Accord d'entreprise "ACCORD relatif au vote électronique en vue de l’élection des membres du CSE" chez CEAB - VEOLIA WATER INFORMATION SYSTEMS PAR ABREVIATION VW IS (Siège)

ACCORD relatif au vote électronique en vue de l’élection des membres du CSE

Au sein de Veolia Water Information Systems

Entre les soussignés,

d’une part,

La Société Veolia Water Information Systems au capital de 9 624 650 EUROS ayant pour numéro d’identification 414 984 963 RCS CRÉTEIL, dont le siège social est sis 1, rue Giovanni Battista Pirelli 94410 SAINT MAURICE représentée par, Directeur Général de VWIS, ayant tous pouvoirs aux fins de la signature du présent accord.

d’autre part,

Les Organisations Syndicales désignées ci-après :

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par Internet pour les scrutins de mars et avril 2021 désignant les membres du Comité Social et Économique.

En effet, ce choix facilitera les opérations de vote pour les électeurs en télétravail lors des scrutins et permettra d’éviter le vote par correspondance, soumis aux aléas postaux.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux dans les conditions précisées par le cahier des charges détaillé dans le présent accord.

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de VWIS (internes, détachés et prestataires) ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin (début de la période du scrutin) de l’élection des membres du CSE lors de l’année 2021.

ARTICLE 2. DISPOSITION GÉNÉRALE

Le présent accord a pour objet d’encadrer les modalités de recours au vote électronique.

Le protocole d'accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

ARTICLE 3. EXCLUSION DU VOTE À BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Les partis conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible pour les deux tours éventuels de scrutin, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 4. PRESTATAIRE EN CHARGE DE LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE

L'employeur se charge de choisir un prestataire afin de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément au cahier des charges précisé dans le présent accord.

Les coordonnées de ce prestataire seront données dans le protocole d'accord préélectoral.

ARTICLE 5: CAHIER DES CHARGES

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d'assurer l'identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote, ainsi que la publicité du scrutin.

Le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés au bureau de la RH et diffusé sur l’intranet de l’entreprise, avec information préalable des salariés via mail indiquant le lien sur l’intranet.

5.1. Confidentialité des données transmises

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises, à savoir :

— les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

— la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

— l'émargement ;

— l'enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système chez le prestataire retenu.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

5.2. Contenu des fichiers

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales, permet de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement.

Le fichier « contenu de l'urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

— listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège électoral ;

— fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées ;

— listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;

— listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale ;

— listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires des données sont :

— pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats de la branche et leurs représentants présents chez VWIS, les agents habilités des services du personnel ;

— pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent;

— pour les listes d'émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel, les syndicats ayant présenté des candidats/membres des listes ayant présenté des candidats ;

— pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel ;

— pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, les syndicats, l'employeur ou les agents habilités des services du personnel

5.3. Garantie des exigences techniques

Afin de s'assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique est régulièrement expertisé par des experts mandatés par la CNIL, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés et une synthèse aux OS.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal, est mis en place pour prendre le relais en cas de panne du système dans un délai maximum d’une journée. En cas de dysfonctionnement entraînant une interruption du service de plus de 3 heures , une réunion sera organisée avec le comité de surveillance, un représentant des RH, le bureau de vote et les représentants des candidats, visant à reporter la date et l'heure de fermeture des bureaux de vote.

5.4. Mise en place d'une cellule d'assistance technique

Conformément à l’article R.2314-10 du code du travail, une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Cette cellule d'assistance est chargée, en présence d’un représentant des RH, du bureau de vote et des représentants des candidats conformément à l'article (art R2314) de:

— procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

— procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

— contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

5.5. Mise en place d’une assistance aux électeurs

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement au prestataire un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Une rubrique d’aide et d’explications est aussi disponible en ligne sur le site de vote.

5.6. Formation au système de vote électronique

Le prestataire assure une formation auprès du bureau de vote au moins 2 semaines avant le début d’ouverture du scrutin.

5.7. Déroulement du vote

Moyens d’authentification :

Le prestataire envoie à chaque électeur avant le 1^er tour et le 2^nd tour éventuel des élections, par mail, un lien hypertexte vers une interface sécurisée.

Sur cet interface l’électeur doit créer un mot de passe et répondre à des questions d’identification qui auront été renseignées préalablement par le service RH.(date de naissance, code postal du domicile,clée de sécurité sociale)

Enfin l'électeur accède ainsi à ses informations de vote sur le site sécurisé du prestataire :

• Son identifiant de vote personnel

• L’adresse internet du Site de vote

• Une notice explicative « Comment voter ? »

Pour garantir l’unicité de son vote, seul le prestataire fournisseur a connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe, lesquels seront renouvelés dans l’hypothèse d’un 2^nd tour.

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

L’accès à la liste d’émargement est uniquement ouvert aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Les représentants de chaque liste de candidats ont accès aux pourcentages de participation.

Les services de vote électronique sont accessibles 7j/7, 24h/24 durant la période d’ouverture du scrutin.

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour, que les opérations électorales par voie électronique auront lieu sur plusieurs jours selon les horaires définis par le protocole préélectoral.

La durée d’ouverture du scrutin est de 5 jours calendaires, pour chaque tour.

Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet.

Il est prévu qu’une seconde opération de scrutin puisse avoir lieu dans les délais prévus par la législation en vigueur, au cas où aucune organisation syndicale n’aurait présenté de liste de candidats au premier tour de scrutin, ou que le quorum ne serait pas atteint lors de ce premier tour de scrutin.

Les modalités de contrôle et d’exécution seront les mêmes que pour le premier tour.

5.8. Dépouillement

A la clôture des opérations de vote, la cellule d'assistance technique vérifie le scellement du système.

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, des clés de chiffrement créées par le Président du bureau de vote et les assesseurs.

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquiert un caractère définitif. Elles sont ensuite détruites par le prestataire.

ARTICLE 6: INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRÉSENTANTS

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés incluses dans le périmètre de l'accord autorisant le vote électronique et représentatives de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Au lendemain de la cérémonie de scellement de l’urne précédant le vote, le prestataire envoie à chaque salarié une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales ainsi que l’identifiant de vote.

ARTICLE 7: PUBLICITE

Conformément à l'article L. 2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Un exemplaire de l’accord sera remis au greffe du conseil de prud'hommes de Créteil.

Le présent accord ainsi que ses éventuels avenants, seront déposés à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail «TéléAccords», https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, dans les conditions détaillées par les articles D. 2231-4 et suivants du Code du travail.

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Fait à Saint-Maurice, le 2021 en 2 exemplaires originaux.

Pour la Direction,

Glossaire

Clés de chiffrement et de déchiffrement : Le système de génération des clefs de scellement et dépouillement, qui permet de générer les clefs électroniques qui permettront à leurs détenteurs de procéder au dépouillement. Une des particularités du système de vote électronique est de permettre de « découper » le secret en plusieurs parties plus ou moins redondantes, le système permet de générer n clés parmi lesquelles m seulement (m étant inférieur à n) sont suffisantes pour déchiffrer le résultat de l’élection.

Le scellement : Permet de garantir l’intégrité du système de vote par une prise d’empreinte numérique. Le scellement fonctionnel permet d’activer la surveillance des données sensibles (électeurs, candidats, détenteurs de clés, urnes, émargements...) alors que le scellement logiciel (TripWire) permet d’activer la surveillance de différents composants du système (code source, fichiers système....). Dès son scellement, l’application de vote est protégée et supervisée, plus aucune modification n’est alors possible sans qu’une alerte ne soit déclenchée.

Scrutins : Ensemble des opérations qui constituent un vote ou une élection