Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral relatif aux élections 2023 des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique de TOSHIBA TEC EUROPE Imaging Systems" chez TOSHIBA TEC EUROPE IMAGING SYSTEMS SA

Protocole d’Accord Préélectoral relatif aux élections 2023 des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique de l’entreprise XXX

Entre

La direction de l’entreprise XXXX

Sise à XXXX

Représentée par XXXX

Et

Les organisations syndicales XXXX

Préambule

Le présent protocole d’accord préélectoral a pour champ d’application le Comité Social et Economique ayant vocation à représenter l’ensemble des salariés de TOSHIBA TEC EUROPE Imaging Systems.XXXX

Conformément à l’accord d’entreprise instaurant le vote électronique pour nos élections professionnelles en date du XXXX, celles-ci auront lieu par voie électronique.

Article 1 : Date des élections

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours.

Les élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique se dérouleront pour le 1^er tour du Mardi 26 Septembre 2023 à 9h00 jusqu’au Lundi 02 Octobre 2023 à 15h00. Le cas échéant, le 2^nd tour se tiendra du Mardi 10 Octobre 2023 à 9h00 jusqu’au Lundi 16 Octobre 2023 à 15h00.

Article 2 : Etablissements

Compte tenu de l’autonomie de gestion du responsable de l’établissement, notamment en matière de gestion du personnel, et conformément à l’article L. 2313-4, l’employeur fixe le nombre d’établissements à XXX

Cet établissement est le suivant :

XXXX

Il regroupe l’établissement de :

XXXX

Article 3 : Effectifs par collèges électoraux

Conformément à l’article L. 2314-11, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel :

- d'une part, par le collège des ouvriers et employés,

- d'autre part, par le collège des ingénieurs, chefs de service, techniciens, agents de maîtrise et assimilés.

Les dispositions légales de l’article L. 2314-11 prévoient que pour les établissements et entreprise où le nombre des ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés sur le plan de la classification est au moins égal à 25 au moment de la constitution ou du renouvellement de l’instance, ces catégories constituent un 3^ème collège.

L’effectif pris en compte pour la répartition des sièges est le suivant :

XXXX

Sont pris en compte pour le calcul de cet effectif :

• Les salariés de XXXX titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée (au prorata temporis de leur durée de travail et de la durée de contrat pour les CDD),

• Les intérimaires en surcroît d’activité,

• Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, dès lors que deux conditions sont remplies à la date du 1er tour des élections : ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an.

La répartition des sièges entre les collèges tient compte autant que possible des effectifs respectifs de l’électorat qu’ils regroupent.

Article 4 : Répartition des sièges par collège et représentativité femmes / hommes

L’effectif total de XXXX est de : XXX ETP

Selon l’article R. 2314-1 du Code du Travail, le nombre de membre de la délégation du personnel du Comité Social et Economique est de : XX Délégués Titulaires et XX Délégués suppléants.

Nombre de collèges et répartition du personnel dans les collèges. Il y aura trois collèges :

• Collège ouvriers et employés

• Collège agents de maîtrise et assimilés, techniciens

• Collège ingénieurs et cadres

Collège 1 :

Personnel ouvrier : il s’agit du personnel classé « Ouvriers » au sens de la convention collective XXXX identifié dans le système informatique par son code statut.

Pour mémoire, la catégorie « ouvriers » au sein de XXX comprend les coefficients de XXXX.

Personnel employé : il s’agit du personnel classé « Administratifs et Techniciens » au sens de XXX, également identifié dans le système informatique par son code statut, dont le coefficient est inférieur ou égal à XXX.

Collège 2 :

Personnel en statut AM atelier plus personnel en « Administratifs et Techniciens » identifié dans le système informatique par son code statut au-delà du coefficient XXX.

Collège 3 :

Personnel au statut cadre au sens de la convention collective XXX

Conformément l’article L. 2314-13, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés à l’article 3 est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège. Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 

Il est précisé que la répartition des sièges entre les différents collèges électoraux est effectuée proportionnellement aux effectifs de chaque collège électoral avec attribution des sièges restant sur la base du plus fort reste.

REPARTITION DE L’EFFECTIF PAR CATEGORIES

XXXX

REPARTITION DU NOMBRE DE SIEGES ENTRE LES COLLEGES :

• 1^er collège – Ouvriers & Employés : X sièges

• 2^ème collège – Techniciens & AM : X sièges

• 3^ème collège – Cadres : X sièges

Article 5 : Electorat, éligibilité et listes électorales

5.1 Electorat et éligibilité des salariés de XXXX

Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini en préambule et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1^er tour des élections (soit le Mardi 26 Septembre 2023) :

• Être âgé de 16 ans révolus,

• Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise,

• Avoir la capacité électorale.

Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1^er tour des élections (soit le Mardi 26 Septembre 2023) :

• Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,

• Être âgé de 18 ans révolus,

• Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise,

• Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

5.2 Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de XXX

Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1^er tour des élections (soit le Mardi 26 Septembre 2023) :

• Être âgé de 16 ans révolus,

• Avoir la capacité électorale,

• Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 moins continus,

• Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition.

Conformément à l’article L2314-23, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles.

5.3 Listes électorales

Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur et affichée sur les panneaux d’information au plus tard le Lundi 04 Septembre 2023.

Figurent sur ces listes le nom et le prénom de l’électeur, sa date de naissance, son ancienneté, son collège électoral ainsi que la mention de son éligibilité.

Les réclamations concernant ces listes seront à adresser au Service des Ressources Humaines de XXXX au plus tard le Jeudi 7 Septembre 2023.

La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.

Article 6 : Information du personnel

Le 14 Avril 2023, le personnel a été informé de la tenue des élections par voie d’affichage et par mail.

Cet affichage constitue, en outre, un appel à candidatures.

