Accord d’Entreprise sur la

Mise en place et le fonctionnement du

Comité Social et Economique et de la BDES

ENTRE

La société AHLSTROM MUNKSJÖ ARCHES SAS, représentée par Monsieur XXXXX, Directeur d’usine,

D’une part,

ET

Le syndicat CFTC, représenté par Monsieur XXXXX,

Le syndicat CGT-FO, représenté par Monsieur XXXXX,

Le syndicat CFDT, représenté par Monsieur XXXXX,

Le syndicat CFE-CGC/FIBOPA, représenté par Monsieur XXXXX,

Le syndicat CGT, représenté par Monsieur XXXXX,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales impose la mise en place, au plus tard le 1er janvier 2020, d’un Comité Social et Economique (CSE) en remplacement des 3 instances représentatives du personnel existantes (Comité d’Entreprise, Délégués du Personnel, Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail).

De plus, conformément à l’article 9, VII de l’ordonnance, les accords collectifs relatifs aux institutions représentatives du personnel applicables dans l’entreprise deviendront caducs à la date de premier tour des élections des membres de la délégation du personnel du CSE.

Aussi, les parties entendent, par le présent accord, définir les conditions de mise en place et les modalités de fonctionnement du Comité Social et Economique (CSE) au sein de la société AHLSTROM MUNKSJO ARCHES.

Partie 1 : Composition du CSE

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s’applique au sein de la société AHLSTROM MUNKSJO ARCHES SAS qui est composée d’un établissement unique. Aussi, un CSE unique est mis en place représentant l’ensemble de ses salariés.

Article 2 : Composition du CSE

Article 2-1 : Présidence

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de un salarié. L’employeur ou son représentant peut, selon les sujets inscrits à l’ordre du jour, convier un ou plusieurs salariés de l’entreprise afin d’éclairer l’instance.

Article 2-2 : Délégation du personnel

Le nombre de membres fixant la délégation du personnel est fixé par le protocole d’accord préélectoral conformément à l’article R.2314-1 du code du travail.

La délégation du personnel comporte autant de titulaires que de suppléants.

Article 2-3 : Bureau

Le CSE désigne parmi ses membres un bureau constitué de :

• Un secrétaire désigné parmi les membres titulaires (article L.2315-23 du code du travail)

• Un secrétaire adjoint

• Un trésorier

• Le rapporteur de la Commission Santé Sécurité Conditions de Travail

• Le référent en matière de lutte contre le harcèlement moral et les agissements sexistes

Conformément à l’article L.2315-23 du code du travail, le secrétaire et le trésorier sont désignés parmi les membres titulaires.

Le Bureau est chargé de :

• Exécuter les délibérations prises par le CSE

• Coordonner l’activité de ses commissions

• Préparer les réunions périodiques

• Faire le lien avec la CSSCT

Article 3 : Crédit d’heures de délégation

Article 3-1 : Volume du crédit d’heures

Le crédit d’heures dont bénéficient les membres titulaires du CSE est fixé par le protocole d’accord préélectoral ou, à défaut, par l’article R.2314-1 du code du travail.

Afin de prendre en compte le rôle spécifique lui incombant, le secrétaire du CSE dispose d’un crédit d’heures supplémentaires de 10 heures par mois. Les dispositions prévues par l’article 3-3 du présent accord relatives à la répartition et au report des heures de délégation ne s’appliquent pas à ce crédit spécifique.

Article 3-2 : Modalités de répartition et de report

Conformément aux articles R.2315-5 et R.2315-6 du code du travail, les membres titulaires ont la possibilité, chaque mois, de répartir leurs heures de délégation entre eux et avec les suppléants ou de reporter des heures d’un mois sur l’autre dans la limite de 12 mois.

Cette répartition ou ce report ne peut conduire l’un des élus à disposer dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d’heures dont bénéficie un titulaire.

La répartition ou le report d’heures se fait selon les modalités suivantes :

• Le représentant souhaitant reporter des heures de délégation d’un mois sur l’autre doit informer le service RH par écrit au moins 3 jours ouvrables avant la fin du mois concerné du nombre d’heures qu’il souhaite reporter le mois suivant. Ce report est possible chaque mois dans la limite d’une année civile allant du 1^er janvier au 31 décembre.

En cas de fraction d’année incomplète (début et/ou fin de mandat intervenant en cours d’année), le report sera limité à la fraction d’année civile pour l’année concernée.

• Le représentant souhaitant céder des heures de délégation à un autre élu doit en informer le service RH au moins 3 jours ouvrables avant la fin du mois civil. Le bénéficiaire pourra prendre ces heures au cours du mois civil suivant selon les modalités définies au paragraphe 3-3 du présent article. Ces heures ne pourront pas faire l’objet d’un report.

Article 3-3 : Modalités de prise et de décompte des heures de délégation

Le représentant souhaitant utiliser ses heures de délégation doit au préalable compléter le formulaire « bon de délégation » et indiquer la date ainsi que l’heure de début et de fin de sa délégation.

Le formulaire signé doit être transmis au N+1 et le cas échéant au Pôle Gestion, dans la mesure du possible, au plus tard 3 jours ouvrables avant leur utilisation.

