AVENANT A L’ACCORD DU 16 DECEMBRE 2010

RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société SFR DISTRIBUTION dont le siège social est situé Bâtiment Le Prologue, 124 Boulevard de Verdun 92411 COURBEVOIE Cedex, représentée par en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée à cet effet,

D’une part,

Les Organisations Syndicales représentatives :

• CFDT, représentée par

• CFE-CGC, représentée par

• CFTC, représentée par

• CGT, représentée par

D’autre part.

IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRETÉ CE QUI SUIT :

IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRETÉ CE QUI SUIT :

PRÉAMBULE

En perspective des élections professionnelles devant intervenir au cours du mois de mars 2019 et en raison des évolutions législatives et réglementaires en matière de vote électronique et de protection des données, la Direction et les Partenaires Sociaux ont convenu de la révision du précédent accord du 16 décembre 2010 relatif à la réalisation des élections professionnelles par voie électronique, au moyen d’un vote par internet.

En effet, les dispositions de l’Ordonnance Macron du 22 septembre 2017 relatives au Comité Social et Economique ont été complétées par un décret d’application n° 2017-1819 du 29 décembre 2017, qui détermine notamment les modalités de mise en œuvre du vote électronique dans le cadre des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE).

De plus, la mise en œuvre du vote électronique s’inscrit désormais dans le cadre du Règlement général sur la protection des données (RGPD) qui est entré en application le 25 mai 2018, ce qui dispense de déclarer le dispositif à la CNIL mais nécessite notamment une information appropriée des électeurs sur les conditions de traitement de leurs données personnelles et la prévision de mesures de sécurité adaptées au regard des risques.

La Direction et les Partenaires Sociaux ont donc convenu des modalités d’organisation et de déroulement du vote électronique conformément aux nouvelles dispositions des articles R 2314-5 et suivants du Code du travail.

La Direction et les Partenaires Sociaux se sont accordés à reconnaître que le recours au vote électronique s’inscrit dans une logique de développement durable, de fluidité des démarches en s’amendant de la lourdeur du vote par correspondance et de son organisation, de suppression des déplacements, et offre une grande liberté tant pour le choix du moment de son vote que de l’endroit où celui-ci peut s’effectuer grâce aux technologies communicantes qui sont le quotidien de l’activité commerciale de SFR DISTRIBUTION.

Il s’agit donc d’un système très souple pour l’ensemble des collaborateurs de nature à favoriser le bon fonctionnement du processus électoral. C’est dans ces conditions que le présent accord est conclu.

SOMMAIRE

PRÉAMBULE 2

1. PRINCIPES GENERAUX 4

2. EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE 4

3. CHOIX DU PRESTATAIRE 4

4. RESPECT DE LA PROTECTION DES DONNEES 5

5. MODALITES D’ORGANISATION ET DE DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES 5

6. ACCES AU SERVEUR DE VOTE ELECTRONIQUE 5

7. BULLETINS DE VOTE ELECTRONIQUE 6

8. SECURITE DU VOTE ELECTRONIQUE 6

9. INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRESENTANTS 7

10. EXPERTISE 7

11. ANNEXE « CAHIER DES CHARGES » 7

12. ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE D’APPLICATION DU PRESENT ACCORD 7

13. FORMALITES ET DEPOT DE L’ACCORD 8

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES 10

 Confidentialité des données transmises 10

 Sécurité des votes 10

 Déroulement du vote 11

 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique 11

 Dépouillement 12

 Conservation des fichiers après le scrutin 12

PRINCIPES GENERAUX

Par le présent accord, La Direction et les Partenaires Sociaux signataires confirment et précisent la faculté de recourir au vote électronique, tout en rappelant que le principe du vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet ou lorsque le site d’appartenance est doté d’un poste en libre accès.

EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

La Direction et les Partenaires Sociaux sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

CHOIX DU PRESTATAIRE

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur et respectant le cahier des charges annexé au présent accord, répondant aux prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R 2314-5 à R 2314-18 du Code du travail.

Le prestataire qui sera retenu pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra souscrire une clause de confidentialité et garantir le respect des dispositions relatives au règlement général sur la protection des données, et donc proposer un système de vote électronique assurant la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le prestataire qui sera retenu devra également garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure,

• la publicité du scrutin.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées par le prestataire retenu de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Le nom du prestataire choisi devra être indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Le cahier des charges est tenu à la disposition des collaborateurs sur leur lieu de travail et également sur l’intranet de l’entreprise.

