CAPITAL BANKING SOLUTIONS

ACCORD MAJORITAIRE RELATIF AU FONCTIONNEMENT DU CSE

Entre les soussignÉs :

La société Capital Banking Solutions,

Société par actions simplifiée au capital de 621 300 euros, dont le siège social est situé au 23, rue Balzac - 75008 Paris, immatriculée au RCS sous le numéro 429 359 524 000 31,

Représentée par , agissant en qualité de Directeur Général, et ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

Ci-après dénommée « La Société »

d’une part,

ET :

Les membres titulaires du Comité Économique et Social

Représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du comité social et économique lors des élections professionnelles du 22 septembre 2022

Ci-après désigné : « le CSE »

d’autre part,

La Société et le CSE sont ensemble dénommés : « les Parties »

Table des matières

Article 1. Visioconférence 3

1.1. Propos liminaire 3

1.2. Recours à la visioconférence 4

1.3. Matériel mis à disposition et sécurité informatique 4

1.4. Cas particulier du vote à bulletin secret 4

Article 2. Signature électronique 5

2.1. Propos liminaire 5

2.2. Recours à la signature électronique 5

2.3. Recours à la signature électronique 5

2.4. Modalités techniques du recours à la signature électronique 6

Article 3. Dialogue social - Périodicité des consultations récurrentes 6

Article 4. Dispositions finales 6

Préambule

Dans le prolongement des dernières élections de renouvellement du CSE, la Société a engagé des discussions avec les membres élus du CSE en vue de fixer ses modalités de fonctionnement en particulier s’agissant du recours à la visioconférence et à la signature électronique.

Le CSE et la Société ont également souhaité organiser ensemble les modalités de fonctionnement de cette instance et ce afin d’avoir une représentation équitable, efficace, proche des attentes des salariés.

Conformément aux dispositions légales applicables, ces modalités de fonctionnement sont déterminées dans le cadre du règlement intérieur du CSE adopté lors de la réunion du CSE du 14 mars 2023 et le présent accord conclu au cours de cette même réunion.

Les dispositions du présent accord s'appliquent à l'ensemble des membres du CSE.

Visioconférence

Propos liminaire

L’article L. 2315-4 du code du travail permet la conclusion d’un accord entre l’employeur et les membres titulaires du CSE afin d’autoriser le recours à la visioconférence pour les réunions du CSE au-delà de trois réunions par an.

Pendant la période de confinement, les réunions du CSE se sont déroulées en visioconférence. La Direction et les élus ont souhaité rendre cette modalité d’organisation pérenne et ont donc engagé des discussions à cet égard.

Les Parties ont ainsi mis en exergue différents avantages du recours à ce dispositif tant pour les élus que pour l’entreprise, liés à la réduction des déplacements :

• La réduction des coût et frais de déplacement ;

• La diminution de l'impact écologique de l'entreprise dans la mesure où l'une des manières les plus efficaces de réduire l'impact environnemental et l'empreinte carbone des déplacements est en effet d'en limiter le nombre ;

• L’amélioration de la présence des élus aux réunions tout en leur permettant de gagner du temps et de gérer au mieux l’articulation de leur vie privée et vie professionnelle.

Enfin, outre le gain de temps (déplacements, accès pour rejoindre les moyens de transport, etc.), les avantages de la visioconférence sont également à rechercher dans une meilleure circulation de l'information et un environnement de travail favorable aux prises de décision rapides.

Cette pratique de travail à distance doit toutefois être mise en œuvre en veillant à ne pas altérer le sentiment d’appartenance à l’entreprise et doit prendre en compte l'individu.

Enfin, la visioconférence permet de répondre de façon adéquate à des circonstances exceptionnelles et impondérables, comme ce fut le cas face à la crise sanitaire liée à la Covid-19.

Recours à la visioconférence

Les Parties conviennent de l'organisation en nombre illimité de réunions en visioconférence, qu’il s’agisse des réunions ordinaires ou extraordinaires.

L’organisation de réunions en présentiel peut être demandée par la majorité des membres du CSE pour des cas particuliers, comme :

• procédure de licenciement d’un salarié protégé ;

Lorsque les membres du CSE sont réunis en visioconférence, les Parties s'engagent à ce que le dispositif technique mis en œuvre garantisse l'identification des membres et des représentants de la Direction et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des échanges et éventuelles délibérations.

Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.

Matériel mis à disposition et sécurité informatique

Les membres du CSE peuvent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence.

Les membres du CSE doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs.

Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du CSE doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la charte informatique de l'entreprise, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.

Cas particulier du vote à bulletin secret

Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote.

Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'envoi des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Dans ce cadre, la procédure à suivre se déroule en deux étapes :

• l'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions précitées ;

• le vote a lieu de manière simultanée.

  À cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le représentant de la Direction.

Signature électronique

Propos liminaire

La loi n°2000-230 du 13 mars 2000 dispose que la signature électronique dispose de la même force probante que la signature manuscrite. L’article 1367 du Code civil prévoit en effet que la signature électronique est une preuve littérale au même titre qu’une signature manuscrite.

Le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique pris au vu du règlement (UE) n°910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE a précisé les conditions de validité d’une signature électronique.

