Accord relatif à la mise en place du vote électronique pour l’élection des membres de la Délégation du personnel du Comité social et économique de la Société Thales Services SAS

ENTRE LES SOUSSIGNES

La Société Thales Services SAS, dont le Siège Social est situé au 20-22 rue Grange Dame Rose à VELIZY VILLACOUBLAY (78140), représentée par XXX, Responsable du Développement Social

d’une part,

ET

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la Société :

La CGT

La CFE-CGC

La CFDT

d’autre part.

Préambule

Afin de faciliter l’organisation et le suivi des élections professionnelles des membres du Comité social et économique de la Société Thales Services SAS et ainsi utiliser les moyens modernes mis à sa disposition, la Direction a souhaité s’inscrire dans une démarche de vote électronique.

Dans ce cadre, la Direction et les Organisations syndicales représentatives se sont rencontrées au cours de deux réunions qui se sont tenues les 5 et 18 juin 2019. En amont de ces réunions, deux sociétés prestataires spécialisées dans la mise en œuvre du vote électronique sont venues présenter leurs outils et méthodes.

Le présent accord définit le cadre général des modalités de recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité social et économique de la Société.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail.

ARTICLE 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique pour les élections professionnelles des membres de la Délégation du personnel du Comité social et économique de la Société Thales Services SAS.

ARTICLE 2 – Recours au vote électronique

Les parties conviennent de l’utilisation exclusive du vote électronique pour l’ensemble des électeurs de la Société.

Le vote à bulletin secret sous enveloppe (dit « vote papier »), qu’il soit physique ou par correspondance, sera donc exclu.

ARTICLE 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 3.1 : Prestataire extérieur

Dans ce contexte, les parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif de vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé. A titre informatif, après échanges avec les Organisations syndicales représentatives, le prestataire choisi par la Direction pour les élections professionnelles 2019 est la Société «Voxaly-Docapost ».

Article 3.2 : Principes généraux du système de vote électronique

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et notamment :

• L’authentification de l’électeur,

• L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré),

• L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur),

• L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin),

• La confidentialité et le secret du vote,

• Le respect des conditions de conservation des documents électoraux.

Par ailleurs, les parties rappellent que la confidentialité des données transmises et la sécurité des opérations de vote sont primordiales.

Le prestataire externe choisi devra, en particulier, assurer le respect des principes suivants :

• la confidentialité des données transmises par la Direction pour l’organisation du vote, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.

• la sécurité et la confidentialité des moyens d’authentification des salariés qui leur seront adressés pour procéder au vote.

• la sécurité de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 3.3 : Expertise du système de vote retenu

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

La Société garantit la conformité de l’application informatique exécutée avec celle qui aura été expertisée.

Article 3.4 : Bulletins de vote

Les listes des noms des candidats seront reproduites sur le serveur, telles qu’elles auront été transférées par la Direction avec, le cas échéant, les professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page par ordre alphabétique des sigles des Organisations Syndicales ou par ordre de présentation des listes au service des Ressources Humaines ou par tirage au sort, selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, il sera veillé à ce que les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 3.5 : Assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

ARTICLE 4 – Organisation des opérations électorales

Article 4.1 : Information et formation

Article 4.1.1 : Information

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les électeurs. A cet égard, une communication générale sur le vote électronique sera faite par mail courant septembre-octobre 2019. De plus, une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales (dite « notice explicative ») sera envoyée aux électeurs par voie postale, en même temps que leurs identifiants personnels, au moins une semaine calendaire avant l’ouverture du premier tour du scrutin.

En cas de second tour, une nouvelle communication sera réalisée auprès du personnel, pour leur indiquer notamment qu’ils devront réutiliser leurs codes figurant dans la notice explicative et que l’électeur ayant perdu ces documents pourra demander à ce qu’ils lui soient ré-envoyés.

Article 4.1.2 : Formation

Les membres des bureaux de vote, ainsi qu’un représentant par organisation syndicale ayant déposé une liste de candidats, bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Le prestataire chargé de la mise en place du dispositif de vote électronique au sein de la Société assurera cette session de formation

Article 4.2 : Envoi des moyens d’authentification

Les parties conviennent que les moyens d’authentification seront envoyés au domicile des électeurs, par courrier simple.

S’il le souhaite (notamment en cas de congés payés, déplacements…), l’électeur pourra demander à ce que le courrier contenant les moyens d’authentification soit adressé à une adresse différente de celle de son domicile. Cette demande devra se faire par mail auprès du service Relations Sociales de la Société : THALES SERVICES SAS

Article 4.3 : Organisation matérielle du scrutin

Article 4.3.1 : Durée du scrutin

Pour chaque tour du scrutin, la période de vote sera de 31 heures consécutives sur deux journées et précisée dans le protocole d’accord préélectoral selon les modalités suivantes : du (date définie dans le PAP) à 10 heures jusqu’au (date définie dans le PAP) à 17 heures pour le premier tour et du (date définie dans le PAP) à 10 heures jusqu’au (date définie dans le PAP) à 17 heures pour un éventuel second tour.

Article 4.3.2 : Modalités d’accès au système de vote électronique

Le système de vote électronique est hébergé sur un site Internet accessible aux électeurs à partir d’une connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone).

Article 4.3.3 : Suivi de la participation pendant le vote

En application des dispositions légales et réglementaires en vigueur, il est rappelé qu’aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Cependant, les parties conviennent que la Direction et les membres du bureau de vote disposent d’un accès leur permettant de suivre l’évolution du nombre de votants au cours du scrutin.

Un représentant par organisation syndicale ayant déposé une liste de candidats disposera d’un accès lui permettant de suivre, au sein de son collège, l’évolution du nombre de votants au cours du scrutin.

