Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AUX MODALITES D'ORGANISATION DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES PAR VOTE ELECTRONIQUE" chez KOBA

ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION

DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES PAR VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

L’UES KOBA composée des sociétés suivantes :

• KOBA, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 417 525 078, dont le siège social est situé Immeuble Wojo, 16 rue Washington - 75008 Paris, représentée aux présentes par Monsieur XXXXXX, en sa qualité de Président, dûment habilité à cet effet ;

et

• KOBA GROUP, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 513 134 296, dont le siège social est situé Immeuble Wojo, 16 rue Washington - 75008 Paris, représentée aux présentes par Monsieur XXXXXX, en sa qualité de Président, dûment habilité à cet effet ;

Ci-après dénommée l’ « UES KOBA »,

D’UNE PART,

ET

L’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein des Sociétés visées ci-dessus et listées ci-après :

• L’Organisation syndicale Force Ouvrière Presse Edition Publicité, représentée par Madame XXXXXX, Déléguée Syndicale, ayant tout pouvoir à l’effet des présentes ; et

• L’Organisation syndicale C.F.T.C. des Postes et Télécommunications, représentée par Madame XXXXXX, Déléguée Syndicale, ayant tout pouvoir à l’effet des présentes ;

Ci-après ensemble dénommées les « Organisations Syndicales »,

D’AUTRE PART,

Ci-après ensemble dénommées les « Parties »,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule :

Ainsi que prévu par la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique, les Parties signataires souhaitent définir les conditions du recours au vote électronique dans l’hypothèse où de telles modalités s’avéraient pertinentes lors des élections professionnelles ultérieures du comité social et économique organisées au sein de l’UES KOBA et dans chacune des entités composant l’UES.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le principe et le fonctionnement du système pouvant être ainsi retenu ainsi que le déroulement des opérations électorales.

Article 1 – Principe du recours à un prestataire

Les Parties conviennent de confier à une société prestataire l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société qui sera ainsi retenue (ci-après le « Prestataire ») devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : exercice du vote sans « pression » extérieure.

Le Prestataire sera choisi – à l’occasion de chaque échéance électorale - sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions règlementaires énoncées notamment aux articles R.2314-9 à R.2314-21 et R.2324-5 à R.2324-17 du Code du travail et annexé au présent accord.

Par ailleurs, le système de vote électronique du Prestataire devra avoir été audité par un expert indépendant aux fins de vérification des prescriptions énoncées ci-dessus et l’audit dudit expert mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés.

Enfin, le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Article 2 – Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), les sociétés composant l’UES seront amenées à transmettre au Prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel des Sociétés. Dès l’accomplissement de ces formalités, les Organisations Syndicales en seront informées.

Article 3 – Modalités du vote

Le vote électronique pourra se dérouler, pour chaque tour de scrutin, pendant une période à définir dans le cadre du protocole préélectoral.

Les électeurs – présents ou absents pendant la période de scrutin - auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période ainsi définie, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du Prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du Prestataire seront mis à la disposition des électeurs dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Article 4 – Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au Prestataire des listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif aux élections concernées, est faite à la date prévue par ledit protocole.

Les listes de candidats, établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au Prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par ledit protocole.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur d'un poids au maximum égal à 2 Mo, sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

Article 5 – Bulletins de vote

Le Prestataire et/ou la Direction des Ressources Humaines commune aux sociétés composant l’UES KOBA assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, et afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire et/ou la Direction des Ressources Humaines commune aux sociétés composant l’UES KOBA veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 6 – Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique et ce, par voie de distribution individuelle sur chacun des sites de l’UES KOBA.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du Prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le Prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

- par le Prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

- par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le Prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le service de vote électronique sera dédoublé sur deux centres d’hébergement différents. Les connexions sont partagées entre ces deux centres de manière équitable. En cas de rupture d’un des services (ou d’un centre entier) l’autre prendra donc le relai de manière transparente pour s’assurer qu’aucune rupture de service n’est possible et qu’aucune donnée n’est perdue.

Toutefois, en cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique sur sa boite professionnelle ou privée ou par SMS sur son téléphone, un message l’informant de l’ouverture du vote et l’invitant à se connecter sur le site de vote sécurisé lui permettant de récupérer son mot de passe (généré de manière aléatoire).

S’agissant des électeurs n’ayant pas, notamment en raison de la suspension de leur contrat de travail au moment de cet envoi, accès à leur courrier électronique professionnel ou ne disposant pas d’un téléphone portable ou d’une boîte mail privée, le Prestataire leur enverra alors un courrier papier à leur adresse de domicile personnel contenant leur identifiant et mot de passe.

Seul le Prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Lorsque l’électeur se connectera sur le site, il devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au Prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

L’électeur pourra, s’il le souhaite, se reconnecter sur le site de vote pendant toute la durée du scrutin.

