ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ENTRE

La Société LEROUX ET LOTZ TECHNOLOGIES, société par actions simplifiées, dont le siège social est situé 10 rue des Usines à Nantes (44100), immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nantes sous le numéro 410 353 437, représentée par , en sa qualité de Président

D’UNE PART

ET

Le syndicat représentatif UNSA, représenté par , agissant en sa qualité de délégué syndical

D’AUTRE PART

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi que l’arrêté du 25 avril 2007, précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, conformément à l’article L. 2314-26 du Code du travail.

Après échanges, les parties conviennent que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Table des matières

PREAMBULE 2

ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX 4

ARTICLE 2 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION 4

ARTICLE 3 – DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE 4

ARTICLE 4 – MODALITES DE MISE EN OEUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 5

Article 4.1. Recours à un prestataire extérieur 5

Article 4.2. Etablissement des fichiers 5

Article 4.3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 5

Article 4.4. Cellule d’assistance technique et sécurité 6

Article 4.5. Expertise indépendante et formalités CNIL 6

Article 4.6. Information et formation 7

ARTICLE 5 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DU VOTE ELECTRONIQUE 8

Article 5.1. Protocole d’accord préélectoral 8

Article 5.2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin 8

Article 5.3. Caractéristiques du site de vote 8

Article 5.4. Modalités d’accès au serveur de vote 9

Article 5.5. Suivi des opérations de vote 10

Article 5.6. Opérations de dépouillement 10

Article 5.7. Conservation et archivage des données électorales 10

ARTICLE 6 – DISPOSITIONS GENERALES 11

Article 6.1. Périmètre d’application de l’accord 11

Article 6.2. Révision, dénonciation 11

Article 6.3. Durée, dépôt et publicité de l’accord 11

ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• S’assurer de l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs pour le même scrutin,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique : exercice du droit de vote sans pression extérieur,

• Permettre la publicité du scrutin.

L’entreprise informe par ailleurs les salariés dont les données à caractère personnel auront fait l’objet d’un traitement automatisé dans le cadre des opérations de vote, qu’ils peuvent exercer leur droit d’accès, de communication et de rectification prévus par les articles 39 et 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, par courrier ou par courriel auprès du Prestataire en charge du traitement de ces données. Le droit d’opposition prévu à l’article 38 de la loi susvisée ne pourra s’appliquer dans le cadre des traitements autorisés dans la présente annexe.

ARTICLE 2 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

ARTICLE 3 – DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet, à l’exclusion de toute autre modalité de vote.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce seul moyen de communication pour procéder au vote.

ARTICLE 4 – MODALITES DE MISE EN OEUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 4.1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 4.2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du
25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Article 4.3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique, conformément à l’article R. 2314-7 du Code du travail. Le dispositif garantira ainsi que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 4.4. Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 4.5. Expertise indépendante et formalités CNIL

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du
6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).

Article 4.6. Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel (membres du CSE en exercice, y compris les suppléants), les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote (président et assesseurs) bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 5 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 5.1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier électoral, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Article 5.2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, via tout terminal usuel en se connectant au site sécurisé dédié aux élections.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Article 5.3. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs, et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Article 5.4. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• son identifiant personnel de connexion généré de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa donnée personnelle de connexion (définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Une fois connecté, l’électeur sera invité à retirer un mot de passe généré aléatoirement. Ce retrait pourra être effectué par SMS, serveur vocal ou email, à une coordonnée différente de celle utilisée pour l’envoi de son identifiant.

Pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

Il exprimera son vote, son choix doit apparaitre clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. Cette opération vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote doit être réalisé.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur à la possibilité de conserver.

En cas de perte ou de non-réception de leur identifiant personnel de connexion, les électeurs pourront demander un nouvel envoi de cet identifiant au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Article 5.5. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Article 5.6. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Article 5.7. Conservation et archivage des données électorales

L’employeur ou le prestataire qu’il a tenu conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours, ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 6 – DISPOSITIONS GENERALES

Article 6.1. Périmètre d’application de l’accord

Les dispositions du présent accord s’appliqueront directement à l’ensemble des collaborateurs LLT.

Dès que le dépôt du présent accord sera effectué, son contenu sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage.

Article 6.2. Révision, dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.

Cet accord pourra faire l’objet de révision par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie les organisations syndicales signataires ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7 et suivants du Code du travail.

Le présent accord pourra également être dénoncé dans les conditions et délais prévus par les articles
L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

En outre, en cas d’évolution législative, conventionnelle ou jurisprudentielle ayant un effet significatif sur une ou plusieurs dispositions du présent accord, les parties conviennent d’examiner les conséquences éventuelles qu’il conviendrait d’en tirer.

Article 6.3. Durée, dépôt et publicité de l’accord

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise et déposé en deux exemplaires signés des parties, l’un remis auprès de la DREETS de Loire Atlantique (une version sous forme électronique ainsi qu’une version sous format Word), et l’autre au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes de Nantes.

Le présent accord sera diffusé et affiché au sein de chaque établissement de la société.

Fait à Nantes, en nombre suffisant pour remise d’un exemplaire original à chacune des parties signataires,

Le 8 juin 2022

Président

Délégué Syndical UNSA