ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

KBC BANK,

Société de droit étranger,

Dont le siège social est à BRUXELLES (Belgique),

Dont l’établissement principal en France est 6 rue Nicolas Appert 59260 LEZENNES,

Immatriculée au registre du commerce et des sociétés de LILLE METROPOLE,

Identifiée au SIREN sous le numéro 419 339 965 000 65

Représentée par

Ci-après dénommée « la banque » ou « l’employeur »

ET

Les syndicats représentatifs de la banque, représentés par leur déléguée syndicale

Pour le syndicat CFDT,

PREAMBULE

Les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de la Banque, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.

PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

Les signataires conviennent de confier à la société prestataire VOXALY (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

Le prestataire qui sera retenu pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

- la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

- l'anonymat et le secret du vote: impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

- la confidentialité et la liberté du vote: permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire a été choisi sur la base d'un cahier des charges conformément à l’article R. 2314-6 du Code du travail.

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique du prestataire aura été soumis à une expertise indépendante, conformément à l’article R 2314-9 du Code du travail, mise à la disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales établie par le prestataire.

RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES ET DU RGPD

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la Banque sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise (« Fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique »).

Par conséquent, le prestataire devra se conformer aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dite Loi Informatique et Libertés et du Règlement 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 dit Règlement général sur la protection des données.

MODALITES DE VOTE

La période d’ouverture du vote électronique sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assurera la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS

La première transmission au prestataire des listes électorales sera faite à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.

Les listes de candidats, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier respectant les prérequis suivants :

• Format PDF de 2 MO maximum

• 1 page A4 recto verso

• Couleur ou Noir et Blanc

Les logos devront respecter les prérequis suivants :

• Format png,

• Taille de 200 pixels * 200 pixels

BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

- par le prestataire: à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

- par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, et pour les salariés absents, sur leurs messagerie personnelles sous réserve de leurs accords préalables, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, l’électeur devra effectuer une demande de nouveaux codes d’accès en ligne, directement sur le site.

GARANTIES DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN.

Le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés. L'opinion émise par l'électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote et les représentants de l'entreprise disposeront d’outils de suivi des scrutins de l’ouverture à la clôture de chacun des votes.

DEPOUILLEMENT-PROCES VERBAUX-RESULTATS

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le président et les assesseurs introduiront leurs codes sécurisés délivrés par le système selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectuera dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants.

Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral.

Les résultats feront apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il sera procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, dans le cadre des élections des représentants du personnel qui seront organisées en 2023.

Il cessera donc immédiatement de produire tout effet dès que ladite élection sera réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant, des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt auprès des services compétents.

DEPOT ET PUBLICITE

A l’initiative de la Direction, le présent accord sera déposé en version électronique sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/)

En outre, un exemplaire papier sera déposé par la Direction auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion du présent accord conformément à l’article D. 2231-2 du Code du Travail.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Il fera l’objet d’une notification à l’initiative de la Banque à l’ensemble des organisations représentatives présentes dans l’entreprise.

Le présent accord sera tenu à disposition des salariés et sera diffusé sur l’intranet de la Banque.

Fait en 5 exemplaires originaux à Lezennes, le 27 janvier 2023

Pour KBC BANK Pour la CFDT