Accord d'entreprise "Accord collectif d'entreprise portant sur le vote électronique pour les élections professionnelles" chez TRANSPORTS PICQ ET CHARBONNIER (Siège)

Accord collectif d’entreprise

portant sur le vote électronique pour les élections professionnelles

Transports Picq et Charbonnier

Entre les soussignés:

• La société TRANSPORTS PICQ ET CHARBONNIER, dont le siège social se situe Zone Artisanale Terres du Canada - 25 rue des Isles - 89470 MONETEAU, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés sous le n° SIRET 427 220 025.

D’une part,

Et:

• Les membres titulaires élus du CSE non mandatés représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

D’autre part,

Il a été conclu la décision unilatérale sur le vote électronique pour les élections professionnelles.

F800-23

Accord collectif d'entreprise ou de groupe portant sur le vote électronique pour les élections professionnelles

PREAMBULE

Le présent accord a pour objectifs de :

• faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l'occasion des élections du comité social et économique ;

• réduire l'abstention des salariés lors de ce vote et, ainsi, accroître la légitimité des élus au comité.

À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :

• les modalités de mise en œuvre du vote électronique ;

• les caractéristiques du système ;

• le prestataire retenu.

Le recours au vote électronique inscrit le processus électoral dans une démarche de respect de l'environnement en réduisant le volume de documents papier et les déplacements requis par les élections professionnelles.

Article 1 - Objet et champ d’application:

Cet accord à durée indéterminée a pour objet d'autoriser le vote électronique par l'entreprise Transports Picq et Charbonnier pour l’ensemble des élections à compter de celle du vendredi 02 décembre 2022. < date du scrutin >

Article 2 – Modalités de mise en œuvre:

2.1. Conditions d’accès

Il est décidé par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique, se déroulant pour le premier tour du vendredi 02 Décembre 2022 à 08h00 au 02 Décembre 2022 à 17h30.

Pour rappel, seules les organisations syndicales intéressées sont habilitées à présenter des listes de candidats au premier tour de l'élection. En l'absence de candidature syndicale reçue avant la date limite de dépôt des candidatures, ou si le quorum n'est pas atteint, ou si tous les sièges ne sont pas pourvus, un deuxième tour sera organisé.

Le second tour, le cas échéant se déroulera du vendredi 16 Décembre 2022 à 08h00 au 16 Décembre à 17h30.

La mise en place du vote électronique interdit le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal internet de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l’entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

2.2. Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par la société, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi qu'à la délibération n^o 2019-053 du 25 avril 2019 de la Cnil. En cas de modification, de ces textes, les nouvelles règles devront être prise en compte.

La société prestataire ci-après dénommée « Voxaly », qui sera retenue pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l’audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

2.3. Caractéristiques du système

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement du « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) ainsi que des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d'une ou des organisations syndicales représentatives ou de direction de la société.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

2.4. Gestion des données à caractère personnel et RGPD

Aux fins de vote électronique, nous sommes amenés à solliciter des données personnelles concernant le salarié à l’occasion de la période d’ouverture du scrutin.

L’accord d’entreprise vaut autorisation pour la société de collecter, d’enregistrer et de stocker les données nécessaires.

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats et par VOXALY au titre des données traitées sur le Système de vote.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande avec justificatif d'identité par courrier postal à l'adresse : VOXALY - Délégué à la protection des données - 6 IMP Augustin Fresnel, 44800 Saint Herblain.

Pour toute question relative aux élections, vous pouvez contacter : Madame LAMARE Ophélie, Responsable Ressources Humaines, au 03.86.18.85.01 ou par mail à ophelie.lamare@picq-charbonnier.com.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

2.5. Communication des listes électorales et liste de candidats

Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur et affichée sur les panneaux d’affichage du CSE au plus tard le mercredi 2 novembre 2022.

Sont électeurs les salariés de l'entreprise qui répondent aux conditions suivantes:

• avoir 16 ans accomplis ;

• travailler depuis trois mois au moins dans l'entreprise ;

• n'avoir encouru aucune des condamnations prévues par les articles L5 et L6 du Code électoral.

Les salariés assimilés à l'employeur (ceux détenant sur un service une délégation particulière d'autorité établie par écrit ou ceux qui représentent effectivement l'employeur devant les institutions représentatives du personnel) ne peuvent être ni électeurs ni éligibles.

Sont éligibles les salariés réunissant les conditions suivantes:

• être électeur ;

• avoir 18 ans accomplis ;

• avoir travaillé dans l'entreprise, depuis 1 an au moins ;

• ne pas être conjoint, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré du chef d'entreprise.

Les conditions d'ancienneté pour être électeur et éligible sont appréciées à la date de clôture du premier tour de scrutin soit le vendredi 02 décembre 2022.

Sous certaines conditions, les salariés mis à disposition dans le cadre d'un contrat de sous-traitance, peuvent être électeurs.

La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.

