Accord d'entreprise "Accord portant "Forfait jour"" chez ARVATO SERVICES HEALTHCARE FRANCE SAS (Siège)

VA ACCORD Portant « Forfait jour »

ENTRE LES SOUSSIGNES :

L’entreprise AS Healthcare France immatriculée au Registre du Commerce de Meaux sous le numéro 413 473 117 00054 représentée par XXXXXX en sa qualité de directeur Général France ;

D’une part,
Ci-après dénommée “ La Société ”

ET :

L’organisation syndicale représentative au sein de l’Entreprise :

• l’organisation syndicale CFTC représentée par Monsieur XXXXXXX en sa qualité de Délégué Syndical.

PREAMBULE

La négociation de cet accord a été menée pour répondre aux besoins de l’entreprise et plus précisément en raison de l’évolution de l’organisation du temps de travail d’une partie de la population non-cadres, bénéficiant d’une autonomie accrue dans l’organisation de leur emploi du temps.

Jusqu’à présent la possibilité de conclure une convention de forfait annuel en jours était prévue uniquement pour les salariés cadres de l’entreprise. La société ASH souhaite étendre cette possibilité aux salariés non-cadres qui remplissent les conditions pour pouvoir être éligibles à une convention de forfait annuel en jours.

Les parties souhaitent rappeler les garanties offertes aux collaborateurs en forfait annuel en jours. Ces garanties ont vocation à assurer :

• l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle  ;

• la préservation de la santé physique et mentale de ces salariés ;

• le droit au repos quotidien et hebdomadaire

• le droit à la déconnexion

• une charge de travail raisonnable et une bonne répartition du travail dans le temps.

La procédure de suivi et de contrôle de la durée du travail des salariés concernés, instituée par le présent accord, concourt à cet objectif.

Le présent accord se substitue à l’ensemble des usages, pratiques, engagements unilatéraux et accords ayant le même objet, en vigueur au sein de l’entreprise au jour de la signature du présent accord.

ARTICLE 1. DÉFINITION DES DIFFÉRENTES CATÉGORIES DE PERSONNEL CONCERNÉES

Le présent accord s'applique aux salariés de l’Entreprise Arvato Services Healthcare. Peuvent se voir appliquer une convention de forfait en jours :

1. Salariés cadres

Les cadres dits « autonomes » qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés.

Les cadres dirigeants, non soumis aux dispositions relatives à la durée du travail ne sont pas concernés par le forfait annuel en jours.

2. Salariés non-cadres :

Les salariés dits « non-cadres autonomes » dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Ces collaborateurs assument la responsabilité pleine et entière du temps qu’ils consacrent à l’accomplissement de leur mission sur la base des directives données par leur supérieur.

A titre d’exemples, sont concernés :

• les Délégués de service itinérants

• Les Délégués Techniques itinérants

D’autres intitulés de postes pourront être concernés par cette modalité en cours d’application du présent accord, sans qu’il soit nécessaire de le réviser.

ARTICLE 2. CONCLUSION D’UNE CONVENTION INDIVIDUELLE AVEC CHAQUE SALARIE CONCERNE

Chaque salarié concerné dispose d’un contrat de travail ou le cas échéant, d’un avenant à son contrat de travail, formalisant la convention individuelle de forfait en jours.

Cette convention précise a minima :

les caractéristiques de la fonction et la nature des missions qui justifient l’autonomie dont dispose le salarié dans l’organisation de son emploi du temps ;

le nombre de jours sur la base duquel le forfait est défini ;

le rappel du respect nécessaire des dispositions légales relatives au repos quotidien et hebdomadaire

la rémunération forfaitaire du salarié

ARTICLE 3. RÉGIME JURIDIQUE

Les salariés concernés seront soumis à une convention de forfait annuel en jours, ils sont donc exclus des dispositions de la législation du travail reposant sur un calcul en heures.

Les collaborateurs ayant conclu une convention de forfait en jours ne sont pas soumis aux dispositions relatives :

à la durée légale du travail fixée à 35 heures par semaine ;

au régime des heures supplémentaires ;

aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire.

Toutefois, les parties conviennent que la durée quotidienne et la durée hebdomadaire de travail devront rester raisonnables.

