PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DE L’UGECAM OCCITANIE

Entre d’une part:

L’UGECAM Occitanie située au 515 avenue Georges Frêche – CS20004 – 34174 Castelnau-le-Lez, représentée par, en qualité de ,

Et d’autre part,

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UGECAM Occitanie représentées pour :

• Le syndicat CGT, par , Délégué Syndical Central

• Le syndicat FO, par , Déléguée Syndicale Centrale

• Le syndicat CFE-CGC, par , Délégué Syndical Central

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.

Vu les dispositions légales en vigueur,

Vu la convention collective nationale du personnel des organismes de sécurité sociale,

Il est convenu ce qui suit,

Sommaire

(image supprimée)

Préambule

Afin de faciliter l’organisation, des élections des représentants du personnel de l’UGECAM Occitanie, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de recourir au vote électronique, par extension et selon les mêmes principes des articles L. 2314-26, R2314-5 et suivant du Code du Travail.

C’est dans ce cadre que l’UGECAM Occitanie fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par internet.

Le présent accord a pour objet de fixer le cadre général de sa mise en œuvre, il sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui déterminera les modalités d’organisation des élections.

Article 1- Modalités d’organisation des opérations

Article 1.1- Vote exclusivement par internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet pour les différentes élections des représentants du personnel de l’UGECAM Occitanie, notamment du Conseil et des instances représentatives du personnel.

Article 1.2 – Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité de chacun des processus électoraux et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à une société spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du marché public mutualisé mis à disposition au sein du régime général par l’UCANSS.

Dans ce cadre un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés au service RH de leur établissement.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Le prestataire retenu suite à une consultation relevant de la procédure des marchés publics sera désigné dans les protocoles préélectoraux.

Article 1.3 – Réalisation d’une expertise indépendante

Conformément à l’article R2314-5 du code du travail, l’UGECAM Occitanie s’engage à soumettre la solution du prestataire qui sera retenue à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R2314-5 à R2314-8 du code du travail.

Article 1.4 – Listes électorales

Pour chaque élection, la direction établira un fichier « listes électorales » qui enregistre les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date d’entrée, date de naissance, collège d’appartenance.

Le service des ressources humaines du siège transmettra ce fichier au prestataire.

Article 1.5 - Listes de candidats et bulletins de vote

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises au service des ressources humaines du siège, qui les transmettra, en l’état, au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne.

Article 1.6 - Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

En amont du scrutin :

• Information sur les conditions et les règles du vote en ligne

• Information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire envoyé au domicile du salarié

L’UGECAM Occitanie mettra en œuvre le plan d’information du processus électoral  afin qu’il arrive à destination de chaque salarié concerné :

• Note de service à l’intention de la liste de diffusion de TOUS-UNION ;

• Affichage sur les panneaux dédiés de manière visible dans l’ensemble de l’établissement ;

• Transmission d’informations accompagnant les bulletins de salaire ;

• Adressage de courrier spécifique aux salariés absents sur la période du mois précédent le scrutin

Pendant le scrutin :

• Les électeurs pourront contacter la cellule d’assistance technique du prestataire afin d’obtenir l’aide et l’accompagnement nécessaire dont ils auraient besoin pour le bon déroulement de l’expression de leur vote

Chaque salarié sera ainsi informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail et/ou à distance.

Article 2 – Déroulement des opérations de vote

Article 2.1 – Modalités de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.

Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Article 2.2 – Matériel de vote – codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile et un moyen d’authentification confidentiel.

Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés par courrier.

Article 2.3 – Modalité de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.

L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et au choix :

• Son département de naissance,

• Une partie du numéro de sécurité sociale,

• Son code postal de résidence,

• Son n° d’agent.

Article 2.4 – Modalités de vote

L’authentification de l’électeur sera assuré par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, de son code confidentiel. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.

Article 2.5 – Déroulement du vote

Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège.

Il pourra alors procéder à son choix :

• choisir une liste complète,

• raturer des candidats,

• voter blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.

Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Article 2.6 – Le Scellement

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote un correspondant représentant la Direction Générale, les représentants des listes et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),

• remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,

• créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

Article 2.7 – Lieux et durée du scrutin

En raison de la technologie utilisée, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou du lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre à ce scrutin.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que l’élection aura lieu sur plusieurs jours, et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral de cette élection.

Un ordinateur connecté sera mis à disposition et isolé dans chaque établissement de l’UGECAM Occitanie avec un accès continu durant la période des élections selon les horaires d’ouvertures de l’établissement.

Article 2.8 – Sécurité – Assistance du scrutin

Afin de pallier à toute panne du système, le prestataire mettra tout en œuvre afin que les élections puissent se dérouler.

Le système de vote électronique sera installé dans une installation informatique distincte géographiquement d’une seconde qui servira de dispositifs de secours.

Le dispositif de secours prendra le relais en cas de panne en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système originel.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque informatique du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, les bureaux de vote auront compétence, après avis de la commission électorale et du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Le prestataire permettra aux membres des bureaux de vote d’avoir une assistance durant toute la durée des opérations électorales.

Une assistance technique du prestataire sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par Internet et en capacité de prendre en charge les problèmes rencontrés par les utilisateurs. Cette cellule est installée sur un numéro vert dédié à cet effet.

Le prestataire prendra toutes les dispositions décrites dans le mémoire technique afin que toutes les sécurités et l’assistance nécessaires au bon déroulement du scrutin soient observées.

Article 2.9 - Dépouillement

2.9.1 La procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du représentant de la Direction Générale.

Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au déscellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

2.9.2 Signature et conservation des listes d’émargement

À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.

L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.

Article 2.10 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-10 et R2324-6 du code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Article 2.11 – Formalités

L’UGECAM Occitanie saisira son DPO pour l’accompagnement concernant les actions de sécurisation des opérations électorale.

Conformément à l’adoption du RGPD le 25 mai 2018, l’UGECAM Occitanie :

• effectuera selon la nécessité une analyse d’impact sur la protection des données.

• Inscrira au registre des traitements tenu par l’UGECAM Occitanie

• Informera les électeurs des conditions de traitement des données

L’expert indépendant effectuera l’évaluation de conformité du niveau de risque et de la conformité de la solution retenue.

Article 3 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans.

Il prend fin de plein droit à l’arrivée de son terme et cesse de produire ses effets à cette date.

Il n’est pas renouvelable par tacite reconduction.

Article 4 – suivi de l’application de l’accord

En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir tous les 2 ans

Article 5 – Entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord, sera déposé en deux exemplaires à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) Occitanie dont une version électronique déposé sur la plateforme TéléAccord.

Un exemplaire sera déposé au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Montpellier.

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve des formalités légales de dépôt et de l’obtention de l’agrément ministériel prévu notamment à l’article L.123-1 du Code de la Sécurité Sociale.

A Castelnau-le-Lez, le 18 février 2022,

L’ENTREPRISE

Pour le syndicat CGT

Pour le syndicat FO

Pour le syndicat CFE-CGC