Les listes de candidats devront être déposées au plus tard le vendredi 11 novembre 2022 à 10h00 pour le premier tour, et au plus tard le mercredi 7 décembre 2022 à 10h00 dans le cas d'un éventuel deuxième tour et pourront être transmises par courrier électronique à :

Les listes de candidats seront publiées sur le site Internet de vote. Celles-ci :

• ne doivent pas comprendre plus de candidats que de sièges à pourvoir ; si un seul siège est à pourvoir dans un collège et pour un type de siège déterminé (titulaire ou suppléant), les listes ne doivent comprendre qu'un seul candidat ;

• doivent indiquer le collège et le type de siège (titulaire ou suppléant) concernés, les noms et prénoms des candidats, leur ordre de présentation s'il existe plus d'un candidat, l'organisation syndicale représentée le cas échéant ;

• peuvent être individuelles ou incomplètes (moins de candidats que de sièges à pourvoir) Les élections professionnelles étant organisées en scrutin de liste, chaque électeur ne pourra voter que pour une liste de candidats par scrutin, même si la liste ne permet pas de pourvoir tous les sièges.

De plus, conformément à l'article L2314-30 du Code du travail :

• Les listes comportant plusieurs candidats seront composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale ;

• Les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes ;

• Lorsque l'application de la première règle ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• 1° Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• 2° Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

• En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

• Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Ces règles s'appliquent aux listes de candidats titulaires comme aux listes de candidats suppléants.

Les professions de foi des listes de candidats (une page A4 recto-verso) seront publiées sur le site de vote.

2.6. Durée et limitation du nombre de mandats successifs des membres du CSE

Les membres de la délégation du personnel du CSE sont élus pour 4 ans.

Le nombre de mandats successifs est limité à 3.

2.7. Vote électronique

Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du 1^er octobre 2022 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de l’entreprise.

Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de la société Transports Picq et Charbonnier procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY-DOCAPOSTE.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

2.8. Déroulement des opérations de vote

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote communiqué auprès de l’électeur.

Le déroulement est le suivant :

• l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,

• après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.

• l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

• le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• l’électeur peut :

• choisir une liste complète,

• raturer des candidats,

• voter blanc.

• le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie sa date de naissance,

• un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,

• à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

2.9. Modalités du vote électronique

Chaque électeur disposera d'un identifiant et d'un mot de passe personnels qui lui permettront de se connecter au système de vote et de voter.

Le site de vote sera accessible à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, pendant la période d'ouverture du vote, mais aussi avant l'ouverture et après la fermeture du vote, pour consultation des informations relatives à l'élection et aux scrutins.

Les codes d'accès permettant aux électeurs de se connecter au système de vote leur seront envoyés par voie postale. Ils seront valables pour les deux tours de scrutin.

Un mode d'emploi du vote électronique accompagnera la transmission des codes d'accès.

Pour accéder au système de vote, chaque salarié devra :

• se connecter au site de vote créé pour l'élection

• saisir son identifiant personnel

Pour voter, chaque salarié devra :

• exprimer son choix

• vérifier son choix

• saisir son mot de passe personnel afin de valider son vote

Une fois son vote exprimé, l'électeur recevra à l'écran un accusé de réception qu'il pourra imprimer et conserver.

Chaque salarié pourra voter depuis son poste de travail ou depuis tout ordinateur connecté à Internet.

2.10. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

2.11. Dépouillement, résultat du vote et procès-verbaux

Le dépouillement des élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique aura lieu pour le 1^er tour le vendredi 2 décembre 2022 à partir de 17h31. Dans l’éventualité d’un 2^nd tour il se tiendra le vendredi 16 décembre 2022 à partir de 17h31.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du site internet du vote,

• déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

• calcul automatique des résultats et attributions des sièges,

• téléchargement des listes d’émargement des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

• impression et signature des procès-verbaux,

• proclamation des résultats.

Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 4 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.

Chaque liste ayant présentée des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande.

Dès le lendemain des élections, les résultats sont affichés aux panneaux d’affichage du CSE. Communication de deux exemplaires en est faite à l’inspecteur du travail territorialement compétent dans les 15 jours suivant la fin des élections. Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles.

2.12. Information du personnel

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

2.13. Protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral prévu à l'article L. 2314-6 du Code du travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

2.14. Vote à bulletin secret sous enveloppe

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 – Entrée en vigueur et dépôt légal:

3.1. Entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord prend effet le 02/12/2022 (date du scrutin) et est à durée indéterminée.

3.2. Portée de l’accord

Le présent accord constitue un accord d’entreprise au sens des articles L. 2314-15 et L. 2314-17 à L. 2314-18-1 < de l'article L. 2232-16 ou des articles L. 2232-30 et suivants > du Code du travail.

3.3. Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la Dreets.

La notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

3.4. Suivi de l'accord

Un suivi de l'accord est réalisé par l'entreprise et les membres titulaires élus du CSE signataires de l'accord dans les deux mois suivant la tenue des dernières élections professionnelles.

3.5. Révision de l'accord

L'accord pourra être révisé au terme d'un délai d’un mois suivant sa prise d'effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l'une des parties habilitées en application des dispositions prévues à l'article L.2261-7-1 du Code du travail.

3.6. Dépôt légal

Le présent accord sera déposé, à la diligence de l'employeur, sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords ».

Un exemplaire original sera en outre déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de prud'hommes de l’Yonne.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 et suivants du code du travail.

Fait le 19/09/2022, à Monéteau, en trois exemplaires originaux, dont un est remis à chacune des parties signataires.

Pour la société

Pour les membres titulaires élus du CSE non mandatés représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles