Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE RELATIVE AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE" chez UGECAM IDF UGECAM - UGCAMIF UNION GEST CAISS ASSUR MAL (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Date : 30/11/2018

Direction : Ressources Humaines et Relations Sociales

Sommaire

PREAMBULE 5

TITRE I : PRINCIPES GENERAUX 5

TITRE II : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS 5

Article 1- Vote exclusivement par internet 5

Article 2 – Choix d’un prestataire extérieur 5

Article 3 - Listes électorales 6

Article 4 - Listes de candidats et bulletins de vote 6

Article 5 - Plan de communication 6

Article 6 - Lieux et durée du scrutin 6

TITRE III : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 7

Article 1 – Modalités d’accès au serveur de vote 7

Article 2 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 7

TITRE IV : DUREE DE L’ACCORD 7

TITRE V : ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD 8

Il est convenu entre :

L’Union pour la Gestion des Etablissements des Caisses d’Assurance Maladie,

Dont le siège est situé, sis, 4 place du Général de Gaulle 93100 MONTREUIL,

Prise en la personne de son représentant légal, la Directrice Générale

L’employeur,

Et :

Les organisations syndicales:

- La C.F.D.T. représentée par :

- La C.G.T. représentée par :

- L’U.G.IC.T.-C.G.T. représentée par :

- F.O. représentée par :

- La C.F.E.-C.G.C. représentée par

- La C.F.T.C. représentée par :

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation, en 2019, des élections des membres au Comité Social et Economique de l’UGECAM Ile de France, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de recourir au vote électronique.

L’UGECAM Ile de France va faire appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par internet.

Le présent accord a pour objet de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.

TITRE I : PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d’organisation retenues respectent les principes généraux du droit électoral nécessaires à la régularité du scrutin, et notamment :

• la sincérité et l’intégrité du vote,

• l’unicité du vote,

• l’anonymat et le secret du vote,

• la confidentialité et la liberté du vote.

Pour ses achats, l’UGECAM Ile de France est soumise aux dispositions portant réglementation sur les marchés des organismes de Sécurité Sociale. Une consultation simplifiée a été réalisée en sollicitant des devis de 3 entreprises différentes.

TITRE II : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

Article 1- Vote exclusivement par internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet pour les élections des membres au Comité Social et Economique.

Article 2 – Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

Le prestataire retenu suite à une consultation relevant de la procédure des marchés publics sera désigné dans le protocole électoral.

Article 3 - Listes électorales

La Direction des Ressources Humaines établira un fichier « listes électorales » qui enregistrera les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’institution, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale, établissement.

La Direction des Ressources Humaines transmettra ce fichier au prestataire.

Article 4 - Listes de candidats et bulletins de vote

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises à la Direction des Ressources Humaines, qui les transmettra, en l’état, au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne.

Article 5 - Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

En amont du scrutin :

• Information sur les conditions et les règles du vote en ligne

• Information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire

Pendant le scrutin :

• Les électeurs pourront contacter la cellule d’assistance technique du prestataire afin d’obtenir l’aide et l’accompagnement nécessaire dont ils auraient besoin pour le bon déroulement de l’expression de leur vote

Article 6 - Lieux et durée du scrutin

En raison de la technologie utilisée, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou du lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections, prioritairement sur leur temps de travail et leur lieu de travail.

TITRE III : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 1 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra à son domicile, avant le scrutin de chaque élection, par courrier simple, une note récapitulant les opérations à effectuer, accompagnée d’un identifiant de vote et d’un code confidentiel généré de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, de son code confidentiel et de la date de naissance. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter.

La saisie de l’identifiant, du code confidentiel et de la date de naissance vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Article 2 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

TITRE IV : DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections des membres au Comité Social et Economique en 2019.

A l’arrivée du terme de cet accord, il cessera de produire ses effets.

TITRE V : ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Le présent accord, sera déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE), au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’Hommes Bobigny, et soumis à l’agrément des autorités compétentes.

Fait à Montreuil, le 30/11/2018

La Direction de l’UGECAM Ile de France
La CFDT
La CGT
L’UGICT CGT