ACCORD POUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

Les sociétés constituant l’UES Aon France

Aon France, société par actions simplifiée au capital de 46 027 140 euros, dont le siège social est situé au 31-35 rue de la Fédération (75015 Paris), immatriculée au TRCS Paris 414 572 248 ;

Aon Holdings France SNC, société en nom collectif au capital de 449 217 900 euros, dont le siège social est situé au 31-35 rue de la Fédération (75015) Paris, immatriculée au RCS Paris 501 211 411 ;

Dument représentées par Mxxxx, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines,

Ci-après dénommée « … »,

D'une part ;

Et

Les organisations représentatives :

CFE-CGC  représentée par Mxxx et Mxxx agissant en qualité de délégués syndicaux

FO, représentée par Mxxx,et Mxxx , agissant en qualité de délégués syndicaux,

Ci-après dénommées « … »,

D'autre part ;

Les signataires sont ensemble désignés dans le présent accord comme « les Parties ».

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, les élections des membres du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

Sa facilité d'utilisation est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature d’un accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties ont par conséquent convenu des dispositions suivantes.

PRINCIPES GENERAUX

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de l’UES pour l'élection des membres du comité social et économique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

• Permettre la publicité du scrutin

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 22 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et sur l’intranet de l’entreprise.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

2.1 PROTOCOLE PREELECTORAL

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

2.2 MODALITES RELATIVES A L’OUVERTURE ET A LA FERMETURE DU SCRUTIN

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin pendant une période délimitée.

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…).

Les salariés seront informés, selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

2.3 caracteristiques du site de vote

Le prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes des candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats également.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. En outre, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une même page. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra toutefois de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

2.4 Modalités d’acces au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• L’adresse du serveur de vote

• Des codes d’accès personnels au serveur de vote constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du Travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance ou tout autre donnée définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non-réception de leur code d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

2.5 SUIVI DES OPERATIONS DE VOTE

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Le nombre de votants pourra toutefois être révélé au cours du scrutin.

2.6 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement avant la proclamation des résultats.

MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

3.1 ETABLISSEMENT DES FICHIERS

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des article 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3.2 Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d'authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés respectivement dénommés fichiers des électeurs et contenu de l’urne électronique.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

3.3 cellule d’assistance technique et Sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3.4 Expertise de la solution de vote

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R 2314-5 à R2314-8.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

De plus les organisations syndicales représentatives seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles.

3.5 Information et Formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les membres du comité social et économique, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

4. Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

5. Durée de l’accord - Dépôt

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa date de signature.

Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre les parties signataires au présent accord, dans les conditions définies à l'article L.2222-5 du Code du travail.

Il pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2222-6 du Code du travail moyennant le respect d’un préavis de trois mois.

Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de l’article L.2231-5 du Code du travail.

Puis, conformément à ce dernier article ainsi qu’aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé, en deux exemplaires, dont une version sur support papier signées des parties et une version sur support électronique, à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE), à l'initiative de la direction, et remis également en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes.

Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique

Fait à Paris, le 20 juillet 2022

En X exemplaires originaux