Article 3-4 : Dispositions spécifiques aux représentants en forfait annuel en jours

Concernant les salariés soumis à une durée de travail fixée par une convention de forfait annuel en jours, le crédit d’heures est regroupé en demi-journées ou journées et vient en déduction du nombre annuel de jours travaillés déterminé par la convention, conformément à l’article R.2315-3 du code du travail. Une demi-journée correspond à 4 heures de mandat et une journée à 8 heures de mandat. Dans l’hypothèse où le crédit d’heures ou la fraction de crédit d’heures restant est inférieur à 4 heures, le représentant du personnel concerné bénéficie d’une demi-journée supplémentaire qui vient en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention.

Article 4 : Les membres suppléants

L’article L.2314-1 du code du travail prévoit que le suppléant assiste aux réunions du CSE en l’absence du titulaire.

Les membres suppléants reçoivent l’ordre du jour et la convocation aux réunions du CSE selon les mêmes modalités que les titulaires.

Les modalités d’information sur l’absence d’un titulaire donnant lieu à remplacement s’effectue selon les modalités suivantes :

Par dérogation, il est prévu que chaque suppléant pourra assister à 3 réunions du CSE par an, hors cas de remplacement d’un titulaire et hors réunions liées à un projet spécifique prévues par l’article 17, avec un maximum de 3 suppléants par réunion. Un planning prévisionnel trimestriel sera établi et suivi par le secrétaire du CSE.

De plus, dans l’hypothèse où un membre titulaire  serait amené à quitter l’entreprise durant le mandat, le suppléant amené à le remplacer pourra participer aux réunions de CSE qui précèdent le départ du titulaire, dans la limite de 6 mois, sous réserve que la date de départ de ce dernier soit officielle.

Article 5 : La Commission de santé, sécurité et des conditions de travail (CSSCT)

Article 5-1 : Composition de la CSSCT

• Présidence

La CSSCT est présidée par l’employeur ou son représentant. Celui-ci peut se faire assister par des salariés appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du CSE, selon les sujets inscrits à l’ordre du jour. Ensemble, ils ne peuvent être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaires de la commission.

L’employeur peut ainsi inviter des collaborateurs ou valider sur proposition du CSE la participation de collaborateurs pouvant apporter une expertise liée à leurs connaissances et expérience sur les sujets traités.

Par ailleurs, conformément à l’article L. 2315-39 du code du travail, le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail assiste aux réunions de la CSSCT.

• Invités extérieurs

Conformément à l'article L. 2315-39, assistent aux réunions de la CSSCT :

• le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire de service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de de conditions de travail

• l'agent de contrôle de l'inspection du travail mentionné à l'article L. 8112-1 

• les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

• Délégation du personnel

La délégation du personnel à la CSSCT est composée de 4 membres désignés parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE, dont au minimum 1 membre titulaire, pour une durée qui prend fin avec les mandats des membres élus du CSE. Parmi les membres désignés doit figurer au moins un représentant du collège de l’encadrement tel que prévu à l’article L.2314-11 du code du travail qui comprend les cadres, ingénieurs, techniciens, agents de maîtrise.

La désignation des membres de la CSSCT s’effectue, pour chaque siège, par un vote qui a lieu lors de la première réunion du CSE, à laquelle sont également invités les suppléants.

Tous les membres titulaires et suppléants présents pourront présenter leur candidature, sous réserve de l’appartenance au collège de l’encadrement pour le siège réservé. La désignation s’effectue par un vote à bulletin secret à la majorité des suffrages exprimés par les membres titulaires.

Lorsqu’un membre de la CSSCT cesse ses fonctions en cours de mandat pour l’une des causes prévues par les dispositions légales (démission, rupture du contrat de travail…) le CSE procède à la désignation d’un nouveau membre pour le remplacer selon les modalités définies ci-dessus.

Lorsqu’un membre de la CSSCT est temporairement absent pour une durée supérieure à 1 mois, le CSE peut désigner un remplaçant temporaire dans les conditions prévues par l’alinéa 2 du présent paragraphe. Celui-ci bénéficie du volume de crédit d’heure attaché au mandat de membre de la CSSCT de la personne qu’il remplace.

Article 5-2 : Fonctionnement de la CSSCT

• Réunions :

Le nombre de réunions de la CSSCT est fixé à 4 par an minimum.

Des réunions supplémentaires pourront être tenues pour traiter de sujets spécifiques.

Un calendrier annuel des réunions de la CSSCT consacrées en tout ou partie aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail est établi chaque année par son Président et communiqué aux membres élus et aux personnes extérieures mentionnées ci-dessus. Une convocation sera envoyée par le Président aux participants au moins 15 jours avant chaque réunion afin d’en confirmer la tenue.

La CSSCT désigne, pour la durée du mandat en cours, un rapporteur représentant la commission lors des réunions de CSE. Le rapporteur est désigné parmi les membres titulaires du CSE. Ce dernier a pour mission de présenter au CSE les conclusions de la commission sur les sujets relevant de ses prérogatives, préalablement à la consultation du CSE.

Le Président de la CSSCT et le rapporteur feront le lien avec le secrétaire du CSE afin de porter à l’ordre du jour des réunions de CSE les sujets qui ont été délégués à la CSST.

Le temps passé aux réunions de la CSSCT est rémunéré comme temps de travail effectif et n'est pas déduit du crédit d'heures.

