Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral pour l'élection des administrateurs salariés au Conseil d'Administration 2022" chez GAN PREVOYANCE (Siège)

GAN PREVOYANCE

Protocole d’accord préélectoral pour l’élection des administrateurs salariés au Conseil d’Administration 2022

ENTRE LES SOUSSIGNÉES :

La société Gan Prévoyance, Société Anonyme d'intermédiation en assurances au capital de
2 300 000 euros, inscrite au R.C.S. de Paris sous le numéro 410 569 776, dont le siège social est situé au 8/10 rue d'Astorg, 75008 Paris, représentée par XX, agissant en qualité de Directeur Général ;

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives :

Le syndicat C.F.D.T. représenté par M …………………………………… en sa qualité de Délégué Syndical ;

Le syndicat C.F.E./C.G.C. représenté par M ……………………………en sa qualité de Délégué Syndical ;

Le syndicat S.N.2.A/C.F.T.C. représenté par M ………………………………….en sa qualité de Délégué Syndical ;

D’autre part.

Considérant :

• l’expiration des mandats le 18 mai 2022 des administrateurs salariés au Conseil d’Administration de GAN PREVOYANCE élus les 17 mars et 21 avril 2016 ;

• l’accord relatif à l’utilisation du vote électronique pour les élections des représentants de salariés au sein des établissements de l’UES du 8 novembre 2018,

• les statuts de GAN PREVOYANCE et les articles L.225-27 à L.225-34 du Code de commerce.

Des élections sont organisées sous forme électronique au sein de GAN PREVOYANCE, concomitamment aux autres établissements composant l’UES, pour le renouvellement des administrateurs salariés au Conseil d’Administration, dans les conditions définies ci-après :

TITRE 1 – REPARTITION DU PERSONNEL ENTRE LES COLLEGES, NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES ENTRE LES COLLEGES

Article 1 – Nombre et composition des collèges électoraux

En application de l’article L.225-28 du Code du commerce, il est institué deux collèges distincts :

• Un collège « Non cadres » comprenant :

  • Les salariés des classes 1, 2, 3 et 4 relevant de la Convention Collective Nationale des Sociétés d’Assurances du 27 mai 1992.

  • Les salariés relevant de la Convention Collective Nationale des Salariés Commerciaux des Sociétés d’Assurances du 19 novembre 2019 mise en œuvre au 1^er janvier 2021.

• Un collège « Cadre » comprenant :

  • Les salariés des classes 5, 6 et 7 relevant de la Convention Collective Nationale des Sociétés d’Assurances du 27 mai 1992 et les salariés des classes 3 et 4 susvisées bénéficiant des dispositions de l’article 2 alinéa 3 du protocole d’accord sur la « Transition » du 27 mai 1992.

  • Les salariés des classes 5, 6 et 7 relevant de la Convention Collective Nationale de l’Inspection d’Assurance du 27 juillet 1992.

Article 2 – Nombre de sièges à pourvoir et répartition par collège

COLLEGE	NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR
Non Cadres	1
Cadres	1
Total	2

TITRE 2 – MODALITES D’ORGANISATION ET DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

Article 3 – Calendrier des opérations électorales

• 1er tour de scrutin (collège Non Cadres et collège Cadres)

Le premier tour de scrutin est prévu selon le calendrier suivant :

Publication de la note DRH d’information sur les modalités pratiques d’organisation des élections	Mardi 8 février 2022
Publication et affichage des listes électorales	Mercredi 16 février 2022
Limite de dépôt des candidatures et profession de foi	Mercredi 23 février 2022 (avant 17h)
Publication et affichage des candidatures et des professions de foi	Mercredi 9 mars 2022
Envoi des codes de connexion pour le vote électronique	Lundi 14 mars 2022
1er tour – Elections	Du mardi 22 mars à 9h30 au jeudi 24 mars 2022 à 14h

Si un second tour de scrutin était nécessaire, il aurait lieu selon le calendrier suivant :

• Eventuel 2^nd tour de scrutin (collège Non Cadres et collège Cadres)

Limite de dépôt des candidatures et profession de foi	Mercredi 30 mars 2022 (avant 14h)
Publication et affichage des candidatures et des professions de foi	Mercredi 13 avril 2022
2nd tour – Elections	Du mardi 26 avril à 9h30 au jeudi 28 avril 2022 à 14h00

Article 4 – Durée des mandats

La durée des mandats des administrateurs élus par le personnel salarié est de six ans.

