ACCORD SUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE CD SUD

Entre :

La société CD SUD,

dont le siège social est situé 1 rue Albert Cohen 13322 Marseille, cedex 16, représentée par ….en qualité de dirigeant et dûment habilité à la signature des présentes,

D’une part,

Et

Les membres de la Délégation Unique du Personnel,

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

Article 1 : Principes généraux 4

Article 2 : Modalité relative au déroulement des opérations de vote 5

2.1 Protocole d’accord préélectoral 5

2.2 Ouverture et du scrutin et lieu de vote 5

2.3 Matériel de vote et caractéristique du site de vote 5

2.4 Attributions et Formation du bureau de vote 5

2.5 Opérations de dépouillement et fermeture du scrutin 6

Article 3 : Confidentialité, sécurité du vote et stockage des données 6

Article 4 : Assistance au vote électronique 7

Article 5 : Expertise et déclaration auprès du CNIL 7

Article 6 : Champ d’application de l’accord 7

Article 7 : Durée de l’accord et date d’entrée en vigueur 7

Article 8 : Dépôt et publicité 7

PREAMBULE

L’article de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004, pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

La délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission Nationale de l’information et des Libertés (CNIL) apporte une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres du Comité Social et Économique peuvent avoir lieu par voie électronique. L’organisation de ces élections est encadrée par le code du travail et les dispositions de la convention collective nationale de CD SUD.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tout point aux prescriptions de l’arrêter du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres du CSE.

Les parties ont eu accès en amont de la réunion de négociation de l’accord à une utilisation fictive du système de vote électronique via notre prestataire Maileva. Les avis recueillis ont conforté les parties de l’opportunité de recourir au vote électronique, et ce notamment pour :

• Simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral

• Faciliter le vote pour les collaborateurs qui sont dans les agences et en déplacement

• Permettre un niveau de participation plus large

• D’apporter une valeur ajoutée et une sécurité dans l’établissement des procès verbaux

• D’être écoresponsable

En conséquence, Les parties se sont réunies le 25 juillet 2019 et ont convenues des dispositions suivantes :

Article 1 : Principes généraux

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la société CD SUD pour l’élection des membres du Comité Social et Économique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales concernant les élections des membres du Comité Social et Économique.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique devront respecter les principes généraux du droit électoral, soit :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• Permettre la publicité du scrutin

Afin de garantir la sécurité des opérations et la confidentialité du vote, les parties conviennent d’avoir recours à un prestataire externe pour la mise en place du système de vote électronique respectant les dispositions du présent accord et des articles R.2314-6 et suivants du Code du Travail.

Le prestataire extérieur choisi par l’entreprise pour la mise en œuvre du vote électronique est « MAILEVA Vote », un service proposé par La Poste. Le Système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment des listes électorales, des collèges électoraux, de la communication des moyens d’authentification, de l’émargement et de l’enregistrement des résultats.

Article 2 : Modalité relative au déroulement des opérations de vote

2.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections des membres du Comité Social et Économique, la société proposera la négociation d’un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le calendrier, la constitution du bureau de vote, la répartition des sièges et l’ensemble des dispositions légales.

Celui-ci mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que l’identité du Prestataire, ci-après dénommé « Maileva ».

2.2 Ouverture et du scrutin et lieu de vote

L’opération de vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin pendant une période délimitée, cette période sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin seront contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes habilitées pour assurer le contrôle du bon déroulement des élections.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment durant la période d’ouverture des votes, depuis leur lieu de travail ou à distance, soit de leurs ordinateurs, tablettes ou smartphones.

2.3 Matériel de vote et caractéristique du site de vote

Les parties s’entendent à ce que chaque électeur recevra avant le premier tour un courrier de Maileva communiqué à leur adresse postale. Ce courrier comportera les éléments suivants :

• L’adresse du serveur de vote

• Des codes d’accès personnels pour se connecter sur le serveur de vote

• Une notice d’information sur le déroulement du processus de vote

Les mots de passe sont générés de manière aléatoire afin de garantir la confidentialité du vote. En cas de perte de mot de passe, l’électeur pourra contacter le service client pour qu’un nouveau mot de passe lui soit attribué. Celui-ci sera transmis par courrier.

2.4 Attributions et formation du bureau de vote

Les membres du bureau de vote seront désignés dans le protocole d’accord préélectoral. Leurs attributions seront également définies dans celui-ci.

Les membres du bureau de vote auront un accès gestionnaire à la plateforme « vaxadoc ».

Mais également, chaque membre du bureau de vote aura une clé de chiffrement numérique qui permet le codage et le décodage du système de vote électronique. Chaque clé est attribuée selon une procédure garantissant aux attributaires qu’ils ont, seuls, connaissance du mot de passe associé à la clé qui leur est personnellement attribuée.

Par ailleurs, les membres du bureau de vote pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à des clés d’accès, les taux de participation.

Le prestataire Maileva, met à disposition un kit de formation mais aussi une assistance téléphonique pour le bureau de vote au numéro suivant n° 08 09 10 56 78.

2.5 Opérations de dépouillement et fermeture du scrutin

Le dépouillement est automatisé et se fait par l’activation des clés de chiffrement numérique qui sont détenues par les membres du bureau de vote.

Maileva calcule l’attribution des sièges, la représentativité et la liste d’émargement. Le prestataire édite également les Procès verbaux de résultats.

Maileva clôture automatiquement le service de vote et les membres du bureau de vote proclament les résultats.

Dès la clôture du scrutin, tous les contenus attenants aux élections sont figés et scellés automatiquement.

Article 3 : Confidentialité, sécurité du vote et stockage des données

Le prestataire choisi assure la confidentialité des données transmises. Toutes les données envoyées seront stockées sur la plateforme « Vaxadoc ». Cette plateforme, est un espace sécurisé en ligne ou sont déposés les documents relatifs aux élections (liste électorale, liste des candidats, profession de foi, logo …).

Les Datacenters sont sécurisés et se situent en France. Le prestataire est conforme à la réglementation RGPD et à la législation en vigueur.

D’autre part, Maileva vote garantit l’anonymat grâce au :

• Bulletin sans aucune référence (directe ou indirecte) à l’électeur

• Stockage des bulletins dans un espace isolé de celui de l’émargement

• Mélange de bulletins au fur et à mesure de leur arrivée dans l’urne pour empêcher tout recoupage chronologique

La solution de vote est testée afin de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par les clés secrètes. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celle-ci. Le dépouillement se fera sous le contrôle des membres du bureau de vote et à l’aide des clés numériques de déchiffrement.

Les données (référentiels, professions de foi, logo…) sont utilisées uniquement dans le cadre des élections et sont détruites une fois les délais de recours passés, soit quinze jours.

Par ailleurs, la solution Maileva a pu être auditée en interne par le Responsable Informatique, afin de pallier toutes problématiques de réseaux.

Article 4 : Assistance au vote électronique

Un référent vote sera désigné afin de veiller au bon fonctionnement du déroulement des élections d’une part, et d’accompagner les membres du bureau de vote dans leur fonction. Le référent vote sera une personne membre de la Direction des Ressources Humaines et sera nommé dans le Protocole d’accord Préélectoral.

De plus, Maileva met à disposition une assistance téléphonique à destination des électeurs n° 05 67 31 53 06.

Article 5 : Expertise et déclaration auprès du CNIL

Conformément à la législation en vigueur, les dispositifs de vote électronique n’ont plus à être déclarés à la CNIL depuis le 25 mai 2018, date d’entrée en application de la RGPD.

En outre, la solution Maileva est une solution auditée par des experts indépendants formés par la CNIL. La dernière expertise a été réalisée en 2019 par un expert en informatique.

Article 6 : Champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise appelés à voter aux élections des membres du Comité Social et Économique.

Article 7 : Durée de l’accord et date d’entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur à compter du jour de la signature de celui-ci.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

Article 8 : Dépôt et publicité

Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, le présent accord sera notifié par la Direction dès sa signature auprès de la Direction Régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du

travail et de l’emploi de Provence Alpes Côtes d’Azur sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords », ainsi qu’au Greffe du conseil de Prud’hommes de Marseille.

Fait à Marseille, le 25 juillet 2019 en 3 exemplaires originaux.

Signatures :

Pour la Direction :

Dirigeant

Pour la Délégation Unique du Personnel :