ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

Entre les soussignés ;

…….

D’une part,

Et,

Le syndicat , représenté par , délégué(e) syndical(e),

D’autre part,

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.

PREAMBULE

L’employeur et le/la délégué(e) syndical(e) représentant(e) du syndicat …., ont souhaité, par le présent accord, prendre en considération les nouvelles dispositions relatives à l’organisation du dialogue social dans l’entreprise et notamment l’article 2314-26 du Code du travail, modifié par ordonnance, instaurant le vote électronique comme moyen d’organisation légitime pour l’élection du comité social et économique.

Une négociation a été engagée lors d’une réunion qui s’est tenue le 06 Novembre 2023 à 16h00 au sein du siège social, en présence du délégué syndical.

Cette négociation a abouti à la conclusion du présent accord.

En conséquence, à compter des prochaines élections professionnelles, seul le vote électronique sera admis.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi, dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions énoncées aux articles R2314-9 à R2314-21 et R2324-5 à R2324-17 du Code du Travail, ainsi que dans le respect des recommandations de la CNIL.

ARTICLE 1 - PRINCIPES GENERAUX

Le système de vote électronique retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

L’employeur s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• La sécurité de l'émargement,

• La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

ARTICLE 2 – CONTROLE, INFORMATION ET FORMATION

L'employeur met en place, par la formation du bureau de vote, une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :

• Elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• Elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

• Elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les organisations syndicales qui le souhaitent et les représentants de la Direction bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 3 – SCRUTIN

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant la période d’ouverture du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral, depuis ordinateurs professionnels ou personnels, téléphone portable personnel ou professionnel, tablette, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes les facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Pendant toute la période du scrutin le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin, sera connu. Un accès à la plateforme de vote sera dédié aux organisations syndicales, pour consulter et suivre le taux de participation.

En aucun cas des résultats partiels en cours de scrutins ne pourront être fournis par le système de vote électronique.

ARTICLE 4 – PARAMETRAGE DU SYSTEME

Le système sera paramétré, par le prestataire, pour les élections professionnelles de la structure et comprendra, conformément aux protocoles d’accord préélectoraux, les élections du comité social et économique par collège, en fonction de la qualité des candidats (titulaires/suppléants) et du nombre de sièges à pourvoir.

ARTICLE 5 - LISTES DE CANDIDATS ET BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages du site internet et notamment la présentation des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les listes de candidats et bulletins de vote devront mentionner les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale avec le logo.

Les listes de candidats et bulletins de vote seront présentés sur un seul et même écran dans un ordre à définir dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, la dimension des bulletins, la taille de photo, les caractères et la police utilisés seront d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

ARTICLE 6 - OUVERTURE DU SCRUTIN

Le scrutin sera ouvert par les membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral.

L’ouverture du scrutin sera sécurisée (scellée) par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote et permettra aux électeurs d’accéder au site de vote.

ARTICLE 7 - VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 8 – PARTICIPATION

Le nombre de votants peut être révélé au cours des scrutins, selon des modalités à préciser dans le protocole d'accord préélectoral.

Pendant les scrutins, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert. Elles sont ensuite conservées par la direction des ressources humaines.

ARTICLE 9 - MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra lors de l’élection un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire. Ils permettront de garantir l’unicité du vote.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et du code confidentiel et la réponse à une question supplémentaire (ex : lieu de naissance de l’électeur, 4 derniers numéros de sécurité sociale etc…).

La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées.

ARTICLE 10 - MODALITES DE VOTE

Une fois connecté au serveur de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

Un récépissé de vote pourra être envoyé à l’adresse mail du choix de chaque électeur.

ARTICLE 11 - ASSISTANCE AUX ELECTEURS

Outre la notice explicative détaillée sur le déroulement des opérations électorales que recevront les électeurs, pendant la période du scrutin les électeurs auront la possibilité de joindre un centre d’appel permettant de les assister au cours des opérations de vote.

ARTICLE 12 - CLOTURE DU SCRUTIN

Le scrutin sera clôturé par les membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par les protocoles d’accord préélectoraux.

La clôture du scrutin sera sécurisée par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote et rendra le site de vote inaccessible aux électeurs.

ARTICLE 13 - DEPOUILLEMENT & PROCES VERBAL

Après descellement des urnes par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote, de la Direction et des représentants des listes.

L’utilisation du vote électronique permettra d’avoir des résultats de manière quasiment instantanée.

Le système pré remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.

ARTICLE 14 – NON CONSERVATION DES DONNES PAR LE PRESTATAIRE

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 15 – EFFETS ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

• Révision

A la demande de la totalité des organisations syndicales signataires, il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord. Celle-ci s’effectuera dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail. Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres parties.

Tous les syndicats représentatifs au moment de la révision seront convoqués par lettre recommandée avec avis de réception et devront se réunir à l’initiative de l’employeur dans un délai ne pouvant excéder 3 mois.

Cette négociation de révision sera systématiquement ouverte si la demande en est faite par la Direction.

Dans un délai maximum d’un mois à compter de la demande de révision, les parties se rencontreront pour examiner les conditions de conclusion d’un éventuel avenant de révision.

Si la demande de révision est motivée par une modification des dispositions légales, réglementaires ou de la convention collective nationale de branche mettant en cause directement les dispositions du présent accord, des discussions devront s’engager dans les 2 mois suivant la publication de l’arrêté d’extension, du décret ou de la loi. Toute modification fera l'objet d'un avenant dans les conditions et délais prévus par les articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail.

• Dénonciation

Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-9 du Code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels pourront être dénoncés, par l’une ou l’autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

À la suite de la notification aux autres parties, la dénonciation devra ensuite être déposée auprès de la DREETS et auprès du greffe du conseil de prud’hommes.

Pendant la durée du préavis, soit 3 mois, la direction s’engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

Une nouvelle négociation s’engagera, à la demande d’une des parties intéressées et pourra donner lieu à un accord, y compris avant l’expiration du délai de préavis. 

ARTICLE 17– VALIDITE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord, après signature, fera l’objet d’un dépôt auprès de la DREETS, via la procédure en ligne. Il entrera en vigueur le lendemain de l’accomplissement de ces formalités et pourra être affiché dans l’entreprise.

Fait à Moulins, le 06 Novembre 2023.

Pour les organisations syndicales : Pour la Direction :