Accord d'entreprise "UN PROTOCOLE D'ACCORD PRE-ELECTORAL - ELECTION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE" chez MAINE IMAGE SANTE MIS (Siège)

PROTOCOLE D'ACCORD PRE-ELECTORAL
ELECTION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Etant préalablement exposé :

• qu'un protocole de reconnaissance d'une unité économique et sociale entre la Société MIS (Maine Image Santé), la Société ARX et le GIE-GIN a été signé le 29 juin 2009

• qu'il est donc nécessaire de procéder à l'élection des représentants du personnel au sein de cette nouvelle structure,

ARTICLE 1 :

ENTRE

La Société MAINE IMAGE SANTE — M.I.S.

Société Civile de Moyens au capital variable de 4 150 €

Dont le siège social est situé 18-20 rue Saint Bertrand 7200o LE MANS

Immatriculée au R.C.S du Mans sous le n° 421 427 899

La Société A.R.X

Société Civile de Moyens au capital variable de 3 112.50 €

Dont le siège social est situé 18/20 rue Saint Bertrand 72000 LE MANS

Immatriculée au R.C.S. du Mans sous le n° 421 778 176

Le GIE G.I.N.

Groupement d'Intérêt Economique au capital de 560 €

Dont le siège social est situé 20 rue Saint Bertrand 7200o LE MANS

Immatriculée au R.C.S. du Mans sous le n° 393 233 192

Représentés par Madame Martine MEUNIER, Secrétaire Générale

D'UNE PART,

ET

- Le Syndicat CFDT Santé Sociaux de la Sarthe

4 rue d'Arcole - 72014 LE MANS CEDEX

représenté par :

• Le Syndicat CFE CGC Santé et Sociale
  39 rue Victor Massé — 75009 PARIS

• Le Syndicat CFTC — Union départementale de la Sarthe
  4 rue d'Arcole - 72000 LE MANS

• Le Syndicat FO — Union départementale de la Sarthe
  4 rue d'Arcole - 72000 LE MANS

- Le Syndicat CGT — Union départementale de la Sarthe
4 rue d'Arcole - 72000 LE MANS

D'AUTRE PART

Il a été convenu ce qui suit :

Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection du comité social et économique de Maine Image Santé, ARX et GIE GIN, il s'agit de la fusion des deux instances actuelles, DUP et CHSCT.

La CFDT, CGT, CFE CGC, FO, CFTC ont été régulièrement invitées à venir négocier le présent protocole préélectoral, la première réunion de négociation aura lieu le mercredi 28 mars à 14h30 au siège MAINE IMAGE SANTE, 20 rue Saint Bertrand, 72000 LE MANS.

Ces élections seront organisées selon les modalités suivantes :

Utilisation d'un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

Sa mise en oeuvre est confiée à la Société DOCAPOST BPO (siège social 10 avenue Charles de

Gaulle 92220 CHARENTON LE PONT)

Depuis le 5 décembre 2016, et conformément au décret N° 2016-1676 faisant référence au vote électronique, la mise en oeuvre de celui-ci n'est plus soumise à l'obligation de la conclusion d'un accord.

Toutefois, le nouvel article R.2314-5 du code du travail précise :

« Sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral prévues aux articles L.2314-5 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou par un accord de groupe. A défaut d'accord, l'employeur peut décider de ce recours qui vaut aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat ».

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret N° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres du CSE et modifiant le code du travail.

ARTICLE'. - Rappel du périmètre du CSE

Le périmètre du CSE correspond à Maine Image Santé, ARX, et GIE GIN.

Le présent protocole sera applicable pour l'ensemble des élections CSE de l'entreprise.

ARTICLE2 - Effectif de l'entreprise —Nombre de sièges à pourvoir — Collèges Electoraux

L.---

Les parties constatent que l'effectif global de l'entreprise est de 163 Salariés, ce qui équivaut en ETP à 152,69

Cet effectif se décompose de la manière suivante :

• 153 ouvriers /employés ;

• 10 cadres (<20, donc un seul collège) ;

Compte tenu de l'effectif, le nombre de sièges à pourvoir est de 8 titulaires et 8 suppléants.

