Accord collectif relatif aux modalités d’organisation des élections professionnelles par vote électronique

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La Société ASF, Société à Responsabilité Limitée, immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’ARRAS, sous le nombre B 407 997 162, dont le siège social est Rue des Frères Lumière 62880 VENDIN LE VIEIL, représentée par Monsieur XXXXX, Directeur des Ressources Humaines

Ci-après dénommée « la société »

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

- L’organisation syndicale CGT, représentative au sein de la société et représentée par Mme XXXX, Mme XXXX et Mme XXXX, Délégués Syndicaux dûment mandatés à cet effet,

- L’organisation syndicale FO, représentative au sein de la société et représentée par Mme XXXX, Mme XXXX, et Mme XXXX, Délégués Syndicaux dûment mandatés à cet effet,

- L’organisation syndicale SUD, représentative au sein de la société et représentée par Mme XXXX, Mme XXXX, et Mme Annie XXXX, Déléguées Syndicales dûment mandatées à cet effet,

SOMMAIRE

Préambule : 2

1. Champ d’application 3

2. Principe du recours à un prestataire 3

3. Respect de la loi informatique et libertés et des principes généraux du droit électoral 3

4. Modalités d’organisation des opérations 3

4.1. Formation au système de vote électronique (article R 2324-11 du code du travail) 3

4.2. Expertise indépendante 4

4.3. Cellule d’assistance technique (articles R 2324-9 et 14 du code du travail) 4

5. Modalités de vote 4

5. Etablissement et communication des listes électorales et des listes de candidats 5

6.Bulletins de vote 5

7. Déroulement des opérations de vote 6

8. Modalités d'accès au serveur de vote 6

9. Garanties de confidentialité du vote et stockage des données 7

10. Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats 7

10.1. Clôture 7

10.2 Décompte et attribution des sièges (article 7 du décret du 25 avril 2007) 7

11. Dispositions finales 8

IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule :

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les élections professionnelles des  membres du comité social et économique,  d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

1. Champ d’application

Le présent accord est destiné à s’appliquer aux élections des membres du Comité Social et Economique.

2. Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. Le prestataire retenu devra garantir le respect des règles de confidentialité et de sécurisation pour toutes les opérations liées au vote électronique.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

3. Respect de la loi informatique et libertés et des principes généraux du droit électoral

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise.

Par ailleurs, le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote.

4. Modalités d’organisation des opérations

Formation au système de vote électronique (article R 2324-11 du code du travail)

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Les parties conviennent que la réunion à prévoir avec le prestataire, au cours de laquelle sera présenté le système de vote conçu par le Prestataire tient lieu de formation pour les besoins du présent article.

Toutefois le représentant du Prestataire se tient à la disposition pour tout complément d’information.

Expertise indépendante

Les parties signataires du présent accord soumettront le système conçu par Le Prestataire à une expertise indépendante.

Cellule d’assistance technique (articles R 2324-9 et 14 du code du travail)

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’entreprise et des représentants du Prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

1. procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée des clés saisies à cet effet ;

2. procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

3. contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

5. Modalités de vote

Les parties sont expressément convenues, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour chaque tour de scrutin, sur une période délimitée et des horaires de vote définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période d’ouverture du scrutin, des moyens informatiques équipés d’une connexion sécurisée au site du prestataire, pourront être mis à la disposition des électeurs sur le lieu de travail, selon des modalités qui seront précisées dans le Protocole d’accord préélectoral.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le pres tataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

5. Etablissement et communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF selon les modalités définies par le protocole d’accord préélectoral.

Le logo sera communiqué en format JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant les mêmes dimensions.

6.Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique du nom des listes de candidats.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

7. Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

-par le prestataire : à un test du système de vote électronique et Il vérifie en présence des membres du bureau de vote et des représentants de listes de candidats, que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

- par le prestataire : à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

Par le prestataire : au contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, du scellement de ce système.

8. Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier postal à son adresse personnelle, un courrier contenant l'identifiant et le mot de passe sur un site sécurisé. Il précise l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Après avoir saisi l’adresse URL, l'électeur devra répondre à une question personnelle définie par le protocole d’accord préélectoral (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. L’électeur peut se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement peuvent faire l’objet d’un accusé réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) pour les salariés autorisés à voter à distance de manière digitale, soit directement par le bureau de vote sous enveloppe cachetée pour les électeurs appelés à voter sur place de manière digitale tel que prévu par le protocole d’accord préélectoral.

9. Garanties de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences posées par le code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour.

10. Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

Clôture

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Dès la clôture du scrutin par Internet, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs (article R 2324-7 du code du travail et article 6 du décret du 25 avril 2007).

10.2 Décompte et attribution des sièges (article 7 du décret du 25 avril 2007)

Le décompte des résultats n’est possible que par l’activation conjointe des clés de déchiffrement. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les acteurs du scellement/descellement du système de vote en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne, y compris le personnel du prestataire retenu.

Les membres du bureau de vote saisissent chacun au moins une clé de déchiffrement distincte, lors de la saisie dans l’interface du prestataire retenu.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges attribués par liste.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de prendre ou modifier les résultats après la clôture du dépouillement.

Ainsi, dans chaque collège, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

11. Dispositions finales

Le présent accord est applicable  à l'entreprise pour les élections des membres  du comité Social et Economique pour toutes les élections professionnelles à venir au sein de l’entreprise.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur le lendemain dès sa signature.

L'accord pourra être révisé et dénoncé dans les conditions prévues par le code du travail.

Les parties conviennent de réaliser un bilan de l’accord tous les 4 ans afin d’envisager d’éventuelles adaptations de ses dispositions.

Les parties conviennent également de faire une évaluation du système de vote électronique à l’issue de chaque opération électorale et d’envisager les améliorations futures.

En cas d’évolution des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles, les parties apprécieront conjointement les conséquences de ces évolutions et, le cas échéant, l’opportunité de réviser le présent accord.

Le présent accord est conclu en 7 exemplaires originaux, un pour la Direction et un pour chacune des organisations syndicales signataires.

La Direction procédera aux formalités de publicité telles que prescrites par les dispositions légales :

• Pour 1 exemplaire dont une version déposée e ligne sur la plateforme téléaccords de la DIRECCTE des Hauts de France ;

• Un dépôt en 1 exemplaire auprès du Secrétariat de Greffe du Conseil des Prud’hommes de LENS.

La Direction procédera aussi à la notification prévue par la loi à l’ensemble des organisations syndicales représentatives et ce, par l’intermédiaire d’un courrier recommandé avec AR ou en remise en main propre contre décharge.

Fait à Vendin-le-Vieil, le 1er février 2019

En 7 exemplaires,

Pour la Direction d’ASF

Monsieur XXXX

Directeur des Ressources Humaines

Pour les organisations syndicales représentatives :

Pour la CGT

Madame XXXX

Madame XXXX

Madame XXXX

Pour FO

Madame XXXX

Madame XXXX

Madame XXXX

Pour SUD

Madame XXXX

Madame XXXX

Madame XXXX