Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du CSE de la société ORANGINA SCHWEPPES France

Entre les soussignés :

La Société Orangina Schweppes France, Société par Actions Simplifiée dont le siège social est situé au 54 boulevard du Parc 92200 Neuilly sur Seine, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro B 404 907 941, représentée par Madame xxxx, Directrice du développement des organisations et des compétences, dûment habilitée à l’effet des présentes,

Et

Les organisations Syndicales représentatives au sein de la Société ORANGINA SCHWEPPES FRANCE, représentées par :

• Madame xxxx, en qualité de Délégué Syndical de CFDT

• Monsieur xxxx, en qualité de Délégué Syndical de SAPGBO

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.

Table des matières

PREAMBULE 3

ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES 4

1.1 MODALITES DE VOTE 4

1.2 MODALITES DES ELECTIONS 4

1.3 BULLETINS DE VOTE 6

1.4 LISTE DES CANDIDATS 6

ARTICLE 2 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS 6

2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE 6

2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN 7

ARTICLE 3 : CLES DE DECHIFFREMENT 7

Article 4 : Conditions de validité-Durée-Date d'effet 8

Article 5 – Révision 8

Article 6 – Publicité 8

Article 7 – Dépôt 9

Article 8 : Publication de l’accord 9

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres du CSE.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par VOXALY DOCAPOST mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

Le Prestataire a fait savoir aux Parties prenantes que la fiabilité du système de vote a fait l’objet d’une expertise indépendante visant à valider sa conformité avec les exigences légales applicables au système de vote et en particulier les règles relatives à la confidentialité des données transmises.

Il est rappelé que la mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

1.1 MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections professionnelles du CSE de la société ORANGINA SCHWEPPES France.

1.2 MODALITES DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales conformément aux règles et dispositions de l’Accord préélectoral et notamment aux articles L2314-18 et suivants et L2314-30 du Code du travail.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’ancienneté dans l’entreprise, date de naissance, clé de sécurité sociale (2 derniers chiffres qui correspondront au code challenge), collège d’appartenance, adresse postale et mail.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :

• De s’identifier et de prendre part au vote,

• De compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin dans la limite ci-après exposée.

Pour ce faire, seuls les scrutateurs désignés par le protocole d’accord préélectoral (membres du bureau de vote) auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Les organisations syndicales qui le souhaitent auront elles aussi la possibilité d’accéder à l’information du nombre de votants via le service RH et/ou les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

1.3 BULLETINS DE VOTE

Le Prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

1.4 LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent comporter les données suivantes : collège d'appartenance, noms, prénoms et sexe des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

ARTICLE 2 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.

Assistance aux électeurs

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre xxxx et xxxx, correspondantes au niveau de service des Ressources Humaines.

Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.

2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, par mail sur son adresse professionnelle, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées et son vote apparaitra de façon distinctive à l’écran.

A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection. Une fois validé, le vote est définitif et ne sera susceptible d’aucune modification.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Une fois le vote validé par le code challenge et la liste d’émargement validée, l’électeur recevra un accusé de réception qu’il est en droit de conserver.

Le dispositif de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal. Dans ce cas, un serveur back-up garantira la continuité du service.

2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R 2314-5 et suivants du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le Prestataire. Le processus mis en œuvre par le Prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 3 : CLES DE DECHIFFREMENT

Conformément aux dispositions relatives au vote électroniques, trois clés de déchiffrement seront émises pour chaque bureau de vote et pour chaque tour de scrutin.

Les clés de déchiffrement seront générées par chaque membre du bureau de vote lors de la séance publique de test organisée avant l’ouverture des scrutins.

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé «contenu de l’urne électronique» et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

Les détenteurs des trois clefs sont le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de déchiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants. Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 4 : Conditions de validité-Durée-Date d'effet

Le présent accord est conclu à l'unanimité des organisations syndicales représentatives.

L'accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet une fois que les formalités de dépôt et de publicité auront été réalisées.

Il pourra être modifié selon le dispositif prévu aux articles L2261-7 du Code du travail.

Article 5 – Révision

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail et selon les modalités suivantes.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires ou adhérentes et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Toute révision du présent accord devra faire l’objet d’une négociation entre les parties habilitées conformément à l’article L. 2261-7 du Code du travail et donner lieu à l’établissement d’un avenant dans les conditions prévues par la législation en vigueur.

Article 6 – Publicité

Un exemplaire du présent accord sera communiqué à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Article 7 – Dépôt

Le présent accord est déposé de façon dématérialisée sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur, par la Direction de la société auprès des services compétents de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi de Nanterre.

Un exemplaire étant par ailleurs remis au Greffe du Conseil de prud’hommes de Nanterre.

Article 8 : Publication de l’accord

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord est rendu public par son versement au sein d’une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne, sur le site internet Légifrance.

Fait à Neuilly sur Seine, le 31 janvier 2019

En 3 exemplaires

Pour la société ORANGINA SCHWEPPES France :

xxxx, Directrice du développement des organisations et des compétences

Pour les Organisations Syndicales :

CFDT, représentée par xxxx

SAPGBO, représentée par xxxx