• Formation et moyens des membres de la CSSCT :

Conformément à l'article L. 2315-40 du code du travail, les membres du CSE, bénéficient de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Par ailleurs, les membres de la CSSCT bénéficient d’un crédit d’heures de délégation par trimestre spécifique à l’exercice de ce mandat, d’un volume de :

• 6 heures par trimestre pour les membres de la CSSCT hors rapporteur

• 9 heures par trimestre pour le rapporteur

Ce crédit d’heures est personnel et strictement attaché au mandat de membre de la CSSCT. Les dispositions prévues par l’article 3-3 du présent accord relatives à la répartition et au report des heures de délégation ne s’appliquent pas à ce crédit spécifique.

Article 5-3 : Attributions de la CSSCT

La CSSCT se voit confier, par délégation du CSE, tout ou partie de ses attributions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l’exception du recours à un expert et des attributions consultatives du CSE.

Ainsi, la CSSCT se voit confier, par délégation du CSE les attributions et missions suivantes :

• préparer les délibérations du CSE dans le cadre de l’exercice des attributions de ce dernier en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, lorsque les sujets intéressés qui seront portés à l’ordre du jour de la prochaine réunion du CSE visées à l’alinéa 1^er de l’article L.2315-27 du Code du travail sont déjà connus,

• procéder à l'analyse des risques professionnels et saisir le CSE de toute initiative qu'elle estime utile,

• formuler, à son initiative, et examiner, à la demande de l'employeur, toute proposition de nature à améliorer les conditions de travail, d'emploi et de formation professionnelle des salariés,

• réaliser toute enquête en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel, notamment celles menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave,

• participer aux analyses menées suite à un accident du travail

• décider et réaliser les inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail prévues par l’article L.2312-13 du code du travail.

Par ailleurs, les parties conviennent que la CSSCT se voit confier, en amont, l’analyse des projets de rénovation et de modernisation des outils et des locaux de l’entreprise ayant des conséquences significatives sur les conditions de travail. Ces projets font l’objet d’une étude spécifique dont les conclusions sont transmises au CSE avant la réunion au cours de laquelle le CSE sera consulté sur le projet.

Des groupes de travail pourront être mis en place par la direction afin de traiter des sujets spécifiques en lien avec la santé, la sécurité et/ou les conditions de travail. La CSSCT sera invitée à désigner parmi ses membres le(s) participant(s) à ces groupes de travail.

Le temps passé dans le cadre de ces groupes de travail est rémunéré comme temps de travail effectif et n'est pas déduit du crédit d'heures.

Article 6 : Autres commissions

Le CSE dispose de commissions dont le but principal est de préparer, en amont, les travaux, analyses ou propositions facilitant ses débats, remises d’avis et délibérations. Ces commissions ne disposent pas de pouvoir décisionnaire, lequel appartient au seul CSE.

Article 6-1 : La commission Formation

La commission Formation est composée de 4 membres dont un représentant du collège de l’encadrement (cadres, ingénieurs, techniciens, agents de maîtrise).

Ils sont désignés parmi ses membres titulaires ou suppléants, par vote du CSE prise à la majorité des membres titulaires présents.

Elle est présidée par l’employeur ou son représentant.

L'employeur peut adjoindre aux commissions avec voix consultative des experts et des techniciens appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du CSE conformément à l'article L. 2315-45 du code du travail.

La Commission est informée des problèmes généraux relatifs à la mise en œuvre :

• Des dispositifs de formation professionnelle continue

• De la VAE

• Des possibilités de congés accordés aux salariés ainsi que des conditions dans lesquelles les congés ont été accordés.

La Commission formation est chargée de :

• Préparer la consultation du CSE sur la formation professionnelle

• Préparer la consultation du CSE sur le plan de développement des compétences (bilan de l’année N-1, projet pour l’année N+1)

• Etudier les problèmes spécifiques concernant l’emploi et le travail des jeunes et des travailleurs handicapés.

La Commission Formation se réunit à minima 2 fois par an, sur convocation de l’employeur.

Elle désigne un rapporteur qui rendra compte de ses travaux en réunion de CSE.

Conformément à l'article L. 2315-45, les rapports de la commission sont soumis à la délibération du CSE.

Le temps passé par les membres de la commission formation aux réunions convoquées par l’employeur est considéré comme du temps de travail et rémunéré comme tel.

Les membres de la commission formation bénéficient en outre d’un crédit d’heures de délégation annuel spécifique à l’exercice de ce mandat, d’un volume de :

• 6 heures par an pour les membres de la commission hors rapporteur

• 8 heures par an pour le rapporteur.

Les dispositions prévues par l’article 3-3 du présent accord relatives à la répartition et au report des heures de délégation ne s’appliquent pas à ces crédits spécifiques.

Article 6-2 : La commission Egalité Professionnelle

La commission Egalité Professionnelle est composée de 4 membres dont :

• au moins une femme

• un représentant du second collège (techniciens, agents de maîtrise, cadres).

Ils sont désignés parmi ses membres titulaires ou suppléants, par délibération du CSE prise à la majorité des membres titulaires présents.

Elle est présidée par l’employeur ou son représentant.

L'employeur peut adjoindre aux commissions avec voix consultative des experts et des techniciens appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du CSE conformément à l'article L. 2315-45 du code du travail.