En tout état de cause, le salarié devra respecter un repos minimal de 11 heures consécutives par jour et un repos hebdomadaire de 35 heures.

Les salariés en forfait jour bénéficient ainsi du repos quotidien et hebdomadaire, des jours fériés chômés dans l’entreprise, des congés payés et le cas échéant, des congés spéciaux appliqués dans l’entreprise.

ARTICLE 4. MODALITÉS ET CARACTÉRISTIQUES DU FORFAIT EN JOURS

1°. Période annuelle

La période annuelle de référence commence du 1er octobre de l’année N au 30 septembre de l’année N+1

2°. Nombre de jours travaillés sur une année

Le nombre annuel de jours travaillés est fixé à 218 jours pour une année de référence journée de solidarité comprise – sans préjudice des éventuels jours de congés d’ancienneté.

Il pourra le cas échéant être conclu une convention de forfait en jours réduite c’est-à-dire pour un nombre de jours inférieur à celui prévu au présent article, étant entendu que cette faculté supposera la signature d’un avenant individuel spécifique.

Le forfait est obtenu de la façon suivante :

365 jours (sauf année bissextile)

moins le nombre de samedis et de dimanches (en principe 104 jours mais variation d’une année sur l’autre)

moins le nombre de jours ouvrés de congés payés (en principe 25 jours ouvrés, les samedis ayant déjà été comptabilisés)

moins le nombre de jours fériés chômés sur l’année année civile tombant un jour ouvré (seul le 1er mai est férié et chômé, en théorie 11 jours fériés)

moins le nombre de jours de repos dits « JRTT »

________________________________________________________________________

= 218 jours

3° Organisation du temps de travail.

Les collaborateurs bénéficient d’un décompte en jours de leur temps de travail, lequel peut seul permettre de maintenir la souplesse d’organisation indispensable à l’accomplissement de leur mission.

Les salariés en forfait jours organisent librement leur présence et leur activité dans l’entreprise dans des conditions compatibles avec leurs responsabilités professionnelles et personnelles.

Ils devront veiller à ce que leur emploi du temps soit compatible avec leurs missions, ce qui implique de passer suffisamment de temps avec leur équipe et leur supérieur hiérarchique, notamment en assistant aux réunions de service.

ARTICLE 5. JOURS DE REPOS (« JRTT ») :

1°Acquisition

Le nombre de JRTT a vocation à varier chaque année en fonction de la répartition des jours fériés sur la semaine, du nombre de repos hebdomadaires et de dimanches, et des années bissextiles afin d’atteindre la durée annuelle de 218 jours de travail.

A titre d’exemple :

Nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré dans l’année (*)	Nombre de jours de travail dans l'année, avant prise en compte des JRTT (*)	Nombre de JRTT dans l'année (*)	Nombre de jours de travail dans l'année, après prise en compte JRTT (*)
7 8 9 10	229 228 227 226	11 10 9 8	218 218 218 218

(*) pour une année pleine à temps complet.

Ce tableau prend en compte les dispositions de la loi relative à la solidarité pour l'autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées.

Les jours de congés supplémentaires (congés de fractionnement, congés exceptionnels, congés conventionnels, …) sont sans incidence sur l’acquisition de JRTT.

2°Prise des JRTT.

Les JRTT sont assimilés à du temps de travail effectif pour le calcul des congés payés.

Ils sont rémunérés sur la base du maintien du salaire de base au titre des jours travaillés. Ils font l’objet d’un suivi sur le bulletin de paie.

Ils peuvent être pris sous forme de journées entières ou demi-journées.

La date de prise des JRTT doit être posée par le collaborateur dans l’outil SIRH puis validée par son responsable hiérarchique.

Les dates sont arrêtées avec un délai de prévenance d’au moins 15 jours calendaires. En cas d’urgence, elles peuvent être modifiées à titre exceptionnel, avec un délai de prévenance de 3 jours calendaires.

L’acquisition comme la prise des JRTT fait l’objet d’un suivi mensuel par l’entreprise.

Ils sont acquis au cours d’une période de référence et devront obligatoirement être pris au cours de cette période. Le responsable hiérarchique du salarié peut, le cas échéant, lui imposer la prise de JRTT s’il constate que le nombre de journées de repos est insuffisant pour permettre de respecter en fin d’année le nombre maximum de journées travaillées.

