PROTOCOLE D’ACCORD

RELATIF A LA MISE EN PLACE DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES

ET SOCIALES

Entre,

• L’Union pour la gestion des Etablissements des Caisses d’Assurance Maladie Alsace (UGECAM Alsace), 10b avenue Achille Baumann 67403 ILLKIRCH GRAFFENSTADEN

Représentée par,

D’une part,

Et,

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UGECAM Alsace représentées par :

• Délégué syndical central CFDT

• Déléguée syndical central CFTC

• Délégué syndical central FO

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

La loi n°2013-504 du 14 juin 2013 et le décret n°2013-1305 du 27 décembre 2013 ont créé la base de données économiques et sociales (BDES). La loi n°2015-994 du 17 août 2015 dite Rebsamen est venue renforcer le rôle de la BDES, notamment en la désignant comme le support de toutes les consultations périodiques avec les représentants du personnel. Cette base de données rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes des instances représentatives du personnel.

L’article 8 de l’ordonnance n°20171386 du 22 septembre 2017 donne la possibilité de négocier par accord d’entreprise et de définir de nombreuses modalités liées à la BDES.

L’installation des nouvelles instances représentatives du personnel au sein de l’UGECAM Alsace a rendu impératif la mise en place d’une nouvelle base de données afin de remplacer la précédente. En effet, le protocole d’accord collectif relatif à la mise en place de la BDES conclu le 5 janvier 2016 est devenu caduc du fait des évolutions législatives.

C’est dans ce contexte que la Direction et les organisations syndicales représentatives de l’UGECAM Alsace ont décidé de se réunir afin de fixer les modalités d’organisation, d’architecture et de contenu des informations à mettre à disposition dans la BDES.

Les objectifs de la négociation ont été de faciliter et d’enrichir les échanges et la qualité du dialogue social, tenir compte des évolutions législatives sur la modernisation du dialogue social, centraliser les informations communiquées aux instances représentatives du personnel.

Chapitre 1 : L’architecture et le contenu de la BDES

Les informations récurrentes

Les parties conviennent conformément à l’article L. 2312-21 du Code du travail que la BDES contiendra les thèmes suivants : l’investissement social, l’investissement matériel et immatériel, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise, les fonds propres, l’endettement, l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants, les activités sociales et culturelles.

La BDES devant garantir une information complète des élus et des personnes titulaires d’un mandat syndical, des documents supplémentaires pourront être ajoutés dans le cadre des consultations annuelles obligatoires conformément aux dispositions légales ou après concertation entre la Direction et les organisations syndicales représentatives.

Ces différents thèmes sont organisés autour des 3 consultations annuelles obligatoires comme défini ci-dessous.

La consultation sur les orientations stratégiques

• Convention d’objectif et gestion

• Contrats pluriannuels

La consultation situation économique et financière

Fonds propres - Endettement - Investissement matériel et immatériel

• EPRD

• Compte financier

• Rapport annuel de certification

• Contrôle Interne

La consultation sur la politique sociale

Investissement social :

• Evolution trimestrielle des effectifs et de la qualification des salariés par sexe en faisant apparaître : le nombre de salariés titulaires d'un CDI, le nombre de salariés titulaires d'un CDD, le nombre de salariés à temps partiel, le nombre de salariés temporaires, le nombre de salariés appartenant à une entreprise extérieure, le nombre de contrats de professionnalisation

• Evolution annuelle des effectifs par âge, par ancienneté et par catégorie professionnelle

• Effectifs selon la durée de travail contractuelle

• Nombre d’heures supplémentaires et complémentaires utilisées sur l’année

Formation

• Plan de Formation

• Bilan Formation

Evolution de l’emploi des personnes handicapées

• Nombre de salariés ayant une reconnaissance travailleurs handicapés

Bilan social

Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise

• Index égalité hommes femmes

• Rapport égalité hommes femmes

Activités sociales et culturelles

• Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CSE

Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants

• Evolution des rémunérations salariales 

• Epargne salariale : intéressement

Les informations ponctuelles

L’ensemble des documents nécessaires à l’organisation des réunions, à l’information et à la consultation des membres du CSE Central, des CSE de Pôle et des Commissions seront mis à disposition dans la BDES.

La diffusion des informations ponctuelles à l’ensemble des salariés devra respecter les différentes règles de confidentialité prévues dans le présent protocole d’accord et dans le protocole d’accord sur la mise en place du CSE du 14 juin 2019 notamment la diffusion des documents uniquement après approbation en séance.

La BDES contiendra également un document récapitulatif contenant les réclamations individuelles et collectives des salariés de Pôle et les réponses apportées selon la procédure prévue à l’article 12 du Protocole d’Accord précité.

Les négociations avec les organisations syndicales représentatives

La BDES servira également de support lors des négociations annuelles obligatoires ou lors de négociations sur tout autre thème avec les organisations syndicales représentatives.

La BDES contiendra uniquement les documents signés et le calendrier des négociations collectives.

Chapitre 2 : Accès et fonctionnement de la BDES

Mise en place et support

La BDES est mise en place au niveau de l’organisme UGECAM Alsace. Elle est accessible via un support informatique disponible en ligne.