L’information sera renouvelée 1^er Septembre 2023.

Article 7 : Listes de candidats

Il est rappelé que le 1^er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées aux premiers et deuxièmes alinéas de l’article L. 2314-15 du code du travail et que les candidatures sont libres au 2^nd tour.

7.1 Constitution des listes de candidats

Les listes communes entre deux ou plusieurs syndicats ne peuvent être admises au 1^er tour qu’à la condition expresse que le nom de chacun des candidats figurant sur la liste soit suivi du nom de son syndicat d’appartenance. Ou à défaut que les organisations syndicales concernées déposent, avec la liste des candidatures, une note signée par chacune d’entre elles, précisant les modalités prises en compte de leur audience respective pour les besoins de l’établissement de leur représentativité.

Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de siège à pourvoir. Les listes incomplètes sont en revanches admises.

Les listes de candidats doivent être établies par collège et en distinguant titulaires et suppléants. Elles devront enregistrer les données suivantes : nom et prénom des candidats, collège et établissement d’appartenance, titulaire ou suppléant, et le cas échéant, le syndicat d’appartenance. L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée.

7.2 Dépôt des listes

Au 1^er tour, à partir du jour d’affichage de l’extinction du délai de réclamations concernant les listes électorales Jeudi 07 Septembre 2023 et jusqu’au Lundi 11 Septembre 2023, les organisations syndicales concernées sont invitées à déposer leurs listes de candidats à XXX

• en main propre contre récépissé,

• par e-mail contre accusé de réception,

• par courrier recommandé avec avis de réception.

Si un 2^nd tour est nécessaire, les listes déposées au 1^er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1^er tour avant le Mercredi 04 Octobre 2023.

Pour le 1^er, comme pour le 2^nd tour, les candidatures sont affichées sur les panneaux d’affichage obligatoire dans les bâtiments de l’entreprise au lendemain de la date limite de dépôt.

7.3 Propagande électorale et logos des listes de candidats

Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée XXX (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :

• Format PDF de 2 Mo au maximum,

• 1 page A4 recto verso,

• Couleur ou Noir et Blanc.

Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :

• Format png,

• Taille de 200 pixels x 200 pixels.

Professions de foi et logos doivent être déposés auprès de XXXX par e-mail avant le Lundi 11 Septembre 2023 pour le 1^er tour et avant le Mercredi 04 Octobre 2023 pour le 2^nd tour.

Article 8 : Le vote électronique

Un accord d’entreprise en date du XXX a fixé le recours au vote électronique comme modalité exclusive d’expression des suffrages. Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société XXX.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

Article 9 : Bureau de vote

Il y a un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique. Il est établi pour les deux tours.

Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs désignés par la Direction parmi les électeurs volontaires. A défaut de volontaires, la Direction désignera le président et deux assesseurs respectivement le salarié le plus âgé pour le président et les deux plus jeunes pour les assesseurs.

L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de dépouillement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote, l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement en possession des membres du bureau de vote sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

Article 10 : Matériel de vote

Chaque électeur recevra, avant le vote, par courrier postal à son domicile des codes (un identifiant et un mot de passe à personnaliser) personnels et strictement confidentiels, générés de manière aléatoire, lui permettant d’accéder au site de vote.

Seul le prestataire en charge de l’organisation du vote aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe de chaque électeur.

Dans ces conditions, aucun vote par correspondance en format papier, ni aucun vote papier à bulletin secret avec urnes, ne seront mis en place.

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif de vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique du nom de la liste syndicale. En cas de second tour avec des listes de candidats « sans étiquette », les listes seront présentées à la suite des listes syndicales dans l’ordre alphabétique du nom de famille de la tête de liste.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie soient identiques pour toutes les listes.

Article 11 : Déroulement du vote électronique

Afin d’accéder au serveur de vote, chaque électeur devra au préalable saisir ses identifiant et mot de passe communiqués par l’intermédiaire du prestataire, et qui sont personnels et strictement confidentiels.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix en votant pour l’intégralité d’une liste ou en raturant un/des candidats ou en votant blanc.

En cas de perte ou d’oubli des codes, après que l’électeur soit authentifié par la cellule technique, le prestataire pourra procéder de nouveau à la génération de codes qui seront personnellement communiqués à l’électeur.

Avant le début du vote, le président du bureau de vote s’assure que l’urne électronique est vide et bien calibrée.

En détail :

• L’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,

• L’électeur devra répondre à un ensemble de questions personnelles, afin de pouvoir recevoir ses codes de connexion personnels sur l’adresse e-mail ou le n° de téléphone mobile de son choix,

• Après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• L’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

• Le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• L’électeur peut :

• choisir une liste complète,

• raturer des candidats,

• voter blanc

• Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• L’électeur confirme son vote,

• Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,

• À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

Article 12 : Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique aura lieu pour le 1^er tour le Lundi 02 Octobre 2023 à partir de 15h00.

Dans l’éventualité d’un 2^nd tour il se tiendra le Lundi 16 Octobre 2023 à partir de 15h00.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• Clôture du site internet de vote,

• Déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

• Calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• Téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

• Impression et signature des procès-verbaux,

• Proclamation des résultats.

Article 13 : Procès-verbaux

Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 4 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.

Chaque liste ayant présenté des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande.

Dès le lendemain des élections, les résultats sont diffusés par mail et affichés dans les bâtiments de l’entreprise.

Communication de deux exemplaires en est faite à l’inspecteur du travail territorialement compétent dans les 15 jours suivant la fin des élections. Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles.

Article 14 : Durée du protocole d’accord

Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus soit 4 ans.

Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).

Article 15 : Affichage

Le présent protocole fera l’objet d’un affichage dans les trois bâtiments de l’entreprise dès sa signature.

FIN