Article 5 – Conditions d’électorat et d’éligibilité

Article 5.1 – Conditions d’électorat

Il est rappelé que les conditions d’électorat ci-dessous s’analysent à la date du dernier jour du scrutin, soit au 24 mars 2022.

Dans chaque collège, sont électeurs les salariés, quelle que soit leur nationalité, âgés de 16 ans accomplis, ayant trois mois au moins d'ancienneté dans le groupe à la date du premier tour des élections et n'ayant encouru aucune des condamnations prévues à l’article L6 du Code électoral.

Dans le cas du personnel sous contrat à durée déterminée, les salariés présents le jour du scrutin, doivent avoir travaillé au moins trois mois dans l'entreprise, cette durée résultant d'un ou plusieurs contrats successifs et sous réserve qu'il n'y ait pas eu d'interruption entre les contrats. La durée des contrats à durée déterminée est reprise dans les mêmes conditions pour les salariés, anciennement employés à durée déterminée et intégrés dans le personnel.

Dans le cas du personnel intérimaire embauché immédiatement après une mission, la durée des missions effectuées au cours des trois mois précédant l'embauche est prise en compte pour le calcul de l'ancienneté dans le groupe, ainsi que la durée totale de la mission éventuellement en cours au début de cette période de trois mois.

Article 5.2 – Conditions d’éligibilité

En application de l’article L.225-28 du Code de commerce, peuvent se porter candidats les salariés de GAN PREVOYANCE dont le contrat de travail est antérieur de deux années au moins à la date de l’élection. Il est précisé que pour l’appréciation de cette condition d’ancienneté, est prise en compte l’ancienneté dans le Groupe.

Les candidats doivent appartenir au collège dont ils sollicitent le suffrage (Cadres ou Non-Cadres).

Article 6 – Listes électorales

Les listes électorales de chaque collège seront établies par ordre alphabétique.

Elles comporteront les mentions suivantes : nom, prénom, âge et ancienneté.

Ces listes sont utilisées lors du premier tour de scrutin et le cas échéant lors du second tour.

Les listes électorales seront affichées, par collège électoral, à l’immeuble West Park 3, 6 boulevard de Pesaro, 92024 Nanterre, au niveau 9, le mercredi 16 février 2022, et seront mises à jour si cela s’avère nécessaire.

Les listes électorales seront remises à chaque organisation syndicale représentative qui en fera la demande, contre remise d’un récépissé daté et signé.

Les réclamations éventuelles pourront être présentées auprès de la Direction des Ressources Humaines dans les 5 jours qui suivent l’affichage des listes.

Article 7 – Dépôt des candidatures, des logos et des professions de foi

Article 7.1 – Conditions de dépôt des candidatures

Chaque organisation syndicale représentative au sein de GAN PREVOYANCE peut présenter auprès de la Direction des Ressources Humaines, 1 candidat (et 1 remplaçant) pour le collège Cadres et 1 candidat et (1 remplaçant) pour le collège Non-Cadres.

Les candidatures font l’objet d’un feuillet format A4.

Les administrateurs salariés du collège Cadre et du collège Non-Cadres étant élus au scrutin majoritaire à deux tours, le candidat et son remplaçant sont de sexe différent.

Le mandat d’administrateur élu par les salariés étant incompatible avec tout mandat de Délégué Syndical, de Représentant de proximité, de membre du Comité Social et Economique ou de membre de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail, le candidat qui, lors de son élection sera titulaire d’un ou plusieurs de ces mandats, devra s’en démettre dans les huit jours ; à défaut il sera réputé démissionnaire de son mandat d’administrateur élu par les salariés au Conseil d’Administration sans que cela ne remette en cause l’ensemble de l’élection.