La Commission Egalité Professionnelle est chargée de préparer, dans les domaines qui relèvent de sa compétence, les délibérations du Comité prévues dans le cadre des consultations récurrentes sur la politique sociale de l’entreprise.

La Commission Egalité Professionnelle se réunit au moins deux fois par an, sur convocation de l’employeur :

• dans le cadre de la consultation relative à la politique sociale de l’entreprise afin d’étudier les informations remises par l’employeur au CSE en matière d’égalité professionnelle ;

• afin de réaliser le suivi de l’application de l’accord collectif relatif à l’égalité entre les femmes et les hommes.

La commission désigne un rapporteur qui transmettra son compte-rendu au CSE avant la remise définitive de l’avis de ce dernier et rendra compte de ses travaux en réunion de CSE.

Le temps passé par les membres de la commission égalité professionnelle aux réunions convoquées par l’employeur est considéré comme du temps de travail et rémunéré comme tel.

Les membres de la commission égalité professionnelle bénéficient en outre d’un crédit d’heures de délégation annuel spécifique à l’exercice de ce mandat, d’un volume de :

• 6 heures par an pour les membres de la commission hors rapporteur

• 8 heures par an pour le rapporteur

Les dispositions prévues par l’article 3-3 du présent accord relatives à la répartition et au report des heures de délégation ne s’appliquent pas à ces crédits spécifiques.

Article 6-3 : Les commissions de gestion des activités sociales et culturelles

Le présent accord met fin à tous les usages et pratiques antérieurs en matière de « commissions » dont l’objet est de faire vivre les activités sociales et culturelles et redéfinit ci-après les modalités de fonctionnement de ces commissions.

Les parties conviennent de mettre en place :

• Des commissions spécifiques à certains évènements dont l’organisation est prise en charge par les membres du CSE : Noel des enfants, Repas des Anciens, Saint Antoine. Elles sont composées de 6 membres dont 2 membres titulaires du CSE.

Les membres de ces commissions qui participent à la préparation de l’évènement, bénéficient d’un crédit d’heures dédié à cette préparation, dans la limite de 4 heures par an.

Par ailleurs, le temps passé par les membres de la commission à l’évènement est considéré comme du temps de travail et rémunéré comme tel dans la limite de 8 heures.

• Une commission de gestion des activités sociales et culturelles qui gère les autres activités déterminées par le CSE. Elle est composée de 6 membres du CSE, désignés parmi ses membres titulaires ou suppléants, par délibération du CSE prise à la majorité des membres présents. Le fonctionnement de la commission sera placé sous la responsabilité d’un membre titulaire désigné par la commission lors de sa première réunion.

La commission peut faire appel occasionnellement au cours de l’année à des salariés volontaires pour amener leur contribution à ses travaux, à concurrence d’un maximum de 10 salariés non élus au CSE. La désignation de ces salariés fera l’objet d’une délibération annuelle du CSE.

Les membres de la commission bénéficient d’un crédit d’heures de préparation de 4 heures par an.

Les commissions rendront compte de leur activité de manière périodique au CSE.

Article 7 : Référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel

En application de l’article L.2314-1 du code du travail, un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est désigné par le CSE parmi ses membres sous la forme d’une résolution adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité.

Article 8 : Représentants syndicaux au CSE

Conformément à l'article L. 2316-7 du code du travail, compte tenu de l’effectif de l’entreprise, chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise peut désigner un représentant syndical au CSE. Il assiste aux séances avec voix consultative. Il est choisi parmi les membres du personnel de l’entreprise et doit remplir les conditions d’éligibilité au CSE fixées à l’article L.2314-19 du code du travail.

Il est rappelé que le même salarié ne peut pas être désigné simultanément au CSE en qualité de membre élu et de représentant syndical auprès de celui-ci, les pouvoirs attribués à l'un et à l'autre étant différents.

Le mandat du représentant syndical prend fin lors du renouvellement des membres du CSE.

Article 9 : Secret professionnel et obligation de discrétion

Conformément à l’article L.2315-13 du code du travail, les membres de la délégation du personnel du CSE sont tenus au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication.

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les représentants syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

Les membres des différentes commissions mises en place par le CSE ainsi que les personnes et experts techniques qui assistent l’employeur lors des réunions sont également soumis au secret professionnel et à l’obligation de discrétion.

Article 10 : Durée des mandats des membres du CSE

Les membres du CSE sont élus pour 4 ans.

Partie 2 : Fonctionnement du CSE

Article 11 : Réunions préparatoires

Les membres du CSE peuvent se réunir dans le cadre de réunions préparatoires aux réunions plénières de l'instance, avant le début de la réunion, dans la limite d’une durée maximale d’une heure.

En fonction des besoins exprimés, des temps de réunions préparatoires supplémentaires pourront être accordés par la Direction sur demande du secrétaire du CSE.

Ces temps de réunion sont considérés comme du temps de travail effectif et ne sont pas décomptés du crédit d’heure de délégation.

Article 12 : Réunions plénières

Article 12-1 : Modalités générales

Les membres de la délégation du personnel au CSE sont reçus collectivement par l'employeur ou son représentant au cours de 11 réunions réparties sur l’année à raison d’une par mois en moyenne en dehors des périodes d’arrêt d’été.

