ACCORD RELATIF À L’ACCÈS DES ORGANISATIONS SYNDICALES ET DES ÉLUS AUX TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION (TIC)

AU SEIN DE L’UGECAM BRETAGNE PAYS DE LA LOIRE

ENTRE

L’UGECAM de Bretagne Pays de la Loire, dont le siège est situé 2 Chemin du Breil à Saint Herblain Cedex (44814), immatriculée à l'URSSAF de Loire Atlantique sous le n°440000001428692008, représentée par …………………., agissant en qualité de Directeur Général,

D’UNE PART,

ET

Les organisations syndicales suivantes :

- le syndicat CFDT, représenté par ……………, en sa qualité de Délégué Syndical Central

- le syndicat CFTC, représenté par …………….., en sa qualité de Délégué Syndical Central

- le syndicat FO, représenté par …………….., en sa qualité de Déléguée Syndicale Centrale

- le syndicat SUD Santé Sociaux, représenté par ……………….., en sa qualité de Déléguée Syndicale Centrale

D'AUTRE PART,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

PRÉAMBULE

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation aux technologies d’information et de communication aux organisation syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme (OS) et aux élus des Comité Social et Economique (CSE) et du Comité Social et Economique Central (CSEC).

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

CHAPITRE 1 - GÉNÉRALITÉS

Article 1 – Objet de l’accord

Le présent accord a pour objet de définir les droits, moyens et responsabilités des Organisations Syndicales et des élus de l’UGECAM Bretagne Pays de la Loire (BRPL) relatifs aux technologies de l’information et de la communication (TIC) mises à leur disposition par l’employeur.

Cet accord a également pour objet de préciser l’utilisation des TIC dans le cadre des échanges entre la direction et les organisations syndicales, les élus et les salariés de l’UGECAM BRPL.

Article 2 – Champ d’application

Le présent accord concerne:

• Les organisations syndicales (OS) de l’UGECAM BRPL : toutes organisations syndicales représentatives ou non représentatives ayant constitué une section syndicale au sein d’un établissement de l’Union.

• Les élus de l’UGECAM BRPL : les élus des CSE d’établissements et du CSEC (Central) de l’Union.

CHAPITRE 2 – ACCÈS DES ORGANISATIONS SYNDICALES

Article 3 : La mise à disposition de matériel et d’un accès internet

L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale au sein d’un établissement de l’UGECAM BRPL :

• un ordinateur portable avec un accès au réseau (portail Bluekango et accès au répertoire commun de l’établissement) et Internet et un pack office windows. Cet ordinateur portable sera fourni dans les meilleurs délais. Dans l’attente, un ordinateur fixe sera mis à disposition par section syndicale ; en cas de local distinct, un ordinateur pour chaque section syndicale et en cas de local syndical commun, un seul ordinateur fixe. Cet ordinateur fixe contiendra des sessions de travail distinctes pour chaque organisation syndicale.

• un accès à une imprimante couleur multifonction de l’établissement avec possibilité d’impression en A3.

• une webcam et un système audio (si l’ordinateur n’en dispose pas)

• un téléphone fixe

Si la section syndicale ne dispose pas d’un local (partagé ou non) un ordinateur portable sera mis immédiatement à disposition de l’organisation syndicale, ainsi qu’un accès à une imprimante de l’établissement.

Les ordinateurs portables seront configurés de manière à accéder au réseau Ugecam BRPL depuis l’ensemble des établissements de l’Union et pourront se connecter à internet depuis une connexion extérieure au réseau (domicile, locaux des syndicats…).

Ce matériel sera sous la responsabilité du Délégué Syndical (DS) ou du Représentant de Section Syndicale (RSS).

Le matériel déjà à disposition dans les locaux syndicaux restera en place à disposition des sections syndicales.

Article 4 : La mise à disposition d’une rubrique syndicale sur la plateforme Bluekango

Les parties à l’accord considérant que, la nature des activités de la majorité des salariés ne permet pas facilement l’accès à un ordinateur professionnel, souhaitent trouver des solutions pour permettre l’information syndicale via l’outil numérique.

Il est convenu que si un intranet était développé au sein de l’UGECAM BRPL, une rubrique serait prévue pour la communication des organisations syndicales et le présent accord serait révisé en conséquence.

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur le portail Bluekango de l’UGECAM BRPL. Les organisations syndicales au niveau central, bénéficieront également d’un espace dédié pour une visibilité par tous les salariés sur le portail Bluekango.

Cet espace sous forme de base documentaire est utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Il sera mis en œuvre dans un délai maximum de six mois après la signature de cet accord.

