RÈGLEMENT ÉLECTORAL POUR LES

ELECTIONS DES REPRÉSENTANTS AU CONSEIL DE SURVEILLANCE FCPE LABORATOIRES VIRBAC

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

VIRBAC

Société Anonyme à Directoire et Conseil de Surveillance au capital de 10.892.940 €uros immatriculée au RCS de Grasse sous le n° B 417 350 311 dont le siège social est sis à Carros, 1^ère avenue – 2065 m – LID,

VIRBAC FRANCE

Société par Actions Simplifiées au capital de 240.097 €uros

Immatriculée au RCS de Grasse sous le n° B 732 061 338 dont le siège social est sis à Carros, 13^ème rue LID,

ALFAMED

Société par Actions simplifiées au capital de 40.320 €uros

Immatriculée au RCS de Grasse sous le n° B 312 815 780 dont le siège social est sis à

Carros, 13^ème rue LID,

BIO VETO TEST (BVT)

Société par Actions simplifiées au capital de 200.000 €uros

Immatriculée au RCS de Toulon sous le n° B 388 923 203 dont le siège social est sis à La Seyne Sur Mer, 285 avenue de Rome,

VIRBAC NUTRITION

Société par actions simplifiée au capital de 546.832 €uros

Immatriculée au RCS de Nîmes sous le n° B 343 010 690 dont le siège social est sis à Vauvert, 252 rue Philippe Lamour,

Constituant une Unité Économique et Sociale (UES) conventionnellement reconnue par accords collectifs, représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxx agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines et dûment habilitée pour la signature des présentes,

Ci-après collectivement désignée « La Direction »,

D’UNE PART,

ET :

Les Organisations Syndicales représentées par xxxxxxxxxxxxxxx, Délégué syndical pour la CFDT, et xxxxxxxxxxxxxx, Déléguée Syndicale pour la CGT ;

D’AUTRE PART,

Préambule

Le présent règlement électoral définit les modalités d’organisation et de déroulement de la prochaine élection des représentants des salariés porteurs de parts au Conseil de Surveillance, ci-après dénommée « l’Election ».

Conformément au procès verbal de réunion du Conseil de surveillance du 31 août 2021 modifiant la gouvernance des FCPE investis à plus d’un tiers en titres de l’entreprise, la nouvelle composition du Conseil de surveillance est la suivante:

- 2 membres salariés porteurs de parts représentant les porteurs de parts salariés et anciens salariés de l'Entreprise/du Groupe élus parmi L'ensemble des salariés porteurs de parts sur la base du nombre de parts détenues par chaque porteur.

- 2 membres représentant l'Entreprise/le Groupe, désignés par la direction de l'Entreprise.

Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral, et a notamment pour objectif de fixer :

• Le nombre et la composition des collèges électoraux ;

• La répartition du personnel dans les collèges ;

• La répartition des sièges dans les collèges ;

• Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.

Ce scrutin est organisé conformément aux dispositions suivantes :

• La Loi n°2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques ;

• La Loi n°2019-486 du 22 mai 2019 relative à la croissance et à la transformation des entreprises

Dans ce cadre, et en vue de la mise en place du Conseil de surveillance du FCPE Laboratoires VIrbac, des élections devront intervenir pour procéder à la désignation des représentants des salariés porteurs de parts dans le prochain Conseil de surveillance qui sera mis en place le 29 mars 2022.

Les parties ont ainsi décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique pour les élections des représentants des salariés porteurs de parts.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.

Le système de vote électronique proposé est conforme à la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après :

ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS

Le premier et unique tour des élections des représentants des salariés porteurs de parts au Conseil de Surveillance aura lieu le 29 mars 2022.

La date visée ci-dessus s’entend :

• De la clôture des votes par internet,

• Du dépouillement électronique,

• De la proclamation des résultats.

ARTICLE 2 : DURÉE DES MANDATS

Conformément au règlement du fonds, la durée du mandat des représentants élus par les salariés est de 4 ans.

