Accord d'entreprise "Un accord sur le Forfaits jours" chez VICARTEM (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA MISE EN PLACE DE CONVENTIONS

DE FORFAIT EN JOURS SUR L’ANNEE

Entre :

La SAS VICARTEM, dont le siège social est situé 35 boulevard de la Liberté à RENNES (35000), représentée par ________________, en sa qualité de Président.

Ci-après désigné par la Société

D’une part,

Et

Les salariés de l’entreprise ayant approuvé le projet d’accord à la majorité des deux tiers. Le procès-verbal de consultation des salariés et la liste d’émargements du personnel sont joints au présent accord.

D’autre part,

Préambule :

Le présent accord a pour finalité de préciser les conditions permettant la conclusion de forfaits annuels en jours avec les salariés visés à l’article 1 du présent accord.

Les parties, dans le cadre de la négociation de cet accord, se sont fixés comme principes :

• de préserver l’équilibre vie professionnelle/ vie personnelle ;

• de permettre le passage en forfait jours réduit ;

• de prévenir les dépassements de temps de travail préjudiciable à la santé des salariés et au bon fonctionnement de l’entreprise.

Il a été arrêté et convenu le présent accord.

Article 1 – Salariés concernés

Les salariés visés sont les cadres disposant d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés.

Plus précisément, est autonome le cadre qui, tout en étant soumis aux directives de l’employeur ou de son supérieur dans le cadre de la réalisation de ses missions, reste maître de l’organisation de son emploi du temps, et détermine notamment librement :

• ses prises de rendez vous ;

• ses heures d’arrivée et de sortie, en tenant compte de la charge de travail afférente à ses fonctions ;

• la répartition des tâches au sein d’une journée ou d’une semaine.

Sont notamment visés les salariés qui, compte tenu de leur activité, assurent de manière autonome les fonctions :

• de responsable de services ;

• chargé de mission.

Article 2 – Période de référence du forfait

Le décompte des jours travaillés se fera dans le cadre de l’année civile.

Article 3 – Caractéristiques principales des conventions individuelles

• 3.1 - Contenu de la convention de forfait

La mise en place d’un dispositif de forfait jours devra obligatoirement faire l’objet d’une convention individuelle avec chaque salarié concerné. Cette convention stipulera notamment :

• l’appartenance à la catégorie définie dans le présent accord ;

• le nombre de jours travaillés dans la période de référence ;

• la rémunération forfaitaire correspondante ;

• le cas échéant, les éventuelles périodes de présence nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise ou des conditions dans lesquelles ces périodes peuvent être fixées par l’employeur.

• 3.2 - Nombre de jours devant être travaillé

Le nombre de jours travaillés est fixé à 218 jours par an comprenant la journée de solidarité. Ce forfait correspond à une année complète de travail et est déterminé sur la base d’un droit intégral à congés payés.

Dans le cadre d’une activité réduite, il pourra être fixé un nombre de jours, ou demi-journées, travaillés inférieur au forfait à temps complet (218 jours) et il en sera fait mention dans la convention individuelle qui sera signée entre le salarié concerné et l’entreprise.

Lors de chaque embauche, sera défini individuellement, pour la période d’activité en cours, le nombre de jours ou demi-journées devant être travaillé.

• 3.3 - Nombre de jours de repos

Sous réserve des stipulations prévues à l’article 4, le nombre de jours, ou demi-journées, de repos sera déterminé en fonction du nombre de jours travaillés sur la période de référence, selon la méthode de calcul suivante :

Nombre de jours calendaires sur la période de référence (365 ou 366)

-25 jours ouvrés de congés payés (équivalent à 30 jours ouvrables)

-9 jours fériés chômés (ce nombre peut varier en fonction des aléas du calendrier)

-104 (repos hebdomadaires)

-218 (nombre de jours travaillés du forfait)

---------------------------------------------------------------------------------------

= …… jours non travaillés

• 3.4 - Rémunération

La rémunération mensuelle des salariés est forfaitaire, elle est la contrepartie de l’exercice de leur mission. Celle-ci est donc indépendante du nombre d’heures de travail effectif accomplies durant la période de paye considérée. Chaque salarié percevra une rémunération annuelle au moins égale à 80% du plafond annuel de la Sécurité Sociale. Tous les éléments de salaire versés (salaire de base, prime, …) seront pris en compte dans l’appréciation de cette garantie.

