PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

ELECTIONS 2023 POUR LA DESIGNATION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre la Société FLEXI FRANCE, dont le siège est situé rue Jean Huré - 76580 Le Trait, représentée par, Directrice des Ressources Humaines,

d’une part,

Et

Les Organisations Syndicales désignées ci-après dont celles représentatives au sein de la Société :

La CFDT, représentée par – Délégués Syndicaux,

La CFE-CGC, représentée par - Délégué Syndical,

La CGT, représentée par - Délégués Syndicaux,

La FO, représentée par - Délégués Syndicaux.

d’autre part,

Le présent Protocole d’Accord Préélectoral encadre les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique, les mandats actuels des représentants venant à expiration le 28 mars 2023.

Celui-ci s’inscrit dans une démarche de négociation avec les Organisations syndicales représentatives de Flexi France qui ont signé en date du 21 décembre 2018 un accord sur le dialogue social au sein de l’entreprise, encadrant le fonctionnement du CSE et octroyant les moyens nécessaires pour favoriser un dialogue social serein de qualité de l’entreprise. Celui-ci a ensuite été révisé par avenant le 14 janvier 2021.

 

PREAMBULE

Le présent Protocole d’Accord Préélectoral a pour objet de régler les modalités de répartition du personnel et des sièges à pourvoir dans les collèges électoraux, ainsi que le déroulement et l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique.

Conformément à l’accord relatif au vote électronique du 24 janvier 2019, les parties déterminent également les modalités de déroulement du vote électronique.

Les modalités mises en place pour l’organisation du vote électronique respecteront les directives édictées par la CNIL dans sa délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

La Direction a fait appel à un prestataire de solutions de vote électronique dont le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL conformément au Décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique.

Le cahier des charges appliqué par le prestataire choisi à savoir la société Election-Europe est annexé au présent protocole. Il contient la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales permettant de vérifier la conformité du système aux prescriptions réglementaires.

 

SOMMAIRE

PREAMBULE 2

1. DATE, HORAIRE ET LIEU DES ELECTIONS 4

2. DETERMINATION DU NOMBRE ET DU PERIMETRE DES ETABLISSEMENTS DISTINCTS 4

3. DETERMINATION DU NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR 4

4. REPARTITION DU PERSONNEL DANS LES COLLEGES ELECTORAUX 5

5. REPARTITION DES SIEGES ENTRE LES COLLEGES ELECTORAUX 5

6. MODALITES DU VOTE ELECTRONIQUE ET DATES DE SCRUTIN 5

6.1. Modalités du Scrutin 6

6.2. Période de Scrutin 7

6.3. Lieu de Vote 7

6.3.1. Principe de liberté de choix du lieu de vote 7

6.3.2. Mise à disposition de postes informatiques au sein des locaux de la Société 7

6.3.3. Dépouillement 7

6.3.4. Mise à disposition d’une helpline 8

7. VOTE PAR CORRESPONDANCE 8

8. LISTE DES ELECTEURS ET ELIGIBLES 8

8.1. Affichage des listes électorales 8

8.2. Réclamations 9

9. LISTE ET DEPOT DES CANDIDATURES – CAMPAGNE ELECTORALE 9

9.1. Listes de candidatures 9

9.2. Affichage 10

9.3. Campagne électorale 10

10. BUREAU DE VOTE – DEPOUILLEMENT – PROCLAMATION DES RESULTATS PROCES VERBAL 11

10.1. Bureau de Vote 11

10.2. Communication de la Direction au cours de la période de vote 11

10.3. Cellule d’assistance technique - Dépouillement - Proclamation des résultats - Procès-verbal 12

10.3.1. Cellule d’assistance technique 12

10.3.2. Dépouillement 12

10.3.3. Proclamation des résultats 12

10.3.4. Procès-verbal 13

11. MOYENS DE COMMUNICATION DU DEROULEMENT DES ELECTIONS 13

12. MODALITES DE FONCTIONNEMENT DU CSE 14

13. DUREE DE L’ACCORD 14

14. PUBLICITE 14

DATE, HORAIRE ET LIEU DES ELECTIONS

L’élection des futurs représentants du personnel composant la délégation du Comité Social et Economique, se déroulera par vote électronique en application de l’accord relatif au vote électronique en date du 24 janvier 2019, selon les dates prévues au calendrier figurant ci-dessous (déroulé global en annexe 1)

La date des élections est fixée pour le 1er tour de scrutin du mardi 14 mars 2023 à 9 heures au vendredi 17 mars 2023 à 15 heures.

Si un 2ème tour était nécessaire, il aurait lieu du mardi 28 mars 2023 à 9 heures au vendredi 31 mars 2023 à 15 heures.

