Accord d'entreprise "Accord sur le recours à la visioconférence au sein du CSE UVE BARA" chez RONAVAL (Siège)

Entre les soussignés,

La Société SONIRVAL, dont le siège social est situé 38, route de Vauzelles, 58 600 FOURCHAMBAULT,

La Société SONIRVAL ENERGIE, dont le siège social est situé 2/4 avenue des Canuts, 69120 VAULX-EN-VELIN,

La Société JURALIA, dont le siège social est situé 350 rue René Maire, 39000 LONS-LE-SAUNIER,

La société RONAVAL, dont le siège social est sis 2/4 avenue des Canuts – 69120 VAULX EN VELIN

La société LUCANE, dont le siège social est sis Les Bouillots - 03500 BAYET,

La société ARVALIA, dont le siège social est sis 164, Impasse des Gravières - 74970 MARIGNIER,

Ayant constitué entre elles une unité économique et sociale ci-après dénommée « UES UVE BARA », représentée par XXXX, en sa qualité de DRH, Région Rhin Rhône,

D'une part,

Et,

Les membres élus du Comité Social et Économique (CSE) de l’UES UVE BARA, ayant voté à la majorité des membres titulaires présents lors de la réunion du 09/05/2023.

D’autre part,

PRÉAMBULE

Afin de favoriser le bon fonctionnement du CSE, tout en préservant son rôle essentiel dans l’expression collective des salariés, les membres élus et la Direction ont engagé des discussions sur la possibilité de recourir à la visioconférence de manière durable en application de l’article L2315-4 du Code du travail lequel prévoit que « le recours à la visioconférence pour réunir le Comité Social et Économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité ».

Les membres élus titulaires du CSE ont ainsi voté à la majorité le présent accord sur le recours à la visioconférence au cours de la réunion du 09/05/2023. A cette occasion, un procès-verbal a été rédigé, lequel est annexé au présent accord.

IL A AINSI ÉTÉ ACTÉ CE QUI SUIT :

Article I. Objet de l’accord

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence pour les réunions du CSE UES UVE BARA.

Il se substitue à toute pratique, usage ou dispositions antérieures ayant le même objet.

Article II. Recours à la visioconférence

Les parties décident de prévoir la possibilité d’avoir recours à la visioconférence sous différentes formes et différentes modalités selon le contexte.

Le recours à la visioconférence est possible pour l’ensemble des réunions du CSE UES UVE BARA (ordinaires et extraordinaires) qui se tiendront à compter de sa date de signature.

A la date des présentes, il est acté d’organiser une réunion sur 2 en visioconférence. Les réunions SSCT avec visite de site seront organisées en présentiel. Cette organisation pourra être modifiée en vote au sein du CSE.

Lors des réunions en présentiel, à leur convenance, les membres du CSE auront toujours la possibilité de participer aux réunions du comité en présentiel ou en visio conférence.

Il est précisé à ce titre que les réunions dont l’ordre du jour est dédié à la SSCT seront à privilégier en présentiel.

En cas de désaccord entre les parties, il est acté que l’ensemble des réunions du CSE se dérouleront en visioconférence selon le principe de volontariat susmentionné sauf pour les situations suivantes pour lesquelles les réunions se tiendront exclusivement en visioconférence:

• en cas de circonstances particulières : sanitaires, pollution, grève des transports ;

• pour 5 réunions par an sur décision du Président du CSE qui en informe le secrétaire lors de l’établissement de l’ordre du jour.

Article III. Modalités de mise en œuvre de la visioconférence

Le Président du CSE pourra décider d’organiser toute réunion de l’institution en visioconférence dans le respect des limites susmentionnées.

Les membres du CSE seront informés de la possibilité de participer à la réunion en visioconférence lors de leur convocation. Pour faciliter l’organisation, le lien d’accès à la visioconférence via l’outil Google Meet sera mentionné sur la convocation à la réunion et une invitation dans les agendas électroniques pourra également être transmise.

Article IV. Dispositif technique et règles de confidentialité

Il est rappelé ci-dessous les règles de participation aux réunions du CSE organisées en visioconférence:

• Seuls les membres de l'instance ou les personnes convoquées aux réunions peuvent y assister et peuvent donc regarder et écouter les délibérations retransmises en visio-conférence;

• Les personnes participant à la réunion sont tenues à une obligation de discrétion ;

• Il est interdit de procéder à un enregistrement des délibérations, pour respecter l'obligation de discrétion ;

• Le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification des participants, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations. Pour cette raison, les membres de l'instance et les personnes convoquées doivent conserver leur caméra allumée tout au long de la réunion ;

• Enfin, pour permettre aux délibérations de se tenir dans les meilleures conditions possibles, les micros doivent rester fermés, sauf en cas de prise de parole d'un membre de l'instance.

Au préalable de chaque réunion organisée en visioconférence, chaque participant devra vérifier le bon fonctionnement de son matériel informatique, notamment de la caméra permettant l’identification.

En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres pourront décider de la suspension ou du report de la réunion.

Article V. Suspension de séance

Le président pourra, en cas de besoin, suspendre la séance se déroulant en visioconférence.

Les membres du CSE pourront également, à la majorité des présents, suspendre la séance.

Le procès-verbal devra mentionner ces suspensions ainsi que leur durée.

Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement du CSE, la durée d’une suspension de séance ne pourra dépasser 20 minutes.

Dans ce cas, l’image et le son seront coupés temporairement pendant la durée de la suspension.

Article VI. Confidentialité des votes à bulletin secret

Lorsqu’un vote à bulletin secret devra être organisé, le dispositif suivant garantira que le vote ait lieu de manière simultanée et que l’identité de l’électeur ne soit à aucun moment mis en relation avec l’expression de son vote, conformément à l’article D. 2315-1 du code du travail. Ainsi, les membres du CSE exprimeront leur vote pendant l’arrêt de l’image et du son durant un temps défini au préalable. 

Lorsque les membres du CSE seront connectés en visioconférence au sein des locaux du Groupe :

1. Chaque membre du CSE exprimera son vote sur un bulletin ;

2. La restitution des votes sera effectuée par un volontaire dans la salle qui annoncera le résultat global lors de la reconnexion à l’image et au son.

A défaut de regroupement et en cas de connexion individuelle :

1. Il sera transmis un formulaire en ligne proposant les votes pour, contre, abstention, que chaque membre devra compléter.

2. Les résultats seront affichés en ligne. Ce dispositif garantit l’anonymat puisqu’il ne demande aucun renseignement de connexion. Seules les personnes ayant reçu le lien peuvent exprimer un vote.

Article VII. Entrée en vigueur - Publicité de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à la date de sa signature, sauf mention expresse dans l’accord.

Le présent accord sera déposé sur la plateforme “TéléAccords” du ministère du travail. Un exemplaire sera remis au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Il est par ailleurs rappelé que le présent accord sera publié sur la base de données nationale en respectant la confidentialité de l’identité des parties.

Il sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage.

Fait à Vaulx en Velin, le 10.08.2023 en 5 exemplaires originaux, dont 1 pour chacune des parties.