Article 4-1. La liberté d’accès à l’information syndicale.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’UGECAM BRPL à partir d’un poste de travail au sein de son établissement ou du réseau informatique.

En fonction de leur établissement d’appartenance, les salariés auront accès à l’information syndicale de leur établissement et l’information syndicale de l’Union à partir de leur accès Bluekango.

Une communication annuelle auprès des salariés sera réalisée pour informer de la mise en place d’une rubrique spécifique contenant l’information syndicale par courrier. Le livret d’accueil des salariés sera actualisé en ce sens.

Article 4-2 Le contenu de la page Bluekango

Le contenu de la base documentaire est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, la communication ne doit contenir notamment ni injure, ni diffamation, et assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’UGECAM BRPL.

Article 4-3. Les conditions de mise en ligne

La mise en ligne des documents sur Bluekango est effectuée par les organisations syndicales. Elles seront formées par un référent Bluekango de l’UGECAM BRPL. Chaque section syndicale peut désigner au maximum 2 salariés habilités à opérer la mise en ligne. Un référent de l’UGECAM BRPL sera désigné pour assister les organisations syndicales en cas de difficultés.

Les documents mis en ligne sont communiqués simultanément à la direction de l’établissement de la section syndicale ou la direction de l’UGECAM BRPL, pour les communications au niveau central.

Le portail donnant accès aux informations de l’organisation syndicale est accessible à partir de la page d’accueil de Bluekango sous la dénomination « Informations syndicales ». L’architecture de cet espace documentaire sera élaborée en collaboration avec les organisations syndicales signataires de l’accord.

Article 5 : La messagerie électronique

L’UGECAM BRPL ne pouvant assurer l’accès à des adresses électroniques du domaine @ugecam.assurance-maladie.fr en dehors du réseau sécurisé, il est convenu par les parties à l’accord, que les organisations syndicales peuvent utiliser des adresses personnelles pour communiquer avec la direction des établissements et de l’UGECAM BRPL et les salariés dans les conditions définies ci-dessous.

Article 5-1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales.

Les organisations syndicales peuvent utiliser leur messagerie pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, sur leurs adresses personnelles et/ou leurs adresses professionnelles, à condition que les salariés aient donnés leur accord pour la réception de ce contenu.

Il est autorisé aux organisations syndicales d’accéder à leurs messageries à partir de tous ordinateurs ayant accès au réseau (ordinateur dédié ou ordinateur de poste de travail).

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

Par exception, sur la période des élections professionnelles, cette faculté de communication est suspendue. L’accord préélectoral fixant les modalités de propagande des organisations syndicales.

Article 5-2. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

Article 6 : Les Délégués Syndicaux Centraux

Considérant la mission des Délégués Syndicaux Centraux (DSC), qui ont vocation à représenter leur organisation syndicale sur le périmètre de tout l’UGECAM BRPL, des moyens supplémentaires sont mis à leur disposition :

• Un ordinateur portable équipé d’une caméra intégrée et d’une unité son

• Une connexion VPN

• Un téléphone portable avec abonnement

• Une adresse mail dédiée @ugecam

Chaque DSC bénéficie d’une adresse électronique spécifique, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe : Dsc.syndicat@ugecam.assurance-maladie.fr

Afin de faciliter la transition vers une adresse mail dédiée, la direction de l’UGECAM BRPL pourra convenir d’utiliser une adresse personnelle aux DSC à leur demande en complément de cette adresse.

CHAPITRE 3 – ACCÈS DES ÉLUS

Dans le présent chapitre, le terme « élus » désigne, les élus titulaires et suppléants du Comité Social et Economique (CSE) de chaque établissement et les élus titulaires et suppléants du Comité Social et Economique Central (CSEC).

Article 7 : La mise à disposition de matériel et d’un accès internet

L’UGECAM BRPL met à la disposition de chaque CSE dans les établissements :

• Un local

• Un ordinateur¹ avec un accès au réseau (Portail Bluekango) et Internet et un pack office windows

• Une imprimante laser N/B

• Un accès à une imprimante couleur multifonction de l’établissement avec possibilité d’impression en A3

• Un téléphone fixe

Il est convenu que pour les élus du CSEC une salle pourra être mise à disposition à la demande des élus.

L’accès à internet des élus doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

Article 8 : La messagerie

Article 8-1. Messagerie du comité

L’UGECAM BRPL ne pouvant assurer l’accès à des adresses électroniques du domaine @ugecam.assurance-maladie.fr en dehors du réseau sécurisé, il est convenu par les parties à l’accord, que le CSE et/ou les élus peuvent utiliser des adresses personnelles pour communiquer avec la direction de leur établissement et la direction régionale de l’UGECAM BRPL et les salariés dans les conditions définies ci-dessous.