Le bulletin de paie fera apparaître le nombre de jours fixés dans la convention individuelle ainsi que la rémunération mensuelle prévue.

• 3.5 - Dépassement du forfait jours

Les salariés concernés par le forfait jours pourront renoncer, au cours de chaque période de référence, à une partie de leurs jours de repos dans la limite de 10 jours par an.

Dans cette hypothèse, chaque journée travaillée sera majorée de 15% par référence à l’horaire moyen journalier défini à l’article 4.4 du présent accord.

L’indemnisation de chaque jour de repos racheté sera calculé de la façon suivante :

(salaire journalier majoré x nombre de jours rachetés)

Le salaire journalier sera établi en divisant la rémunération annuelle du forfait par l’ensemble des jours rémunérés, à quelque titre que ce soit :

365 (ou 366) / 218 + 25 + JF + Jours de repos annuels

Les salariés intéressés feront connaître leur intention par écrit à la Direction au plus tard avant la fin du dernier trimestre de la période de référence. Ce courrier indiquera le nombre de jours que le salarié souhaite travailler en plus du forfait et les raisons de ce dépassement.

La Direction fera connaître sa décision dans les 7 jours suivants la réception de la demande formulée par le salarié. En l’absence de réponse, cette demande est réputée rejetée. En revanche, en cas de réponse favorable par l’employeur, un avenant annuel à la convention de forfait sera conclu entre le salarié et l’entreprise.

Article 4 – Conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période

En cas d’arrivée ou de départ du salarié en cours de période de référence, le forfait applicable est défini dans les conditions ci-après.

• 4.1 – Arrivée en cours de période de référence

Le nombre de jours, ou demi-journées, de travail à effectuer, jusqu’à la fin de la période de référence retenu, est calculée en soustrayant au nombre de jours calendaires restant à courir :

• le nombre de samedi et de dimanche ;

• le nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré à échoir avant la fin de la période de référence,

• le prorata du nombre de repos supplémentaires pour la période de référence considérée.

Si le jour d’embauche ne coïncide pas avec le 1^er jour du mois, la paie du mois sera proratisée en déduisant de la rémunération mensuelle forfaitaire une somme correspondante au salaire mensuel divisé par le nombre de jours ouvrés du mois considéré multiplié par le nombre de jours non travaillés.

• 4.2 – Départ en cours de période de référence

Le nombre de jours, ou demi-journées, qui aurait dû être travaillé est déterminé en soustrayant au nombre de jours calendaires écoulés depuis le début de la période de référence considérée avant le départ :

• le nombre de samedi et de dimanche ;

• le nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré depuis le début de la période de référence ;

• le prorata du nombre de repos supplémentaires pour la période de référence considérée.

Si le jour de départ ne coïncide pas avec le dernier jour du mois, la paie du mois sera proratisée en déduisant de la rémunération mensuelle forfaitaire une somme correspondante au salaire mensuel divisé par le nombre de jours ouvrés du mois considéré multiplié par le nombre de jours non travaillés.

• 4.3 – Incidences lors de la mise en place pour les salariés présents dans la société

Pour les salariés présents dans l’entreprise, lors de la mise en place du forfait jours, bénéficiant d’un droit à congés payés complet, le nombre de jours, ou demi-journées, de travail à effectuer, jusqu’à la fin de la période de référence retenue, est calculée en soustrayant au nombre de jours calendaires restant à courir :

• le nombre de samedi et de dimanche ;

• le nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré à échoir avant la fin de la période de référence,

• le prorata du nombre de repos supplémentaires pour la période de référence considérée.

Ce nombre tiendra compte de la prise, au cours de la période de référence, de l’ensemble des droits à repos supplémentaires et congés payés dont bénéficie le salarié. Si tel ne devait pas être le cas alors une régularisation du forfait devrait être effectuée, par exemple, par un avenant formalisant le renoncement à une partie des jours de repos supplémentaires conformément à l’article 3.5 du présent accord.

Si le jour de la prise d’effet de la convention individuelle de forfait en jours ne coïncide pas avec le 1^er jour du mois, la paie du mois sera proratisée en déduisant de la rémunération mensuelle forfaitaire une somme correspondante au salaire mensuel divisé par le nombre de jours ouvrés du mois considéré multiplié par le nombre de jours non travaillés.

