Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE" chez ZENTIVA FRANCE (Siège)

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société :

Zentiva France

SAS au capital de 3 820 650 euros

Inscrite au Registre du Commerce de Paris sous le n°407 710 474 Dont le siège est situé : 35 rue du Val de Marne 75013 Paris

Ci-après désignée « la Société » ou « Zentiva France »

Représentée par : ----, Directrice des Ressources Humaines

D’une part,

ET :

LES ORGANISATIONS SYNDICALES SUIVANTES :

Syndicat UNSA, représenté par ----, en qualité de Délégué syndical d’entreprise

Syndicat PHARMACADRES, représenté par ---, en qualité de Délégué syndical d’entreprise

D’autre part,

Objet : Mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique conformément aux dispositions de l’article L2314-26 de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Préambule

La société Zentiva France a étudié la modalité proposée dans son article 54 par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La société Zentiva France a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et a décidé de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales par collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, la société Zentiva France a décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet de la présente décision.

Article I – Modalités d’organisation des opérations

Dans le cadre de chaque élection des salariés, la société proposera un protocole électoral aux organisations syndicales représentatives au sein de sa convention collective et définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges par collèges, la ou les questions soumises dans le cas d’une consultation des salariés.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

Article I - 1 : Etablissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, adresses postales ou mail ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des service du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des service du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des service du personnel.

Article I - 2 : Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail..). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs.

Article I - 3 : Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article II – Modalités d’organisation en cas de consultation

Le recours au vote électronique dans les mêmes conditions de sécurité et de confidentialité est également prévu en cas de consultation des salariés.

Article III – Déroulement des opérations de vote

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur - les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la DRH – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote. La DRH a également la possibilité de faire remonter toute question au prestataire externe retenu afin d’éviter tout incident ou blocage.

Article III - 1 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple ou mail un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par courrier pourra être demandé (critère de défi/réponse connu du salarié).

Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté :

• pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège et/ou son établissement.

• pour une consultation, l’électeur se verra présenter la ou les questions sur lesquelles il devra donner son avis.

Article III - 2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du

scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation.

Article III - 3 : Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste qui sera alors désigné assesseur lors du scrutin.

Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.

Article III - 4 : Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur).

Les membres du bureau de Vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

Article IV- Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le premier jour du mois suivant la réalisation des formalités prévu à l’article VI.

Afin d’apprécier la portée du présent accord, les parties conviennent de la possibilité de se rencontrer une fois par an, à la demande de la Direction ou de l’une des organisations syndicales signataires ou adhérentes, afin d’échanger sur les caractéristiques principales du présent accord et sur son application.

Article V- Révision

Toute modification du présent Accord jugée nécessaire devra recueillir l'approbation des parties signataires et donnera lieu à la signature d'un avenant de révision.

Cet avenant donnera lieu aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent Accord.

Article VI- Dénonciation

Le présent accord conclu pour une durée indéterminée pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires.

La dénonciation pourra être totale ou partielle et ne concerner ainsi que certaines de ses dispositions.

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes puis déposée dans les conditions prévues à l’article VI du présent accord.

La dénonciation ne sera effective qu'à l'issue d'un délai de préavis de 3 mois, lequel court à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt.

Une nouvelle négociation devra avoir lieu rapidement et au plus tard dans le mois suivant la date de la dénonciation.

Durant les négociations, l'accord restera applicable sans aucun changement.

Si les négociations n’aboutissent pas à la signature d’un nouvel accord, l’accord dénoncé continuera à produire effet pendant une durée d’un an commençant à courir à l’expiration du délai de préavis de 3 mois.

Article VII- Dépôt et publicité

Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail :

• un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris ;

• un dépôt en deux exemplaires, dont une version originale sur support papier et une version sur support électronique, sera réalisé auprès de la DREETS d’Ile-de-France (unité territoriale de Paris).

Le présent accord sera, en application de l’article L.2231-5-1 du Code du travail, rendu public (dans une version anonymisée) et versé dans la base de données nationale, aucune des parties n’ayant exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet accord préalablement à son dépôt.

Le présent accord sera mis à disposition du personnel au sein de la Direction des Ressources Humaines.

Enfin, en application des articles L.2232-9 et D.2232-1-2 du Code du Travail, la Société transmettra un exemplaire de l'Accord à la Commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de la branche, après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires. Elle informera les autres signataires de l'Accord, de cette transmission.

Fait à Paris, le 6 octobre 2022

Pour la société Zentiva France, représentée par ---

Pour les organisations syndicales :

Syndicat UNSA, représenté par ---, en qualité de Délégué syndical d’entreprise

Syndicat PHARMACADRES, représenté par ---, en qualité de Délégué syndical d’entreprise