Article 8.2- Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les CSE

Les membres du CSE peuvent utiliser leur messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés aux salariés de leur établissement.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

Il est autorisé aux élus du CSE d’accéder à leurs messageries à partir de tous ordinateurs ayant accès au réseau (ordinateur dédié ou ordinateur de poste de travail).

CHAPITRE 4 – LES MOYENS DE COMMUNICATION ENTRE OS, ÉLUS ET DIRECTION

Article 9 : La visioconférence

Afin d’optimiser les déplacements des OS et des élus et de limiter le risque routier ou en cas de circonstances exceptionnelles, les réunions et les échanges pourront avoir lieu en visioconférence.

Le recours à la visioconférence pourra être à l’initiative de tous participants conviés à une réunion. Un seul ou plusieurs participants peuvent demander à suivre la réunion à distance.

Lorsque les réunions se tiennent en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre garantit l'identification des individus et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations.

Quand pour un point à l’ordre du jour de la réunion, les règles légales imposent un vote à bulletin secret, une réunion en présentiel est à privilégier. Si néanmoins, les circonstances obligent le recours à la visioconférence, les règles de l’article D.2315-1 et 2 du code du travail devront être respectées.

Article 10 – Les communications de la Direction

Dans le respect des règlements intérieurs de chaque instance, la direction des établissements privilégiera les envois dématérialisés sur les boîtes mails fonctionnelles et individuelles créées en particulier pour :

• Les envois officiels aux instances (convocation, ordre du jour, documents, procès-verbal)

• Les transmissions de courriers

Les documents seront mis à disposition au format papier pour les réunions au niveau central.

Article 11 – La Base de Données Economiques et sociales

Pour faciliter la recherche, l’accès à distance et la mise à jour des données, les parties conviennent d’une solution informatique.

A ce jour, la BDES est hébergée par le portail Bluekango, qui n’est accessible que depuis un poste du réseau.

Les parties conviennent de rendre accessible à tout moment la BDES via un lien externe vers la plateforme Bluekango en dehors du réseau. Les élus, les DS, les RS pourront accéder à Bluekango via un code de connexion et un mot de passe. Cette modalité sera mise en œuvre dans un délai maximum de six mois à compter de la signature de l’accord.

Les DSC, élus et représentants syndicaux centraux auront accès à une BDES contenant les informations de l’UGECAM BRPL. Les DS, élus et représentants locaux auront accès à une BDES contenant les informations de leur établissement.

CHAPITRE 5 – MAINTENANCE, RÈGLES D’UTILISATION DES TIC, SÉCURITÉ ET PROTECTIONS DES DONNÉES

Article 12 – La maintenance

Le matériel informatique, mis à disposition par l’employeur, sera maintenu par le pôle informatique de l’UGECAM BRPL. Seul le matériel listé pourra être connecté au réseau informatique de l’UGECAM BRPL et pourra faire l’objet d’une maintenance par le correspondant informatique local. Le matériel reste la propriété de l’UGECAM BRPL.

La déclaration des incidents devra se faire par le biais d’une demande de gestion d’intervention au correspondant informatique local de l’établissement, et en cas d’absence, à travers l’adresse : informatique.ug-brpl@ugecam.assurance-maladie.fr

Les OS et les élus sont soumis, comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes,…).

Ils devront assurer l’accès à leurs locaux aux équipes informatiques.

Le traitement des incidents liés au matériel ou logiciel sera soumis aux mêmes dispositions que pour l’ensemble des utilisateurs.

Les consommables utilisés pour le matériel seront mis à disposition par les établissements.

Article 13 – Les règles d’utilisation du matériel

Dès l’installation du matériel, chaque utilisateur sera responsable du matériel qui lui aura été confié et de ses conditions d’utilisation.

Chaque utilisateur devra être attentif et se conformer aux dispositions en matière :

• d’accès sécurisé aux postes informatiques via une procédure d’authentification respectant les règles de sécurité de l’assurance maladie,

• d’engagement de sa responsabilité civile et pénale dans l’utilisation des ressources informatiques.

Le disque dur externe ou la clé USB utilisé par les OS ou les élus ne doit pas contenir de programmes, logiciels, documents, fichiers, informations ou données à caractère pornographique, raciste, offensant, diffamatoire, ou injurieux ainsi que tout autre fichier prohibé par la loi.

Les OS ou les élus qui souhaitent installer des logiciels nécessaires à leurs activités (logiciel de comptabilité, de gestion, de communication…etc) doivent se rapprocher du service informatique. Celui-ci après validation du logiciel, procédera à son installation sur l’ordinateur.