Les membres du CSE sont convoqués par le Président, par courrier, auquel sont joints l’ordre du jour et les documents afférents, lorsque ces derniers n’ont pas été mis à la disposition des membres du Comité par la BDES. Lorsque le volume des pièces à communiquer aux personnes convoquées ne le permettra pas, il sera procédé à une remise par tout moyen portant preuve de la réception.

L'ordre du jour de chaque réunion du CSE est établi par le Président et le Secrétaire et transmis aux membres du CSE au moins cinq jours avant la date prévue pour la réunion.

Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail sont inscrites de plein droit à l'ordre du jour par le Président ou le Secrétaire.

Enfin, des réunions extraordinaires du CSE pourront se tenir:

• sur convocation de son Président

• à la demande de la majorité de ses membres titulaires élus

La demande écrite devra être adressée au Président et préciser l’objet de la réunion.

Article 12-2 : Modalités spécifiques aux réunions « santé, sécurité, conditions de travail » 

Au moins 4 réunions du CSE portent annuellement en tout ou partie sur les attributions du Comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail, plus fréquemment en cas de besoin.

Assistent avec voix consultative aux réunions du CSE, durant le temps où sont abordés sur les points à l’ordre du jour relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail :

• le Médecin du Travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire de service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de de conditions de travail

• le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail

L'agent de contrôle de l'inspection du travail mentionné à l'article L. 8112-1 et les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale pourront participer à ces réunions à l’initiative de l’employeur ou à la demande de la majorité de la délégation du personnel au CSE.

Un calendrier annuel des réunions du CSE consacrées en tout ou partie aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail est établi chaque année par son Président et communiqué aux membres élus et aux personnes extérieures mentionnées ci-dessus. Une convocation sera envoyée par le Président aux participants au moins 15 jours avant chaque réunion afin d’en confirmer la tenue.

Par ailleurs, conformément à l'article L. 2315-27, le CSE est réuni :

• à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves ;

• ainsi qu'en cas d'événement grave lié à l'activité de l'entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement.

• à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail conformément à l'article L. 2315-27, alinéa 2.

Article 13 : Procès-verbaux

Les procès-verbaux des réunions sont établis sous la responsabilité du secrétaire du CSE.

L’entreprise mettra à disposition du CSE les moyens nécessaires à la rédaction des procès-verbaux de réunions.

Article 14 : Budgets du CSE

Conformément à la loi, L'employeur verse au Comité Social et Economique une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à 0,20 % de la masse salariale brute, ainsi qu’une subvention destinée au financement des activités sociales et culturelles gérées par le CSE.

Le CSE bénéficiera par ailleurs d’un budget destiné au financement des activités sociales et culturelles gérées par le CSE, dont le montant total rapporté à l’effectif sera au minimum équivalent au même rapport appliqué au budget « œuvres sociales » versé au comité d’entreprise en 2018 (rapport entre le montant total du budget « œuvres sociales » versé au comité d’entreprise en 2018 et le nombre de salariés inscrits à l’effectif au 31/12/2018).

L’effectif qui sera pris en compte pour le calcul du budget minimal de l’année N est l’effectif de l’entreprise au 31/12 de l’année N-1 (CDI et CDD).

Le CSE peut décider par une délibération à la majorité des membres présents de transférer une partie du reliquat de budget des activités sociales et culturelles vers le budget de fonctionnement et une partie du reliquat du budget de fonctionnement vers le budget des activités sociales et culturelles dans les conditions fixées respectivement par les articles R. 2312-51, R. 2315-31-1 et L. 2315-61 du code du travail.

Article 15 : Local du CSE

Conformément aux dispositions légales, l’employeur met à la disposition du CSE un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

Partie 3 : Attributions du CSE

Article 16 : Consultations récurrentes

Conformément à l'article L. 2312-17 du code du travail, le CSE est consulté sur les 3 thématiques suivantes :

• les orientations stratégiques de l'entreprise ;

• la situation économique et financière de l'entreprise ;

• la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi

Article 16-1 : Dispositions communes aux 3 consultations

Les parties conviennent de déterminer chaque année, au cours d’une réunion organisée au cours du dernier trimestre, le contenu et le calendrier de chacune des 3 consultations pour l’année civile suivante ainsi que la liste et le contenu des informations nécessaires à ces consultations. Afin de permettre l’adéquation des sujets relevant de la compétence du CSE et soumis à consultation avec le contexte économique et social de l’entreprise le contenu des consultations de l’année civile suivante sera exclusivement consacré aux sujets déterminés lors de ladite réunion, par dérogation aux dispositions légales.

Le CSE pourra faire appel à un expert pour chacune des 3 consultations dans les conditions et selon les modalités prévues par la loi. La mission confiée à l’expert devra être en relation avec le contenu de la consultation fixé pour l’année concernée.

Article 16-2 : Délais de consultation

• Délai de consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise :

Compte tenu de la spécificité et de la diversité des activités de l’entreprise organisées en différents business, la consultation sur les orientations stratégiques pourra être déclinée séparément pour chaque business au cours d’une réunion spécifique.

Le CSE rendra un avis global sur les orientations stratégiques de l’entreprise au cours de la réunion suivant celle au cours de laquelle les orientations stratégiques du dernier business auront été présentées.

