Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE SANOFI-AVENTIS GROUPE EN 2018" chez SANOFI-AVENTIS GROUPE (Siège)

Accord sur le vote électronique

pour les élections du Comité Social et économique

de sanofi-aventis groupe en 2018

Entre :

La société sanofi-aventis groupe, société anonyme au capital de 76 493 456 euros, inscrite au Registre du Commerce de Paris sous le n° 403 335 938 et dont le siège se trouve 54, rue La Boétie - 75414 Paris Cedex 8,

représentée par Directeur Relations Sociales, dûment mandatée,

d’une part,

Et :

Les Organisations Syndicales Représentatives suivantes :

d’autre part,

CFDT, représentée par

CFE-CGC, représentée par

CFTC, représentée par

FO, représentée par

Il a été convenu ce qui suit, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité social et économique de sanofi-aventis groupe en 2018 :

Préambule

La société sanofi-aventis groupe a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La société sanofi-aventis groupe a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et a décidé de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 alinéa 2 et R2324-4 alinéa 2 du Code du Travail.

Les modalités du vote électronique sont définies par le décret 2016-1976 du 5 décembre 2016 (en annexe).

Cet accord précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales (articles R2314-16 et R2324-12 du code du travail).

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (articles R2314-9 et R2324-5).

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement, de déchiffrement et de l’urne, ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (articles R2314-10 alinéa 1 et R2324-6 alinéa 1 du code du travail).

Avec les organisations syndicales et après en avoir vérifié la fiabilité, il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

1. ARTICLE 1 : modalités d’organisation des opérations

Dans le cadre de ces élections un protocole pré-électoral sera négocié, définissant notamment le calendrier, les collèges, le nombre de sièges et leur répartition entre les collèges, les critères des électeurs et des éligibles, l’établissement et la mise à disposition des listes électorales, le dépôt des candidatures, la propagande électorale, la constitution des bureaux de vote, le calcul et la publication des résultats.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne par sanofi-aventis et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction après consultation des organisations syndicales.

1.1 Etablissement des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom et prénom des électeurs, date d’entrée dans l’entreprise, collège ;

• Pour le fichier des électeurs : nom, prénom, collège, moyen d’authentification, adresse mail Groupe et adresse postale du domicile ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom et prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance ;

• Pour la liste des résultats : nom et prénom des candidats, mention « élu » ou « non élu », voix obtenues, appartenance syndicale, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : services exploitation de sites pour l’affichage, délégués syndicaux centraux et représentant de section syndicale ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, direction relations sociales sag, les organisations syndicales (deux délégués syndicaux par organisation syndicale représentative et un représentant de section syndicale dûment désignés) ;

• Pour les listes des candidats : électeurs (par messagerie), services d’exploitation de site pour la mise à disposition, délégués syndicaux centraux SAG et représentant de section syndicale, candidats libres au cas échéant (2^nd tour) ;

• Pour les listes des résultats : électeurs (par messagerie), services d’exploitation de site pour l’affichage, services du ministère chargé de l’emploi, délégués syndicaux centraux et représentant de section syndicale, candidats libres au cas échéant (2^nd tour).

1.2 Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les salariés seront informés par mail de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs, par la Direction, pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

1.3 Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes (maxi 5Mo).

Les listes seront présentées sur une seule et même page par ordre alphabétique du sigle syndical : CFDT, CFE-CGC, CFTC, CGT, FO.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

3. ARTICLE 2 : déroulement des opérations de vote

Pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi de 9h30 à 17h30 -, un représentant désigné de la DRH - par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

En cas de perte de code le salarié aura la possibilité de se le faire envoyer à nouveau par e-mail ou par SMS par le prestataire, au plus tôt.

2.1 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple et par mail spécifié privé et confidentiel un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe.

Pour sécuriser tant l’envoi postal que l’envoi par mail des codes de vote, un troisième critère de challenge composé des deux chiffres du jour et du mois de naissance sera demandé, lors de l’authentification de l’électeur. Ce troisième code ne sera pas présent, ni dans les courriers postaux, ni dans les mails, ceci afin de garantir la sécurisation des envois de codes.

Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté, pour l’élection tant des membres du Comité d’Entreprise que l’élection des Délégués du Personnel et pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondants. Au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à quatre votes distincts.

2.2 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-10-2 et R2324-6-2 du Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Deux délégués syndicaux par organisation syndicale représentative et un représentant de section syndicale spécifiquement désignés à cet effet, pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.

2.3 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôle la fermeture du scrutin (article R2321-18 et R2324-14 du Code du Travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les administrateurs de chaque Bureau de Vote (Président, Assesseurs).

Les membres du Bureau de Vote, obligatoirement électeurs, éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

ARTICLE 3 : diffusion de l’accord

Cet accord sera affiché et diffusé sur le site intranet de la Direction Relations sociales sag dans les 2 jours suivant la dernière signature.

ARTICLE 4 : durée et dépôt de l’accord

Cet accord est conclu pour une durée indéterminée. Conformément aux dispositions des articles L. 2231-5 et suivants, D. 2231-2 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans sanofi-aventis groupe et déposé auprès de la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle de Paris ainsi qu’auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Fait à Paris, le

Pour la société sanofi-aventis groupe :

Directeur Relations Sociales sag

Pour les Organisations Syndicales représentatives :

CFDT, représentée par

CFE-CGC, représentée par

CFTC, représentée par

FO, représentée