• 4.4 – Traitement des absences

A l’exception des situations visées du 4.1 au 4.3 du présent accord, chaque journée d’absence non rémunérée donnera lieu à une retenue proportionnelle sur le montant mensuel de la rémunération. Cette retenue sera calculée sur la base du salaire journalier correspondant au salaire annuel divisé par le nombre de jours de travail, fixé par la convention individuelle de forfait, augmenté des congés payés et des jours fériés chômés.

Les absences ne donnent pas lieu à récupération et sont de nature à réduire le droit à repos supplémentaires résultant de l’application du forfait dans les proportions suivantes : toute période d’absence de 21 jours ouvrés consécutifs, ou non, entraine une réduction du nombre de jours de repos supplémentaires auquel le salarié aurait pu prétendre au titre de l’application de son forfait à hauteur d’une journée pour un forfait de 218 jours. Cette réduction sera proratisée en fonction du nombre de jours fixé au forfait s’il est inférieur à 218 jours.

Article 5 – Modalités de communication périodique sur la charge de travail, sur l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle, sur la rémunération ainsi que l’organisation du travail

• 5.1 – Plannings prévisionnels des jours de travail et repos

Dans le but d’éviter les dépassements du nombre de jours travaillés, hormis la situation définie par l’article 3.5, ou la prise des jours de repos dans les toutes dernières semaines de la période de référence, il est convenu qu’un mécanisme d’organisation de l’activité sera mis en œuvre associant le salarié concerné et l’entreprise afin de s’assurer d’une bonne répartition de sa charge de travail.

Le salarié informera l’entreprise des journées, ou demi-journées, de travail ainsi que la prise des jours, ou demi-journées, de repos*, un mois avant le début de cette période d’activité (cf. annexe 1 jointe : programmation mensuelle indicative).

* est considérée comme demi-journée, tout travail accompli avant 13 heures ou après 13 heures

• 5.2 – Information sur la charge de travail

A l’issue de chaque période de travail, fixée au terme de chaque planning prévisionnel, le salarié indiquera à l’entreprise sa charge de travail, pour chaque jour, ou demi-journée, réellement travaillé, au cours de la période écoulée.

A cet égard, il est considéré qu’une journée de travail dont l’amplitude est :

• inférieure ou égale à 10 heures est raisonnable ;

• supérieure à 10 heures et, au plus, 13 heures, pourrait être déraisonnable si elle venait à se répéter, de manière continue sur 3 jours,

• supérieure à 13 heures est déraisonnable.

Le salarié sera tenu de renseigner les informations sollicitées par l’entreprise au travers d’un document mis à sa disposition. (cf. annexe 2 jointe : appréciation de la charge de travail).

• 5.2.1 – Sur l’obligation d’observer des temps de repos

Tout salarié en forfait jours doit obligatoirement respecter les dispositions suivantes :

• un repos minimal de 11 heures consécutives entre deux journées de travail. Ainsi, l’amplitude de travail ne peut dépasser 13 heures par jour.

• un repos minimal hebdomadaire de 48 heures en fin de semaine. Il est préconisé, au regard des particularités du forfait jours, que la durée du repos hebdomadaire soit de 2 jours consécutifs comprenant le dimanche. Si le salarié devait, pour des raisons d’impératifs commerciaux, techniques ou de sécurité décider de travailler un samedi, il devrait en informer préalablement l’entreprise. En tout état de cause, il est formellement interdit au salarié de travailler plus de 6 jours consécutifs.

Toute journée de travail d’au moins 6 heures devra obligatoirement être coupée par une pause minimale de 20 minutes.

• 5.2.2 – Sur l’obligation de bénéficier des jours fériés

Si pour des raisons d’impératifs commerciaux, techniques ou de sécurité, un salarié devait être amené à travailler ces jours-là, il devra en informer préalablement l’entreprise.

Chaque jour, ou demi-journée, férié travaillé sera décompté du nombre de jours, ou demi-journées, prévu à la convention individuelle de forfait jours. Aucune contrepartie ne sera due.

En tout état de cause, le 1er mai sera nécessairement chômé.

• 5.3 – Entretien annuel

Au cours de chaque période de référence, un entretien sera organisé par l’entreprise avec le salarié ayant conclu une convention individuelle de forfait jours. À l'occasion de cet entretien, qui pourra avoir lieu indépendamment ou en même temps que les autres entretiens existants dans l’entreprise (professionnel, d’évaluation, …), seront abordés avec le salarié les points suivants :

• sa charge de travail ;

• l’amplitude de ses journées travaillées ;

• la répartition dans le temps de sa charge de travail ;

• l’organisation du travail dans l'entreprise et l'organisation des déplacements professionnels ;

• l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ;

• sa rémunération ;

• les incidences des technologies de communication ;

• le suivi de la prise des jours de repos supplémentaires et des congés.