Ils devront en conséquence être soldés au 30 septembre de chaque année et ne pourront en aucun cas être reportés à l’issue de cette période ni faire l’objet d’une indemnité compensatrice.

Dans l’hypothèse où ils ne seraient pas pris à la fin de l’année civile, le salarié pourra les affecter au Compte Épargne Temps dans les conditions prévues à l’article L.3152-1 du Code du travail et au sein de l’accord d’entreprise ASH relatif au compte épargne temps.

ARTICLE 6. ABSENCES

1° incidence des absences sur les JRTT :

En cas d’absence non assimilée à du temps de travail du salarié, le compteur pour l’acquisition de JRTT est suspendu.

En conséquence, toute absence non assimilée à du temps de travail effectif, qu’elle soit rémunérée ou non, entraînera une réduction proportionnelle des droits aux JRTT restant à acquérir au cours de la période de référence. Cette réduction sera proportionnelle à la durée de l’absence de sorte qu’elle ne conduira pas à une stricte égalité arithmétique entre le nombre de jours d’absence et le nombre de JRTT supprimés.

Il est expressément constaté entre les parties que la non–acquisition des JRTT pendant les périodes d’absence ne constitue pas, ni ne peut être assimilée dans son objet ou ses effets, à une récupération prohibée des absences pour maladie.

En revanche, les absences assimilées à du temps de travail effectif ou prises en compte pour établir le décompte des droits à JRTT (congés payés et jours fériés par exemple) sont sans incidence sur l’acquisition des JRTT forfait.

2° Valorisation des absences.

Toute période non travaillée mais donnant lieu à rémunération ou indemnisation par l'employeur, ainsi que toute période d’incapacité de travail justifiée par un arrêt de travail, constituent des absences non récupérables. L’indemnisation versée au titre de ces périodes est donc calculée sur la base de la rémunération qui aurait été perçue si le salarié avait été présent, à savoir la rémunération lissée conformément aux dispositions du présent accord.

En cas d'absences non rémunérées, la rémunération est réduite proportionnellement au nombre de jours d'absence.

ARTICLE 7. EMBAUCHE OU RUPTURE DU CONTRAT DE TRAVAIL EN COURS D’ANNEE

En cas d’entrée ou de départ en cours de période de référence ou de non-acquisition d’un droit complet à congés payés, la durée du travail annuelle des salariés concernés sera calculée au prorata temporis.

En conséquence, les salariés embauchés en cours de période se voient accorder un nombre de JRTT au prorata du nombre de jours travaillés sur l’année.

Lorsque le salarié n'est pas présent sur l’ensemble de la période de référence, du fait d'une embauche ou d'une rupture du contrat de travail, un point est fait sur la durée du travail réellement accomplie par le salarié, soit au terme de la période de référence (en cas d’embauche en cours de période) soit au terme du contrat (en cas de rupture du contrat en cours de période).

Le cas échéant, il est procédé à une régularisation salariale sur la base d'un temps réel de travail au cours de la période de présence par rapport à 218 jours annuels.

Les salariés engagés sous contrat à durée déterminée et présents une partie seulement de l’année civile, se verront appliquer des règles de prorata identiques.

ARTICLE 8. REMUNERATION

La rémunération des salariés signataires d'une convention de forfait en jours est fixée sur une base annuelle dans le cadre de la convention individuelle de forfait conclue avec chaque intéressé. Elle ne doit pas être sans rapport avec les sujétions qui leurs sont imposées.

Cette rémunération est versée mensuellement indépendamment du nombre de jours travaillés.

ARTICLE 9. MODALITÉS D’ÉVALUATION ET DE SUIVI RÉGULIER DE LA CHARGE DE TRAVAIL

Afin de garantir leur santé et sécurité les salariés en forfait jour devront respecter la procédure décrite ci-dessous destinée à récapituler périodiquement, le nombre de jours ou demi-journées travaillées, le respect des repos quotidiens et hebdomadaires et à assurer l’évaluation et le suivi régulier de leur charge de travail.

