Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à la mise en place du vote électronique" chez METALDYNE INTERNATIONAL FRANCE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE METALDYNE International France – AAM France RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Entre :

La société METALDYNE INTERNATIONAL France – AAM France (LFMF/DFMF), dont le siège social est situé 33 rue Roger Salengro – CS 80071 - 69633VENISSIEUX CEDEX

immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Lyon sous le numéro B 412 670 671.

Représentée par Monsieur xxxxxxxxxxx, agissant en qualité de Directeur Général

Et

Les délégations suivantes :

Force Ouvrière, organisation syndicale représentative majoritaire au sein de

l'Entreprise,

Représentée par Monsieur xxxxx, en sa qualité de délégué syndical

D’autre part

Il a été convenu ce qui suit :

Signature d’un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du Comité Social et Economique.

Préambule

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-8 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

La finalité du recours au vote électronique est d’améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission, en déplacement, ou absents de l’entreprise,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés rapidement,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Principes généraux du droit électoral

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article I. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’entreprise) appelés à voter aux futures élections.

Article II. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

La mise en œuvre de ce dispositif exclut la possibilité de vote à bulletin secret sans enveloppe.

Article III. Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales, l’entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l’objet d’une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l’ouverture du vote. L’accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.

Article IV. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’Entreprise a pris contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-9 à R 2314-18 et du Code du travail.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l’audit mis à la disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral. Cet accord mentionnera les conclusions du présent accord.

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’ arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par celui-ci.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Conformément à l’article R 2314-7 du code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Il garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise indépendante et formalités de déclaration

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des libertés.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dans sa version modifiée au 17 octobre 2018, et au règlement de l’Union Européenne n°2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

6. Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, qui sera envoyée en même temps que les codes d’accès au site.

De plus, les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

La société gardera dans sa base de données, un registre recensant les traitements de données personnelles mis en œuvre à l’occasion de ces élections. Il sera tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés en cas de contrôle.

Article V. Déroulement des opérations de vote

1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de la présente élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile, via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront aussi voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet

Les salariés seront informés, par voie d’affichage, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

- par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

- par les membres du bureau de vote : à la vérification que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

3. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les formats et poids maximum des logos de l’entreprise et professions de foi seront définis dans le Protocole d’Accord Préélectoral.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, et de la police de caractères.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Il permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

4. Modalités d’accès au serveur de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation du vote électronique.

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

• La notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l’entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

5. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

6. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le site de vote ne sera donc plus accessible aux électeurs.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Le dépouillement s’effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaitre le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Article VI : Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Conformément aux dispositions légales, il entrera en vigueur le lendemain de son dépôt.

Il sera déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (Direccte) Auvergne Rhône Alpes et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par voie d’affichage.

Article VII. Révision de l’accord

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions légales en vigueur, à compter d’un délai d’application d’au moins une année civile complète.

Il peut être révisé par les syndicats signataires, jusqu'à la fin du présent cycle électoral et au-delà par tout syndicat représentatif.

La demande de révision devra être notifiée à l'ensemble des signataires par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Une réunion devra être organisée dans le délai de un mois pour examiner les suites à donner à cette demande.

Article VIII. Dénonciation de l’accord

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

Cette dénonciation devra être notifiée à l’ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec avis de réception et donnera lieu aux formalités de dépôt.

Dans ce cas, la Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.

La société ne sera plus tenue de maintenir les dispositions du présent accord, à compter de l’entrée en vigueur d’un nouvel accord et à défaut au terme du délai de survie.

Ainsi, à défaut d’un nouvel accord, au terme d’un délai d’un an suivant l’expiration du délai de préavis, la société ne sera pas tenue de maintenir les avantages de cet accord.

Fait à Vénissieux, le 26/10/2018

en deux exemplaires originaux

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Directeur Général Délégué Syndical