A l’issue de cet entretien, un compte rendu sera établi lequel fera état des échanges intervenus et des éventuelles mesures à mettre en œuvre pour la période de référence à venir (cf. annexe 3 jointe : Exemple de compte rendu d’entretien annuel).

• 5.4 – Dispositif d’alerte

Au regard de l'autonomie dont bénéficie le salarié dans l'organisation de son temps de travail, ce dernier doit pouvoir exprimer, en cas de besoin, ses difficultés liées notamment à une surcharge de travail ainsi qu’à son organisation du travail. Dans ce cas, il devra en informer, sans délai, l’entreprise, par écrit, et en expliquer les raisons.

En pareille situation, un entretien sera organisé par l’entreprise avec le salarié afin de discuter de sa surcharge de travail ou des difficultés dans l’organisation de son travail, des causes - structurelles ou conjoncturelles - pouvant expliquer celle-ci et de définir, le cas échéant, un ajustement de l’organisation de la charge de travail et de l'emploi du temps du salarié. Cet entretien ayant pour objet de permette le rétablissement d’une durée raisonnable du travail.

Un compte rendu sera établi pour consigner les causes identifiées de la surcharge de travail et des mesures qui ont été décidées afin de remédier à celle-ci.

Article 6 – Les modalités d’évaluation et de suivi régulier de la charge de travail

Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l’articulation vie professionnelle et vie privée, l’entreprise assurera, régulièrement, une évaluation et un suivi de la charge de travail de chaque salarié, ainsi que la répartition de celle-ci dans le temps, afin qu’elle puisse rester raisonnable.

• 6.1 – Validation des plannings

Les plannings prévisionnels d’activité remplis par le salarié et transmis à l’entreprise, dans les conditions prévues à l’article 5.1 du présent accord, seront analysés afin d’être validés avant le début de la période d’activité planifiée par le salarié. (cf. annexe 4 jointe : validation de la programmation indicative).

Ce mécanisme permet d’anticiper la prise des repos, en fonction du nombre de jours, ou de demi-journées, travaillés depuis le début de la période de référence, des prévisions d’activité, des congés payés ou des absences prévisibles.

Si aucune anomalie, risquant de compromettre une bonne réparation du travail dans le temps et donc d’impacter la santé du salarié, n’est constatée, l’entreprise validera le planning prévisionnel. Le salarié sera informé par courriel ou par lettre remise en main propre. En revanche, en cas d’anomalie constatée ou de nécessité, l’entreprise opérera un ajustement de cette planification.

• 6.2 – Contrôle de la charge de travail

Dans les 8 jours qui suivront la réception de la fiche relative à l’appréciation de la charge du travail, transmise par le salarié dans les conditions prévues à l’article 5.2 du présent accord, l’entreprise procédera à son analyse.

S’il est constaté une charge de travail anormale, non prévue, le salarié devra en expliquer les raisons. De plus, il sera tenu compte de celle-ci afin d’ajuster, le cas échéant, l’organisation du travail et la charge du travail sur les prochaines périodes d’activité.

• 6.3 – Suivi mensuel de l’activité du salarié

Un suivi mensuel de l’activité réelle du salarié sera effectué. Ce document de contrôle fera apparaître, notamment, le nombre et la date des journées, ou demi-journées, travaillées ainsi que journées, ou demi-journées, de repos.

Ce document sera renseigné par le salarié et, après vérification des parties, signé par elles. (cf. annexe 5 jointe : suivi mensuel/trimestriel du forfait).

• 6.4 – Entretien annuel

L’évaluation et le suivi régulier de la charge de travail seront également réalisés dans le cadre de l’entretien annuel prévu à l’article 5.3 du présent accord.

Article 7 – Les modalités d’exercice du droit à déconnexion

Afin de garantir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée du salarié et par là-même assurer une protection de la santé de celui-ci, il est nécessaire que la charge de travail confiée par l'entreprise et que l'organisation autonome par le salarié de son emploi du temps soient réalisées dans des limites raisonnables.

• 7.1 – Equilibre vie professionnelle et vie personnelle et familiale

L’utilisation des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) mis à disposition des salariés bénéficiant d’une convention de forfait en jours sur l’année doit respecter leur vie personnelle. A cet égard, ils bénéficient d’un droit à déconnexion les soirs, les weekends et pendant leurs congés, ainsi que l’ensemble des périodes de suspension de leur contrat de travail, sauf circonstances exceptionnelles.