A défaut d’avis exprès rendu à l’issue de ce délai, le Comité est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif à l’issue de ces délais.

Conformément à l'article L. 2312-24 du code du travail, le CSE pourra proposer des orientations alternatives. Cet avis est transmis à l'organe chargé de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise, qui formule une réponse argumentée. Le Comité en reçoit communication et peut y répondre.

• Délai de consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise et sur la politique sociale :

Pour chacune des consultations, le CSE rendra son avis lors de la réunion suivant la réunion fixée pour la consultation ou, en cas de recours à un expert, de la réunion au cours de laquelle l’expert présente son rapport.

A défaut d’avis exprès rendu à l’issue de ce délai de consultation, le Comité est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

Article 17 : Consultations ponctuelles

Le CSE est informé et/ou consulté sur tous les sujets et projets relevant de sa compétence au cours des réunions périodiques ou le cas échéant des réunions extraordinaires auxquelles il est convoqué.

En fonction des sujets, une réunion spécifique (dite « réunion 0 ») pourra être organisée à l’initiative du Président du CSE afin d’expliquer le contexte du projet et remettre les informations et documents relatifs au projet. Lors de cette réunion, les membres titulaires du CSE présents et la Direction pourront convenir d’un commun accord, pour les projets susceptibles d’avoir des conséquences importantes sur le fonctionnement de l’entreprise, de la participation éventuelle d’un ou plusieurs suppléants aux réunions du CSE qui seront spécifiquement consacrées à ce projet

Pour l’ensemble des consultations pour lesquelles la loi ne fixe pas de délai spécifique, le délai maximal dans lequel les avis de CSE sont rendus est de :

• 45 jours à compter de la « réunion 0 » lorsqu’une telle réunion est organisée

• 1 mois à compter de la réunion de CSE au cours de laquelle le projet est soumis à consultation dans les autres cas.

Le CSE pourra le cas échéant faire appel à un expert dans les conditions et selon les modalités prévues par la loi. En cas de recours à un expert, les délais de consultation prévus ci-dessus sont portés à 2 mois.

A défaut d’avis exprès rendu à l’issue du délai de consultation, le Comité est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif à l’issue de ces délais.

Article  18 : Dispositions spécifiques aux réclamations

Les dispositions du présent article fixent les modalités de transmission des réclamations et demandes qui relevaient auparavant de la compétence des délégués du personnel et qui sont désormais de la compétence du CSE.

Les membres de la délégation du personnel remettent à l’employeur, au plus tard 5 jours ouvrables avant la réunion, une note écrite exposant l’objet des demandes présentées.

Les réclamations et questions font l’objet d’un examen et d’un débat au cours de la réunion du Comité.

L’employeur répond par écrit aux demandes sous forme d’un compte-rendu qui est transmis à la délégation du personnel au plus tard 6 jours après la réunion et annexé au procès-verbal de la réunion du Comité au cours de laquelle les demandes ont été évoquées.

Article 19 : Carrière et exercice des fonctions de représentant du personnel

Le présent article concerne l’ensemble des salariés détenteurs de mandats électifs et désignatifs au sein de l’entreprise (membres du CSE, délégués syndicaux…).

Article 19.1 : Salariés concernés

Afin de favoriser la conciliation des missions de représentant du personnel avec l'activité professionnelle, l'évolution professionnelle des représentants du personnel est basée sur un principe d'équité et de non-discrimination, conformément aux dispositions de de l'article L.2141-5 du Code du travail. Ainsi, il est expressément convenu que, quel que soit le temps consacré à l'activité professionnelle, l'exercice d'un mandat ne doit, en aucun cas, constituer un handicap à la progression de la carrière et à l'évolution salariale.

Les parties considèrent par ailleurs que l'exercice de mandats apporte une expérience susceptible d'être valorisée dans le parcours professionnel du mandaté.

Ce principe de non-discrimination s'appuie sur la prise en compte réciproque :

• par le salarié, des exigences du poste tenu et des nécessités de la prestation de travail,

• par l'entreprise, d'une organisation du travail adaptée à l'exercice des mandats.

Le présent accord a donc pour objet de définir les dispositions permettant de faciliter la pleine intégration des salariés titulaires de mandats dans la vie de l'entreprise et de leur permettre de suivre un déroulement de carrière conforme à leurs compétences

Un salarié titulaire de mandat électif ou désignatif doit pouvoir occuper un emploi correspondant à sa qualification professionnelle, lui permettant de fournir une prestation effective de travail et de progresser dans son métier et dans sa carrière, en fonction de ses compétences.

Dans ce cadre, tout salarié nouvellement élu ou mandaté ou dont le mandat est renouvelé bénéficie obligatoirement d'un entretien avec son responsable hiérarchique, et une personne du service des ressources humaines. Cet entretien a pour objet d'évaluer sa disponibilité au poste de travail compte tenu des différentes responsabilités liées au(x) mandat(s) détenu(s), de réfléchir aux moyens favorisant la conciliation de ses mandats avec son activité professionnelle de préciser la position de sa rémunération/classification au moment de son élection ou de sa désignation. S'il le souhaite, le représentant peut se faire accompagner d'un interlocuteur syndical de l'entreprise. Un compte rendu formalisé est établi à l'issue de l'entretien.