Conformément aux dispositions légales, les sièges à pourvoir se répartissent de la manière

suivante :

1^e` collège, qui regroupe 153 ouvriers et employés : 8 titulaires et 8 suppléants.

ARTICLE3 - Heures de délégation et durée des mandats

La durée des mandats pour les membres du CSE est de 4 ans.

Le CSE exerce les mêmes attributions qui étaient dévolues à la DUP et au CHSCT.

Chaque membre du CSE dispose d'un crédit d'heures mensuel de 21 heures.

Dans l'éventualité de l'impossibilité d'un élu de prendre son crédit d'heures, celui-ci pourrait être

reporté dans le semestre au bénéfice d'un autre élu du CSE ou d'un suppléant après approbation

par les membres titulaires du CSE.

Les heures de délégation seront prises en principe le lundi, afin d'assurer une permanence pour

l'ensemble des salariés.

Les réunions plénières se feront une fois par mois, dont quatre réunion au moins dans l'année

doivent être consacrées en plus aux attributions relatives à la Santé Sécurité et Conditions de

Travail auxquelles seront invitées l'inspecteur du travail et le médecin du travail, exception faite

de tout événement grave ayant pu porter atteinte à un salarié ou à l'environnement.

Une réunion concernant la présentation des comptes du CSE sera programmée le premier semestre

de l'année.

Ces réunions se feront en présence de la présidente du CSE (ayant délégation de pouvoir de la

direction), de tous les membres du CSE et/ou la présence d'un suppléant ou plus.

Dans un souci d'organisation pratique, les réunions plénières et préparatoires se feront le lundi.

A noter que les heures passées en réunion plénières sont considérées comme du travail effectif et

ne peuvent donc être imputées aux 21 heures du crédit d'heures mensuel.

Toute autre réunion exceptionnelle ou extraordinaire ne s'imputera pas non plus sur les heures de

délégation.

Mutualisation des heures de délégation :

• Par décret du 19/10/2017, l'utilisation des heures de délégation pourra se faire par mutualisation et report des heures.

ARTICLE4 - Moyens et fonctionnement du CSE

Maintien des deux budgets :

-subvention de fonctionnement

• subvention des ASC : renégociable tous les ans au regard de la DADS mais ne pouvant pas être inférieur à 21550€.

En cas de reliquat en fin d'année sur le budget des ASC ou sur le budget de fonctionnement, possibilité par délibération uniquement des membres titulaires du CSE de transférer tout ou partie de l'excédent sur l'autre budget.

Maintien de l'obligation de la mise en place d'une BDES avec une visibilité à trois ans désormais accessible à tous les élus.

Le CSE peut avoir recours à un expert de son choix, les différentes expertises seront prises en charge par l'employeur à hauteur de 100%.

Tout nouvel élu titulaire bénéficie d'une formation économique des élus du CSE d'une durée de cinq jours et d'une formation en Santé Sécurité et Conditions de Travail de trois jours.

Les trois blocs de consultation obligatoires sont :

• Les orientations stratégiques et leurs conséquences sur l'activité :

• Activité de l'emploi, évolution des métiers, des compétences,

organisation du travail (CDD...).

La situation économique et financière.

La politique sociale et les conditions de travail

• Evolution de l'emploi

• Qualifications

• Programme de formation

• Stages

• Activités de prévention en matière de Santé et de Sécurité

• Conditions de travail

• Aménagement du temps de travail, les congés, la durée du travail,

l'égalité professionnelle

Les commissions suivantes devront être abordées :

• Commission de formation professionnelle

• Commission économique

• Commission de santé

Un règlement intérieur sera élaboré dès la prise de fonction des élus afin de stipuler les

attributions, le fonctionnement, les moyens, la composition du CSE.