Les dates du premier tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• De clôture des votes par internet le vendredi 17 mars 2023 à 15 heures ;

• Du dépouillement électronique le vendredi 17 mars 2023 à 15 heures ;

• De la proclamation des résultats le vendredi 17 mars 2023.

Les dates du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• De clôture des votes par internet le vendredi 31 mars 2023 à 15 heures ;

• Du dépouillement électronique le vendredi 31 mars 2023 ;

• De la proclamation des résultats le vendredi 31 mars 2023.

Les conditions d’ancienneté pour être électeur et éligible s’apprécient à la date du premier jour de scrutin du premier tour, soit le 14 mars 2023.

DETERMINATION DU NOMBRE ET DU PERIMETRE DES ETABLISSEMENTS DISTINCTS

En application de l’article L. 2313-2 du Code du travail, les parties conviennent de l’existence d’un seul établissement au sein la société FLEXI FRANCE.

Par conséquent, à l’issue des élections, un CSE unique sera mis en place au niveau de la Société FLEXI FRANCE.

DETERMINATION DU NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR

Conformément à l’article L.2311-2 du Code du travail, un Comité social et économique doit être mis en place dans les entreprises d’au moins onze salariés. Sa mise en place n’est obligatoire que si l’effectif d’au moins onze salariés est atteint pendant douze mois consécutifs. Les modalités de calcul des effectifs sont celles prévues aux articles L.1111-2 et L.1251-54 du Code du travail.

Ainsi, l’effectif théorique de l’entreprise à prendre en compte pour la détermination du nombre de sièges à pourvoir est de 886 personnes à la date du premier tour du scrutin (équivalent temps plein).

En conséquence, conformément à l’article R2314-1 du Code du travail, le nombre de représentants à élire est de quinze titulaires et quinze suppléants.

REPARTITION DU PERSONNEL DANS LES COLLEGES ELECTORAUX

La composition des collèges électoraux est définie par l’article L2314-11 du code du travail.

Chez Flexi France, la répartition du personnel dans les collèges électoraux s’effectue en fonction des coefficients établis par la convention collective.

Les membres de la délégation du personnel du CSE sont élus sur des listes établies par les organisations syndicales pour chaque catégorie de personnel :

L’effectif des cadres de l’entreprise étant supérieur à 25, en application de l’article L.2324-11 du Code du travail, un 3^ème collège doit être constitué.

De ce fait, il est prévu pour l’organisation de ces élections trois collèges distincts :

1er collège Ouvriers et Employés	2e collège Techniciens, Dessinateurs, Agents de Maîtrise	3e collège Cadres, Ingénieurs et assimilés cadres
du Niveau I/ Echelon 1/ Coefficient 140 au Niveau III/ Echelon 3/ Coefficient 240	du Niveau IV/ Echelon 1/ Coefficient 255 au Niveau V/ Echelon 1/ Coefficient 305	à partir du Niveau V/ Echelon 2/ Coefficient 335 jusqu’aux Positions I, II et III
322 personnes Dont 14 femmes (soit 4,2%) Et 309 hommes (soit 95,8%)	254 personnes Dont 63 femmes (soit 24,9%) Et 191 hommes (soit 75,1%)	312 personnes Dont 88 femmes (soit 28,2%) Et 224 hommes (soit 71,8%)

REPARTITION DES SIEGES ENTRE LES COLLEGES ELECTORAUX

Les parties conviennent que la répartition des sièges s’effectuera proportionnellement à l’importance numérique et en fonction de l’importance du rôle économique et social de chaque collège électoral. Pour l’attribution des sièges restants, il conviendra d’appliquer le système de la méthode du « plus fort reste » comme le préconise l’administration.

1er collège Ouvriers et Employés	2e collège Techniciens, Dessinateurs, Agents de Maîtrise	3e collège Cadres, Ingénieurs et assimilés cadres
6 titulaires 6 suppléants	4 titulaires 4 suppléants	5 titulaires 5 suppléants

MODALITES DU VOTE ELECTRONIQUE ET DATES DE SCRUTIN

Les parties signataires conviennent de procéder à un vote électronique pour les présentes élections professionnelles conformément à l’accord d’entreprise conclu le 24 janvier 2019 en annexe 2 du présent accord.

Le prestataire fournisseur retenu pour la mise en place du vote électronique est :

S.A.R.L Election-Europe

1 place Paul Verlaine

92100 Boulogne-Billancourt.

Un représentant de la société Election-Europe accompagnera l’entreprise pour l’assurer du bon déroulement de la prestation. Le cahier des charges est disponible en annexe 3 du présent accord.