Article 8 – Garanties de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-33 à L.2314-35 du Code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés. L'opinion émise par l'électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours - et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive -, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ce délai, les fichiers supports seront détruits par le Prestataire.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de KOBA et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé et à tout moment, le taux de participation.

Article 9 – Dépouillement – Procès-verbaux – Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et d‘un représentant de l’UES.

Le mode électronique permettra d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduira ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectuera dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats feront apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il sera procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifiera l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indiquera la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signera.

Les autres membres du bureau de vote signeront également les formulaires précités.

Article 10 – Dispositions finales

Le présent accord est applicable au sein de l’UES KOBA pour les élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée indéterminée et trouvera à s’appliquer – sauf dénonciation – dans le cadre de chaque nouvelle échéance électorale.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail. Les Parties souhaitant réviser l’accord devra notifier sa volonté par écrit à l'ensemble des signataires ou adhérents du présent accord. Une réunion devra alors être organisée entre les signataires ou adhérents dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification.

Il pourra également être dénoncé par les parties signataires et ce, dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et L.2261-10 du Code du travail.

Le présent accord sera diffusé au sein de l’UES KOBA par voie d’affichage sur les panneaux de la Direction de chacune des sociétés composant l’UES et/ou mis à disposition sur l’intranet de chacune des sociétés composant l’UES.

Un exemplaire sera également remis au greffe du conseil de prud’hommes de Paris et un autre sera déposé de façon dématérialisée sur le site internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Il sera, enfin, et en application des dispositions de l’article L.2231-5 du Code du travail, notifié à l’ensemble des organisations représentatives au sein de l’UES.

Fait à Paris, le 09 Octobre 2019

En 7 exemplaires originaux,

Pour la Direction de KOBA Pour la Direction de KOBA GROUP

Pour FO Pour la CFTC

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE

En 2019, la Société procèdera aux élections des membres du Comité Social et Economique.

Objectif du dispositif :

- Faciliter le vote des salariés et donc accroître la participation,

- Simplifier et sécuriser les opérations de dépouillement,

- Maîtriser les coûts « cachés » (internes) de ce type d’opération.

PREAMBULE :

Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, les articles L2314-26 et suivants du code du travail prévoient la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique ont été fixées par le décret N° 2007l – 602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du 25 avril 2007.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans subir les contraintes des heures d’ouverture du bureau de vote et les aléas pouvant survenir lors de vote par correspondance.

Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été retenu par la direction de l’entreprise. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Ce cahier des charges précise les exigences de la Société pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles de la Société.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections du CSE.

Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique.

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur.

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin.

• La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure.

• La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

Modalités de forme :

Le prestataire assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre alphabétique. Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Modalités de fonds :

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire, choisi par la Société sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :

- L’arrêté N°2007- 602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

- Les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2324-4 à R.2324-17 du code du travail.

- Les recommandations CNIL du 22/10/2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le prestataire veillera dans sa réponse à reprendre ces mêmes articles et recommandations de mise en œuvre permettant leur strict respect.

En particulier, on notera :

- Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet.

- La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postal et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes.

- La déclaration auprès de la CNIL d’un tel système de vote.

- La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi.

- Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…).

- Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue.

- Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin.

- Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne.

- Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, la remise du rapport au responsable du traitement et transmission à la CNIL.

- La mise en place d’une cellule d’assistance technique (en liaison avec l’équipe informatique de la Société veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système).

- Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas d’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple).

- La réalisation d’une notice d’information à destination des salariés sur le déroulement des opérations électorales.

- Les tests et contrôle par la cellule d’assistance technique du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement).

- La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession.

- L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

- L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels.

- La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, de l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes.

- La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés seront propriété du prestataire qui pourra, sans autre intermédiaire ou prestataire, intervenir dans les cas précisés plus haut.

- L’existence d’une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques.

- Le respect des recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral.

- Moyens d’authentification : Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique sur sa boite professionnelle ou privée ou par SMS sur son téléphone, un message l’informant de l’ouverture du vote et l’invitant à se connecter sur le site de vote sécurisé lui permettant de récupérer son mot de passe (généré de manière aléatoire).

S’agissant des électeurs n’ayant pas d’accès email ou sms, le Prestataire devra leur adresser un courrier papier à leur adresse de domicile personnel contenant leur identifiant et mot de passe.

- L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie d’un identifiant et d’un mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que le prestataire se réfère aux articles et recommandations listées ci-dessous et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci.

Le prestataire veillera dans sa réponse à préciser à quel article du code du travail, du décret ou de la CNIL, se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif.

CONTEXTE JURIDIQUE :

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

• Signature d’un protocole d’accord préélectoral

• Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

Conditions relatives aux prestations intellectuelles :

La Société confie au prestataire la mission de mettre en place un système de vote électronique.

La description de la mission ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.

Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant le scrutin.

Il devra également assurer l’originalité des Livrables qui seront remis à la Société dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra assurer fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assurer de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.

Enfin, le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral.

Assurance :

Le prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.

Déontologie et confidentialité :

Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.