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ACCORD D'ENTREPRISE sur le

VOTE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE

POUR L'ÉLECTION DES MEMBRES

DU CONSEIL SOCIAL ECONOMIQUE

(CSE)

gedivote.

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société BRICOMAN, SA dont le siège social est sis à LEZENNES (59260), rue Nicolas Appert, représentée à la signature des présentes par M, agissant ès qualité de Directrice des Ressources Humaines, d'une part,

L'organisation syndicale CFDT, représentée à la signature des présentes par M, agissant en qualité de délégué syndical central

d'autre part.

La Société et les Organisations Syndicales Représentatives sont collectivement ci-après dénommées : « Les Parties ».

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PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l'article L. 2314-26 et des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l'opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation au Comité social et économique.

Ce procédé présente de nombreux avantages de nature à améliorer les processus de vote au sein de la société, en permettant notamment :

s/ de simplifier le vote pour les collaborateurs notamment pour ceux basés en région, en télétravail ou en déplacement, s/ d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés, proclamés et affichés en quelques minutes, d'augmenter le niveau de participation, s/ d'inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l'environnement.

Compte tenu de ce qui précède, les Parties conviennent donc pour les élections professionnelles de la société BRICOMAN d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

La société s'engage au respect les principes fondamentaux régissant les opérations électorales.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales, qui visent à permettre à tous les électeurs de voter où et quand ils le souhaitent, aux dates et selon les modalités qui seront définies dans le protocole d'accord préélectoral, de façon sécurisée et depuis tout poste informatique connecté à Internet.

Il est convenu et arrêté ce qui suit :

- PRINCIPES GENERAUX

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de Bricoman France pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s'entendre comme l'utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote, à l'exclusion de tout autre procédé et du vote à bulletin secret sous enveloppe. Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin,

et notamment :

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• l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ; l'anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ; l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ; la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure ; la confidentialité, le secret du vote : par la vérification de l'identité des électeurs grâce à un système détaillé dans le protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail et de l'arrêté du 25 avril 20()7 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n^o 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération 1+2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d'expertise mené par un expert indépendant atteste de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la

CNIL.

- MODALITES DE VOTE - PROTOCOLE PREELECTORAL

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour et, le cas échéant, pour le second tour des élections professionnelles de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales intéressées négocieront notamment, dans le cadre d'un protocole d'accord préélectoral, les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral, la répartition des sièges.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d'accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

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- DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE - ACCES AU VOTE ELECTRONIQUE

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone professionnel, tablette.. .).

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d'accord préélectoral, des codes d'accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n'aura pas accès au serveur de vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d'émargement de l'élection concernée et clôturera définitivement l'accès à cette élection.

Par ailleurs, le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège grâce au chiffrage des données tout au long du processus de vote.

La transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Le formalisme des professions de foi (format du fichier, poids maximal, couleurs, logos, etc.) devra respecter les dispositions prévues par le protocole préélectoral.

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

4 - SINCÉRITÉ DU VOTE ÉLECTRONIQUE ET STOCKAGE DES DONNÉES

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification. Le secret du vote et la sincérité des opérations électorales seront garantis.

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A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail et aux recommandations de la CNIL, le dispositif garantira que l'identité de l'électeur ne puisse pas être mise en relation avec l'expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Ce mécanisme permet de se conformer aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

5 — SÉCURITÉ ET ASSISTANCE

Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l'initiative de l'employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les

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représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ; contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Assistance des électeurs et dispositif de secours

En cas de non-réception, d'oubli, de vol ou perte de ses moyens d'authentification, l'électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou en contactant directement l'assistance téléphonique ouverte par le prestataire. Dans ce cas, les moyens d'authentification non-reçus, oubliés, volés ou perdus ne seront plus utilisables.

Aux fins d'authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement au prestataire un fichier reprenant les éléments suivants : matricule, nom, prénom, date de naissance, date d'entrée dans l'entreprise, établissement, collège, code postal d'habitation, clé du numéro de Sécurité Sociale de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l'identité de l'électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Par ailleurs, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire et de la Direction, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

6. - INFORMATION ET FORMATION

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

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En particulier, la Direction établira une notice d'information détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l'ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les membres de la délégation du personnel du comité économique et social, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l'ouverture du vote.

7. - GESTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET RGPD

La mise en place d'une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l'ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n^o 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n^o 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s'engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n^o 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Par ailleurs, dans le cadre des élections professionnelles, BRICOMAN France est amené à traiter respectivement les données à caractère personnelles des collaborateurs (électeurs, candidats et élus), en tant que responsable du traitement des données.