Les candidatures « libres » (à savoir, autres que celles présentées par une organisation syndicale représentative) doivent être accompagnées d’un document comportant les noms, prénoms et signatures d’un vingtième au moins des électeurs de GAN PREVOYANCE appartenant au collège du salarié candidat. Dans ce cadre, chaque électeur ne peut apporter sa signature qu’à un seul candidat « libre » ; en conséquence, les signatures données par un même électeur à plus d’un candidat ne pourront être prises en compte pour aucun des candidats.

Article 7.2 – Date limite et mode de dépôt des candidatures et des professions de foi

Les noms des candidats ainsi que, le cas échéant, le document de présentation de candidatures « libres », accompagnés des professions de foi et des logos, sont adressés, par le candidat ou le mandataire de l’organisation syndicale, au Pôle Social, sous format PDF, par email avec accusé de réception. Un email de confirmation de réception sera adressé par le Pôle Social.

La réception des candidatures accompagnées des professions de foi devra être effectuée au moins 4 semaines avant la date de l’élection, soit le mercredi 23 février 2022, avant 17 heures pour le premier tour. En cas d’éventuel second tour, la réception des candidatures accompagnées des professions de foi devra être effectuée au plus tard le mercredi 30 mars 2022, avant 14 heures.

Toute candidature parvenue après cette date sera écartée, de même que toute candidature parvenue dans les délais mais comportant des irrégularités en cas de demande des organisations syndicales ou des candidats.

Article 7.3 – Candidatures et professions de foi

Les professions de foi prennent la forme d’un feuillet numérique A4 recto-verso, en couleur ou en noir et blanc, d’un poids maximum de 2 Mo.

Chaque organisation syndicale peut déposer une profession de foi spécifique à chaque collège.

Article 7.4 – Logos

Les logos seront transmis au Pôle Social de la Direction des Ressources Humaines, sous format électronique, en même temps que les candidatures et les professions de foi.

Article 7.5 – Affichages des candidatures et publication des professions de foi

Les candidatures et les professions de foi seront affichées le mercredi 9 mars 2022, pour le premier tour, et le mercredi 13 avril 2022, en cas d’éventuel second tour :

• à Campus WP3 – 6 boulevard Pesaro – 92000 Nanterre - Niveau 9

• à Lille

• à Bordeaux

• dans les délégations régionales (incluant le service clients)

• dans les bureaux d’inspection, étant précisé que le défaut de réalisation de cet affichage ne saurait venir remettre en cause la validité des élections.

En tout état de cause, les candidatures et les professions de foi seront, tout au long des opérations de vote, publiées par ordre alphabétique sur l’intranet Diapason ainsi que sur la plateforme de vote électronique. A cet effet, un encart « élections professionnelles » sera prévu dans Diapason.

Article 8 – Campagne électorale

Sur les sites de Bordeaux-Lac, Nanterre et Mérignac, une réunion d’information du personnel pourra être organisée, sur demande d’une organisation syndicale représentative ou d’un candidat.

Cette demande devra être déposée 5 jours francs à l’avance.

Chaque organisation syndicale représentative ayant présenté un candidat et/ou chaque candidat libre disposera, sur chacun des sites précités, de 45 minutes pour l’ensemble de l’élection. Cette réunion devra se tenir pendant la première heure ou la dernière heure de temps commun de travail.

Chaque organisation syndicale représentative disposera d’une enveloppe globale de frais de déplacement de 500 €uros maximum sur présentation de justificatifs.

En outre, chaque organisation syndicale représentative bénéficiera d’un crédit d’heure de 40 heures de délégation pour l’ensemble de la campagne, à répartir entre les deux collèges.

La campagne électorale prend fin la veille de l’ouverture du scrutin, soit le 21 mars 2022 à 24h00 (pour le 1^er tour) et le 25 avril 2021 à 24h00 (pour le 2^nd tour), conformément à l’article 49 du code électoral.

En tout état de cause, il est rappelé l’interdiction d’utiliser les outils professionnels mis à disposition par l’entreprise ou tout autre moyen de diffusion non autorisé par l’entreprise à des fins syndicales, y compris pendant la période de campagne électorale.