Article 14 – Contenu du message électronique

Aucun message électronique ne devra comprendre des éléments de nature offensante, diffamatoire, injurieuse ou contraire aux dispositions sur la liberté de la presse. Par ailleurs, les messages électroniques ne devront pas présenter de caractère politique ou religieux.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales. Toute communication doit être identifiable et comporter le logo de l’organisation syndicale qui l’émet.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique.

Les OS et les élus ne sont pas autorisés à :

• Utiliser des listes de diffusion professionnelles de l’annuaire de l’UGECAM (hors listes de diffusion spécifique),

• Multiplier les envois en nombre,

• Diffuser de la propagande syndicale sans transmission concomitante à la direction de l’établissement ou de l’UGECAM BRPL

Vis-à-vis de la direction de l’organisme, l’expéditeur est responsable des messages qu’il envoie.

L'adresse de messagerie @ugecam ne doit être communiquée que sur des sites Internet de confiance et en lien avec le mandat.

Article 15 – Sécurité, protection des informations, confidentialité et respect du principe de l’inviolabilité des correspondances privées

Dans le cas où un utilisateur aurait accidentellement été destinataire d’un message ne le concernant pas, il est tenu à un devoir de discrétion et de confidentialité. Il est entendu que tout message reçu par erreur doit être supprimé et une information faite à son émetteur.

L’UGECAM BRPL et les OS s’engagent à respecter la confidentialité des échanges, identifiés comme tel.

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur les OS.

Les OS sont tenues à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’elles entretiennent avec les salariés.

Lorsque le message est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

De par sa fonction, l’administrateur de la messagerie @ugecam est en capacité de visualiser les flux de messages entrants et sortants, sans aucune ingérence possible dans le contenu des messages électroniques échangés.

L’UGECAM BRPL ne pourra être tenue responsable de la violation de la messagerie en provenance de l’intérieur ou l’extérieur de l’organisme.

Article 16 – En cas de non-respect des dispositions

En cas de constat par l’UGECAM BRPL du non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente. 

CHAPITRE 6 – AFFICHAGE, FORMALITÉS, ENTRÉE EN VIGUEUR, DURÉE DE L’ACCORD ET PUBLICITÉ

Article 17 – Avis du CSEC et agrément

Le présent accord sera soumis à l’avis du CSE Central de l’UGECAM BRPL.

Il sera également soumis à l’avis du COMEX et à l’agrément de la Direction de la Sécurité sociale.

Article 18 – Affichage et diffusion

Cet accord sera accessible sous le portail BlueKango.

Il sera tenu à disposition de tout salarié au service Ressources Humaines de chaque établissement.

Article 19 – Publicité

Le présent accord en sa qualité d'accord d’entreprise sera déposé sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail. Un exemplaire original sera également déposé au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud'hommes de Nantes.

Enfin, il en sera remis un exemplaire original à chaque partie signataire du présent accord.

Article 20 – Entrée en vigueur – Durée – Révision

Cet accord entrera en vigueur un mois après l’accomplissement des formalités de dépôt au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de Nantes et d’affichage, sous réserve de l’agrément prévu à l’article 17.

La mise en œuvre de certaines dispositions de cet accord est conditionnée par des réalisations techniques dépendant des ressources humaines en place et de la disponibilité des matériels.

Les parties au présent accord conviennent que l’accès TIC pouvant évoluer rapidement au sein de l’UGECAM BRPL, une révision de cet accord pourra intervenir à la demande des parties, pour assurer l’adaptation de cet accord.

Toute modification du présent accord devra faire l’objet d’un avenant.

Cet accord est conclu pour une durée de quatre ans.

Fait à Saint-Herblain, le 02/03/2021

POUR LES ORGANISATIONS SYNDICALES POUR L'UGECAM BRPL,

CFDT,

CFTC,

FO,

SUD Santé Sociaux,

Annexe 1

Catégorie Moyens	CSE (Tit + sup)	Section syndicale	DSC
Ordinateur	1 sauf PGR et TOU (2)	1
Ordinateur portable		1
Imprimante mobile	1
Accès imprimante multifonction	1	1	1
Licence pack office	1	1	1
Un accès au réseau UGECAM	1	1	1
Un accès VPN			1
Un téléphone fixe	1	1
Un téléphone portable			1
Un accès internet	1	1	1
Adresse électronique individuelle par mandat			1

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1. En raison de l’effectif des établissements du PGR et de la TOURMALINE, il sera attribué 2 ordinateurs à ces établissements.↩