Il est prévu que les délégués syndicaux, les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une présentation sur le système de vote électronique retenu. Cette présentation sera d’une durée maximale de deux heures et sera fixée une semaine avant le premier tour des élections professionnelles.

Dans le cadre du vote électronique, l’identifiant, le mot de passe et la note explicative, seront envoyés par email aux électeurs, à la date prévue au calendrier, par le prestataire fournisseur. L’ensemble de ces informations sera transmis par voie postale pour les électeurs absents longue durée lors de l’envoi des codes.

Modalités du Scrutin

Le scrutin est de liste à deux tours, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Il est procédé à des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants dans chacune des catégories professionnelles formant des collèges distincts.

Chaque électeur ne peut voter que pour les listes dont les membres appartiennent à son collège.

Les électeurs auront la faculté de rayer des noms sur les bulletins soumis à leur suffrage, sans que le panachage ni le vote préférentiel ne soient autorisés. Un bulletin électronique comportant des noms rayés sera valable.

Toutefois, les « ratures » ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes si leur nombre est strictement inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les « ratures » sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne des voix de la liste.

En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant été raturés à plus ou égal 10% dans une même liste, c’est le candidat le plus âgé qui sera proclamé élu.

Dans le cas de liste unique, celle-ci sera élue lorsque le quorum, même s’il y a eu des noms rayés, sera atteint.

Au premier tour de scrutin, toutes les organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas de l’article L.2314-5 du Code du travail peuvent présenter une liste.

Il y aura lieu de procéder à un second tour dans l’entreprise, ouvert aux candidatures libres, dans l’un des cas suivants :

• le quorum n’a pas été atteint au premier tour : le quorum est atteint dès lors que le nombre de suffrages valablement exprimés est au moins égal à la moitié des électeurs inscrits. Le quorum est calculé pour chaque collège et pour chaque type de candidature (titulaire et suppléant),

• L’absence de candidatures syndicales au premier tour,

• Les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.

Période de Scrutin

Pour aider les électeurs à participer au processus électoral, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur 4 jours consécutifs. Le 1^er tour du scrutin aura lieu du mardi 14 mars 2023 à 9h00 au vendredi 17 mars 2023 à 15h00 dans le but de couvrir les différentes organisations des temps de travail pratiquées sur le site (en journée, nuit, cycles). Ainsi, les équipes affectées à un poste de week-end auront la possibilité de participer au processus électoral lors du temps habituellement consacré au passage de consignes le vendredi 17 mars 2023 de 14h00 à 15h00.

Ces dispositions concernent l’ensemble des électeurs de l’ensemble des collèges électoraux.

Pour le premier tour de scrutin de l’élection des membres du Comité Social et Economique, le vote électronique mis en place sur le réseau Internet sera ouvert du mardi 14 mars 2023 à 9h00 au vendredi 17 mars 2023 à 15h00.

Dans l’hypothèse où un second tour serait nécessaire, il aurait lieu dans les mêmes conditions de vote du mardi 28 mars 2023 à 9h00 au vendredi 31 mars 2023 à 15h00.

Lieu de Vote

Principe de liberté de choix du lieu de vote

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, depuis n’importe quel terminal Internet. L’accès au site Internet dédié au vote électronique sera garanti pour tous les postes informatiques, y compris ceux mis en place dans les ateliers.

Toutes les facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire lorsque le vote se déroulera pendant le temps de travail.

Mise à disposition de postes informatiques au sein des locaux de la Société

Pour faciliter les opérations de vote électronique, quatre postes informatiques permettront de voter dans la salle LOBITO et sa configuration respectera les mesures propres à assurer la confidentialité des votes. Un téléphone fixe permettra de contacter la helpline.

Ces postes seront accessibles pendant les plages d’ouverture des scrutins.

Dépouillement

Les parties s’accordent pour organiser les opérations de dépouillement le dernier jour de scrutin, soit le vendredi 17 mars 2023 dans la salle Paris au bâtiment K.

Dans l’hypothèse d’un deuxième tour, s’appliqueraient à l’identique les modalités organisant les opérations de dépouillement le vendredi 31 mars 2023.

Mise à disposition d’une helpline 

En cas de perte éventuelle de l’identifiant permettant de se connecter au site de vote, une helpline gérée par le prestataire de vote électronique sera mise à disposition. Lors de chaque appel, un représentant du prestataire procédera à la vérification de l’identité du demandeur dans le respect du principe de confidentialité. Une fois la vérification réalisée, et selon le choix de l’électeur, il pourra être procédé à :

• La réédition et l’envoi par mail (professionnel ou personnel) du code identifiant de l’électeur ;

• La réédition et l’envoi par SMS du code identifiant de l’électeur sur le numéro de téléphone portable que l’électeur indiquera.

