Accord sur l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle droit à la déconnexion

Entre les soussignés

La Société VWR International, au capital de 64 803 525 €, RCS 421 287 855, dont le siège social est situé à 1-3 rue d’Aurion, 93114 Rosny sous-bois Cédex.

D’une part,

Les Organisations syndicales, ci-dessous désignées, prises en la personne de leur représentant :

XXX, pour la C.G.T.

XXX, pour le S.E.C.I.F - C.F.D.T.

XXX, pour la C.F.E. – C.G.C.

Etant précisé qu’ont également participé à la négociation :

XXX accompagnateur CGT

XXX accompagnateur SECIF CFDT

Table des matières

Préambule 3

Article 1 : Cadre Général 3

Article 2 : Equilibre vie au travail et vie privée 4

2.1 Organisation de travail de l’ensemble des collaborateurs 4

2.2 Règles de réunion 6

Article 3 : Apprendre à se déconnecter 6

Article 4 : Utilisation de la messagerie professionnelle 7

4.1 Bonnes règles d’utilisation du matériel informatique 7

4.2 Lutte contre le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels 8

Article 5 : Droit à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif en période de repos, congé et de suspension du contrat de travail 8

Article 6 : Dispositif d’accompagnement et d’alerte 9

Article 7 : Dispositions finales 9

Préambule

Les parties signataires de l’accord conviennent de définir les modalités d’exercice du droit à la déconnexion dont bénéficie tout salarié en dehors de son temps de travail en application de l’article L.2242-8 du Code du travail tel qu’issu de la loi n°2016-1088 du 08 août 2016.

L’évolution des outils numériques et l’accessibilité toujours plus grande des outils professionnels à tout moment, notamment depuis la mise en place du télétravail, rendent nécessaires de réaffirmer l’importance du bon usage des outils informatiques afin de garantir le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale et, plus généralement, de protéger la santé physique et mentale des salariés.

Un droit à la déconnexion des outils numériques est donc reconnu pour tous les salariés et considéré comme fondamental au sein de la société VWR International.

Cet accord a été envisagé de manière plus large, dans le cadre de la recherche d’un équilibre entre vie privée et vie professionnelle pour l’ensemble des collaborateurs ainsi qu’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congés.

Le présent accord rassemble des recommandations applicables à tous les salariés, quel que soit leur statut dans l’entreprise.

Celui-ci s’appuie sur l’article L.2242-8,7° du Code du Travail issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016.

Article 1 : Cadre Général

1. Définitions

Pour une bonne compréhension de l’accord, les définitions suivantes ont été validées par les parties.

Le droit à la déconnexion : c’est le droit pour le salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels (téléphone, smartphone, message électronique, internet…)

Outils numériques professionnels : Outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphone, etc.) qui permettent d’être joignables à distance.

Temps de travail effectif : horaires de travail du salarié durant lesquels il est à la disposition de son employeur. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié à l’exclusion des temps de repos quotidiens et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des JRTT, des jours fériés et des jours de repos.

1.2 Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs.

Article 2 : Equilibre vie au travail et vie privée

VWR International reconnaît l’importance fondamentale de l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, gage d’une meilleure qualité de vie au travail et d’une meilleure performance de l’entreprise.

L’entreprise affirme que le droit à la déconnexion est un droit pour tous les salariés.

Il s’applique en dehors du temps de travail vis-à-vis des outils numériques professionnels.

L’objectif est de préserver le bon équilibre entre d’une part, le temps consacré à la vie personnelle et familiale et au repos de chacun, et d’autre part, celui réservé à la réalisation de l’activité professionnelle.

Le droit à la déconnexion garantit l’entier respect des périodes légales de repos et de congés, des jours fériés, des suspensions du contrat de travail. Ainsi pendant ces périodes, les collaborateurs ne doivent pas répondre aux sollicitations, aux messages ou appels reçus et doit également s’abstenir de solliciter ses équipes ou ses collègues.

Ce principe s’applique à tous les acteurs de VWR International, managers et salariés, salariés entre eux, représentants du personnel. De même, le télétravail n’est pas exclu de ces dispositions.