Le nombre de jours travaillés est décompté d’après un dispositif interne auto-déclaratif prévu dans l’outil « SIRH ». Dans ce cadre le suivi individuel du temps de travail est décompté selon les modalités suivantes :

Les salariés en forfait jour devront indiquer chaque jour dans l’outil SIRH : le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées,

Chaque semaine le salarié devra indiquer dans l’outil SIRH le nombre, la date et la nature des journées ou demi-journées de repos et le bénéfice ou non des repos quotidien et hebdomadaire.

Le supérieur hiérarchique du salarié validera chaque semaine la déclaration effectuée par le salarié dans l’outil SIRH et s’assurera à cette occasion du respect des repos quotidien et hebdomadaire et du caractère raisonnable de la charge de travail et de l’amplitude des journées d’activité.

Dans ce cadre, le salarié doit veiller à ne pas dépasser le nombre de jours de travail dans l’année, soit 218 jours.

ARTICLE 10. ENTRETIENS INDIVIDUELS

10.1 Entretiens réguliers.

En application des dispositions de l’article L. 3121-64 du code du travail, tous les salariés dont le temps de travail est décompté en jours auront un entretien :

Trimestriel avec leur supérieur hiérarchique, au cours duquel seront évoquées notamment la charge de travail du salarié, l’organisation du travail dans l’entreprise, les amplitudes de travail réalisées par le salarié, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale. Cet entretien permettra de s’assurer que la charge générale de travail du salarié est raisonnable et cohérente au regard du forfait.

La hiérarchie fera connaître à ses salariés les éventuelles mesures qu'elle entend prendre à la suite de cet entretien notamment en cas d’inadéquation avérée de la charge de travail au nombre de jours prévu par la convention de forfait.

Cet entretien fait l’objet d’un compte rendu écrit par le supérieur hiérarchique, comportant le cas échéant les observations et remarques du salarié.

Le cas échéant l’employeur adressera des propositions d’actions correctives au salarié, et un nouvel entretien sera organisé dans un délai d’un mois à la suite de ce premier entretien afin que l’employeur puisse recueillir l’appréciation du salarié sur l’efficacité des actions correctives mises en œuvre.

Annuel : en complément de l’entretien trimestriel et conformément aux dispositions de l’article L3121-65 du code du travail, chaque année, un entretien individuel sera organisé avec chaque salarié concerné afin de faire le point avec lui sur : sa charge de travail, l’organisation de son travail au sein de l’entreprise, l’amplitude de ses journées de travail, l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale et l’adéquation de sa rémunération à ses fonctions.

Un bilan des entretiens trimestriels sera réalisé à cette occasion, afin notamment d’identifier si les éventuelles actions correctives proposées le cas échéant ont pu permettre d’améliorer les éventuelles difficultés rencontrées dans la gestion de la charge de travail.

L’objectif est de vérifier sur l’année écoulée, l’adéquation de la charge de travail au nombre de jours de travail.

En cas de difficulté dans la mise en place d’actions correctives, le salarié sera rencontré par sa hiérarchie ainsi que par le service des ressources humaines afin d’étudier sa situation et de mette en œuvre des solutions concrètes pour étudier l’opportunité d’une redéfinition de ses missions et objectifs. Un compte rendu écrit sera établi à l’issue de cet entretien.

10.2 : Entretiens ponctuels.

En cas de non-respect des temps de repos ou en présence d’anomalies dans les déclarations du salarié dans l’outils SIRH son supérieur hiérarchique organise un entretien avec lui dans les meilleurs délais. Au cours de cet entretien, le responsable hiérarchique et le salarié échangent sur sa charge de travail et prennent les mesures permettant de remédier à une éventuelle surcharge.

Le supérieur hiérarchique du salarié devra prêter une attention particulière aux heures d’activité du salarié afin de s’assurer d’une amplitude de travail raisonnable et d’une bonne répartition de la charge de travail dans le temps.

Dès lors qu’il constate des horaires de travail inhabituels, qui peuvent se matérialiser par l’envoi de courriels tard le soir, tôt le matin ou par une amplitude journalière importante il devra organiser un entretien avec le salarié dans les plus brefs délais afin :

d’identifier les causes de ces horaires inhabituels.

de mettre en place les solutions adaptées.

de rappeler au salarié sur la nécessité de respecter les repos obligatoires et de veiller à maintenir des horaires de travail raisonnables.