La permanence de la helpline sera accessible 24h/24.

VOTE PAR CORRESPONDANCE

Le vote électronique permettant de couvrir l’ensemble des électeurs et pouvant être pratiqué depuis n’importe quel accès internet, le vote par correspondance ne sera pas proposé.

LISTE DES ELECTEURS ET ELIGIBLES

Affichage des listes électorales

Les listes électorales sont définies selon les articles L2314-18, L2314-19 et L2314-23 du code du travail.

Sont électeurs l'ensemble des salariés âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur ainsi que des salariés qui disposent d'une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés au chef d'entreprise ou qui le représentent effectivement devant le comité social et économique.

Les salariés mis à disposition de l'Entreprise par des sociétés extérieures, présents dans les locaux de l'Entreprise depuis au moins un an, peuvent participer aux élections de la délégation du personnel au CSE. Ces salariés choisissent s'ils exercent leur droit de vote dans l'entreprise qui les emploie ou dans l'entreprise utilisatrice. En revanche, ils ne sont pas éligibles.

Les listes des électeurs et des éligibles seront affichées le mercredi 15 février 2023 dès 9 heures.

Les listes électorales seront également transmises au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique.

Par souci de confidentialité et de respect de la vie privée des salariés, les listes électorales ne comporteront pas l’adresse personnelle des salariés. Cette liste comportera donc les : nom, prénom, âge, date d’ancienneté, date d’entrée dans l’entreprise et la mention que le salarié répond bien aux conditions d’électorat et d’éligibilité. Sera également ajoutée la mention « mis à disposition » le cas échéant.

Réclamations

En application de l’article L. 2314-32 et R. 2314-23 du Code du travail, les contestations relatives aux listes électorales doivent être portées devant le Tribunal judiciaire compétent dans les trois jours qui suivent la publication de la liste.

LISTE ET DEPOT DES CANDIDATURES – CAMPAGNE ELECTORALE

Listes de candidatures

Conformément à la loi, chaque liste de candidats est présentée pour un collège.

Pour chaque collège électoral, les listes qui doivent comporter plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits dans le collège électoral.

Cela s’applique à la liste des candidats titulaires et à la liste des candidats suppléants.

Les listes doivent être composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

La société a porté à la connaissance des salariés la part de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant :

- Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5

- Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Si l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne pourra être en première position sur la liste.

La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :

- l’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.

- l’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Par ailleurs, des élections partielles seront organisées si un collège électoral n'est plus représenté ou si le nombre des membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique est réduit de moitié ou plus, sauf si ces événements interviennent moins de six mois avant le terme du mandat des membres de la délégation du personnel du CSE. 

Les listes de candidatures, les professions de foi d’un format limité à 500 Koctets, et le logo de la liste en format image (jpeg, gif ou png) en format 130x60 pixels, devront être communiqués à la Direction des Ressources Humaines :

• Pour le premier tour de scrutin : au plus tard le lundi 27 février 2023 à 9h00

• Pour le deuxième tour de scrutin : au plus tard le mardi 21 mars 2023 à 9h00

Passé ces délais, aucune liste ne sera retenue.

Ces listes seront déposées en double exemplaire, l’un de ces exemplaires émargés par la Direction des Ressources Humaines valant récépissé de dépôt.

Affichage

Les listes des candidats, pour chacune des instances représentatives, seront affichées :

• Pour le premier tour de scrutin : au plus tard le mardi 28 février 2023 à 10h00

• Pour le deuxième tour de scrutin : au plus tard le mardi 22 mars 2023 à 10h00

Campagne électorale

Les organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas de l’article L.2314-5 du Code du travail assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise. Les parties conviennent qu’aucune forme de propagande (distribution de tracts, affichage, meetings) ne pourra avoir lieu après 17h00 le vendredi 10 mars 2023 (et le vendredi 24 mars 2023 après 17h00 pour le deuxième tour) jusqu’à 15h00 le vendredi 17 mars 2023 (jusqu’à 15h00 le vendredi 31 mars 2023 pour le deuxième tour).

Afin de permettre la mise en ligne des campagnes électorales, les organisations syndicales précitées pourront remettre au service des Ressources Humaines leur campagne électorale en format PDF avec une taille limitée à 500 Koctets ainsi que leur logo fourni en format image (jpec, gif ou png) en format 130x60 pixels.

De même au second tour les candidats pourront remettre au service des Ressources Humaines leur campagne électorale.

Les dates limites pour le dépôt des campagnes électorales ainsi que les logos sont identiques à celles relatives au dépôt des listes de candidatures fixées ci-dessus.