Au titre de ce droit, et en dehors des situations exceptionnelles nécessitant qu’un salarié travaille en dehors des heures ouvrées, le salarié n’est pas tenu de consulter et répondre à ses courriels, messages et appels. Il ne sera pas exigé par l’employeur que les salariés utilisent leur messagerie électronique ou autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidiens et hebdomadaires, de congés ou d’arrêts de travail, afin de garantir le respect de celles-ci. L’Article L323-6 du Code de la sécurité sociale prévoit l’obligation de s’abstenir de toute activité professionnelle non autorisé par le médecin pour les salariés.

Une situation exceptionnelle correspond à un évènement important inhabituel et imprévisible qui ne pourrait pas attendre le retour au travail du salarié sans générer un préjudice important pour l’entreprise.

L’implication de l’encadrement et des dirigeants de l’entreprise mais aussi de tous les salariés (qui ne devront pas solliciter un autre collègue en dehors de ses heures habituelles de travail et notamment ses jours de repos, congés et arrêts de travail) sont nécessaires à l’efficacité de cette déconnexion

2.1 Organisation de travail de l’ensemble des collaborateurs

VWR International s’engage, par la signature de cet accord à soutenir et à promouvoir des comportements constructifs, dans le cadre de l’organisation du travail et des relations entre managers et salariés

Chaque salarié est en droit de suivre les recommandations suivantes :

• Prendre ses pauses et déjeuner, afin de ne pas compromettre une bonne hygiène de vie. Le collaborateur doit pouvoir librement refuser toute demande de réunion ou sollicitation non urgente au cours de sa pause déjeuner ;

• D’organiser son activité en gérant les priorités : savoir gérer son temps de travail, proposer des solutions alternatives, alerter sa hiérarchie en cas de débordements d’horaires récurrents.

• De préserver sa vie privée : ne pas céder aux facilités des technologies de l’information et de la communication et savoir se déconnecter ;

• Les collaborateurs et collaboratrices au taux horaire doivent veiller à n’être joignable que pendant les plages d’activité prévue par l’accord sur les horaires variables à savoir le collaborateur peut être joignable entre 8h15 et 9h30. Il doit être joignable à compter de 9h30 jusqu’à 16h30 et peut être joignable de 16h30 à 18H30.

• D’être respectueux pour soi-même des recommandations ci-dessus mais également vis-à-vis des autres collaborateurs de notre organisation.

• De signaler à la Direction des Ressources Humaines et / ou aux représentants du personnel les situations non conformes à cet accord par email avec pour Objet : Signalement Accord Déconnexion.

Les collaborateurs en forfaits jours ne sont pas soumis à la durée légale hebdomadaire du travail, à la durée quotidienne maximale et aux durées hebdomadaires maximales de travail.

Afin que l’amplitude et la charge de travail demeurent raisonnables et dans le but d’assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des salariés au forfait jours, les dispositions suivantes sont appliquées.

• Temps de repos : Il est rappelé que le cadre autonome dont le travail est décompté en jours bénéficie au minimum d’un repos quotidien consécutif de 11 Heures et le repos hebdomadaire en vigueur.

• Amplitude de travail : L’organisation du travail du cadre autonome fait l’objet d’un suivi régulier par la hiérarchie qui veille notamment aux éventuelles surcharges de travail et au respect des durées maximales de travail, et d’amplitude et des durées minimales de repos.

• Entretiens : Un entretien doit être organisé chaque année entre le cadre autonome et son supérieur hiérarchique

Les périodes de repos, de congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

En outre, les responsables hiérarchiques doivent veiller à ce que leurs équipes respectent les règles de connexion en vigueur dans l’entreprise. Tout constat de connexions anormales récurrentes, notamment au-delà des plages horaires, pendant le week-end ou durant les congés ou arrêts maladie, de même qu’un crédit d’heures durablement supérieur à 7h20, ou encore des périodes et durées de connexions anormales de la part de collaborateurs en forfait jour, doit faire l’objet d’une alerte immédiate de la part du manager. Dans un délai d’un mois suivant cette alerte, un entretien sera organisé avec le collaborateur afin de déterminer les raisons de ce déséquilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, à l’issue duquel un plan d’action corrective sera mis en place.