ARTICLE 11. DISPOSITIF D’ALERTE

Le salarié qui estime sa charge de travail trop importante pourra avertir son employeur des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail afin que soient mises en place des mesures correctives dans les meilleurs délais.

Ainsi, en cas de difficulté inhabituelle portant sur ces aspects d’organisation et de charge de travail, le salarié a la possibilité d’émettre par écrit une alerte auprès de l’employeur ou de son représentant. Ce dernier devra recevoir le salarié dans les 8 jours et formuler par écrit les mesures qui seront, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l’objet d’un compte-rendu écrit et d’un suivi par le supérieur hiérarchique du salarié qui devra rendre compte de l’efficacité des mesures prises dans un délai d’un mois.

Afin de s’assurer du respect du repos quotidien et hebdomadaire définis à l’article 2 du présent accord, les salariés en forfait jours alerteront leur hiérarchie en cas d’une succession importante de journées à forte amplitude horaire.

Le manager du salarié concerné ou la Direction recevra dans les meilleurs délais le collaborateur afin d’échanger sur les causes de cette situation anormale et sur les solutions à mettre en place afin d’y remédier.

A la demande du salarié, il pourra être instauré une visite médicale distincte des visites médicales obligatoires afin de prévenir les risques éventuels sur sa santé physique et morale.

ARTICLE 12. DROIT À LA DÉCONNEXION

• Droit à la déconnexion durant les périodes de repos et de congés

Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des personnels de l’Entreprise. Il est recommandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en-dehors des horaires habituels de travail, pendant les weekends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail.

Les salariés en forfait jours ne sont pas tenus de prendre connaissance ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de leur temps de travail, pendant leurs congés, leurs temps de repos et absences autorisées.

Avant chaque période de congé ou suspension du contrat de travail, chaque collaborateur définit avec son responsable hiérarchique les situations d’urgence qui peuvent justifier qu’il soit contacté pendant cette période. A défaut d’accord express concernant ces situations d’urgence de la part du salarié avant ses congés, un responsable hiérarchique ne peut pas le contacter pendant cette période.

• Lutte contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle

Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :

S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

Veiller à ce que l’usage de la messagerie ne puisse se substituer au dialogue et aux échanges physiques ou oraux qui contribuent au lien social dans les équipes et préviennent de l’isolement ;

S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel (donner la bonne information, au bon interlocuteur, au bon moment) ;

Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ;

S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;

Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

S’interroger sur le degré d’urgence avant de relancer sur un courriel ;

Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

• Prévention des risques psychosociaux qui pourraient être liés à l’utilisation des outils numériques professionnels

Afin d’éviter d’engendrer des situations de stress liées à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :

S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ;

Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail.

ARTICLE 13. MISE EN PLACE D’UNE COMMISSION DE SUIVI ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

Une commission composée d’un représentant de la Direction et de deux salariés, représentants du personnel ou non, assurera le suivi du présent accord.

Cette commission se réunira une fois tous les trois ans afin de vérifier la correcte application de ses stipulations.

Afin de permettre de faire un premier bilan de l’accord, il est d’ores et déjà convenu de réunir la commission à l’issue d’une première période de six mois d’application de l’accord.

Les parties conviennent de se revoir en cas de modifications des règles légales ou règlementaires impactant significativement les termes du présent accord.

ARTICLE 14. DURÉE DE L’ACCORD ET ENTRÉE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt auprès de la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Dreets) et du Conseil de Prud’hommes.

A l’initiative de la Direction, le présent accord sera déposé en ligne sur la plateforme Télé-Accords (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), ainsi qu’au greffe du Conseil de Prud’hommes de Meaux.

Le présent accord fera également l’objet d’une publication anonymisée sur la base des données nationale.

ARTICLE 15. Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre partie signataire.

La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception par son auteur aux autres signataires de l’accord ainsi qu’à la DREETS, pour ouverture d’une négociation intervenant conformément aux conditions définies à l’article L.2261-9 et suivants du code du travail.

Cette dénonciation prendra effet trois mois après la réception de cette notification.

ARTICLE 16. Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment par accord entre les parties. Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions prévues par la loi.

Fait à Chanteloup en Brie, le 28 avril 2023

Pour la Direction d’AS Healthcare France,

XXXXXXX – DRH opérationnelle

Pour le Syndicat CFTC, XXXXXXXX