ARTICLE5 — Dates, Heures et Lieu des Elections des Représentants du personnel

Le scrutin se déroulera pendant le temps de travail des salariés, de 8 H 30 heures à 17 H 30 heures. Les dates retenues pour les élections sont les suivantes :

• 1er tour des élections : du 30 avril au 2 mai 2018

• 2e tour des élections : le 14 mai au 16 mai 2018

En cas de contestation de la liste électorale, il est prévu un délai de trois jours suivant l'affichage des listes. Avant de saisir le Tribunal d'Instance, il est possible de s'adresser à la direction pour rectifier les erreurs.

ARTICLE6 — Salariés Electeurs — Constitution et affichage des listes électorales

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 16 ans et ayant au moins 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le 30 avril 2018, a droit de vote.

Les listes électorales seront arrêtées par la direction des ressources humaines à la date du premier tour des élections, soit le 2 mai 2018. Elles indiqueront les nom et prénom, l'ancienneté dans l'entreprise et la date de naissance de chaque électeur.

Elles seront affichées sur les panneaux réservés à l'entreprise le 03 avril 2018. Tout syndicat de l'entreprise pourra en demander communication.

ARTICLE? — Candidature des salariés — Listes des candidats

Conformément aux dispositions légales, sont électeurs tout salarié âgé de 18 ans et ayant travaillé dans l'entreprise sans interruption depuis 12 mois au moins à la date du premier tour de scrutin, soit le 2 mai 2018, peut se porter candidat. Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.

Ne sont pas électeurs les conjoints, ascendants, descendants, frères, soeurs et alliés au même degré du responsable de l'établissement.

Les listes des candidats sont établies en distinguant titulaires et suppléants. Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote par voie électronique, les listes du premier tour seront communiquées à la direction des ressources humaines au plus tard le 13 avril 2018, à 18 H

Cette communication peut être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de La Poste faisant foi, ou par dépôt auprès de la direction des ressources humaines contre récépissé.

Si un second tour est nécessaire, la direction des ressources humaines affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage doit être effectué dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le 04 mai 2018.

Les listes du second tour devront être communiquées à la direction au plus tard le 04 mai 2018, à 15 heures. Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite. Les listes de candidats seront affichées par la direction des ressources humaines sur les panneaux réservés à l'entreprise le lendemain de la date limite de dépôt.

Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

ARTICLE8 — Limitation du nombre de mandats successifs

L'article L. 2314-33 du Code du travail prévoit la limitation à trois mandats successifs pour un même représentant au Comité Social et Economique, cette limitation ne s'appliquera pas au sein de notre entreprise puisque l'effectif est compris entre 50 et 300 salariés.

ARTICLE9 — Représentation équilibrée des Femmes et des Hommes

Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la

part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

A cet égard, voici la proportion de femmes et d'hommes: 90.7 femmes et 9.3 hommes ;

Compte tenu de la répartition des sièges, la liste doit comporter :

Lorsque l'application de la règle de la représentation équilibrée n'aboutit pas à un nombre entier de

candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ou arrondi à l'entier inférieur

en cas de décimale strictement inférieure à 5 (C. trav., art. L. 2314-13).

7 femmes et 1 homme ;

La liste est composée alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des

candidats d'un des sexes.

ARTICLE10- Campagne électorale — Propagande électorale des candidats

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, etc.

Les professions de foi, destinées à être adressées aux salariés concernés devront être remises à la direction des ressources humaines avant le 13 avril 2018 pour le premier tour et avant le 04 mai 2018 pour le second tour.

ARTICLE il — Vote Electronique et modalités

Vote électronique

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du code, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du vote électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations Electorales est annexé au présent protocole.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Modalités pratiques du vote électronique

• Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la lite des scrutins pour lesquels il est appelé à voter.

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d'une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

• Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut et en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

Les logos doivent être fournis par les listes en présence à la direction des Ressources Humaines , qui les transmet au prestataire , en format GIF ou JPG, Hauteur 55 pixels, largeur 55 pixels.

• Matériel de vote — codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par sa date de naissance communiquée par l'entreprise.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés

aléatoirement par le prestataire sans qu'ils soient communiqués à l'entreprise. Ces codes

permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

De nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

• Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse) , l'électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer de nouveaux codes de vote.