Règles de réunion

Les moments d’échange comme les entretiens, les rendez-vous, les formations ou les réunions nécessitent une attention particulière. Pour cela, des actions pratiques sur la préparation et l’animation de réunions permettent d’améliorer leur efficacité.

Afin d’être efficace et d’optimiser sa charge de travail, il semble essentiel de respecter les règles suivantes pour l’organisation de réunion :

• Ne pas fixer de réunion en dehors des horaires habituels de travail (pas avant 8h15 ni après 18h30) ; en privilégiant les horaires 9h-18H00 ; En dehors de ces plages, les invités à ces réunions n’auront pas d’obligation de participation.

• Un respect de 45 minutes, à minima, de pause déjeuner en dehors du local de travail ; Pour faciliter la concentration, il est important de rendre efficients les temps de pause et d’en faire un véritable moment de déconnexion ;

• Estimer au préalable avant une réunion si les intervenants apportent une valeur ajoutée et si leur présence est nécessaire pendant toute la durée de celle-ci;

• Fixer les créneaux de réunions en respectant les disponibilités des participants ;

• Veiller à respecter un délai de prévenance raisonnable dans l’organisation d’une réunion ;

• Privilégier des réunions courtes pour plus d’efficacité ;

• Veiller à anticiper les échéances en évitant de demander à un collègue de fournir un dossier durant une période de repos quotidien, hebdomadaire ou annuel.

• Respecter les fondements d’une réunion efficace :

  • Ne se réunir que pour un objectif clair et précis et dont l’ordre du jour est fixé au préalable, avec l’accord des participants ;

  • Ne se réunir que lorsque cela est nécessaire ;

  • Ne réunir que les collaborateurs concernés ;

  • Eliminer tout contact avec l’extérieur : le traitement des SMS ou mails est fortement déconseillé afin de faciliter la concentration et l’échange ;

  • Fixer préalablement les horaires de début et de fin de réunion et respecter les horaires

Article 3 : Apprendre à se déconnecter

Compte tenu du flot d’informations, de la présence toujours plus importante des écrans et des possibilités de communication, il n’est pas aussi aisé de se déconnecter.

C’est pourquoi tous les collaborateurs et collaboratrices devront suivre un accompagnement spécifique sur la déconnexion, et les bonnes pratiques à suivre dans l’entreprise et en télétravail.

En outre, les managers devront être sensibilisés et formés à la déconnexion afin de veiller à ce qu’aucun collaborateur ne subisse un déséquilibre entre sa vie personnelle et professionnelle.

Article 4 : Utilisation de la messagerie professionnelle adoptée par la société

En propos préliminaire, il est important de rappeler que la rencontre en directe par tout moyen (présence physique ou en visioconférence) est à privilégier lors d’un échange professionnel avec un collègue. En effet, elle est créatrice de lien social, mais permet également un traitement plus rapide et complet d’un sujet. Cependant, dans les cas où la rencontre physique n’est pas possible l’échange par mail doit respecter certaines règles.

4.1 Bonnes règles d’utilisation du matériel informatique

Le droit à la déconnexion est un droit pour le collaborateur de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels (ordinateurs, smartphones,) en dehors de son temps de travail. Il convient à chacun de respecter l’équilibre « vie au travail – vie privée » choisi par chaque collaborateur.

Afin d’éviter la surcharge informationnelle et prévenir les risques psycho-sociaux, il est recommandé à tous les collaborateurs de :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;

• Cibler le ou les destinataires du message et utiliser avec modération les fonctions « Cc » ou « Cci » ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux mails ;

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du message.

• Limiter le nombre d’interruptions journalières pour la gestion des messages : se réserver quelques plages horaires par jour pour le traitement des messages, éviter de regarder ses messages pendant les réunions, au besoin en fermant Outlook pour éviter d’être perturbé par les alertes mail.