Article 9 – Bureaux de vote

Article 9.1 – Nombre de bureaux de vote

Il est constitué un bureau de vote par collège électoral, soit deux bureaux de vote au total qui se décomposeront comme suit :

• un bureau de vote collège « Non Cadres »

• un bureau de vote collège « Cadres »

Article 9.2 – Composition des bureaux de vote

Chaque bureau de vote sera composé, par principe et en priorité, d’un président et de deux assesseurs, ou à défaut d’un président et d’un assesseur, appartenant au collège concerné. Les membres seront choisis parmi les électeurs après acceptation par ces derniers. La présidence appartient, par principe, au plus âgé. Les présidents et assesseurs ne peuvent être candidats.

Les bureaux de vote seront constitués au moins une semaine avant la date du scrutin du 1^er tour. Dans la mesure du possible, la composition des membres des bureaux de vote sera identique pour le 1^er et le 2^nd tour éventuel des élections.

La composition des bureaux de vote sera transmis aux organisations syndicales ayant déposé une liste 48 heures avant l’ouverture du scrutin.

Chaque organisation syndicale représentative présentant au moins un candidat et/ou chaque candidat libre sera autorisée à déléguer un représentant choisi parmi les électeurs du collège, dans chaque bureau de vote, pour contrôler toutes les opérations et éventuellement formuler toutes observations.

Chaque désignation sera portée à la connaissance de la Direction des Ressources Humaines par tout moyen écrit, par un délégué syndical titulaire et/ou par le candidat libre.

Chaque bureau de vote est seul et pleinement responsable de l’ensemble du déroulement du scrutin (dépouillement, attribution des sièges, établissement du procès-verbal et proclamation des résultats).

Article 11 - Organisation du scrutin

Article 11.1 – Mise en place du vote électronique

Les salariés voteront de manière électronique par le biais d’un vote par internet, selon les modalités prévues par l’accord relatif à l’utilisation du vote électronique pour les élections des représentants des salariés au sein des établissements de l’UES signé le 8 novembre 2018.

Le vote s’effectuera dans le cadre de l’application des dispositions de l’accord susvisé.

Article 11.2 - Prestataire en charge du vote électronique

En application de l’accord UES relatif au vote électronique du 8 novembre 2018, la société VOXALY assurera la fourniture du système de vote par internet. Une présentation du système de vote électronique par VOXALY sera proposée aux organisations syndicales signataires du présent accord en présentiel, sauf contrainte sanitaire.

La description du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est précisée en annexe.

Article 11.3 – Mode de scrutin

Que ce soit dans le collège Non Cadres ou dans le collège Cadres, l’élection a lieu au scrutin majoritaire à deux tours. Est déclaré élu le candidat ayant obtenu, au premier tour, la majorité absolue des suffrages exprimés, au second tour, la majorité relative.

En cas d’égalité des voix, les candidats dont le contrat de travail est le plus ancien sont déclarés élus. Il est précisé que, pour l’appréciation de cette condition d’ancienneté, est prise en compte l’ancienneté dans le Groupe.

Dans l’hypothèse où les candidats n’auraient pas pu être départagés en application de la règle d’ancienneté susvisée, le siège serait attribué au plus âgé des candidats susceptibles d’être élus.

Article 11.4 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences tirées de l’article R.2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs ; ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, les listes d’émargement ne pourront pas être visualisées durant toute la durée du scrutin.

Article 12 – Procès-verbal

Les procès-verbaux de l’élection sont établis par collège électoral en trois exemplaires.

Ils comportent la signature de chacun des membres du bureau.

Les exemplaires, auxquels sont annexées les listes d'émargement, sont transmis à la Direction des Ressources Humaines pour publication des résultats.

Une copie de chaque procès-verbal sera remise aux organisations syndicales ayant présenté des candidats et/ou candidat libre dans un délai de 2 jours ouvrés.

Article 13 – Publication des résultats

Les résultats seront publiés par note de la Direction des Ressources Humaines le lendemain des élections. Ils seront portés à la connaissance des salariés par note de service sur l’intranet Diapason.

Les mandats prendront effet lors de la première réunion du Conseil d’administration tenue après l’assemblée générale qui statue sur les comptes sociaux de l’exercice écoulé, soit le 18 mai 2022.

TITRE 3 – DISPOSITIONS GENERALES

Article 14 – Contestations

Les contestations relatives au droit électoral et à la régularité des opérations de vote relève de la compétence du Tribunal Judiciaire. Il statue en urgence.

Conformément aux dispositions de l’article R.2314-24 du code du travail, lorsque la contestation porte sur l'électorat, la déclaration n'est recevable que si elle est faite dans les trois jours suivant la publication de la liste électorale, lorsque la contestation porte sur la régularité de l'élection, la déclaration n'est recevable que si elle est faite dans les quinze jours suivant la proclamation des résultats de l’élection.

La réclamation se fait par simple déclaration au greffe. La décision du Tribunal Judiciaire est en dernier ressort, mais elle peut être déférée à la Cour de Cassation.

Article 15 – Entrée en vigueur, durée, dépôt et publicité

Le présent protocole d’accord préélectoral est conclu pour l’élection des administrateurs salariés au Conseil d’Administration 2022.

En application de l’article L.2231-5 du Code du travail, le présent protocole est notifié, après sa signature par la Direction à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Puis, conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, il est déposé par les soins de la Direction, en deux exemplaires dont une version sur support électronique, auprès de la Direction Régionale Interdépartementale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités compétente et auprès du secrétariat-greffe du Conseil des prud’hommes compétent.

Chacune des organisations syndicales signataires en recevra un exemplaire.

Les organisations syndicales seront tenues informées par la Direction des Ressources Humaines de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables concernant les traitements mis en œuvre dans le cadre de l’application du présent protocole d’accord préélectoral auprès du Correspondant Informatique et Libertés.

Le présent protocole sera également mis en ligne sur le site intranet Diapason.

Fait à Nanterre, le 15 décembre 2021

Pour GAN PREVOYANCE :

Pour la CFDT :

Pour le SN2A/CFTC :

Pour la CFE/CGC :

ANNEXE :

Description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique

Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

• Fonctionnalités générales

  Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

Nature des élections.

Les élections à organiser sont des élections des représentants des salariés au Conseil d’Administration.

Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

Par ailleurs, le prestataire fournira à GAN PREVOYANCE les conclusions du rapport d’expertise indépendantes de son système de vote électronique.

• 
  Scénario de vote

  Étapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret qui seront contrôlés avant d’accéder au vote

• une étape de présentation des listes de candidats en présence pour les élections.

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

• la confirmation par l’électeur du choix effectué

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote

  Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote.

  • A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés

  • A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

• Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de GAN PREVOYANCE.

Étapes

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

  • Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de GAN PREVOYANCE.

Étapes

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

• dès la fin du scrutin, le contenu de l’urne, les fiches d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs

• le contrôle de la participation une fois le scrutin clos

  • Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

    Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement

• L’accès à la liste des émargements Internet

• Le déchiffrement des suffrages Internet,

• L’accès aux résultats de l’élection : édition automatique des Procès-Verbaux

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  • Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin

• Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption.

Deux niveaux de chiffrement seront mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se feront selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il sera impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

• Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les représentants habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin, les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Un représentant désigné par organisation syndicale représentative et la Direction des Ressources Humaines auront, pendant le déroulement du scrutin, accès au taux de participation.

• Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique est mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

• Dispositifs de secours

Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Autres prestations à fournir

• Préparation de l’élection

  Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par GAN PREVOYANCE. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par GAN PREVOYANCE, par site et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par GAN PREVOYANCE et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• Le matricule de l’électeur,

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur,

• Le collège de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

• La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)

• L’adresse email professionnelle de l’électeur

  Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

  Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre GAN PREVOYANCE et lui-même.

Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• d’un code secret qu’il sera seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande aussi à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

Envoi des moyens d’authentification.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique, par courrier postal adressé à leur domicile.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de GAN PREVOYANCE au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de GAN PREVOYANCE ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (Représentants des salariés au Conseil d’Administration)

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• La mention de candidat ou remplaçant et le collège le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

  Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de GAN PREVOYANCE un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à GAN PREVOYANCE, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

• Phase de test et de recette du système de vote électronique

  Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire génère 3 clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs.

Durant la période de vote, tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantira l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

  • Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

  Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à GAN PREVOYANCE sur support numérique à l’issue de l’élection.

Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de GAN PREVOYANCE les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format PDF.

• Gestion informatique et technique du système de vote électronique

  Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.