RESPECT DE LA PROTECTION DES DONNEES

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le prestataire devra préalablement certifier, dans le cadre du contrat de prestation, disposer d’un dispositif de traitement de ces données conforme aux prescriptions du RGPD.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

MODALITES D’ORGANISATION ET DE DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

Le vote électronique sera mis en œuvre selon des modalités précisées par le protocole d’accord préélectoral dans le respect des principes généraux du droit électoral énoncés à l’article 3 du présent accord.

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Le protocole d’accord préélectoral organisant le vote électronique devra respecter le cahier des charges annexé au présent accord et y faire référence. Il devra comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

ACCES AU SERVEUR DE VOTE ELECTRONIQUE

Avant le premier tour des élections, chaque électeur reçoit, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, ses codes d’accès générés de manière aléatoire.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

En cas de non-réception ou de perte du matériel de vote, l’électeur aura la possibilité de contacter un service d’assistance téléphonique géré par le prestataire.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’a pas accès aux pages du serveur de vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Une fois connecté, l’électeur se voit présenter pour chacun des votes les bulletins correspondants, tant pour les titulaires que pour les suppléants et ce, à chacune des élections professionnelles à laquelle il participe.

BULLETINS DE VOTE ELECTRONIQUE

Le système de vote électronique reproduit sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs. Celles-ci apparaissent simultanément sur l’écran dans l’ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales. En cas d’impossibilité de présentation simultanée sur l’écran, un tirage au sort détermine l’ordre d’apparition.

Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre reste inchangé et la ou les listes des candidats indépendants vient à la suite de celles des organisations syndicales.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés sont d’un type uniforme pour toutes les listes.

SECURITE DU VOTE ELECTRONIQUE

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission, en présence des représentants des listes de candidats, de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargés de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRESENTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre par la Direction pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

En particulier, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, précisant les modalités de traitement de leurs données personnelles.

Les représentants du personnel, les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu, ainsi que d’une démonstration sur le système de vote électronique au moment du test à blanc d’ouverture / fermeture et de dépouillement du scrutin.

EXPERTISE

Le système de vote électronique doit avoir été soumis, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R 2314-5 à R 2314-8 du Code du travail.

Le rapport de l’expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

ANNEXE « CAHIER DES CHARGES »

Il est annexé au présent accord un cahier des charges.

ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE D’APPLICATION DU PRESENT ACCORD

Le présent accord produisant les effets d’un avenant de révision est conclu pour une durée indéterminée. Il annule et remplace dans son intégralité l’accord du 16 décembre 2010 portant sur la mise en œuvre du vote électronique. Il prendra effet le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt auprès des services compétents.

Il pourra être dénoncé par toute partie signataire ou adhérente, après un préavis de 3 mois.

La dénonciation sera notifiée par voie de lettre recommandée AR aux autres parties signataires, ainsi qu’au service compétent de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi.

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander à tout moment la révision de tout ou partie du présent accord d’entreprise par courrier simple envoyé aux autres parties signataires.

Toute partie signataire ou adhérente introduisant une demande de révision doit l’accompagner d’un projet sur les points à réviser. Les discussions devront s’engager dans les 30 jours suivant la date de la demande de révision.

En cas de modification des dispositions législatives ou réglementaires relatives au vote électronique, les parties signataires et adhérentes se réuniront, à l'initiative de la partie la plus diligente, afin d'examiner les aménagements à apporter au présent accord.

FORMALITES ET DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord sera, conformément aux dispositions des articles L 2231-6 et D 2231-4 du Code du travail, établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties contractantes et pour dépôt auprès de la DIRECCTE et au secrétariat du conseil de Prud’hommes.

Le dépôt auprès de la DIRECCTE est opéré via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Conformément aux dispositions de l’article L 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’une publication sur la base de données nationale.

Fait à Courbevoie, le 31 janvier 2019 , en 15 exemplaires

Pour la société SFR Distribution :

Directrice des Ressources Humaines

Pour les Organisations Syndicales représentatives : CFDT, représentée par CFE-CGC, représentée par CFTC, représentée par CGT, représentée par

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

• Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, et tout particulièrement des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques isolés, dédiés et distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines.

Le fichier « électeurs » comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les nom, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines.

• Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R 2314-5 à R 2314-8 du Code du travail.

• Déroulement du vote

L’ouverture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote. La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture,

• le contrôle du scellement du système de vote électronique,

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,

• la création d’une clé de chiffrement des bulletins de vote,

• l’ouverture des élections par la saisie du code secret du Président et d’au moins l’un des codes des assesseurs.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

La procédure de fermeture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure de fermeture,

• le contrôle du scellement du système de vote électronique,

• la fermeture des élections par la saisie du code secret du Président et d’au moins l’un des codes des assesseurs.

• Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

• Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne devra être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions à ce jour de l’Arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Conservation des fichiers après le scrutin

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.