social et économique de sanofi-aventis France .

Les parties décideront en temps utile de se rencontrer pour se déterminer à nouveau sur le principe du recours au vote électronique.

Article 4 – Dépôt et publicité de l’accord

Conformément aux dispositions des articles L. 2231-5, L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord est conclu à durée indéterminée et sera notifié à l’ensemble des Organisations syndicales représentatives dans le champ d’application de cet accord et déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi, ainsi qu’au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Fait à Gentilly, le 8 octobre 2019

Pour la Société sanofi-aventis France : , Directeur des Affaires Sociales

Pour les Organisations Syndicales : CFDT, représentée par CFE-CGC, représentée par CGT, représentée par PHARMACADRES, représentée par UNSA, représentée par USAPIE, représentée par