Accord d'entreprise "Accord collectif relatif à la mise en place du vote par voie électronique pour l'élection des membres du Comité Social et Economique" chez SA GENFIT (Siège)

Accord collectif relatif à la mise en place du vote par voie électronique pour l’élection des membres du Comité Social et Economique

SIGNE LE 11 MAI 2023

Conformément aux dispositions en vigueur, il a été convenu ce qui suit :

Entre

GENFIT SA sis 885, Avenue Eugène Avinée, 59120 LOOS représentée par , Directeur Général, ci-après dénommée « l’Entreprise » ou « GENFIT » ou « la Direction Générale », d’une part,

Et

La Déléguée Syndicale de l’Entreprise, , représentant l’organisation CFDT, ci-après dénommée « la Déléguée Syndicale »,

ci-après dénommés « les Parties Signataires ».

Préambule

Article 1 : Préambule

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

L’article R. 2314-5 du Code du Travail permet à l’employeur de recourir unilatéralement au vote électronique à défaut d’accord d’entreprise.

Dans ce cadre, GENFIT a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres du Comité Social et Economique.

La Direction Générale et la Déléguée Syndicale estiment que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de GENFIT, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral par le recours aux outils modernes de communication ;

• de mettre à disposition des salariés une solution technique rapide et fiable ;

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement ;

• de favoriser un taux élevé de participation aux élections professionnelles ;

• d’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes ;

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l'environnement.

Le contenu de cet Accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet font l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.

La Direction Générale et la Déléguée Syndicale ont décidé de la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique au sein de l’Entreprise, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Le cahier des charges est annexé au présent Accord fixant notamment les engagements attendus de la part du Prestataire.

Article 2 : Objet de l’Accord

Le présent Accord collectif a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique de GENFIT.

Article 3 : Champ d’application

Le présent Accord s’applique à l’ensemble des salariés de GENFIT, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de GENFIT, appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Chapitre 1 / Principes généraux

Article 4 : Principes généraux

Les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l'identité des électeurs,

• Assurer l'intégrité du vote,

• Assurer l'unicité du vote,

• Assurer l'anonymat et la sincérité du vote,

• Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,

• Assurer la publicité du scrutin.

Article 5 : Définition et choix du moyen de vote électronique

La Direction Générale et la Déléguée Syndicale conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par internet. La mise en place du vote électronique supprime donc le vote à bulletin secret sous enveloppe, y compris le vote pour correspondance.

Chapitre 2 / Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 6 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la Direction Générale et la Déléguée Syndicale conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décide que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction Générale.

GENFIT prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du cahier des charges annexé à la présente décision respectant les prescriptions du Code du Travail en vigueur.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral. Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés.

Le système retenu devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Article 7 : Déroulement des opérations de vote

Dans le cadre de l’élection, une négociation sera engagée en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier électoral, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise. Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 8 : Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'Entreprise.

Les Organisations Syndicales représentatives, présentes dans l’entreprise, sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.

Chapitre 3 / Dispositions diverses

Article 9 : Durée et Entrée en Vigueur

Il est convenu que le présent Accord entre en vigueur à compter du 15 mai 2023 pour une durée indéterminée.

Article 10 : Révision de l’accord

Conformément aux dispositions légales en vigueur, toute modification du présent Accord et/ou changement jugés nécessaires par l’une des parties signataires devra faire l’objet d’un avenant au présent Accord.

Cet avenant donnera lieu aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles accomplies lors de signature du présent Accord.

Article 11 : Dénonciation de l’accord

Le présent Accord peut être dénoncé conformément aux dispositions légales à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception adressée par l'auteur de la dénonciation à tous les signataires de l'Accord.

Article 12 : Formalités de Dépôt et Publicité

Conformément aux dispositions des articles L2231-6 et D2231-2 et suivants du Code du Travail, le présent Accord sera déposé en un exemplaire sur support électronique auprès de la DREETS. Un exemplaire original sera parallèlement transmis par lettre recommandée avec accusé de réception au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Lille.

Le présent Accord fera l’objet d’un affichage dans les locaux de l’Entreprise et sera disponible sur la plateforme « TéléAccords » selon les dispositions légales en vigueur.

Fait à LOOS, le 11 mai 2023,

En quatre exemplaires originaux.

Directeur Général La Déléguée Syndicale de l’Entreprise

Représentant l’organisation CFDT

Cahier des charges

Article 1 : Données pouvant être utilisées

Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,

• pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5 de l’arrêté du 25 avril 2007.

Article 2 : Destinataires des données

Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,

• pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Article 3 : Confidentialité et sécurité des données

Article R.2314-6 du Code du Travail

La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article R.2314-7 du Code du Travail

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 1 sur 2)

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 3)

Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 4 : Expertise

Article R.2314-9 du Code du Travail

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Article 5 : Cellule d’assistance technique

Article R.2314-10 du Code du Travail

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 3)

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Article 6 : Système de secours

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 3)

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 : Protocole d'accord préélectoral

Article R.2314-13 du Code du Travail

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 8 : Protection des données personnelles

Conformément au Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, et pour l’élection qui lui est confiée, le prestataire doit en sa qualité de sous-traitant constituer une fiche de registre des traitements couvrant les opérations de traitement réalisées pour le compte de l’Entreprise et la mettre à la disposition de l’Entreprise sur demande. Le sous-traitant organise les opérations électorales conformément aux dispositions de l’accord de traitement des données et dans le respect des exigences imposées par la réglementation en vigueur.

Article 9 : Information et formation

Article R.2314-12 du Code du Travail

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 10 : Scellement et descellement du système

Article R.2314-8 du Code du Travail

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article R.2314-15 du Code du Travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 4)

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Article 11 : Durée du vote

Article R.2314-14 du Code du Travail

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 2)

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 12 : Interface de vote

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 2)

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Article 13 : Dépouillement

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 4)

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Article 14 : Conservation de la preuve

Article R.2314-17 du Code du Travail

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 4)

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 4 sur 4)

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.