ARTICLE 3 : EFFECTIFS DE RÉFÉRENCE ET REPARTITION DES SALARIES

L’effectif global de référence au jour de l’élection est de 892 salariés.

Pour l’élection des représentants des salariés porteurs de parts au Conseil de Surveillance, tous les salariés appartenant à l’UES Virbac participeront au(x) scrutin(s). Chaque électeur doit être inscrit à l’effectif d’une entité de l’UES et posséder au moins une part du FCPE Laboratoires Virbac.

ARTICLE 4 : ORGANISATION DE LA REPRÉSENTATION DU PERSONNEL

Article 4.1 : Composition et répartition dans les collèges électoraux

Pour l’élection des représentants du personnel au Conseil de surveillance, il n’est pas tenu compte du collège électoral tant pour les conditions liées à l'électorat qu’aux candidats.

Tous les électeurs et les éligibles appartiennent donc à un collège unique, et chaque électeur porteur de parts peut donc voter pour le candidat porteur de parts de son choix, sans considération du collège électoral.

Article 4.2 : Répartition des sièges dans les collèges électoraux

Compte-tenu de l’existence d’un collège unique pour l’élection des représentants du personnel au Conseil de surveillance, il n’y a pas lieu de répartir les sièges entre les collèges.

Il est toutefois rappelé conformément au procès verbal de réunion du Conseil de surveillance du 31 août 2021 modifiant la gouvernance des FCPE investis à plus d’un tiers en titres de l’entreprise, que le nombre de sièges à pourvoir est:

• de deux titulaires

• de deux suppléants

ARTICLE 5 : ÉLECTEURS ET ÉLIGIBLES

Pour l’élection des représentants des salariés de la société Virbac sont électeurs les salariés porteurs de parts au FCPE, à la date du scrutin (cette date est appréciée au 28 février 2022).

Chaque électeur dispose d’une voix par part détenue au sein du FCPE, étant entendu que les parts de chaque électeur sont dénombrées en faisant la somme des parts qu’il détient dans le fonds multipliée par 100.

Le nombre de voix d’un électeur correspond à la partie entière du nombre de parts ainsi obtenu (à savoir un arrondi à l'unité inférieure).

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour le collège unique et affichée le 8 février 2022.

Cette liste comportera les indications suivantes : le nom, prénom, l’appartenance à l’organisme, et les qualités d’électeur et le cas échéant d’éligible.

Ces listes seront également publiées sur les sites Intranet Virbac et Internet du teneur de comptes Amundi.

ARTICLE 6 : Mode de scrutin

L’élection a lieu à bulletin secret, au scrutin uninominal majoritaire à un tour.

Les deux candidats ayant obtenu le plus de suffrages sont désignés comme titulaires, et les deux candidats venant immédiatement après (c'est-à-dire ayant obtenu les 3ème et 4ème suffrages les plus élevés) sont désignés comme suppléants.

En cas d’égalité de voix, le candidat le plus âgé est élu.

ARTICLE 7 : DECLARATION ET PUBLICATION DES CANDIDATURES

Article 7.1 : Generalites

Les conditions d'éligibilité pour être membre du Conseil de surveillance sont les suivantes:

• être inscrit à l’effectif d’une des entreprises de l’UES,

• être porteur d’au moins une part du FCPE Laboratoires Virbac

Article 7.2 : Formalité de dépôt

La Direction adressera le mardi 8 février 2022 par voie d’affichage & d’intranet, un appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir au sein du conseil de surveillance du FCPE Laboratoires Virbac, et précisera les modalités de l’élection.

Les candidatures, comportant le nom, prénom et date de naissance des candidats, devront parvenir à la Direction de l’Entreprise à l'attention de Monsieur Antoine Arnaud, Responsable rémunérations et avantages sociaux France, VBD – 13ème rue LID – 06511 CARROS Cedex, avant le mercredi 23 février 2021 à 12h au plus tard par lettre recommandée avec AR ou par courrier électronique avec AR à l’adresse électronique antoine.arnaud@virbac.com.