Par ailleurs, les salariés titulaires de mandats au sein d’organismes extérieurs (conseillers prud'hommes, assesseurs au T.A.S.S, conseillers du salarié, etc...), dont les absences au titre de ces mandats, cumulées avec les absences liées aux éventuels mandats que ces salariés détiendraient également dans l’entreprise représenteraient plus de 25% de leur temps de travail, pourront solliciter un entretien avec la direction pour faire le point sur leur situation individuelle.

Article 19.2 : Entretien professionnel

L’entretien professionnel est réalisé avec le responsable hiérarchique direct et une personne du service des ressources humaines. Le salarié peut être accompagné, s'il le souhaite, par un représentant de son organisation syndicale appartenant au personnel de l’entreprise.

Au-delà du bilan de l'activité professionnelle et de l'analyse de l'équilibre entre le temps consacré à l'activité professionnelle et celui consacré à l'activité syndicale, les compétences acquises dans le cadre de l'activité de représentant du personnel peuvent être évoquées.

Par ailleurs, en cas de fin de mandat, un point spécifique pourra être fait à la demande du salarié sur ses perspectives de carrière.

Article 19.3 : VAE et formation

L’entreprise confirme l’importance de la prise en compte des compétences acquises par l'expérience liée à l'exercice de mandats désignatifs et ou électifs.

L’entreprise s’engage à tenir compte dans le parcours professionnel des compétences acquises par les salariés concernés.

Afin de permettre aux représentants du personnel d'accroitre leur compétence, leur compréhension du fonctionnement et de l'environnement de l'entreprise, et également pour valoriser leur expérience syndicale dans le cadre de leur activité professionnelle, la Direction ou le salarié élu ou mandaté peut proposer différents programmes de formation.

Par ailleurs, l’entreprise s’engage à accompagner les représentants du personnel qui souhaiteront s’engager dans une démarche de certification relative aux compétences acquises dans l’exercice d’un mandat de représentant du personnel ou d’un mandat syndical.

De plus, les nouveaux membres élus titulaires et suppléants du CSE bénéficient d’une formation économique de 5 jours dans les conditions prévues par les dispositions légales et règlementaires.

Les nouveaux membres élus titulaires et suppléants du CSE ainsi que le référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes bénéficient d’une formation en santé, sécurité et conditions de travail de 5 jours dans les conditions prévues par les dispositions légales et règlementaires.

Article 19.4. Formation du management de proximité

En parallèle, la Direction s’engage à réaliser régulièrement des formations internes afin de renforcer la familiarisation du management de proximité à la gestion des relations sociales et à l’importance d’un dialogue social de qualité.

Partie 4 : BDES

Les parties conviennent de définir par le présent accord des dispositions spécifiques relatives à la BDES et notamment à son contenu, son support, la gestion des droits d’accès et les règles de confidentialité.

L’objectif est de constituer un outil centralisant les informations mises à disposition des membres du CSE dans un outil accessible leur permettant de disposer, dans la mesure du possible, d’une vision prospective des données de l’entreprise et de faciliter l’exercice de leur mission.

Les parties prennent acte des travaux en cours au niveau des sociétés françaises du groupe Ahlstrom-Munksjo afin de mettre en place un outil informatique dédié identique. Cet outil a vocation à se substituer au support informatique existant, l’objectif étant de se doter d’un outil plus performant et répondant mieux aux obligations légales et aux attentes des représentants du personnel.

La Direction s’engage à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour une mise en place de ce nouvel outil au plus tard le 31 mars 2020. Cette mise en place étant liée aux moyens mis en œuvre par un fournisseur externe, ce délai pourra être reporté jusqu’au 30 juin 2020. Les membres du CSE et les délégués syndicaux seront régulièrement informés de l’avancée de ces travaux.

Des éléments complémentaires seront le cas échéant définis par un avenant au présent accord lors de la mise en place effective de la solution retenue.

• Contenu de la BDES

Les parties conviennent que la BDES comportera :

• Les informations relatives aux 9 thèmes prévus par l’article L.2312-36 du code du travail classées en 3 catégories correspondant aux 3 grandes consultations annuelles définies à l’article : données sociales, données économiques et données stratégiques.

La liste des informations/documents, correspondant à chaque thème est précisée en annexe au présent accord.

Dans un souci de cohérence et afin de faciliter l’accès aux informations et d’assurer une continuité dans les éléments fournis périodiquement aux élus, les informations seront en priorité mises à disposition via les bilans, indicateurs et documents supports déjà existants.

• Les informations/documents relatifs à l’activité du CSE : convocations, procès-verbaux de réunion ordres du jour ainsi que l’ensemble des documents supports aux consultations.

• Une base documentaire contenant notamment les accords collectifs en vigueur.

Une annexe au présent accord synthétise les éléments contenus dans la BDES.

• Droit d’accès

Les membres élus du CSE, les délégués syndicaux ainsi que les représentants syndicaux sont titulaires d’un droit d’accès à la BDES.

Cet accès à la BDES est personnel et nominatif et strictement attaché au mandat détenu par son titulaire. Les moyens d’authentification sont individuels, personnels et nominatifs. Chaque titulaire s’interdit l’utilisation de l’identifiant et du mot de passe d’un autre utilisateur et s’interdit de divulguer ses identifiants et son mot de passe à quiconque.