• Ne pas utiliser leur messagerie électronique ou d’autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidien, hebdomadaire et de congés.

4.2 Lutte contre le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels

Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les collaborateurs/ collaboratrices de :

• Ne pas oublier que l’on écrit à un lecteur et pas à un ordinateur ; les propos peuvent être interprétés en fonction de l’état d’esprit du lecteur ;

• Rester poli et utiliser le vocabulaire de politesse et les mêmes règles de courtoisie que dans la vie courante, même par mail ;

• Ne pas régler de conflit par mail,

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un mail / SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si cela n’est pas nécessaire ;

• Définir le « Gestionnaire d’absence du bureau » sur la messagerie électronique de façon précise en indiquant, autant que faire se peut, la durée exacte de l’absence (ex : de retour Lundi 12 mars à 8h30) et en indiquant les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un email en dehors des horaires de travail, afin d’éviter d’induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre.

• Insérer à la signature interne automatique des mails une phrase type « les messages que je pourrais envoyer en dehors des heures de travail ne requièrent pas de réponse immédiate »

• D’être vigilant au harcèlement digital ou cyber harcèlement via l’utilisation des outils collaboratifs.

• Faire les pauses prévues comme dans l’Accord sur l’Horaire Variable. Un break antistress sous-entend de couper totalement de l'activité en cours : ne lisez pas vos mails, ne répondez pas au téléphone, ne lisez pas de rapport… et ne parlez pas travail dans l’espace détente. L'idéal ? Sortez. Respirer de l'air frais permet à votre cerveau de s'oxygéner, et donc de se régénérer.

Article 5 : Droit à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif en période de repos, congé et de suspension du contrat de travail

Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Il est entendu qu’un collaborateur qui recevrait un courriel pendant les congés ou en dehors des horaires de travail n’est pas tenu de lire le mail et d’y répondre. Aucun salarié n’est tenu de lire ou répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel pendant ses congés payés, ses temps de repos, ses absences quelle qu’en soit la nature ou en période de suspension du contrat de travail.

Chaque collaborateur et manager est responsable de son utilisation des outils numériques et doit respecter ses collègues dans le cadre de l’usage de ceux-ci.

Article 6 : Dispositif d’accompagnement et d’alerte

Le droit à la déconnexion et l’usage raisonnable du numérique impliquent une responsabilité individuelle et collective.

Dans les situations à risque, mais aussi en cas d’utilisation excessive des outils numériques, un salarié ou un manager peut alerter son supérieur hiérarchique, le médecin du travail, l’équipe RH ou un Représentant du personnel dans un objectif de détection et de prévention pour résoudre toute difficulté éventuelle.

Par ailleurs, il est rappelé que les salariés peuvent faire appel, si nécessaire, aux dispositifs mis en place dans le cadre de la prévention des risques psychosociaux.

Article 7 : Dispositions finales

Le présent accord entrera en vigueur pour une durée indéterminée à compter du 01 Mai 2023.

Le présent accord pourra être révisé pendant la période d’application, par avenant, conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du code du travail.

Toute dénonciation du présent accord sera conforme aux dispositions de l’article L2261-9 du code du travail.

La révision comme la dénonciation devront être notifiées par lettre recommandée avec avis de réception auprès de la Direction Régionale Interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS), ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes.

Le présent accord sera notifié, dès sa conclusion, à chacune des organisations syndicales disposant d’une section syndicale dans l’entreprise.

Enfin, conformément aux dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, il sera déposé en deux exemplaires (une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique) auprès de la DRIEETS compétente et un exemplaire sera également remis au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes compétent. Le présent accord sera également déposé en ligne sur la plateforme de téléprocédure « Téléaccords ».

Cet accord sera diffusé sur l’intranet.

Les parties conviennent de se revoir dans un délai maximal de 1 an après la signature de cet accord, pour dresser un bilan de son application, et le cas échéant, l’amender.

Fait à Rosny sous-bois, le 20 Mars 2023. 

Pour la société. Pour le syndicat C.G.T.

XXX XXX

Pour le syndicat S.E.C.I.F-C.F.D.T.

XXX