Article 7.3 : Affichage et publication

Les listes de candidats sont affichées le 24 février 2022 via le site Intranet de Virbac et le site Internet du teneur de comptes Amundi.

ARTICLE 8 : MODALITÉS PRATIQUES DU VOTE ÉLECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Article 8.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter le scrutin pour lequel il est appelé à voter : Election des représentants du personnel au Conseil de surveillance.

L'électeur peut basculer d'une candidature à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet.

Article 8.2 : Ordre de présentation des listes

Les candidatures pour le scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Article 8.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise.

Article 8.4 : Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera le 2 mars 2022 un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur (adresse postale renseignée auprès du teneur de comptes Amundi).

Seront jointes à ce courrier les explications nécessaires au vote électronique.

Article 8.5 : Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée physiquement ou à distance par conférence téléphonique et/ou web-formation.

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de la Direction qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Article 8.6 : Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Article 8.7 : Assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 9 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Les plages horaires de vote par internet pour l’élection sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du mercredi 9 mars 2022 à 9 heures au mardi 29 mars à 15 heures.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

ARTICLE 10 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Article 10.1 : Composition

Un bureau de vote unique est constitué pour l’élection des représentants du personnel au Conseil de surveillance.

Chaque bureau est constitué d'un président et de deux assesseurs parmi les électeurs présents sur le site et acceptant le rôle, sauf s’ils se présentent comme candidats.

Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et d’un représentant de la Direction.

Le bureau de vote sera constitué au Siège Social de la Société à Carros.

Article 10.2 : Fonctionnement

Les membres des bureaux de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

ARTICLE 11 : DÉPOUILLEMENT et proclamation des résultats

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le(s) bureau(x) de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé.

Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.

ARTICLE 12 : FORMALITES ADMINISTRATIVES

Formalités administratives

Le présent accord sera notifié par courrier recommandé avec AR ou par remise en main propre contre décharge aux Organisation Syndicale ayant participé à la négociation du présent protocole.

Il sera déposé en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Grasse et auprès de la DREETS (unité territoriale des Alpes Maritimes) sur le site prévu à cet effet.

Fait à Carros, le 27 janvier 2022

En 5 exemplaires

Pour la Direction Les Organisations Syndicales

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Pour la CFDT :xxxxxxxxxxxxx

Pour la CGT : xxxxxxxxxxxxxx

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

ANNEXE AU PROTOCOLE D’ACCORD PRE-ELECTORAL / REGLEMENT ELECTORAL

DANS LE CADRE DES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL DE SURVEILLANCE

ET RELATIF AU RECOURS AU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections portant sur le renouvellement des mandats/la mise en place des représentants du personnel au Conseil de surveillance, la Direction de Virbac et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote AVEx, ci-après « LE PRESTATAIRE » représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet dans le cadre des élections professionnelles.

Articles R.2324-4 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques à la fermeture.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Cellule d’assistance technique

L’entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique constituée des membres de chacun des bureaux de vote chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicaleset collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Bureaux de vote et pilotage centralise

Un bureau de vote électronique est constitué pour chaque collège électoral. Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

En outre et en cas de besoin, des bureaux de vote électronique dits centralisateurs, ayant la responsabilité de plusieurs scrutins, peuvent être crées, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.

Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré électoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;

• Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Communication des Identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et par courriers séparés, aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

• Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

Procedure de reassort du mot de passe et de l’identifiant

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert  0800 10 12 30
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance
-        Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

4) à défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai de l’acheminement le permet, au vu du calendrier électoral (à définir).

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera établi par un tirage au sort en présence d’un représentant de chaque organisation syndicale.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord pré-électoral, les détenteurs des trois clefs sont le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré-électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au Virbac. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.