Accord pour l’utilisation du vote électronique comme moyen exclusif

De vote aux élections 2022 des représentants du Personnel

au Comité Social et Economique

SOCIETE EAGLE INDUSTRY France FAULQUEMONT

Entre les soussignés :

La Société EAGLE INDUSTRY FRANCE de FAULQUEMONT, SAS au capital de 20 098 000 EUROS, immatriculée sous le N° de SIRET : 418 930 178 00029, code APE 2812Z, sise 5, avenue de Lorraine à 57380 FAULQUEMONT,

Représentée par Monsieur , agissant en qualité de Directeur Général

D’une part,

Et

Madame , agissant en qualité de Déléguée syndicale CFDT

D’autre part.

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur chez EIF, il apparaît à la Direction que la mise en place d’un système de vote électronique offre, les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des représentants du Personnel au Comité Social et Economique. Par conséquent, la Direction à choisit de mettre en place, de manière exclusive de tout autre moyen d’expression, le procédé de vote électronique pour l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique, laquelle doit se dérouler au sein de EIF au cours de l’année 2022. Cela permettra

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Le présent accord vient compléter les dispositions du protocole d’accord préélectoral

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser;

• formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;

• information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;

• sécurisation du vote au moyen de :

• chiffrement et cryptage ;

• codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

• création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;

• existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.

• Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-9 et R2324-5 (respect du principe de sécurité).

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique. 

Article 1. Champ d’application du présent accord de recours au Vote électronique

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de EIF ayant la qualité d’électeurs (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’entreprise) à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique lors de l’année 2022.

Article 2. Portée du présent accord

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L2232-11 et suivants du Code du travail.

L’ensemble des dispositions du présent accord complète celles de la convention collective de la Métallurgie de Moselle consacrées aux élections des représentants du personnel au CSE.

Pour le cas où des dispositions (actuelles ou futures) du Code du travail ou de la convention collective précitée viendraient à être plus avantageuses que celles du présent accord, elles seraient immédiatement appliquées. Dans le cas contraire, seules prévaudraient les dispositions du présent accord

Article 3. Durée de l’accord et éventuel renouvellement

Le présent accord est à durée déterminée.

Durée

L’accord est pris dans le but d’être appliqué à la seule élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique de l’année 2022, soit durant tout le temps du déroulement du processus électoral.

Sauf renouvellement prévu dans les conditions visées au paragraphe qui suit, il cessera de produire effet à l’échéance du terme précité.

Renouvellement éventuel

Le présent accord pourra faire l’objet d’un renouvellement afin de devenir applicable à de futures élections professionnelles, générales ou partielles, au sein de EIF. Dans ce cas précis, il sera renouvelé pour une durée équivalente au temps du déroulement du futur processus électoral à venir.

Ce renouvellement sera formalisé par l’affichage d’une nouvelle note indiquant au personnel l’utilisation exclusive du vote électronique comme moyen d’expression à l’élection concernée.

Art 4. Principe du recours à un prestataire

Conformément aux principes énoncés dans le préambule de la présente, un prestataire sera chargé de mettre en œuvre et de faire fonctionner le système de vote électronique objet de la présente décision.

Le cahier des charges figurera en annexe du protocole d’accord pré-électoral concernant l’organisation de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique 2022.

En l’espèce, la Direction et l’organisation syndicale signataire ont choisi NEOVOTE en qualité de prestataire externe.

Art 5. Déroulement du vote électronique

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail (poste de travail ou de la salle dédié aux élections) ou à distance. La Direction facilitera l’organisation de façon à permettre aux salariés qui seraient dans l’impossibilité de voter sur leur propre matériel, de pouvoir voter pendant leur temps de travail, et mettra ainsi à disposition un ordinateur, une imprimante et un téléphone dédiés en salle de réunion 3. Conformément à l’article 9.III du décret n°2011-595 du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix et du même collège électoral.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, les codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote, ainsi qu’une notice explicative. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le système sécurisé par cryptage de bout en bout des élections.

Les salariés ayant perdu leurs codes d’accès pourront les récupérer via une hotline du prestataire dont le numéro sera affiché sur le site de vote, après avoir renseigné les éléments nécessaires permettant de garantir en toute sécurité leurs identités.

Les électeurs pourront consulter les listes de candidats avec le logo des différentes organisations syndicales ainsi que les professions de foi. Les organisations syndicales seront invitées à transmettre à l’employeur par courriel leurs documents (logo, profession de foi) selon les caractéristiques déterminées par le prestataire (format, dimension et taille).

Chaque organisation syndicale signataire du Protocole préélectoral pourront si elles le souhaitent, désigner un représentant qui aura accès au taux de participation en temps réel.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Neovote veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. » cf l’article de notre protocole.

Une documentation explicative sur les étapes du vote sera annexée au PAP.

1. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les modalités concernant les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront fixées dans le protocole d’accord pré-électoral.

2. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

3. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections par courrier postal (soit le 31/10/22) :

• L’adresse du serveur de vote,

• Son identifiant personnel de connexion généré de manière aléatoire par le Prestataire,

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au second tours.

Les modalités d’envoi des codes d’accès permettent d’assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur ayant reçu son identifiant personnel sera invité à suivre la procédure prévue pour retirer son mot de passe : il accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa donnée personnelle de connexion prévue, à savoir les 5 derniers caractères de son IBAN.

Une fois connecté, l’électeur sera invité à retirer un mot de passe généré aléatoirement. Ce retrait pourra être effectué par SMS, ou email, à une coordonnée différente de celle utilisée pour l’envoi de son identifiant.

Pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non-réception de leur identifiant personnel de connexion, les électeurs pourront demander un nouvel envoi de cet identifiant au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée telle que ci-après décrite : soit par téléphone directement auprès de Neovote via un numéro vert, soit via une demande en libre-service via un formulaire en ligne. Ces deux dispositions sont précisément décrites dans le PAP.

La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.

En outre, la Société mettra à disposition des électeurs un poste informatique en libre-service, avec une connexion au site de vote. Son emplacement situé dans « la salle de réunion n°3 » permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

6.4. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

5. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

6. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

7. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision judiciaire devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

8. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le gestionnaire du vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Art 7. Respect de la loi « Informatique et Libertés »

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique sont conformes à la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD). 

Article 8 : Publicité et dépôt

Une version électronique sera envoyée à la DREETS et un exemplaire sera transmis au secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes de Metz.

En outre, conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord sera déposé à la DREETS du Grand Est en version anonyme sous format WORD pour publication à la banque de données nationale des accords collectifs www.legifrance.gouv.fr.

Les organisations syndicales signataires valident cet envoi du présent accord sans réserve, avec occultation des mentions de noms, prénoms, paraphes et signatures.

Un exemplaire original sera remis à chacun des signataires.

Il sera affiché aux points d’affichage habituels de l’Entreprise et sera tenu à disposition au service du personnel de la Société.

Fait à FAULQUEMONT, le 12/09/2022

Pour le Personnel Pour la Société

Déléguée syndicale CFDT Directeur Général