Le contenu de la BDES sera consultable en permanence par les personnes titulaires d’un droit d’accès.

• Confidentialité

Les membres du CSE sont tenus à une obligation de discrétion concernant les informations contenues dans la BDES revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur. La durée durant laquelle la confidentialité devra être respectée par les utilisateurs sera précisée.

Avant de pouvoir accéder à la BDES, les personnes éligibles à un droit d’accès signeront un engagement de confidentialité formalisant leurs obligations.

Partie 5 : Dispositions finales

Article 20 : Calendrier de mise en place

Conformément à la loi, la mise en place du CSE interviendra avant le 31 décembre 2019.

Article 21 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à compter de son dépôt.

Il pourra être révisé, conformément aux dispositions des articles L.2222-5, L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail, dans les conditions suivantes :

• toute demande devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et comporter en outre les dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement,

• les parties ouvriront les négociations dans le délai d’un mois suivant réception de la demande de révision,

• les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2222-6 du Code du travail, à tout moment, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacun des signataires, étant précisé qu’en principe, l’application de l’accord cessera alors au dernier jour des mandats des membres du CSE.

Une déclaration de cette dénonciation devra être déposée auprès de l’Unité Territoriale des Vosges de la DIRECCTE Grand-Est.

Le présent accord constitue un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de manière fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle.

Jusqu’à la date susvisée, chaque institution conservera ses attributions et ses modalités habituelles de fonctionnement, conformément aux dispositions légales en vigueur avant l’entrée en vigueur de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. La durée des mandats des membres du Comité d’entreprise, des délégués du personnel et des membres du Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, qui arrivaient normalement à échéance le décembre 2018, sont prorogés jusqu’au premier tour des élections des membres du CSE et au plus tard jusqu’au 31 décembre 2019 au plus tard.

Article 22 : Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :

• un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise n’ayant pas signé l’accord,

• un exemplaire sera notifié par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise absente lors de la séance de signature,

• un dépôt sur la plateforme électronique Télé-Accords,

• un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes d’Epinal

Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès du service des Ressources Humaines.

Enfin, il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Arches, le 5 septembre 2019, en 8 exemplaires originaux

Pour la Direction, XXXXX

Pour le Syndicat CGT, XXXXX

Pour le Syndicat CGT-FO, XXXXX

Pour le Syndicat CFTC, XXXXX

Pour le Syndicat CFE-CGC/FIBOPA, XXXXX

Pour le Syndicat CFDT, XXXXX

ANNEXE : CONTENU DE LA BDES

DONNEES SOCIALES

Thèmes	Documents / Information	Périodicité mise à jour
Consultation annuelle sur la politique sociale : L’investissement social Egalité professionnelle Rémunération des salariés et dirigeants Rémunération des financeurs Représentants du personnel/ Activités sociales et culturelles	Document support à la consultation Bilan social Bilan formation Rapport médecine du travail Bilan travailleurs handicapés Indicateurs égalité professionnelle Index égalité professionnelle Documents préparatoires NAO Extrait rapport de gestion fourni à l’AG concernant la rémunération des mandataires sociaux et des financeurs Rémunération des actionnaires Composition du CSE, de la CSSCT des commissions égalité, formation et autres commissions Contribution au financement des activités sociales et culturelles	1x/an

DONNEES ECONOMIQUES / STRATEGIQUES

Thèmes	Documents / Informations	Périodicité mise à jour
Consultation sur la situation économique et financière : Investissement matériel et immatériel Fonds propres Endettement Impôt Flux financiers à destination de l’entreprise Résultats financiers	Document support à la consultation Evolution des actifs nets d’amortissement et de dépréciation éventuelle (immobilisations) Dépenses R&D Evolution de la productivité et taux d’utilisation des capacités de production Capitaux propres de l’entreprise Emprunts et dette financières (dont échéance et charges financières) Impôts et taxes Aides publiques Réductions d’impôt Crédits d’impôts Mécénat Partenariats Transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe Transferts de capitaux présentant une importance significative Cessions, fusions, acquisitions Chiffre d’affaires Bénéfices ou pertes constatées Résultats de la production (valeur et volume) Affectation des bénéfices réalisés	1x/an
Consultation sur les orientations stratégiques	Document support à la consultation	1x/an

BASE DOCUMENTAIRE

Thèmes	Documents / Informations	Périodicité mise à jour
Accords collectifs en vigueur (groupe + entreprise)	Copie des accords	A chaque signature d’un nouvel accord ou d’un avenant
Convention Collective	Synthèse de la convention collective	1x/an
Règlement Intérieur	Copie du Règlement Intérieur en vigueur et des annexes	A chaque modification
Elections professionnelles	Procès-Verbaux des dernières élections	Après chaque élection

VIE DU CSE

Thèmes	Documents / Informations	Périodicité mise à jour
Documents préparatoires Réunion/consultation du CSE	Documents supports de réunion périodique Documents de présentation / projets spécifiques	Mensuelle
Procès-verbaux de réunion	PV des réunions de CSE Procès-verbaux des réunions de la CSSCT Compte-rendu des réponses aux demandes et réclamations	Mensuelle
Rapports d’expertise	Rapport des experts mandatés par le CSE	Annuelle
Résultats des élections professionnelles	Procès-Verbaux des dernières élections	Après chaque élection