Enfin, il est rappelé que la liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Des communications de relances auprès du personnel par mail seront réalisées par la Direction durant le scrutin, au moins deux fois par jour, avec pour information, communication du taux de participation.

Article 4.3.4 : Conservation des fichiers

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

Dans les conditions visées à l’article R. 2314-17 du Code du travail, le prestataire procédera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 5 – Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral définit notamment le cadre général relatif à l’élection du CSE avec le décompte de l’effectif, le nombre et la répartition des sièges à pourvoir par collège.

Il comportera également la description détaillée du déroulement des opérations électorales ainsi que le fonctionnement du système de vote électronique retenu en se référant au présent accord et au cahier des charges annexé.

ARTICLE 6 - Dispositions finales

Article 6.1 Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.

Il prendra fin le 31 mai 2022.

Article 6.2 Révision

Conformément aux dispositions légales, le présent accord pourra être révisé.

Article 6.3 Formalités de dépôt et de publicité

Conformément aux articles L. 2231-5 et suivants du Code du travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.

Par ailleurs, en application de l’article D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé, à la diligence de la Société Thales Services SAS,

• En un exemplaire informatique à la Direccte via la plateforme « téléaccords »,

• En un exemplaire original au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Versailles

Enfin, conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable (format Word) sous un format rendu anonyme.

Fait à Vélizy en 8 exemplaires originaux le 18 juillet 2019

Pour la Société Thales Services S.A.S, représentée par XXX, Responsable du Développement Social

Pour les Organisations Syndicales représentatives au niveau de la Société

- la CGT représentée par : XXX

- la CFE-CGC représentée par : XXX

- la CFDT représentée par : XXX

Annexe n°1

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections des représentants du personnel

aux élections professionnelles de Thales Services SAS

1. Présentation générale des besoins : vote électronique

A titre d’actualisation, il est précisé que le cahier des charges s’applique pour la mise en place du CSE, en lieu et place des mentions ci-dessous relatives au DP et CE.

1. Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel (membres du Comité Social et Economique), le vote électronique par Internet.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application des décrets :

• n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail.

• n° 2016-1676 du 5 décembre 2016 relatif au vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise.

  2. Nature des prestations attendues.

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

   3. Fonctionnalités générales.

      1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique sera hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections.

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (délégués du personnel, représentants du personnel au comité d’entreprise ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).

4. Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

Par ailleurs, le prestataire fournira à Thales Services SAS les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique.

4. Scénario de vote

   5. Étapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret qui seront contrôlés avant d’accéder au vote

• une étape de présentation des listes de candidatures en présence.

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

• la confirmation par l’électeur du choix effectué après la saisie de sa date de naissance

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote.

  • A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés

  • A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

  5. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est réalisée automatiquement par le prestataire avec la validation des membres du bureau de vote désignés au sein de Thales Services SAS. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.

8. Étapes

La procédure d’ouverture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

  6. Procédure de fermeture de l’élection

     9. Étapes

La procédure de fermeture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes, en présence du Prestataire dans les locaux de Thales Services SAS :

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

• dès la fin du scrutin, le contenu de l’urne, les fiches d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

  7. Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

     10. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :

• L’édition de la liste des émargements Internet

• Le déchiffrement des suffrages Internet,

• l’édition des résultats de l’élection ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat

• la remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  8. Scellement du système.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin

9. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le Prestataire chiffrera le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption. Le bulletin ne sera ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement seront mis en place :

Le chiffrement sur le poste de travail sera assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se feront selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commencera dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il sera impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

10. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les parties conviennent que la Direction et les membres du bureau de vote disposent d’un accès leur permettant de suivre l’évolution du nombre de votants au cours du scrutin.

Un représentant par organisation syndicale ayant déposé une liste de candidats disposera d’un accès lui permettant de suivre, au sein de son collège, l’évolution du nombre de votants au cours du scrutin.

2.9 - Assistance technique

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

11. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3. Autres prestations à fournir

   12. Préparation de l’élection

Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par Thales Services SAS. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par Thales Services SAS par collège.

Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par Thales Services SAS et seront ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur :

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (agence),

• Le collège de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

• La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)

• L’adresse Email professionnelle de l’électeur

  11. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

  12. Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Thales Services SAS et lui-même.

13. Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

14. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

15. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• un code secret qu’il sera seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demandera aussi à l’électeur sa date de naissance avant d’enregistrer son ou ses vote(s).

16. Adressage des moyens d’authentification.

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique, par courrier postal adressé à leur domicile.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalidera ceux-ci et en communiquera de nouveaux par l’intermédiaire de la hotline.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

17. Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de Thales Services SAS et seront transmises par la Direction des Ressources Humaines au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de Thales Services SAS ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (CSE : titulaires ou suppléants et le collège de rattachement)

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

  18. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire proposera un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire pourra éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de Thales Services SAS un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

19. Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant à Thales Services SAS, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture de l’élection dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

13. Phase de test et de recette du système de vote électronique

    20. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organisera un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test sera effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote sera entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passera en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.

L’objectif sera de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire génèrera 3 clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés seront cryptés dès leur expression et resteront cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantira l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

21. Étapes de recette

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

  14. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction du dossier à remettre à la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) – inutile à compter du 25 mai 2018, date d’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

• la remise des résultats.

  22. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives seront remises à Thales Services SAS sur support numérique à l’issue de l’élection.

23. Résultats bruts

Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

24. Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire proposera ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire mettra à la disposition du bureau de vote et de la direction de Thales Services SAS les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf.

15. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

    25. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

La période d’élection aura une durée de 31 heures. Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

26. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

27. Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.