Accord d'entreprise "accord d'entreprise sur le recours au vote électronique" chez TOP OFFICE (Siège)

Accord d’entreprise sur le recours au vote électronique

Entre :

La société TOP OFFICE SAS, dont le siège social est situé 8 Rue Pierre et Marie Curie – 59260 LEZENNES représentée par ……………., en sa qualité de Directrice des ressources Humaines,

D’une part

Et :

L’organisation syndicale CFTC représentée par ………………, en sa qualité de déléguée syndicale ;

L’organisation syndicale CGT représentée par ………………….. en sa qualité de délégué syndical

L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par ………………. en sa qualité de délégué syndical

D’autre part

Préambule

La société TOP OFFICE est constituée de plusieurs magasins répartis sur l’ensemble du territoire français.

Compte tenu de cette configuration et afin de faciliter l’organisation des élections du comité social et économique, la direction de la société et les partenaires sociaux ont étudié l’opportunité d’autoriser la réalisation des élections professionnelles par voie électronique, au moyen d’un vote par internet.

Les parties rappellent que ces modalités ont d’ores et déjà été utilisées pour les élections précédentes, organisées en 2011 et 2015, et avaient donné satisfaction.

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, les parties ont donc convenu, par le présent accord, de permettre le recours au vote électronique pour les élections professionnelles au sein de la société TOP OFFICE dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant au présent accord et selon les modalités précisées ci-après.

Article 1er : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Le protocole d’accord préélectoral définira également le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les magasins pour les élections.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident de recourir à un prestataire mandaté pour ce faire par la direction.

Article 2 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiés à un prestataire choisi conjointement par la direction et les organisations syndicales.

Les coordonnées du prestataire sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Ce dernier peut en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu.

Article 3 – Adaptation de la propagande syndicale

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, une profession de foi par organisation syndicale présentant des candidats.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur profession de foi. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

Article 4 : Cahier des charges

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Article 4.1 : Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leurs votes.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement le nom et prénom des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les ressources humaines.

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs.

Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « liste d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs.

Seuls sont destinataires de ces données les membres du bureau de vote, et les ressources humaines.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention titulaire ou suppléant, les noms, prénoms des candidats ainsi que le cas échéant leur appartenance syndicale.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les ressources humaines.

Article 4.2 : Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions réglementaires applicables.

Article 4.3 : Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le système du vote électronique retenu doit faire apparaitre clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation.

La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Article 4.4 : Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Une cellule d’assistance technique est mise en place par la Direction des Ressources Humaines assistée de 2 représentants du prestataire.

Cette cellule, en présence des listes de candidats :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Plus globalement, cette cellule est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote.

Les représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositions de sécurité prévues.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

Article 4.5 : Dépouillement

L’accès aux données du fichier « Contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 4.6 : Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellé et procéder à la destruction des fichiers support dans les conditions prévues par les articles R 2314-20 et R 2324-16 du Code du travail.

Article 5 : Information du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 6 : Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu à durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.

Article 7 : Adhésion

Toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent et la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE).

L’organisation syndicale qui adhère au présent accord devra notifier cette adhésion aux parties signataires.

Article 8 – Interprétation de l’accord

Le présent accord pourra faire l’objet d’avenants interprétatifs qui, de par leur nature, porteront effet à la date de signature de l’accord initial.

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord seront adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum d’un mois suivant la première réunion de négociation.

A défaut, il sera adressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu’à l’expiration de la négociation et de l’interprétation les parties contractantes s’engagent ne citer aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.

Article 9 – Suivi de l’accord

Un bilan de l’application du présent accord sera réalisé sous un délai de 2 mois maximum après la tenue des élections professionnelles par la Direction et sera présenté aux membres du comité social et économique et aux organisations syndicales existantes au sein de la société.

Article 10 – Révision de l’accord

Outre la société, sont habilités à engager la procédure de révision du présent accord :

• Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes du présent accord ;

• A l’issue du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives au sein de la société.

Il est convenu de respecter la procédure suivante à l’occasion de ladite révision :

• Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge à la société et/ou à chaque organisation syndicale représentative et comporter, outre l’indication des dispositions de révisions demandées, les propositions de remplacement ;

• Le plus rapidement possible, au plus tard dans un délai de 30 jours suivant la réception de cette lettre, la négociation devra être ouverte entre la société et les organisations syndicales représentatives en vue de la rédaction d’un nouveau texte, les dispositions de révision demandées resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord, ou à défaut seront maintenues ;

• Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit la date expressément prévue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

Article 11 – Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes et selon les modalités suivantes :

• La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) et au secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes ;

• Une nouvelle négociation devra être envisagée, à la demande de l’une des parties, le plus rapidement possible et au plus tard, dans un délai de trois mois suivant le début du préavis ;

• Durant les négociations, l’accord restera applicable sans aucun changement ;

• A l’issue de ces dernières, sera établi, soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord ;

• Ces documents signés, selon le cas, par les parties en présence, feront l’objet de formalités de dépôt dans les conditions prévues ci-dessus.

Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue, soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent ;

• En cas de procès-verbal de clôture des négociations constatant le défaut d’accord, l’accord ainsi dénoncé restera applicable sans changement pendant une année, qui commencera à courir à l’expiration du délai de préavis fixé par l’article L.2261-9 du Code du travail ;

• Passé ce délai, le texte de l’accord cessera de produire ses effets conformément aux dispositions de l’article L.2261-13 du Code du travail.

Article 12 – Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L.2231-5-1 du Code du Travail.

Article 13 – Publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme numérique suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et au Conseil de Prud’hommes de Lille.

La mention de son existence sera faite sur le tableau d’affichage de la Direction.

Fait à Lezennes en 8 exemplaires originaux

Le

La direction

Pour l’organisation syndicale CFTC

Pour l’organisation syndicale CGT

Pour l’organisation syndicale CFE-CGC

Annexe

Présentation de la prestation de service

du « fournisseur prestataire » Election Europe

La SARL Election Europe, dont le siège social est basé à Boulogne Billancourt a plus de 30 ans d’expérience dans le milieu électoral et dans les technologies Internet.

Depuis 18 ans, elle propose plus spécifiquement des services sécurisés d'élections professionnelles par internet. Elle a notamment développé le vote électronique ou e-vote au sein de la grande distribution, d’organismes bancaires, et de SSII entre autres.

La société Election Europe s’engage à organiser selon les lois et règlements en vigueur les élections professionnelles des représentants du personnel par Internet au sein de TOP OFFICE.

Plus concrètement, la société Election Europe se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs, des candidats et des membres des bureaux de vote que la société TOP OFFICE lui aura fournies préalablement.

La prestation de service comprend notamment :

• La programmation des pages WEB d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conformes au matériel électoral de l’ensemble des établissements de TOP OFFICE.

• La programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection par établissement de la liste d’émargement et des résultats à l’heure de fermeture du scrutin.

• La génération de codes à usage unique pour chaque électeur et l’envoi par courrier au domicile de chaque électeur des instructions de vote et des codes.

• Le chargement de la base de données d’électeurs fournie sous format excel par TOP OFFICE.

• L’hébergement de l’application sur un site sécurisé disponible 24 H/24.

Ce nouveau moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d'assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des Bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes entraînant de nombreuses erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d'éviter le voyage des urnes en région.