Les données personnelles des collaborateurs de BRICOMAN France qui seront traitées dans le cadre des opérations électorales sont les suivantes :

• pour les listes électorales : numéro de matricule, civilité, nom et prénom des inscrits, date de naissance, établissement, collège électoral, date d'entrée dans l'entreprise ;

pour le fichier des électeurs : numéro de matricule, civilité, nom et prénom, date de naissance, collège électoral, date d'entrée dans l'entreprise, et pour les moyens d'authentification : code postal d'habitation, numéro de Sécurité Sociale ;

• pour les listes et les fichiers des candidats : collège électoral, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, ordre d'apparition des candidats ;

• pour les listes d'émargement : numéro de matricule, civilité, nom et prénom des électeurs, date et heure d'émargement, collège électoral ; pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège électoral.

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Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivantes :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales le cas échéant, direction des ressources humaines, société prestataire ; pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant, société prestataire ; pour les listes des candidats : électeurs, syndicats qui seront représentés, direction des ressources humaines, société prestataire ; pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, délégués de liste, direction des ressources humaines, société prestataire ; pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats qui seront représentés, direction des ressources humaines, société prestataire.

Il est précisé que le traitement de ces données est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle la Société, en qualité de responsable du traitement, est soumise, à savoir la gestion et l'organisation des élections professionnelles.

Ces données personnelles seront traitées pour les finalités suivantes :

• La préparation et l'établissement des listes électorales ;

• L'envoi des éléments permettant aux collaborateurs de voter ;

La mise en œuvre des opérations de vote ;

• La gestion de l'authentification de l'électeur ;

• La gestion et la vérification des résultats de vote ;

La gestion de toute opposition aux résultats de vote.

Pour les seules nécessités des finalités citées ci-dessus, BRICOMAN France est amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel qui seront sécurisés conformément à la réglementation RGPD.

Toutes les données seront traitées en France métropolitaine.

Les données ne seront traitées pour ces finalités que pour la durée nécessaire à la mise en œuvre des opérations électorales, y compris pour la durée pendant laquelle les résultats peuvent être contestés et en cas de contestation, pour la durée nécessaire à la validation des résultats.

Conformément à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel, les collaborateurs de la Société peuvent :

• Demander une copie des données à caractère personnel traitées et des informations sur le traitement des données ;

Demander la rectification des données à caractère personnel.

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8. - EXPERTISE DE LA SOLUTION DE VOTE

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

9. - CLÔTURE & OPÉRATIONS DE DÉPOUILLEMENT

A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement se fait par l'activation conjointe d'au moins deux clés de déchiffrement différentes par les administrateurs de chaque Bureau de Vote (le Président et les Assesseurs). Les membres du Bureau de Vote éditent et vérifient les procès-verbaux et proclament les résultats.

10 -DISPOSITIONS FINALES

Entrée en vigueur et durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter de sa signature et par anticipation aux formalités de dépôt.

Cet accord s'appliquera également en cas d'élections partielles en cours de mandat des membres du comité social et économique ainsi élus.

Le présent accord remplace et annule toutes les dispositions résultant d'accords collectifs, d'usages ou de tout autre politique en vigueur au sein de BRICOMAN France portant sur le même objet.

Clause de rendez-vous et révision de l'accord

En cas de modifications des dispositions légales ou réglementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s'ouvriraient sans délai, pour examiner les possibilités d'adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la réglementation et des dispositions conventionnelles visées dans l'accord.

Il pourra être révisé à tout moment par voie d'avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l'article L. 2222-5 du Code du travail.

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Dénonciation

Chaque Partie signataire peut dénoncer le présent accord.

La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres Parties signataires ainsi qu'à la DRIEETS compétente, et ce, par lettre recommandée avec accusé de réception.

La durée du préavis précédant la dénonciation sera de trois mois.

Pour le reste, il sera fait application des dispositions légales prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

Dépôt et publicité

Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l'employeur à l'organisation syndicale représentative.

Cette formalité sera effectuée par la remise d'un exemplaire de l'accord lors de sa signature, ou à défaut, par remise en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.Le présent accord sera déposé par la Société, en deux exemplaires, dont une version électronique, sur la plateforme de Téléprocédure du Ministère du travail, https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/ et et l'autre déposé, au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes de LILLE.

L'accord sera tenu à la disposition des collaborateurs qui pourront en prendre connaissance sur l'Intranet de la société.

Annexe : Cahier des charges de mise en Œuvre du vote électronique

Fait à

En 4 exemplaires, comportant chacun 3 annexes, dont une version anonymisée aux fins de publication