BUREAU DE VOTE – DEPOUILLEMENT – PROCLAMATION DES RESULTATS PROCES VERBAL

Bureau de Vote

Pour chaque collège électoral, le bureau de vote sera composé de l’électeur le plus âgé et de l’électeur le plus jeune, présents et acceptant la désignation le jour du vote. L’électeur le plus âgé sera Président du bureau de vote.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret interroger un compteur donnant avec précision le nombre de votants pour chacune des élections (suppléants et titulaires), sans cependant avoir accès aux listes d’émargements.

A la clôture du scrutin, la liste d’émargement sera contresignée par les membres du bureau.

Communication de la Direction au cours de la période de vote

La Direction des Ressources Humaines diffusera, si besoin à plusieurs reprises, au cours de la période de scrutin la communication suivante :

Elections professionnelles : vous avez jusqu’au …. Pour voter !

Le scrutin du 1^e tour/2^e tour des Elections Professionnelles 2023 sera clos le vendredi 17 mars 2023/vendredi 31 mars 2023 à 15h00. Munis de vos codes d’accès, prenez quelques minutes pour voter.

Vous trouverez ci-dessous le lien du site pour voter ainsi que le guide d’utilisation vous permettant de vous familiariser avec le site internet de vote.

Par ailleurs, nous vous informons que des ordinateurs en libre-service sont à votre disposition en salle Lobito, si vous le souhaitez.

Si vous avez perdu vos codes, une procédure de restitution est prévue. Pour en bénéficier vous pouvez contacter le prestataire Election-Europe aux coordonnées suivantes : 0 800 71 43 21

Une affiche sera portée à l’affichage avec le message suivant :

Elections professionnelles : vous avez jusqu’au …. pour voter !

Le scrutin du 1^er tour/2e tour des Elections Professionnelles 2023 sera clos vendredi 17 mars 2023/vendredi 31 mars 2023. Munis de vos codes d'accès, prenez quelques minutes pour voter.

Si vous avez perdu vos codes, une procédure de restitution est prévue. Pour en bénéficier vous pouvez contacter le prestataire Election-Europe aux coordonnées suivantes : 0 800 71 43 21

Cellule d’assistance technique - Dépouillement - Proclamation des résultats - Procès-verbal

Cellule d’assistance technique

Il est mis en place une cellule d’assistance technique chargée de manière générale, à veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système du vote électronique.

Cette cellule d’assistance technique est composée :

• d’un ou d’une représentant(e) de la DRH pour les modalités pratiques du déroulement du vote électronique (en coordination avec le service informatique interne à Flexi France);

• et d’un support téléphonique du prestataire pour la partie technique du dispositif du vote électronique.

Toutes difficultés administratives (autres que celles pouvant être solutionnées par la helpline) ou techniques, devront être remontées au représentant de la DRH.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Dépouillement

Le dépouillement des bulletins de vote du personnel aura lieu en fin de scrutin, le vendredi 17 mars 2023 à partir de 15h00 pour le premier tour, et le vendredi 31 mars 2023 à partir de 15h00 pour le deuxième tour s’il a lieu.

Le dépouillement se fera dans la salle Paris du bâtiment K et en présence des membres des bureaux de vote, un représentant de chaque liste, les membres de la Direction et l’appui du prestataire extérieur pour veiller au bon déroulement des opérations.

Le dépouillement aura lieu, urne par urne, dans chaque collège électoral.

Le bureau de vote de chaque collège procède au dépouillement.

Le président du bureau de vote proclame les résultats, signe les procès-verbaux et les listes d’émargement avec les autres membres et le remet, dès la fin du dépouillement, à la Direction qui se charge de diffuser les résultats.

Proclamation des résultats

En application de l’article L.2314-29 du Code du travail « lorsque le nom d'un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat ». Dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de présentation.

Lorsque deux listes ont la même moyenne et qu'il ne reste qu'un siège à pourvoir, ce siège est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.

Lorsque deux listes ont recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats susceptibles d'être élus. Aucun candidat ne pourra être élu pour un collège autre que celui auquel il appartient.

Les membres du bureau de vote proclament publiquement les résultats en indiquant nominativement les élus avec le nombre de voix obtenues.

Procès-verbal

Les opérations électorales seront consignées dans un procès-verbal pour chaque collège électoral et en distinguant les membres titulaires et les membres suppléants, chacun en deux exemplaires originaux pour envoi au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) dans les 15 jours suivant la fin des élections conformément à l’article R.2314-22 du Code du travail.

Les procès-verbaux devront être signés par les membres des bureaux de vote.