Ce droit à la déconnexion consiste à éteindre et/ou désactiver les outils de communication mis à leur disposition comme le téléphone portable, l’ordinateur portable et la messagerie électronique professionnelle en dehors des heures habituelles de travail. Les salariés pourront même durant leurs temps de repos laisser ces outils au sein de l’entreprise en ayant informé parallèlement leur supérieur hiérarchique.

L’entreprise précise que les salariés n’ont pas l’obligation, hors plages de travail habituelles, en particulier, en soirée, les week-ends et lors de leurs congés, de répondre aux courriels et appels téléphoniques qui leur sont adressés. Il leur est demandé également, pendant ces périodes, de limiter au strict nécessaire et à l’exceptionnel l’envoi de courriels ou les appels téléphoniques.

Sont considérées comme des heures habituelles de travail, les plages horaires suivantes du lundi au vendredi de 07h30 à 19h30.

• 7.2 – Contrôle de l’effectivité du droit à déconnexion

Sans attendre la tenue de l’entretien annuel, si par rapport aux principes de droit à déconnexion édictés dans le présent accord, un salarié estimait que sa charge de travail ou son amplitude de travail pourrait l’amener à ne pas respecter les règles applicables en matière de durées maximales de travail ou de repos minimum, il devra alerter, si possible préalablement, son supérieur hiérarchique par tout moyen en explicitant les motifs concrets de son alerte.

Un compte rendu faisant état de cette intervention, de l’analyse qui en a été faite et des éventuelles mesures prises sera effectué.

• 7.3 – Mesures/actions de prévention

Un guide des bonnes pratiques sera établi afin de sensibiliser tous les salariés bénéficiant d’une convention de forfait en jours sur l’année, ainsi que leurs managers, sur l’utilisation raisonnable des outils de communication à distance.

Ce guide fera l’objet, chaque année, d’une éventuelle mise à jour.

Article 8 – Dispositions relatives à l’accord

• 8.1 – Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, conformément aux dispositions légales.

Le présent accord ne prendra effet qu’après agrément dans les conditions de l’article L. 314-6 du Code de l’action sociale et des familles. Il entrera en vigueur le premier jour du mois suivant son agrément.

• 8.2 – Interprétation

En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, une commission d’interprétation pourra être saisie. Celle-ci sera composée des membres suivants :

• Directeur de l’activité immobilière

• Chargée de mission juridique

Cette saisine sera formulée par écrite et adressée à toutes les parties à l’accord.

Au plus tard un mois après sa saisine, la commission rendra un rapport en faisant part de son analyse et de son avis.

• 8.3 – Suivi

Dans un délai de 6 mois à compter de l’entrée en vigueur du présent accord, une commission paritaire de suivi sera mise en place à l’initiative du chef d’entreprise ou de son représentant. Cette commission aura pour mission d’examiner l’application du présent accord. Elle sera composée d’un salarié relevant du champ d’application du présent accord et du chef d’entreprise ou de son représentant. Elle sera présidée par le chef d’entreprise ou son représentant.

Elle se réunira une fois par sur convocation écrite (lettre ou mail) du chef d’entreprise ou de son représentant. Les résultats de la mission de suivi seront consignés dans un procès-verbal établi par le chef d’entreprise ou son représentant. Un fois adopté par la majorité des membres de la commission, le procès-verbal pourra être diffusé dans le cadre de la commission syndicale et, lorsqu’il existe, sur l’intranet de l’entreprise.

• 8.4 – Rendez-vous

Les parties au présent accord seront tenues de se réunir sur convocation écrite (lettre ou mail) du chef d’entreprise ou de son représentant, chaque année, dans le mois qui suit le jour d’anniversaire de l’entrée en vigueur du présent accord, afin de discuter de l’opportunité de réviser ce dernier.

• 8.5 – Dépôt – Publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure dans les conditions prévues par voie réglementaire, conformément aux dispositions de l’article L.2232-29-1 du code du travail.

Le présent accord sera également adressé par l’entreprise au greffe du Conseil de Prud’hommes du ressort du siège social.

Il est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à RENNES, le 2 décembre 2019

En 3 exemplaires

Pour VICARTEM

__________________

Président

Pièces jointes :

• Procès-verbal de la consultation

• Liste d’émergement du personnel.