Accord d'entreprise "Accord relatif au recours au vote électronique pour les élections du CSE" chez CARL ZEISS MEDITEC FRANCE

Accord relatif au recours au vote électronique pour l’élection du CSE

Entre les soussignés :

1. La société Carl Zeiss Meditec France SAS,

dont le siège social est situé 15 avenue Edouard Belin, 92500 RUEIL MALMAISON

Représentée par, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines

D’une part,

2. L’Organisation Syndicale CFTC

Représentée par, en sa qualité de Délégué Syndical

D’autre part, 

Préambule

Compte tenu de l’organisation du travail et de la dispersion du personnel sur les différents sites de Carl Zeiss Meditec France, il apparaît aux parties signataires du présent accord que la mise en place d’un système de vote électronique permettant de voter à partir de tout terminal connecté à internet offre les meilleures facilités de participation et nous semble donc de nature à favoriser la participation des salariés aux élections professionnelles.

Par conséquent, les parties signataires du présent accord conviennent de la mise en place du vote électronique lors de l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE), dont le premier tour est fixé au 13 mars 2023.

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société Carl Zeiss Meditec France quel que soit leur lieu de travail.

Article 2 – Principes généraux du vote électronique

Conformément aux dispositions du Code du travail, le système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin;

• confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• sécurisation du vote au moyen de :

  • chiffrement et cryptage ;

  • codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail

Le dispositif de vote électronique sera inscrit au registre des activités de traitement résultant de la Directive « Règlement Général de Protection des Données » du 25 mai 2018.

Article 3 – Modalités d’Organisation des opérations

Article 3.1 : Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de l’organisation des élections, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Article 3.2 : Prestataire du vote électronique

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de confier l’organisation des élections à un fournisseur prestataire.

Le prestataire choisi est DOCAPOST BPO, qui déploie la solution MAILEVA Vote électronique (ci-après « le prestataire »).

Article 3.3 : Information sur le vote électronique

Chaque salarié recevra par mail une notice d’information reprenant le déroulement des opérations électorales.

Article 3.4 : Formation et cérémonie de scellement

Le prestataire transmettra à un référent vote au sein du service RH, chargé du projet électoral, un kit de formation avant l’ouverture du site internet.

Le référent vote organisera la cérémonie de scellement à laquelle il aura invité les membres de la commission de surveillance, composée d’un représentant de chaque organisations syndicales signataires du présent accord, les membres du bureau de vote et un représentant du service RH.

L'information et la formation sont assurées pour les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote par la participation à la cérémonie de scellement.

Les membres du bureau de vote bénéficient, de plus, d’une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

La cérémonie de scellement consiste à :

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote,

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,

Article 3.5 : Cellule d’assistance téléphonique pour la commission de surveillance

Il est constitué une cellule d'assistance téléphonique, assurée par le Service Relation Client du prestataire, et chargée d’accompagner la commission de surveillance si toutefois celle-ci venait à rencontrer des difficultés dans la réalisation de ses missions.

Article 3.6 : Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Les électeurs auront également la possibilité de joindre, les membres de leur bureau de vote et/ou le référent vote, par mail ou téléphone, afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Article 3.7 : Détermination des données et de leurs destinataires

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le fichier des électeurs : nom, prénom, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, sexe, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, le service RH

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, le service RH ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, le service RH ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, le service RH.

Article 3.8 : Modalités de vote

Afin d'assurer l’accès de chacun au scrutin et d’obtenir un taux de participation élevé, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le temps passé à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par mail.

Article 3.9 : Bulletins de vote

Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire retranscrit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par le service RH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes en présence pour chaque scrutin seront présentées selon leur nombre sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique de haut en bas.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes proposées.

Article 4 – Déroulement des opérations de vote

Une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne sera communiquée par la Direction une semaine avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Article 4.1 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, par mail un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter pour l’élection des membres du Comité Social et Economique, tant des titulaires que des suppléants, les bulletins de vote correspondant à son collège.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

L’électeur sera amené à procéder au total à deux votes distincts au 1^er tour (Titulaires et Suppléants) et, le cas échéant, tout autant lors du 2^ème tour.

Article 4.2 : Restitution de nouveaux codes en cas de perte ou non-réception du mail

En cas de perte ou de non-réception du mail, l'électeur s'adressera directement à l’assistance téléphonique mise en place par Maileva.

Article 4.3 : Confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Article 4.4 : Clôture et résultats

• Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

• Décompte et attribution des sièges

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés électroniques différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés au cours de la cérémonie de scellement est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

• Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 5 – Durée, dépôt et publicité de l’accord

• Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, dans le but d’être appliqué à la seule élection des membres du Comité Social et Economique de l’année 2023, soit durant tout le temps du déroulement du processus électoral.

• Révision

Le présent avenant pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

• Publicité

Conformément à l'article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives. 

Le présent accord fera également l’objet des publicités suivantes à la diligence de la société :

- un exemplaire dûment signé de toutes les parties sera remis à chaque signataire, puis, le cas échéant, à tout syndicat y ayant adhéré sans réserve et en totalité ;

- un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de RENNES ;

- deux exemplaires seront déposés à la DIRECCTE d’Ille et Vilaine, dont une version sur support papier signée et une sur support électronique ;

- un exemplaire du présent accord sera affiché sur les panneaux prévus à cet effet au sein de l’entreprise et également mis à la disposition des salariés, au service des Ressources Humaines.

Fait à Rueil Malmaison, en 3 exemplaires originaux, le 31 janvier 2023

Pour l’Organisation Syndicale CFTC Pour Carl Zeiss Meditec France