Les photocopies des procès-verbaux seront remises à chaque organisation syndicale. Parallèlement, les résultats seront affichés pour porter à la connaissance des salariés le résultat des élections professionnelles.

Il sera établi un procès-verbal de carence dans l’hypothèse où dès le premier tour aucune candidature n’a été présentée par les organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas de l’article L.2314-5 du Code du travail ou bien lorsque le quorum n’a pas été atteint, et qu’au deuxième tour, aucun candidat ne s’est manifesté.

Le cas échéant, le procès-verbal de carence sera affiché et transmis dans les 15 jours au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP).

Toutes les pièces justificatives du scrutin seront consignées et conservées par le prestataire extérieur jusqu’à l’expiration des délais légaux et des délais contentieux applicables en la matière.

MOYENS DE COMMUNICATION DU DEROULEMENT DES ELECTIONS

Il est convenu que pour les élections, une communication générale soit faite pour préciser les conditions de fonctionnement du vote électronique. Cette communication sera faite par email, par affichage d’une note explicative sur les panneaux réservés à la Direction, et également par les managers lors des réunions de service.

De plus, dix jours avant chaque tour des élections professionnelles, il sera communiqué par voie d’affichage sur les panneaux réservés à la Direction, une note précisant le numéro de la helpline. L’ensemble de ces informations seront communiquées par courrier aux salariés absents.

MODALITES DE FONCTIONNEMENT DU CSE

Il est rappelé par la Direction que le fonctionnement du CSE qui sera élu dans le cadre des prochaines élections professionnelles organisées par le présent protocole préélectoral est fixé à ce jour par l’accord collectif en date du 21 décembre 2018 relatif au dialogue social, modifié par avenant du 14 janvier 2021.

DUREE DE L’ACCORD

Le présent protocole d’accord est conclu pour les élections professionnelles des représentants du personnel au Comité Social et Economique de 2023.

PUBLICITE

L’existence du présent accord sera portée à connaissance du personnel Flexi France par le biais des emplacements réservés à cet effet pour consultation et courriel diffusés par le service des Ressources Humaines.

Le texte du présent accord comporte 14 pages sans ses annexes.

Fait au Trait, le 09 février 2023

En 8 exemplaires originaux

Madame

Directrice des Ressources Humaines

Les Organisations Syndicales de l’entreprise,

CFDT

Délégués syndicaux

CFE-CGC

Délégué syndical

CGT

Délégués syndicaux

FO

Délégués syndicaux

Annexe 1 – Calendrier des élections professionnelles

Annexe 2 : Accord vote électronique

Annexe 3 : Cahier des charge prestation vote électronique

CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

INTRODUCTION

Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, la société FLEXIFRANCE a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La société FLEXIFRANCE a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.

Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole préélectoral.

1 NATURE DU CAHIER DES CHARGES

1.1 Principes de l’élection

La société FLEXIFRANCE souhaite utiliser un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

  2. Modalités de l'élection

Modalités du vote

Vote Electronique :

Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.

Le cas échéant, pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre serait adapté à la configuration notamment géographique de chaque établissement, pourront être mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils devront être installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.

Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.

Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.

Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.

Opérations de dépouillement

A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site.

La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :

• Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote

• Intégration automatisée des résultats du vote internet

• Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste.

• Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote

• Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.

La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par le non corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote.

Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats.

Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus.

Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet.

Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :

• Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;

• Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.

Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :

• Quotient électoral ;

• Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.

Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous :

Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.

Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.

S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ».

A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.

Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.

Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.

En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats.

Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.

Enfin il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant.

Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : - Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 - Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :

• L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.

• L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

2 INTERVENANTS

2.1 Organisation des élections

La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction RH, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.

2.2 Le Prestataire

Références

Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.

Le Prestataire doit d’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les « Principes Electoraux »).

De façon générale le Prestataire doit d’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.

Coordination, suivi de l’opération et garanties

Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales.

Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.

Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.

Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.

Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.

En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.

Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le « Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.

Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :

• Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;

• Le Logiciel ne contient aucune fonction espionne ;

• Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la « Recette Interne »).

Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur :

• Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (i) l’Audit et de la Recette Interne ;

• Le rapport de l’Audit ;

Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.

Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande.

3 DEFINITION DU BESOIN

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :

• La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé

• La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection

• La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération

3.1 Fonctionnalités générales attendues

Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

• La coordination de l'opération en relation avec la Direction RH

• Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection

• La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs

• Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement - le traitement et l’intégration des listes de candidats

• La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin

• Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique

• La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion

• La conservation des fichiers pendant les délais de recours

• La destruction des archives

3.2 Contraintes

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.

Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.

Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.

3.3 La plate-forme de vote électronique

La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.

La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.

