ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

AU SEIN DE L’UES UNIBAIL

ENTRE :

Les Sociétés composant l’UES Unibail, représentées par XX en qualité de Directeur des Ressources Humaines France,

D’une part,

ET :

L’organisation syndicale représentative CFTC, représentée par XX agissant en qualité de Déléguée Syndicale,

L’organisation syndicale représentative SNGCEI-FO, représentée par XX agissant en qualité de Déléguée Syndicale,

L’organisation syndicale représentative CFDT, représentée par XX agissant en qualité de Déléguée Syndicale.

D’autre part.

Table des matières

PREAMBULE 2

ARTICLE 1 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS 2

Article 1.1 : Etablissement des fichiers 2

Article 1.2 : Modalités des élections 2

Article 1.3 : Bulletins de vote 2

ARTICLE 2 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 2

Article 2.1 : Modalités d’accès au serveur de vote 2

Article 2.2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 2

Article 2.3 : Délégué de liste 2

Article 2.4 : Opérations de dépouillement 2

ARTICLE 3 : DIVERS 2

PREAMBULE

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales rend obligatoire la fusion du Comité d’entreprise, du CHSCT et des délégués du personnel sous la forme d’un Comité Social et Economique (CSE).

C’est pourquoi, la Direction a souhaité dénoncer le précédent accord sur le vote électronique daté du 27 avril 2007, afin de conclure un accord de substitution s’adaptant aux réalités de la Société, et aux évolutions législatives.

Ainsi, afin de favoriser un taux élevé de participation lors des élections professionnelles, la Direction et les parties ont convenu de conclure un nouvel accord relatif au vote électronique pour les élections professionnelles des représentants du personnel se substituant à celui du 27 avril 2007.

Dans ces conditions, la Direction a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du code du travail issus du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges), la sincérité, l’intégrité et l’unicité du vote ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

ARTICLE 1 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

Dans le cadre de chaque élection, la Direction proposera un protocole d’accord pré-électoral aux organisations syndicales représentatives conformément aux dispositions légales en vigueur , définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les collèges.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

Article 1.1 : Etablissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

Pour les listes électorales :

• nom,

• prénom,

• date d’entrée dans l’entreprise,

• date de naissance,

• collège,

• site ;

Pour le fichier d’émargement :

• collège,

• site,

• nom et prénom des électeurs,

• horodatage du vote ;

Pour les listes des candidats :

• collège,

• site,

• nom,

• prénom des candidats,

• titulaire ou suppléant,

• appartenance syndicale ;

Pour la liste des résultats :

• nom,

• prénom des candidats,

• élu,

• non élu,

• voix obtenues,

• appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

Pour les listes électorales :

• électeurs,

• syndicats représentatifs,

• agents habilités des services du personnel ;

Pour les listes d’émargement :

• membres des bureaux de vote ;

Pour les listes des candidats :

• électeurs,

• syndicats,

• agents habilités des services du personnel ;

Pour les listes des résultats :

• électeurs,

• services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Article 1.2 : Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral. Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée, par tout moyen, à la connaissance des collaborateurs préalablement à l’ouverture du scrutin.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés électeurs. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail..). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 1.3 : Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la Direction avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

ARTICLE 2 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la Direction – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Article 2.1 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, par mail, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Il est expressément précisé que les électeurs devront respecter les principes de confidentialité des codes communiqués, et ne pourront en aucun cas, transmettre ces codes à d’autres électeurs pour que ces derniers votent à leur place.

Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Le salarié n’émarge que lorsqu’il a voté et non systématiquement lorsqu’il saisit son code confidentiel et son mot de passe pour accéder à l’espace de vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège et/ou son établissement.

Article 2.2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

L’opinion émise par l’électeur sera cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation.

Article 2.3 : Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste. Le temps passé par ce dernier aux opérations électorales sera rémunéré comme du temps de travail effectif, sans que cela soit déduit de l’éventuel crédit d’heures dont il pourrait disposer.

Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.

Conformément à l’article R. 2314-15 du code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 2.4 : Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur).

Les membres du bureau de Vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

Le prestataire s’engage à conserver tous les fichiers supports (copie des programmes source, fichiers d’émargement, de résultats, sauvegardes) uniquement jusqu’à l’épuisement des délais de recours contentieux.

ARTICLE 3 : DIVERS

• Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet au lendemain de son dépôt auprès des services du ministère du travail, et auprès du greffe du conseil de prud’hommes.

En cas d’évolution législative ou règlementaire impactant le présent accord, les Parties conviennent de se réunir à nouveau pour échanger sur les adaptations rendues nécessaires.

• Suivi de l’accord

Les Parties conviennent de se réunir au premier anniversaire du présent accord, pour faire le point sur sa mise en application pratique dans l’entreprise.

• Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

Cette adhésion sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux Parties signataires dans un délai de huit jours à compter de celle-ci.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

• Révision

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévu à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail :

• toute demande de révision doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres Parties signataires ou adhérentes et comporter l’indication des stipulations dont la révision est demandée ;

• le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, la Direction organisera une réunion avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives pour ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Si un accord de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie.

• Dénonciation

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois. Cette dénonciation devra être notifiée à l’ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Dans ce cas, la Direction et les Organisations Syndicales se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d’un nouvel accord

En cas de dénonciation, le présent accord reste valable jusqu’à la date de signature du nouvel accord venant se substituer au texte dénoncé et, à défaut, pendant une durée de douze mois démarrant à la date d’expiration du préavis de dénonciation.

• Dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi et au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Fait à XX,

Le

En six exemplaires originaux

Pour l’UES UNIBAIL Pour SNGCEI-FO

Directeur des Ressources Humaines France Déléguée Syndicale

Pour la C.F.D.T Pour la C.F.T.C

Déléguée Syndicale Déléguée Syndicale