Modalités d’accès

La BDES est accessible de manière permanente via un outil web « BDES Online ».

L’ensemble de la BDES est accessible pour consultation aux :

• membres titulaires et suppléants des CSE de Pôle ;

• membres de la CSSCT ;

• représentants syndicaux du CSE de Pôle ;

• délégués syndicaux.

Les droits d’accès et l’alimentation de la BDES sont gérés par les services des Ressources Humaines.

Les codes d'accès sont remis par mail aux utilisateurs, qui s’engagent à ne pas les divulguer et à modifier régulièrement leur mot de passe afin de garantir la sécurité des accès.

Les administrateurs de cette plateforme n’auront pas accès au mot de passe des utilisateurs ; ils seront néanmoins en capacité de les réinitialiser s’ils sont oubliés.

Modalités d’actualisation

La mise à jour des informations se fera au plus tard dans les délais prévus par les dispositions légales.

À chaque mise à jour, les « anciens » documents seront placés dans la section « Archives » qui est accessible dans l’outil en permanence.

Les documents mis à disposition dans la BDES seront conservés dans l’outil pour une durée de 5 ans.

Lorsqu’une mise à jour est effectuée les personnes concernées directement par l’information sont averties par courriel sur leur messagerie professionnelle.

Confidentialité des données et sécurité

De manière générale, il est rappelé que les salariés élus et/ou ayant un mandat syndical ont une obligation légale et générale de discrétion dans le cadre des informations auxquelles ils ont accès du fait de leur mandat ou désignation.

De plus, certaines des données économiques et sociales collectées dans la base de données revêtent un caractère confidentiel. La mention « confidentiel » est alors clairement indiquée au bas de chaque page comprenant ces données conformément à l’article L.2312-36 du Code du travail.

Le respect de ces obligations est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les élus et la direction de l’entreprise se tienne dans un climat de confiance.

Il est également rappelé que l’utilisation frauduleuse d’informations reçues dans le cadre de l’exercice d’un mandat est pénalement répréhensible.

Au vu de l’importance stratégique et de la confidentialité de certaines informations intégrées dans la BDES, la plateforme web utilisée prévoit une procédure afin d’assurer la confidentialité et la sécurité des données.

Le processus d’accès se définit de la manière suivante :

Chaque utilisateur ayant un mandat en cours se voit attribuer un identifiant personnel lui permettant ainsi d’être reconnu à chaque connexion.

Au terme du mandat et/ou au départ de l’organisme, pour quelque cause que ce soit, l’accès sera supprimé.

Chaque connexion fait l’objet d’une traçabilité dans le système. Ainsi un journal des « activités des utilisateurs » est consultable par les administrateurs de la BDES (Auteur/date/heure de la consultation, de l’impression et du téléchargement de documents).

Chapitre 3 : Durée de l’accord - Suivi - Clause de rendez-vous

L’accord est conclu pour une durée indéterminée.

Les parties conviennent de se réunir une fois par an, dans le cadre du suivi de l’accord afin d’en examiner la bonne application.

Les parties conviennent également de se réunir, sur convocation écrite soit de l’employeur, soit d’une organisation syndicale représentative signataire, si l’une des parties l’estime utile, afin d’envisager l’opportunité de réviser le présent accord.

Chapitre 4 : Révision – Dénonciation

Le présent accord est révisable dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires.

Toute demande de révision dans les conditions fixées à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail est obligatoirement accompagnée d’une rédaction nouvelle concernant l’ (ou les) article(s) soumis à révision et notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou contre décharge à chacune des parties.

Au plus tard dans le délai de 3 mois à partir de la réception de cette lettre, les parties doivent s’être rencontrées en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Le présent accord reste en vigueur jusqu’à la conclusion du nouvel accord.

Le présent accord peut également être dénoncé dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires.

Chapitre 5 : Agrément et entrée en vigueur

Le présent accord est présenté à l’agrément au titre de l’article L. 123-1 du Code de la Sécurité sociale et selon les conditions fixées par le décret n° 2014-934 du 19 août 2014 relatif à l'agrément ministériel des accords collectifs du régime général, de la mutualité sociale agricole et du régime social des indépendants.

Le présent accord entrera en vigueur le premier jour suivant la publication au Journal Officiel de l’arrêté d’agrément.

Chapitre 6 : Publicité - Dépôt

Les dispositions de cet accord sont mises en œuvre sans préjudice des dispositions législatives, réglementaires et conventionnelles qui pourraient ultérieurement survenir et sont applicables en la nature.

Les parties conviennent que si des dispositions impératives interviennent au regard de l’application du présent accord, elles se réuniront pour en examiner les incidences et procéder le cas échéant à une éventuelle adaptation.

Il est établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation. Il fera l’objet d’un dépôt électronique sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail : .

Il sera également remis en un exemplaire original au greffe du conseil de prud'hommes de Strasbourg. Une copie sera adressée à la Mission Nationale de Contrôle, à l’UCANSS et à la DNGU.

Fait à Illkirch, le 12/06/2020 en 5 exemplaires originaux

Pour l’UGECAM Alsace,

Le Directeur Général

Pour les Organisations Syndicales Représentatives,

CFDT CFTC FO