• Protocole de restitution des clefs de vote

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet. Après vérification de l'identité de l'électeur, la Direction des Ressources Humaines enverra à l'adresse déclarée dans le système_par email (sécurisé par SMS) ou remettre en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d'accès.

• Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du code du travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des RH , chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et /ou web formation.

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par le représentant de l'équipe des RH qui aura reçu la

formation nécessaire par le prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• Pour les Délégués Syndicaux par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• Pour les membres du bureau de vote , par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cellule d'assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la

surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d'assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l'objet d'un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

- Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d'assistance, permettant une mise en relation avec la Direction des Ressources Humaines sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin. Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

L'accord sur la mise en oeuvre du vote électronique doit être distinct et préalable au protocole préélectoral propre au déroulement des élections.

ARTICLE12 — Composition et mission des bureaux de vote — Délégués de liste

Un bureau de vote est mis en place. Il sera composé de trois électeurs :

• un président : l'électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire ;

• deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.

La direction fournit à chaque bureau de vote les listes d'émargement et un exemplaire du présent protocole d'accord préélectoral.

Un représentant de chaque liste de candidats, électeur, peut assister aux opérations électorales. Le temps passé par ces observateurs au déroulement des élections étant rémunéré comme temps de travail.

Les candidats peuvent assister aux élections dans les mêmes conditions que les délégués de liste. La direction de l'entreprise peut désigner un représentant de son choix qui sera chargé d'assister aux opérations électorales.

ARTICLE13 — Dépouillement du scrutin et proclamation des résultats

Il est rappelé que toute personne, électeur, peut assister aux opérations de dépouillement.

A noter que seuls les membres du bureau de vote peuvent procéder à la rédaction et à la signature du procès-verbal.

Le procès-verbal ainsi que le nom des salariés élus seront affichés par la Direction sur les panneaux habituellement réservés à ses communications.

Une copie du procès-verbal sera remise à chaque représentant de liste de candidat (pour le 1er tour et pour le 2nd tour).

Dans le cas où le quorum ne serait pas atteint au 1er tour, et même si de ce fait les résultats ne sont pas valables pour l'attribution de sièges, il est précisé qu'il sera tout de même obligatoirement procédé au dépouillement du scrutin afin de permettre de mesurer l'audience des organisations syndicales au 1er tour. Il est en outre précisé que dans cette situation, les résultats du 1er tour avec quorum non atteint seront en outre retranscris dans le procès-verbal (avec la mention « quorum non atteint »).

Une copie des CERFA doit être envoyée à la Direccte pour le calcul de la représentativité ainsi qu'aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du PAP.

ARTICLE14 — Calendrier récapitulatif des opérations électorales

Le calendrier du premier tour des élections professionnelles est établi comme suit :

• affichage des listes électorales par la direction des ressources humaines : le 03 avril 2018 ; - date limite des dépôts des listes de candidats pour le premier tour : le 13 avril 2018 ;

• affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise : le 16 avril 2018 ; - date butoir pour la constitution des bureaux de vote: le 23 avril 2018 ;

• date du premier tour de scrutin pour l'élection du CSE : le 30 avril 2018 ;

- affichage des résultats du premier tour et, si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le

second tour : le 04 mai 2018.

Le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit :

• date limite des dépôts des listes de candidats pour le second tour : le 04 mai 2018 ;

• affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise : le 07 mai 2018 ;

• date butoir pour la constitution des bureaux de vote: le 09 mai 2018 ;
  - date du second tour de scrutin pour l'élection du CSE : le 14 mai 2018 ;

• affichage des résultats définitifs des élections sur les panneaux de l'entreprise : le 17 mai 2018.

ARTICLE15 — Durée et publicité du présent protocole d'accord préélectoral

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du comité social et économique pour une durée de 4 ans.

Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la direction à l'inspection du travail du siège de l'entreprise.

Une copie du présent protocole sera portée à la connaissance du personnel par voie d'affichage sur les panneaux réservés à la direction.

Fait au Mans, le 28 mars 2018

Pour ployeur,