Il comprend obligatoirement :

• Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification

• Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires

• Une séparation stricte des données sera assurée :

a) pour le fichier des électeurs

b) pour la réception des votes (urne électronique)

Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …)

Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal.

Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.

La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :

• La fiabilité de l’ensemble

• Une protection des accès physiques

• Un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données

• La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin

Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.

Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Direction RH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.

Disponibilité de la plateforme

La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau.

L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote.

Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption.

Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Direction RH.

Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.

Accessibilité de la plateforme

L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé.

En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle.

Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Edge, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.

Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente.

Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales.

Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré requis techniques sera clairement indiqué.

L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.

Accès au système de vote

L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel.

L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.

Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).

Recette

La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.

Maintenance

Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative.

Fonctionnalités du système de vote électronique

Horodatage

L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur.

L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.

Chiffrement

La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement d’applet sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

Vérifiabilité

L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.

Procédure de vote

Le système de vote devra permettre :

• Le vote blanc

• Le raturage dans une liste

• À l’électeur de revenir sur son choix avant validation

• La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique

• La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)

Le système de vote devra interdire :

• De sélectionner plus d’une liste

• De voter plusieurs fois

• Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote

  4. Mise en place d’un processus électoral

Moyens d’identification et d'authentification

A partir du fichier des électeurs, Le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe.

Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la cellule technique.

Écrans de vote

Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra proposer une ergonomie adaptée au profil « électeur » des utilisateurs de ce type de service Web en mode Responsive Web Design.

L’application de vote doit supporter tout type de navigateur en mode HTTPS (version TLS), Internet Explorer, Edge, Firefox, Safari, Chrome, etc… être compatible avec le niveau le plus bas de Javascript V1.1, et répondre aux standards du W3C et du WAI pour la compatibilité des interfaces pour les personnes handicapées, malvoyantes et non-voyantes (norme Web Accessibility Initiative).

La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité.

Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.

Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.

Paramétrage de l’élection

La Direction RH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.

La Direction RH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format GIF de 4 kilo-octets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 500 kilooctets.

Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.

Interface de contrôle

Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.

L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.

L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.

Tests et recette

Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :

• Le bon fonctionnement du processus de connexion

• La présence de la liste d’émargement

• La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés

• La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos

• Le fonctionnement du processus de vote

• Le fonctionnement du processus de dépouillement

Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.

Après la recette validée, le Prestataire :

• Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles

• Scellera les listes de candidats

• Remettra à zéro le compteur des votes

• Videra et scellera l’urne électronique

Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.

Période de vote

L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h / 24 7/7.

Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.

La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement

• L’émargement dans le fichier des électeurs

• L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique

• L’impossibilité de revoter

• La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote

Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.

4 ASSISTANCE

4.1 Aux électeurs

Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées une hotline sera mise en place par la cellule technique pour :

• Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)

• Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification stricte de l’électeur par la Direction RH sans que la Direction RH ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.

4.2 A la Direction RH

Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :

• Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration

• L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système

• Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs

• L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.

4.3 Documentation

Le Prestataire fournira :

• Une documentation sur le système de vote

• Une documentation sur le système de dépouillement

• Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes

Le Prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents.

Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.

Annexe 4 : Présentation vote électronique

Introduction

Le système de vote électronique proposé, comprenant un niveau de sécurité adapté aux enjeux des scrutins, est notamment conforme aux dispositions légales applicables, notamment aux articles R.2314-5 et suivants du Code du Travail, et aux exigences posées par la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le système de vote Election-Europe est conforme aux principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote et l’identité de l’électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• Impossibilité de détourner la voix d’un autre électeur

• La confidentialité et la liberté du vote : chaque électeur doit pouvoir exercer son droit de vote sans pression extérieure

Election Central® est ainsi conforme et expertisé comme tel :

• aux principes généraux du droit électoral,

• au code du travail et au droit administratif,

• au RGPD,

• aux recommandations de la CNIL et notamment la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 sur le vote électronique,

• au référentiel général de sécurité défini par l’ANSSI,

• au référentiel de sécurité OWASP 2013 garantissant la sécurité du système en respect des principes du RGPD applicable en 2018.

Election Europe dispose de toutes les technologies et des sécurités physiques comme logiques pour garantir la fourniture d’une plateforme de vote ultra performante, dont le dernier audit d’octobre 2015 mis à jour en octobre 2018 diligenté par, expert assermenté auprès de la cour de cassation et la cour d’appel de Paris confirme le très haut niveau de sécurité et la conformité aux principes généraux du droit électoral, à la réglementation en vigueur sur le vote électronique et aux recommandations de la CNIL. 3 Ce document est la propriété d’ELECTION-EUROPE Il ne peut être ni reproduit, ni communiqué à des tiers sans autorisation écrite

Description du fonctionnement Election Central®

Le système de vote est un système existant qui a déjà largement fait ses preuves. Il repose sur le progiciel Election Central® qui a fait l’objet par des experts qualifiés et indépendants d’audits détaillés, incluant notamment les questions de sécurité.