Dans ce contexte, les parties à la négociation font le constat régulier que la signature physique des documents soumis au CSE (accords, comptes-rendus, rapport d’activité, etc.) nécessite de réunir en un même temps et lieu de nombreux acteurs. Par ailleurs, l’envoi des originaux par voie postale pour signature implique également des délais importants et un risque de perte de documents. Les Parties constatent donc la difficulté technique récurrente pour les signataires d’apposer leurs signatures physiques sur l’ensemble des exemplaires qu’ils souhaitent ratifier.

Dans ces conditions les Parties signataires du présent accord ont décidé de recourir à la signature électronique.

Recours à la signature électronique

Les Parties conviennent de l’utilisation de la signature électronique de manière générale pour l’ensemble des documents soumis à la signature du CSE (ci-après désignés le « Document » ou les « Documents »).

La Société informera systématiquement le CSE des modalités techniques de recours à la signature électronique.

Les membres du CSE s’engagent à transmettre à la Direction les coordonnées nécessaires pour l’utilisation de la signature électronique.

Recours à la signature électronique

Indépendamment de la solution technique retenue, les parties signataires rappellent la nécessité d’un processus de notification et de signature permettant à chacun de prendre une décision éclairée.

La signature des Documents s’effectuera par voie d’une signature électronique.

Les Documents seront transmis par voie électronique au moins une semaine avant la date limite de signature électronique. Si une des Parties justifie n’avoir pas pu signer le Document pour des raisons matérielles, la date limite de signature peut être prorogée pour une période n’excédant pas 15 jours.

En cas de prorogation, le représentant de la Société s’engage à informer les autres signataires des éventuelles nouvelles signatures. Une fois valablement signé par l’ensemble des Parties, le Document est notifié aux membres du CSE par voie électronique.

Si une des parties à la signature signale qu’une anomalie semble être intervenue dans la bonne identification des signataires, le Document signé électroniquement sera réputé caduque et resoumis à signature.

En tout état de cause, si le recours à la signature électronique n’était pas possible ou les délais sus mentionnés prévus n’étaient pas pertinents, la société pourra recourir à la signature manuscrite.

Modalités techniques du recours à la signature électronique

Les Parties rappellent que le recours à la signature électronique doit nécessairement faire appel à un procédé fiable, sûr et certain répondant aux exigences légales à la date de signature de chaque Document signé par le biais de ce procédé.

Les exigences légales sont rappelées en annexe du présent accord à titre d’information. Les éventuelles évolutions ou mises à jour remplaceront de plein droit celles annexées et seront communiquées à l’ensemble des Parties à première demande.

Les Parties conviennent de recourir à un prestataire qualifié. Le représentant de la société choisira ce prestataire s’assurera qu’il répond aux exigences légales et communiquera au CSE les garanties apportées. Le changement de prestataire fera l’objet d’une information préalable accompagnée des garanties de respect des exigences légales.

Par ailleurs, au regard des solutions existantes, les méthodes garantissant une identification certaine du signataire seront privilégiées (ex : envoi d’un code unique).

Dialogue social - Périodicité des consultations récurrentes

Afin d’adapter le calendrier des consultations au fonctionnement de l’entreprise, il est convenu dans le cadre du présent accord d’organiser les trois consultations obligatoires du CSE comme suit :

• La consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi interviendra tous les trois ans.

La prochaine consultation se tiendra avant la fin décembre 2023

• La consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise interviendra tous les trois ans.

La prochaine consultation se tiendra avant la fin décembre 2024

• La consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise interviendra tous les trois ans.

La prochaine consultation se tiendra avant la fin décembre 2025

Dispositions finales

• Durée de l’accord et date d’entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur, après sa signature, par les membres titulaires du CSE représentant la majorité des suffrages aux dernières élections du CSE, et lorsqu’auront été effectuées les formalités de dépôt.

Il entrera en vigueur à compter du lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôts prévues au présent article.

• Signature, formalités et dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé dans les meilleurs délais : 

• Un exemplaire original (signé) en format PDF par voie électronique et un exemplaire rendu anonyme (format docx) sur le site internet dédié : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr)

• Un exemplaire au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris. 

Un exemplaire sera par ailleurs tenu à la disposition du personnel, un avis étant affiché à cet effet sur le panneau du personnel. Enfin, un exemplaire sera conservé par la Direction.

• Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des Parties signataires, par lettre recommandée avec accusé réception adressée à l’ensemble des parties signataires, en respectant un délai de préavis de 3 mois.

Cet accord pourra être révisé à tout moment pendant sa période d’application par accord entre les Parties. La demande de révision devra être notifiée aux autres Parties par lettre remise en main propre ou lettre recommandée AR. La discussion relative à cette demande devra s’engager au plus tard dans les 3 mois suivants la présentation de celle-ci. Toute modification du présent accord fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi.

Fait à Paris,

Le 24 mars 2023, en 4 exemplaires originaux et en autant de copies que nécessaire pour le dépôt.

Pour la société :

, membre titulaire du CSE	, membre titulaire du CSE	, membre titulaire du CSE	, membre titulaire du CSE

Pièces à annexer au présent accord d’entreprise : 

• PV des dernières élections du CSE

ANNEXES

1. Procédé de signature électronique

Signature électronique suivant un workflow sécurisé.

2. Choix du prestataire et de la solution

Adobe Acrobat Pro DC, prestataire internationalement reconnu.