La sécurisation fonctionnelle du système de vote est considérée comme un axe fondamental contribuant à la sécurité globale de la solution du vote électronique ; elle permet de renforcer l’adhésion et la confiance des candidats et des électeurs, et concourt ainsi à augmenter la participation.

Le progiciel Election Central® installé dans son environnement matériel d’exécution permettra aux électeurs de voter à tout moment sur la période ouvrée du scrutin.

Le temps de réponse de l’application est optimisé de manière à permettre à l’électeur de voter rapidement et sans contrainte.

L’électeur pourra ainsi voter en toute confidentialité de tout type d’ordinateur relié à internet et utilisant un navigateur standard que ce soit de leur poste de travail relié à l’intranet de leur lieu de travail ou d’un ordinateur, smartphone, tablette quelconque relié à internet (liberté de choix de l’électeur de son lieu de vote permettant la garantie de confidentialité du vote).

L’émargement électronique immédiat prévient toute tentative de double vote (garantie d’unicité du vote).

Schéma de fonctionnement d’Election Central®

Ce document est la propriété d’ELECTION-EUROPE Il ne peut être ni reproduit, ni communiqué à des tiers sans autorisation écrite

Le flux du vote chiffré dès son émission du poste du votant et celui de l’identification de l’électeur sont séparés et les bulletins de vote sont conservés chiffrés sur les serveurs (urnes électroniques) afin de garantir l’anonymat du vote.

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes font donc l’objet de deux traitements automatisés d’informations distincts, dédiés et isolés. L’établissement d’un lien entre un électeur et l’expression de son vote est impossible.

Le suivi du scrutin peut être effectué via l’interface d’administration dont des clefs seront remises aux membres des bureaux de vote désignés leur permettant de consulter la liste d’émargement en ligne et les compteurs des scrutins dont ils ont le contrôle (garantie de contrôle par les autorités électorales).

La présentation des listes de candidats et des professions de foi ou des questions est traitée de manière identique pour chacun sur la page du bulletin de vote.

Dès le choix effectué par l’électeur, son bulletin sera chiffré et envoyé à l’urne correspondante, le système lui renverra alors une image du bulletin chiffré en attente de sa confirmation dans l’urne, s’il le confirme, le bulletin est définitivement enregistré sans qu’aucun autre traitement informatique ne puisse modifier le choix originellement émis par l’électeur. Ce processus exclusif à Election-Europe est le garant absolu de la sincérité du scrutin offerte par le progiciel Election Central® et sa fonctionnalité exclusive V2 Secure®

La plateforme Election Central® intègre ainsi une fonction innovante, grâce à une technologie brevetée de « Vote Vérifiable Sécurisé ». Baptisée V² SECURE®, cette technologie s’appuie sur la sécurité des serveurs et permet à chaque électeur de vérifier par lui-même que c’est bien son bulletin de vote qui est enregistré dans l’urne électronique, sans aucune modification possible à son insu par un pirate.

Le système de vote sera disponible en continu afin que l’électeur puisse voter très facilement et rapidement, les seuls aléas réellement possibles seront essentiellement les problèmes d’accès internet que pourraient avoir l’électeur à partir de son propre ordinateur dans son réseau ou un courrier égaré ou non reçu. Le support pourra être joint dans ces situations.

L’ensemble des bulletins est donc stocké dans le format émis par l’électeur (garantie de sincérité du scrutin) au moment de la confirmation de son vote dans l’urne électronique.

L’ensemble du dispositif est hébergé dans le cadre d’un système transactionnel à tolérance de panne offrant ainsi une totale garantie d’intégrité des données et un temps de réponse immédiat.

Le long savoir-faire d’Election-Europe lui permet donc de couvrir l’ensemble des garanties nécessaires au strict respect du cahier des charges comme des textes législatifs et réglementaires exigé pour ces élections professionnelles tout en offrant un outil facile d’accès aux électeurs leur permettant d’exercer très facilement leur droit de vote.

Ces garanties sont donc indispensables au respect des principes généraux de notre droit électoral, à savoir :

✓ Garantie de sincérité du scrutin,

✓ Garantie d’intégrité des données de vote,

✓ Garantie d’anonymat,

✓ Garantie de confidentialité,

✓ Garantie de contrôle par les autorités électorales,

✓ Garantie d’unicité du vote.